Getting Things Done_David Allen 『仕事を効率的にこなす技術』初版への称賛 「今季の仕事と生活に関するベストリーディング…私のお気に入りは『仕事を効率的にこなす技術』です。これは、マルチタスクや情報過多の時代に必要な新しいメンタルスキルを構築する手助けをしてくれます。」 —スー・シェレンバーガー、『ウォール・ストリート・ジャーナル』 「最近、デビッドの整理術に関するセミナーに参加しました。彼の実演を見て希望が持てました…デビッド・アレンのセミナーは目から鱗でした。」 —スチュワート・アルソップ、『フォーチュン』 「アレンは高尚な哲学から時間管理の細部に降りてきます。この本をぜひ一度チェックしてみてください。」 —マーク・ヘンリックス、『アントレプレナー』 「デビッド・アレンの生産性の原則は大きなアイデアに根ざしていますが、非常に実用的でもあります。」 —キース・H・ハモンズ、『ファストカンパニー』 「デビッド・アレンは目的の力、リラクゼーションの本質、そして物事を成し遂げるためのシンプルでありながら効果的なガイドラインに新たな明快さをもたらします。彼は豊富な経験や個人的なストーリー、自身のシンプルさ、スピード、楽しさのレシピを活用しています。」 —フランシス・ヘッセルバイン、リーダー・トゥ・リーダー・インスティテュート理事長 「この本を読む誰もが、この知識とスキルを自分の生活に応用し、すぐに結果を得ることができます。」 —スティーブン・P・マギー、テキサス大学オースティン校ビジネス・経済学教授 「多くのマネジメント手法に懐疑的な私ですが、デビッドのプログラムは素晴らしいと思います！」 —ジョリーン・ゴッドフリー、インディペンデント・ミーンズ社CEO、『私たちの最も野心的な夢』の著者 「『仕事を効率的にこなす技術』は、忙しい人々が自分の生活を取り戻すための非常に実用的なプロセスを説明しています。これにより、より成功を収めることができ、さらに重要なのは、より幸せな生活を送る手助けをしてくれるのです！」 —マーシャル・ゴールドスミス、『未来のリーダー』と『リーダーシップのためのコーチング』の共著者 「警告：『仕事を効率的にこなす技術』を読むことは、古い先延ばしの習慣に危険をもたらすかもしれません。デビッド・アレンのアプローチは新鮮でシンプル、直感的です。彼は深い成果を達成するためのシステム、ツール、ヒントを提供しています。」 —カローラ・エンディコット、ニューイングランド医療センター品質資源部長 デビッド・アレンは、生産性に関する世界で最も影響力のある思想家の一人と呼ばれ、ニューヨークライフ、世界銀行、フォード財団、L.L.ビーン、アメリカ海軍などの組織で基調講演者やファシリテーターを務めています。また、全国の個人や組織向けにワークショップを開催しています。彼はデビッド・アレン・カンパニーの会長であり、35年以上のマネジメントコンサルタントおよびエグゼクティブコーチとしての経験を持っています。彼の仕事は『ファストカンパニー』、『フォーチュン』、『ロサンゼルス・タイムズ』、『ニューヨーク・タイムズ』、『ウォール・ストリート・ジャーナル』など多くの出版物に取り上げられています。『仕事を効率的にこなす技術』は、30カ国以上で出版されています。アレンはオランダのアムステルダムに住んでいます。 『仕事を効率的にこなす技術』 ストレスフリーな生産性の技術 デビッド・アレン ペンギンブックス ペンギングループ発行 ペンギングループ（USA）LLC 375 ハドソンストリート ニューヨーク、ニューヨーク 10014 © アメリカ | カナダ | イギリス | アイルランド | オーストラリア | ニュージーランド | インド | 南アフリカ | 中国 penguinrandomhouse.com ペンギンランダムハウスの会社 本書は、2001年にアメリカ合衆国でバイキングペンギン（ペンギンパットナム社のメンバー）によって初版が発行され、2003年にペンギンブックスとして出版されました。 この改訂版は、2015年にジェームズ・ファロウズの序文付きで発行されました。 著作権 © 2001, 2015 デイビッド・アレン 序文の著作権 © 2015 ジェームズ・ファロウズ ペンギンは著作権を支持しています。著作権は創造性を育み、多様な声を促進し、自由な言論を守り、活気ある文化を生み出します。この本の正規版を購入し、許可なくその一部を複製、スキャン、配布しないことで著作権法を遵守していただき、ありがとうございます。あなたは著者を支援し、ペンギンがすべての読者のために本を出版し続けることを可能にしています。 ISBN 978-0-698-16186-3 表紙デザイン：ジェイソン・ラミレス 表紙写真：著者提供 この本を、私の素晴らしい人生と仕事のパートナーであるキャサリンに捧げます。 謝辞 過去数十年にわたり、世界中の多くのメンター、パートナー、同僚、スタッフ、クライアント、友人、そして「Getting Things Done」メソッドを採用してくださった皆様が、私のこの原則の理解と発展に貢献してくれました。特定の個人をここで感謝することは必要でありながらも不公平です。ですので、私の感謝とお詫びは、そのグループの中で名前は挙げられないが、非常に価値のある皆様に向けられています（あなたたちは誰か分かっていますよね！）。私たちの人生において重要なのは、持っているものではなく、誰と一緒にいるかです。 —J. M. ローレンス 1980年代初頭、ディーン・アチソンとラッセル・ビショップは、私に「GTD」として知られることになる強力なメソッドの認識を育むための初期の枠組みを提供してくれました。この作品とその普及に貢献してくれた無数のパートナーや同僚の中でも、特にマリアン・ベイトマン、メグ・エドワーズ、アナ・マリア・ゴンザレス、アン・ジェネット、レスリー・ボイヤー、ケリー・フォリスター、ジョン・フォリスター、ウェイン・ペッパー、フランク・ソッパー、マギー・ワイス、マイク・ウィリアムズに特別な感謝を捧げます。 さらに、数千人のクライアントやワークショップ参加者が、これらのモデルの検証と微調整に貢献してくれました。特に、初期の段階でこの資料の重要性を認識し、企業文化に必要な変化をもたらす機会を与えてくれたシニア人事戦略家の方々に感謝します。具体的には、マイケル・ウィンストン、ベン・キャノン、ケビン・ワイルド、スーザン・ヴァラスコビッチ、パトリシア・カーライル、マニー・バーガー、カローラ・エンディコット、クララ・スツチンスキー、エリオット・ケルマンに感謝します。 この本は、トム・ハーガン、ジョンとローラ・マクブライド、スティーブ・ルワーズ、グレッグ・スティクルザー、サム・スパーリン、そして私の疲れを知らないエージェント、ドー・クーバーの独自のエネルギーと視点なしには、今の形で実現することはなかったでしょう。また、初版の編集者ジャネット・ゴールドスティンと、この新しい版の編集者リック・コットにも多くの感謝を捧げます。彼らは本を書く技術と芸術について素晴らしく（そして忍耐強く）指導してくれました。最後に、私の精神的なコーチであるJ-Rには、素晴らしいガイドであり、私の本当の優先事項を常に思い出させてくれる存在として、心から感謝します。そして、妻のキャサリンには、彼女の信頼、愛、支えとなる努力、友情、そして私の人生に多くの美しさをもたらしてくれたことに感謝します。 目次 デイビッド・アレンへの称賛 著者について タイトルページ 著作権 献辞 謝辞 ジェームズ・ファロウズによる序文 改訂版の序章 「やるべきことを終わらせる」へようこそ 第1部：物事を終わらせる技術 第1章 新しい現実に向けた新しい実践 第2章 自分の人生をコントロールする：ワークフローをマスターするための5つのステップ 第3章 プロジェクトを創造的に進める：プロジェクト計画の5つのフェーズ 第2部：ストレスフリーな生産性の実践 第4章 始める：時間、空間、道具の設定 第5章 捕らえる：自分の「モノ」を整理する 第6章 明確化する：「空」に入る 第7章 整理する：適切なバケツを設定する 第8章 反映する：すべてを新鮮で機能的に保つ 第9章 取り組む：最良の行動選択をする 第10章 プロジェクトをコントロールする 第3部：重要な原則の力 第11章 捕らえる習慣の力 第12章 次の行動決定の力 第13章 結果に焦点を当てる力 第14章 GTDと認知科学 第15章 GTDマスタリーへの道 結論 付録：GTD用語集 索引 序文 書籍のカタログには、仕事の習慣、健康、生産性、そして人生全般の成功を向上させるためのアドバイスを提供する書籍がたくさん掲載されています。その中には、一般的な常識を飾り立てたものもあれば、全くのナンセンスなものもあります。読む価値があるのは一度きりで、読んだ後数時間または数日で忘れてしまうようなものも多いです。しかし、この本は違います。初版以来、安定して多くの部数が売れ続けており、デイビッド・アレンのプログラムや哲学の支持者は増え続け、国際的な広がりを見せています。私自身の経験から言うと、これは初版が出たときに注意深く読み、その後毎年または数年ごとに再読している本であり、今あなたが読んでいる改訂版が出ると聞いて非常に嬉しく思いました。「やるべきことを終わらせる」が他の本と異なる点は何でしょうか？重要度の高い順に、私はこの3つの特質を挙げます。どれもほぼすべての章に明らかに表れています。一つはその実用性で、私は本当にモジュール式で許容的なアプローチを意味しています。 多くの自己改善プログラムは、「すべてを一新し、明日から全てが変わる」という全か無かの前提に基づいています。もし40ポンド（約18キロ）痩せたい、財政的な運命を掌握したい、家族を整えたい、あるいは夢のキャリアを手に入れたいのであれば、人生のあらゆる側面で根本的な変化を受け入れなければなりません。時には、人々がこのような急激な変化を遂げることもあります。たとえば、禁酒プログラムや、深刻な健康問題を経て新しいダイエットや運動計画に取り組むこと、またはビジネスの世界から修道院に入ることなどです。しかし、ほとんどの人にとって、ほとんどの時間において、段階的でエラーを許容するアプローチの方が、長期的には成功しやすいのです。そうすれば、アプローチの一部を忘れたり遅れたりしても、他の部分をすべて放棄する必要はありません。 デビッド・アレンの読者に対する野望は、他の多くの本のそれよりもさらに壮大です。彼の目標は、ストレスや不安を仕事や私生活から取り除き、人々が自分の存在のすべての瞬間を追求したい目的に合わせられるようにすることです。しかし、彼のシステムの大きな利点は、そのモジュール性です。彼のアドバイスは、全体を受け入れることでより効果的ですが、部分的に適用しても依然として有用です。たとえば、デビッド・アレンのGTDシステムを完全に実践していなくても、義務を先延ばしにせずに今すぐ処理するための「2分ルール」から価値を見出すことができます。（第6章の2分ルール：「行動に2分未満かかる場合は、それが定義された瞬間に実行すべきです。」）また、彼が本書全体で強調している「外部脳」に頼ること、つまり、レシートを保管するためのシンプルなフォルダーから、鍵や眼鏡などを毎回探さずに置く場所まで、日常的な分類や記憶を私たちの代わりに行うツールの重要性もあります。 これは、忙しくて失敗することもある人々を理解している男性からのアドバイスです。彼は、罪悪感や無力感を感じさせるためではなく、彼らに役立つ追加のヒントを提供するために書いています。また、この本は、人生がサイクルで構成されていることを理解した上で書かれています。物事はうまくいったり、悪化したりします。ある時点では遅れをとり、別の時点では追いつこうとします。誰にでも起こる、圧倒されたり対処できなかったりするエピソードが発生したとき、この本は冷静なコントロール感を取り戻すための実現可能な日々のステップを提案しています。本書のもう一つの美点は、そのオープンエンドな適応性です。 デイビッド・アレンが仕事と生活に対するアプローチを考え始めてから数十年が経ちましたが、個人の組織化に関する実用的な側面は変わらず存在しています。私たちが不眠の限界を押し広げようとも、1日に使える時間には限りがあります。また、真剣な関係を維持できる人の数や、一度にできることにも限界があります。しかし、働く生活の他の側面は劇的に変化しました。この本の初版が出版された当時、メールはまだ新しい技術として興奮を呼び起こすものであり、無限に罪悪感を引き起こす仕事の源ではありませんでした。デイビッド・アレンの最初の技術プロジェクトの一つは「アクショニア」というプログラムで、初期のPalmPilot用のタスク管理システムでした。今やPalm社とそのかつての革命的なPilotは消え去り、iPhoneやAndroidスマートフォンがその地位を引き継ぎ、今後も想像を超えた新しい技術が登場することでしょう。この新しい版の本でも、前作と同様に、デイビッド・アレンはその時代の技術に精通しています。しかし、特定のハードウェアやソフトウェアに密接に結びついた他のマネジメント書とは異なり、『Getting Things Done』は特定の外部システムに依存せず、言及するだけです。デイビッド・アレンはこの本のアドバイスを現代の技術の変化や、現代の脳科学が明らかにしたことを反映するように更新しました。しかし、彼の視点は常に人々が注意、感情、創造性を管理する方法に関する時代を超えた原則に結びついています。この本が今から10年後、あるいはそれ以上に読まれていると私が思う理由は、その時代の人々が技術に関する古くなった言及を飛ばしつつも、人間の本質に関する依然として relevant な洞察を認識できるからです。 私がデイビッド・アレンと彼の妻キャサリンを友人として知る中で、私が直接体験した価値がもう一つあります。それは、デイビッド・アレンの提案における全体性と誠実さ、彼が伝えるメッセージとその人とのつながりです。2004年に『アトランティック』のためにデイビッド・アレンのプロフィールを書いた際に学んだことですが、彼は多様なキャリアと運の波を経験してきました。彼は学校の演劇での俳優、討論チャンピオン、空手の実践者であり教師、ウェイターやタクシー運転手、芝生管理会社のマネージャーを務めてきました—そして、コンサルタントや生産性アドバイザーとしての数十年の成功を収める前のことです。その幅広い経験からの反響は、デイビッド・アレンのアドバイスや彼の態度に表れており、彼が引用できる実際の例だけでなく、自己重要感の欠如にも顕著に現れています。私たちは、創造者の作品の重要性を評価する際に、その個人的な特性を見落とすことがあります。たとえば、スティーブ・ジョブズは、個人的な行動の模範よりもデザインの先駆者としての方が称賛に値するというのが一般的な見解です。 他のケースでは、人の人生と思考の統合的なつながりが、その人のメッセージの力を高めることがあります。私はデイビッドとキャサリン・アレンとの個人的な経験から、多くの読者が推測するかもしれず、ほとんどの人が望むことを証言できます。それは、彼が人生から学んだことについて正直であろうと最善を尽くしているということです。中には、この本を「必要ない」と考える人もいるでしょうが、文字通りの意味ではそれは明らかに真実です。世界中で、そして長い年月の中で、多くの人々が「Getting Things Done」アプローチを全く知らずに成功し、満足のいく人生を送ってきました。しかし、私が知っているこの本を読んだほとんどの人々は、そのメッセージとその意味を吸収するために費やした時間から恩恵を受けています。私が本を評価する基準の一つは、読んでから1か月か2か月後にその内容を覚えているかどうか、もう一つはそれが私の世界観に影響を与えるかどうかです。この2つの基準で見ると、「Getting Things Done」は私にとって成功した本です。新しい世代の読者に紹介されることを嬉しく思います。 — ジェームズ・ファロウズ ジェームズ・ファロウズは「アトランティック」誌の国家特派員であり、最近の著書『China Airborne』を含む10冊の本の著者です。彼は2004年に「Organize Your Life!」という記事でデイビッド・アレンについて初めて書きました。 改訂版の序文 以下に示すのは、「Getting Things Done」の初版（2001年に初版が出版された）の完全な書き直しです—まあ、ある種の書き直しです。私は実際に元の原稿を最初から最後まで再タイプし、不完全、古くなった、あるいは本書を機能的かつ「常に新鮮な」マニュアルとして保つために最適でない内容や言語を特定し、修正することを目指しました。この本が世界中で役立ち、21世紀、さらにはそれ以降も関連性を持ち続けることができるようにしたかったのです。また、「Getting Things Done」が紹介した方法論について、私が見たり学んだりした最も重要で興味深いことを取り入れたかったのです。本書が初めて出版されて以来、さまざまな形で関わり続けてきた中で得た私自身の理解の深まりや、その力、微妙さ、適用範囲、そしてそれが世界中でどのように受け入れられているかについても触れたいと思いました。 本書を再評価する中で変わる必要がなかったのは、その基本的な原則と核心技術でした。この新しい版を作成する際に、当時私が書いたことを再確認することは、ストレスのない生産性の原則や、それを適用するための最良の実践のほとんどが揺らいでいないことを認識する喜びでした。近い将来においても、それらは揺らぐことはないでしょう。2109年に宇宙探査チームが木星に着陸するためには、今日誰もが行っているのと同じ原則を用いて制御と集中を維持する必要があります。彼らは、予期しない潜在的に重要な情報をキャッチするためのイントレイ（後で説明します）のようなものを必要とし、最初の探検中に何に焦点を当てるかについての選択を信頼するために必要です。そして、次のアクションの意思決定は常に重要です。 あらゆるタスクを成功裏に実行するためには、その範囲に関わらず、さまざまな要素が重要です。しかし、初版以来、私たちの生活や仕事のスタイルには多くの変化があったため、基本的な内容に適切な調整を加えました。ここでは、この分野において新しく興味深いと考えることについて私の考えを共有し、この方法論に初めて触れる方々や、最新の情報を追いかけたいGTDの愛好者に対して関連するアドバイスを提供します。 **新しいこと** 以下は、私の改訂に影響を与えた「新しいこと」のカテゴリーにおける重要な領域のいくつかです。 **デジタル技術の台頭** ムーアの法則（デジタル処理能力が時間とともに指数関数的に増加する現象）の継続的な現れと、デジタル世界が私たちの日常生活に浸透することによる社会的・文化的な影響は、私たちを驚かせ、喜ばせ、圧倒するものです。『Getting Things Done』は、管理すべき内容や意味に主に焦点を当てているため、デジタル形式であれ紙であれ、どのように現れるかや整理されるかは本質的には関係ありません。たとえば、メールでの依頼は、コーヒーマシンでのお願いと本質的には同じ意味を持ち、処理方法も同様です。しかし、ワイヤード/ワイヤレスの世界は、私たちが意味のあるものをキャッチし、整理し、アクセスするための基本的な実践を適用する方法を強化し、同時に悪化させています。現在、私たちはほぼ毎日のように登場する多くのスーパー・ツールやアプリにアクセスでき、素晴らしい機能を持っていますが、その選択肢の多さは、私たちの生産性を簡単に損なう可能性があります。進化し続ける技術を把握し、それを活用することは、適切なワークフローの方法論を確立する上で大きなプレッシャーを加えます。 そのため、特定のタスクに最適なツールの種類に関する以前の強調点をいくつか変更し、新しいデジタルおよびモバイルの世界の普及を認めました。また、初版に登場した特定のソフトウェアアプリケーションに関するほとんどの言及を削除しました。この分野の革新の速度は非常に速く、特定のソフトウェアプログラムは、あなたがそれについて読む頃には簡単に時代遅れになったり、アップグレードされたり、次の新しいものに取って代わられたりします。そのため、私はその争いから一歩引き、どのツールの有用性を評価するかの一般的なモデルを提供することにしました。 この版では、紙ベースのツールや資料（特にキャッチ、リファレンスファイリング、インキュベーションのためのもの）にどれだけの注意を払うべきかについて悩みました。若い世代の多くは、紙に触れる必要がないと考えているからです。自分の年代を感じさせるリスクを冒して、初版からの指示の多くをここにそのまま残すことにしました。世界中のこの新しい版の潜在的な読者の多くは、まだ少なくとも部分的には紙ベースであると考えたからです。 皮肉なことに、最も洗練されたデジタル環境においても、紙の使用に対する関心が再び高まっています。私たちが手に持ち、目の前にあるメディアを本当に排除できるかどうかは、時間が教えてくれるでしょう。 24時間365日、何も新しいことはありません。ただ、その頻度が増しているだけです。私はよく、常に接続されているモバイルな世界において、GTD（Getting Things Done）からどんな新しいアドバイスが得られるのかと尋ねられます。頻繁で複雑な重要なデータの洪水に対処する必要性は、ナポレオンがヨーロッパを行軍していた時代や、バッハが作曲していた時代、あるいはアンディ・ウォーホルが何を描くか、何をギャラリーで見せるかを決めていた時代にも存在していたことでしょう。しかし今や、世界中のデジタルに接続された識字人口が、途切れることのない「重要な」情報の爆発を受け取っています。技術を通じて容易にアクセスできることは、機会をもたらす一方で、その量、速度、変化の激しさから危険も伴います。もしあなたが、近所でサイレンの音を聞いたときに何が起こっているのか気になったり、パーティーの向こう側で人々が興奮して話していることに興味を持ったりするタイプであれば、あなたは個人のテクノロジーがもたらす無限の強力な気晴らしの犠牲になる準備が整っています。最終的にその経験がポジティブかネガティブかは、この本で紹介する実践の適用に主に依存しています。 GTDメソッドのグローバリゼーション 自分がその瞬間に完了できる以上のことに対して責任を持つ必要がある人は、心の中で考えるよりも、より簡単かつ優雅にそれを行う機会を得ています。GTDプロセスが他の文化に適応できるかどうかをよく尋ねられますが、私の答えは常に「もちろん」です。この本の核心的なメッセージは人間の条件に本質的に関連しているため、私はこのメソッドの適用において文化的偏見や、正直なところ性別、年齢、性格タイプの違いを経験したことがありません。この必要性を認識し、それがどのような目的を果たすかは、もちろん個々の人によって異なります。しかし、それは人生のステーションや仕事の性質、自己改善への関心といった要因によるものであり、他の要因とはあまり関係がありません。実際の実践において、あなたはGTDに共鳴する世界中の何十万人もの人々と多くの共通点を持つ可能性があり、隣人やいとこのラファエルよりも共通点が多いかもしれません。初版の出版以来、Getting Things Doneのメッセージは世界中に広がりました。初版は30以上の言語に翻訳され、私たちの会社はその内容に基づいたトレーニングプログラムを提供するために多くの国でフランチャイズを設立しました。私がこの本を書いたとき、私はこのメソッドの異文化間の一貫性について比較的自信を持っていましたが、その後の年月がその自信をさらに裏付けてくれました。 より多くの読者やユーザーを包摂するアプローチ 私が『Getting Things Done』を書く主な動機は、私が考案し、テストし、実施した方法論のマニュアルを作成することでした。これは主に企業のトレーニングや開発の分野で行われていました。本書の例やスタイル、外観（表紙にはネクタイを締めた私の写真があります！）は、当初は主にマネージャーやエグゼクティブ、昇進を目指す高レベルのプロフェッショナルを対象にしていました。しかし、私はこの内容が主婦や学生、聖職者、アーティスト、さらには退職者にとっても同様に価値があることをすでに知っていました。当時、私が提供しようとしていた支援の必要性を最も認識していたのはプロフェッショナルたちであり、彼らは自らの成長や生産性を高める手段として、またその過程で精神的な安定を保つために、この支援を求めていました。彼らは、ビジネス界が直面していた情報の洪水や急速かつ重要な変化に対処する最前線に立っており、これらの問題に取り組むためのリソースにもアクセスできていました。 『Getting Things Done』は単に物事を終わらせるための本ではありません。仕事や生活に適切に関与することについての本です。今日では、リラックスした集中したコントロールによって達成できる結果に対する関心がより普遍的になっており、これは単なるビジネスプロフェッショナル向けの「時間管理」テクニックの一発勝負のレシピではなく、実際には私たちの多くが経験している新しい世界に対処するために必要なライフスタイルの実践であることが認識されています。私は、世界中のさまざまな状況にいる多様な人々から、GTDの原則を適用することで得られた人生を変える価値についての証言を定期的に受け取っています。このようなモデルに対する地球規模での需要の高まりを裏付けるフィードバックは、私が多くの例やテキストの焦点を再構築するインスピレーションとなりました。 その観点から、私はこの本のタイトル自体が誤解を招く可能性があることを認めざるを得ません。多くの人に、私がより多くのことを成し遂げるために、より一生懸命に、より長く働くことを推奨しているという印象を与えてしまうのです。生産性には、残念ながらビジネスや忙しさの意味合いが含まれています。実際、この本は物事を終わらせることに関心があるのではなく、あなたの世界に適切に関与することを推奨しています—各瞬間に何をするかの最良の選択をする手助けをし、あなたがしていないことについての気を散らす要因やストレスを排除することを目指しています。その結果得られる明確さと心理的な余裕は、単に企業キャリアを追求するプロフェッショナルだけでなく、より広範な人々に利益をもたらすことができます。 『Getting Things Done』の原則やテクニックを適用することの価値についての最も興味深い推薦の声は、予想外のところから寄せられています。世界最大の金融機関のトップ、人気のアメリカのコメディアン、最も多くのリスナーを持つアメリカのラジオパーソナリティ、主要なヨーロッパのコングロマリットのCEO、そして最も成功したハリウッドの監督の一人—彼らは皆、GTDによって自らの生活や仕事に大きな利益をもたらしたと述べています。 さまざまな宗教の聖職者たちもまた、興味深い存在です。彼らは超自然的な事柄を扱う責任を担っていますが、信者たちと共にその領域にもっと集中する方法を求めて、日常の業務から解放されることを望んでいます。学生やデザイナー、医師など、自らをGTD（Getting Things Done）支持者と名乗る人々のリストは尽きることがありません。これまでの経験から、私たちは皆このゲームに参加していることを実感しており、GTDユーザーの幅広い層を対象にした outreach の機会を持てることは素晴らしいことです。 GTDプロセスを完全に実施するために必要な時間とエネルギー、そしてそれを維持するために必要な行動の変化についての認識を高めることが重要です。しかし、私がこの本で提案するベストプラクティスを実行するのは簡単なことではありません。私は次の二つの現象に気づかされました。第一に、ここに示された情報や提案された活動の量は、実行を始めることさえ圧倒されるほどに感じられることがあるということ。第二に、基本的な実践を習慣化するには、多くの人にとってかなりの時間がかかるということです。人生において達成する価値のあることはすべて、練習が必要です。実際、人生そのものは長い練習のセッションであり、私たちの動きを洗練させるための終わりのない努力です。適切な練習のメカニズムが理解されると、新しいことを学ぶ作業はストレスのない喜びと落ち着きのある体験となり、人生のあらゆる面を整え、すべての困難に対する適切な視点を促進します。—トーマス・スターナー 私はこのモデルやその詳細を「簡略化」することに抵抗し続けているため、「吸収するには多すぎる」という反論を克服できるかどうかはわかりません。『Getting Things Done』の初版には、その方法論を生活や仕事に完全に実装するための詳細な指示や推奨が含まれており、ここでもそれを保持しています。新たにこのゲームに参加する多くの人々にとって、これを一度にすべて取り入れるのは快適でも可能でもないと感じるでしょう。しかし、もしあなたが「挑戦したい」と思うのであれば、日常生活にこの方法を本当に統合するための指示を正直にお伝えすることをためらうことはできません。 もしあなたがテニスを学びたいと思っているなら、私はそのゲームの青写真、卓越性のビジョン、そこに至るための学習と練習のレベルを少なくともお伝えしたいと思います。新たに追加された第15章では、私が紹介するゲームの深さと広がりを明らかにし、あなたが読んだ内容からできることを取り入れやすくすることを目指しました。今は、あなたが何を得て実行するかを自由に選んで良いことを理解してもらえるように努めました。この版の本では、個人の実践やシステムを再構築するという潜在的に daunting な作業に対して、より優雅さを加えることを試みました。すべては一歩ずつ進むことに尽きます。 どのケースにおいても、重要な課題は、これらの実践を持続的な習慣として適用し続けることです。そうすることで、意識的な集中や「エネルギー」を最小限に抑え、日常的に自分のメンタルおよびフィジカルな環境を整える一部となることが求められます。習慣を変える方法について専門家を気取るつもりはありませんが、私はストレスのない生産性を追求し、実践を洗練させることにずっと注力してきました。GTD（Getting Things Done）の行動的要素は、実際には比較的シンプルで、誰にでも馴染みのあるものです。何かを書き留め、次のステップを決め、それをリストに記録し、リストを見直すことは、どれほど難しいことでしょうか。ほとんどの人がこのような実践を確立する必要があると認めている一方で、それを一貫して行うことができる人は少なく、満足感を得ることができていません。無駄な気晴らしを頭の中から一貫して排除する必要性を内面化することが、私にとっては長年の驚きの一つでした。 GTDメソッドの有効性を裏付ける認知科学研究からの情報 「存在するに値するものは、知るに値する。」 — フランシス・ベーコン 私は、世紀の変わり目に感じていた「荒野で叫ぶ声」のような感覚はあまり感じなくなりました。それ以来、この本で提唱されている原則や実践を裏付ける科学的データが出てきたからです。ここに新たに追加された第14章（「GTDと認知科学」）では、これらの研究のいくつかを検証しています。 もしあなたがこれに初めて触れるなら… この序章をここまで読んできたということは、何らかの形で関与したいと思っているのでしょう。『Getting Things Done』は、実用的なマニュアルとして構成されています。料理の基本原則を示し、料理や食事の提供に関する多くの層を紹介し、無限の未来のディナーを作るための具体的なレシピを提供する料理本のようなものです。この新しい版をうまく作り上げたなら、次の章から始めて、気が向くままに進めていくことができるでしょう。本書に示されているGTDの原則は、多くの人によって強力な体験として確認されています。また、テキストをざっと読み飛ばしたり、段落にランダムに飛び込んだりすることもできます。この本は、そのようにあなたに役立つように書かれています。 もしすでにGTDの経験があるなら… それでも、この本は新しいものです。この情報がさまざまな形で提供されてきた長い年月の中で、誰かが再びこの資料に目を通すと、必ず新たな発見があるものです。 「おお、これは全く異なる情報と視点だ。以前読んだときには気づけなかったし、吸収できなかった」といった反応が返ってくることがあります。GTDの初版を5回も読み返したという人たちも、「毎回まったく違う本に感じた！」と私に告白してくれました。この体験は、まるで「クルーズコントロール」の基本を理解した後に、1年後にソフトウェアマニュアルを読むようなものです。あなたは、自分の指先でできること、そして以前はできたはずのことに気づき、驚きと興奮を覚えるでしょう。しかし、それを認識し実行することができなかったのは、他に対処すべき大きな問題があったからです。 「Getting Things Done」の以前のバージョンをいつ、何度読んだとしても、またはこの教材に関するセミナー、コーチング、ウェビナー、ポッドキャスト、その他のプレゼンテーションに参加したとしても、この改訂版では新たで魅力的なレベルの関与を体験することができるでしょう。私はそれを保証します。これからのページでは、あなたがすでに持っている構造やツールの中に組み込むことができる新しいアイデアの宇宙が広がります。この本とその中の情報に関わることで、あなたの人生や仕事の本当に重要な側面について、常に前向きで生産的な考え方を得ることができるでしょう。 「Getting Things Done」へようこそ。これは、より多くのエネルギーを持ち、リラックスし、今この瞬間において明確さと存在感を持ちながら、より多くの成果を少ない努力で達成するための戦略に関する洞察の金鉱です。もしあなたが私のようであれば、物事をうまく終わらせることが好きでありながら、同時に、働きすぎるとますます手に入れにくくなるような方法で人生を味わいたいと思っていることでしょう。これは、どちらか一方を選ぶ必要はありません。日常の仕事の中で、効果的に行動しながら、楽しく存在することは可能です。 心を休める技術や、心の中のすべての心配や気遣いを手放す力は、私たちの偉大な人々の秘密の一つかもしれません。—キャプテン・J.A.ハットフィールド 私は効率性が良いものであると考えています。あなたがしていることが重要であったり、興味深かったり、有用であったりするかもしれませんし、そうでなくてもやらなければならないことかもしれません。前者の場合、あなたは時間とエネルギーの投資に対してできるだけ多くのリターンを得たいと思うでしょう。後者の場合、あなたは他のことにできるだけ早く移りたいと思い、煩わしい未解決の問題を残したくないでしょう。そして、あなたが何をしているにせよ、もっとリラックスしたいと思うはずです。今やっていることが、まさに今やるべきことだと自信を持って感じたいのです。スタッフと一緒にビールを飲んだり、真夜中に寝ている子どもを見つめたり、目の前のメールに返信したり、会議の後に新しいクライアントと少しカジュアルに話したりすることが、まさに今やるべきことだと感じることができるのです。この本を書く目的は、あなたが必要なときや望むときに、最大限に効率的でリラックスできる方法を教えることでした。 何年にもわたり、世界中のさまざまな環境や多様な人々とこの情報やベストプラクティスを共有してきた結果、私は断言できます：これは効果があります。あなたが今何をしているのが正しいのか、どうやって判断しますか？ソフトウェア、セミナー、かっこいいノート、スマートフォン、あるいは個人的なミッションステートメントが、あなたに24時間以上の時間を与えたり、その内容を簡素化したり、しばしば難しい選択を代わりにしてくれることはありません。方法論は無数にありますが、原則は少数です。原則を理解している人は、自分に合った方法を選ぶことができますが、原則を無視して方法だけを試みる人は、必ず問題を抱えることになります。—ラルフ・ワルド・エマーソン 適切に使えば、そのようなツールはあなたの決定をサポートすることができますが、それだけではあなたをコントロールし、集中させることはできません。さらに、あるレベルで生産性を向上させる方法を学んだ途端、あなたは次の責任や創造的な目標の新たな段階に進むことになり、その新しい課題は、単純な公式や流行の言葉、新しいデジタルデバイスでは「次のステージ」に戻る手助けをしてくれません。あなたは一時的に効果的な個人的な習慣やツールを確立したかもしれませんが、仕事の大きな変化や初めての赤ちゃん、家の購入などの大きな変化は、それらの持続可能性を試し、深刻な不快感（場合によっては混乱）を引き起こす可能性があります。 完璧な組織化や生産性を実現するための単一の技術やツールは存在しませんが、それらを促進するために私たちが行う非常に具体的なことがあります。これまでの年月の中で、私たち全員が学び、日常の現実に対処しながら、より意味のある優先事項とつながりを持つ能力を大幅に向上させるためのシンプルなプロセスを発見しました。そして、これらの実践は時代を超えて普遍的に有効であることが証明されています。12歳で宿題を管理しようとしているときも、最後の取締役会の後に会社の戦略を再考する必要があるときも、そしてその間のすべてに適用されます。 不安は、コントロール、組織、準備、行動の欠如によって引き起こされます。—デイビッド・ケキッチ 以下は、個人および組織の生産性に関する30年以上の発見をまとめたもので、出力を最大化し、入力を最小化するためのガイドです。そして、仕事がますます膨大で、常に変化し、曖昧な世界の中でそれを実現するためのものです。私は（そして多くの同僚も）想像できる中で最も優秀で忙しい人々を「戦場」であるデスクや自宅で何百時間もコーチングしてきました。彼らの仕事やコミットメントを整理し、明確にし、把握する手助けをしてきました。私が発見した方法は、あらゆる種類の組織、すべての職務レベル、文化を超えて、さらには家庭や学校でも非常に効果的であることが証明されています。 数年にわたり、最も洗練された生産的なプロフェッショナルたち（その子供たちも含めて）を指導し、トレーニングしてきた経験から、私はこの方法が求められていることを実感しています。トップの経営者たちは、自分自身やスタッフ、そして企業文化において、厳格な実行基準を確立し、個人の生活を適切にバランスを保ちながら楽しむ方法を模索しています。彼らも私も知っています。閉ざされたドアの向こう側では、業務時間外に未解決の電話や、委任すべきタスク、会議や会話からの未処理の問題、明確化されていない上級管理職の責任、管理されていない個人的な責任、そして数百通（あるいは数千通）の未処理の重要なメールが残っていることを。多くのビジネスパーソンは、解決する危機や活用する機会が、自分のオフィスや家庭、ブリーフケースの中で許容したり生み出したりする問題よりも大きいために成功しています。しかし、今日のビジネスや生活のペースを考えると、その方程式はしばしば疑問視されます。そして、多くの人々にとって、より重要なのは、子供たちの学校の劇やスポーツの試合、寝る前の人生についての質問に適切に注意を払っていないこと、あるいは「今ここにいる」ことができないということです。私たちの社会には、何かしらやるべきことがあるはずなのに、それをできていないという不安が漂っています。このために解決策がなく、休まることもできません。一方で、私たちは、エネルギーを戦略的かつ戦術的に集中させ、何も見落とさないための実績のあるツールが必要です。他方では、最も思いやりのある関与した人々がストレスで燃え尽きないように、思考習慣や働く環境を作る必要があります。私たちは、組織内で最も優秀で明るい人材を引き付け、維持するためのポジティブな仕事とライフスタイルの基準が必要であり、愛する人々、そして最も重要なのは自分自身のために、明確さ、コントロール、創造性を育む個人的な実践や家庭での習慣が求められています。この情報は、組織において非常に必要とされています。また、学校でも必要です。私たちの子供たちの大多数は、情報を処理する方法、成果に焦点を当てる方法、そしてそれを実現するために取るべき行動について教えられていません。そして、私たち一人一人にとっても、持続可能で自己を育む方法で世界に価値を加えるために与えられたすべての機会を活用するために必要です。ここで私が提示する内容の力、シンプルさ、効果は、実際の状況でリアルタイムで体験することで最もよく理解されます。本書を読むかざっと目を通す中で、私が話すことをどのように実践できるか、考えるきっかけになるでしょう。実際に読んだことを行動に移すことで、理解はより深く、重要なレベルに達することができるでしょう。 このモデルを理解することは役立つでしょうし、それを実践することで変革的な体験が得られるでしょう。健全な懐疑心は、提示されている価値を見極めるための最良の方法です。挑戦し、可能であればそれを否定してみてください。それが関与を生み出し、理解の鍵となります。この本は、ワークフロー管理と個人の生産性という動的なアートの本質を線形の形式にまとめる必要があります。私は、あなたにインスピレーションを与える全体像と、進める中で即座に得られる結果の両方を提供できるように整理しようとしました。本書は三部に分かれています。第1部では、全体のゲームを説明し、システムの概要とそのユニークさやタイムリーさを解説し、基本的な方法論を最も簡潔で基本的な形で提示します。第2部では、システムの実装方法を示します。これは、モデルの具体的な適用に関するあなた自身の個別コーチングであり、ステップバイステップで進めます。第3部ではさらに深く掘り下げ、方法論やモデルをあなたの仕事や生活に取り入れたときに期待できる微妙で深い結果について説明します。三部にわたって内容に避けられない繰り返しがあるでしょう。コアとなる方法論は比較的シンプルですが、ここでのさまざまな視点やレッスンを通じて、さまざまな深さや詳細で表現され、理解されることができます。私はあなたにこの内容を試し、挑戦してみてほしいと思っています。私が約束することが、あなた自身にとって可能であり、すぐにアクセスできるものであることを実感してほしいのです。そして、私が提案するすべてが簡単にできることを知ってほしいと思います。新しいスキルは一切必要ありません。あなたはすでに集中する方法、物事を書き留める方法、結果や行動を決定する方法、選択肢を見直して選択する方法を知っています。あなたが直感的に行ってきた多くのことが正しいことを確認できるでしょう。私はその基本的なスキルを新たな効果的な高みへと活かす方法を提供します。私はあなたに、このすべてを新しい行動パターンに取り入れ、驚くべき体験をしてほしいと思っています。本書の中で、私はこの素材を適用している人々との仕事について時折言及します。私は過去30年間、マネジメントコンサルタント、エグゼクティブコーチ、トレーナーとして活動してきました。個人で、小規模なパートナーシップで、そしてグローバルトレーニング会社の創設者としてです。私の仕事は主にプライベートコーチング、ワークショップの実施、そしてここで紹介する方法に基づいたプレゼンテーションを行うことから成り立っています。私（と私の同僚）は、すでに何千人もの人々と個別に働き、世界中で数十万人を私たちの社内および公開セミナーでトレーニングしてきました。私たちは今も世界中の優れた人々と関わり続けています。これが私が経験や例を引き出す背景です。私は同じ学びの仲間です。私もコントロールを失い、集中力を欠くことがあります。私たちの多くと同様に。 私自身も、ここで述べる実践に定期的に取り組む必要があります。そうすることで、最適な心の状態を保つことができるからです。第15章で述べたように、これは生涯にわたって続けるべきライフスタイルの習慣のセットであり、より高いレベルで成熟した形で世界に関わるために適用しなければなりません。この本で共有する内容は、私が個人的に体験し、その有効性を検証したものであり、今でも何らかの形で実践し続けているものです。ここでの約束は、私のクライアントの一人がこう書いたように、非常に良く表現されています。「このプログラムの原則を習慣的に適用したとき、私の人生が救われました…それを忠実に実践したとき、私の人生が変わりました。これは日常の緊急事態（仕事の中でのいわゆる緊急かつ危機的な要求）に対するワクチンであり、多くの人が自らにもたらす不均衡に対する解毒剤です。」 「物事を成し遂げる技術 新しい現実のための新しい実践」 私たちができることは一つあり、最も幸せな人々はそれを自分の能力の限界まで実行できる人たちです。それは、完全に現在に存在することです。私たちは、目の前の機会に注意を向けることができます。 — マーク・ヴァン・ドーレン 人は圧倒的な量のやるべきことを抱えていても、明晰な頭で生産的に機能することが可能です。それは、効果的かつ効率的な高いレベルで生活し、働く素晴らしい方法です。また、何をしているかに完全に存在し、瞬間に適切に関与するための最良の方法でもあります。時間が消え、あなたの注意が完全にあなたの指揮下にあるとき、それが実現します。あなたがしていることは、あなたのすべてのコミットメントや興味のスペクトルを考慮したときに、まさにやるべきことです。あなたは完全に利用可能で、「オン」の状態です。 これは、成功した高パフォーマンスのプロフェッショナルにとって今や重要な運営スタイルであり、過度に拡張された生活状況を経験している人々にとって必要なモードです。また、私たち全員が最も意義のある取り組みに最適に関与する自由を持つための基本的なプラットフォームでもあります。あなたは、この健康的で高パフォーマンスの状態を達成するために必要なすべてのことをすでに知っています。しかし、ほとんどの人は、すべてを把握するのではなく、埋もれていると感じるのではなく、よりタイムリーで完全かつ体系的な方法でこれらのスキルを適用する必要があります。この本で述べる方法や技術は非常に実用的で常識に基づいていますが、ほとんどの人にはこのシステムの利点を完全に享受する前に修正すべき主要な習慣があるでしょう。必要な小さな変化—あなたの注意を引くすべてのことを明確にし、整理する方法の変化—は、日常の活動のいくつかの重要な側面へのアプローチを大きく変えることを意味するかもしれません。しかし、その結果はしばしば変革的であると報告されています。ここで紹介する方法はすべて、次の三つの主要な目標に基づいています：(1) すべてのやるべきことや、今後役立つ可能性のあることを、論理的で信頼できるシステムに整理し、頭の中や心の中から解放すること（1）。自分自身を導いて、生活に取り入れる「インプット」についての前向きな決定を行い、常に実行可能な「次のアクション」のリストを持てるようにすること（2）。そして、そのすべての内容をキュレーションし、調整すること。これは、あなた自身や他者との間に存在するさまざまなコミットメントのレベルを認識しながら行うものです。この本は、このような高パフォーマンスのワークフロー管理のための実績のある方法を提供します。実行に役立つツール、ヒント、テクニック、トリックが満載です。あなたが発見するように、これらの原則や方法は、あなたの個人的な生活や職業生活において、すぐに使えるものです。あなたも、他の多くの人々と同様に、私が説明するような、仕事や生活における継続的で動的なスタイルを取り入れることができます。また、他の人々のように、必要だと感じたときにより良いコントロールを取り戻すためのガイドとしてこの本を利用することもできます。 問題：新たな要求と不十分なリソース 最近出会うほとんどの人は、やるべきことが多すぎて、すべてを終わらせるための時間が足りないと感じています。ある週の間に、私は大手グローバル投資会社のパートナーと相談しました。彼は、新たに提案された企業管理の責任が家族のコミットメントに過度の負担をかけるのではないかと心配していました。また、ある中堅の人事マネージャーは、週末に自分の社交生活を守りながら、1,100人から2,000人に地域オフィスのスタッフを倍増させるという目標に向けて、1日150通以上のメールリクエストに対応しようとしていました。この新しい千年紀において、逆説的な状況が生まれました。人々は生活の質を向上させていますが、同時に自分のリソースを超える負担を抱えることでストレスが増しています。まるで目が胃よりも大きくなってしまったかのようです。選択肢や機会が増えることで、意思決定や選択のプレッシャーが伴います。そして、多くの人々は、状況を改善する方法について、ある程度のフラストレーションや困惑を感じています。 仕事の境界が曖昧になっている ストレスレベルが高まる大きな要因の一つは、私たちの仕事の実際の性質が、私たちのトレーニングや仕事に対処する能力よりもはるかに劇的かつ迅速に変化していることです。20世紀の後半だけでも、工業化された世界における「仕事」の概念は、組み立てラインや製造・移動する作業から、故ピーター・ドラッカーが「知識労働」と呼んだものに変わりました。昔は、仕事は明白でした。畑を耕し、機械を整備し、箱を詰め、牛を搾乳し、木箱を運ぶことが仕事でした。何をすべきかは明確で、目に見えていました。 仕事が終わったかどうかは明確でした。生産性を向上させることは、作業プロセスをより効率的にすること、あるいは単により一生懸命働くことや長時間働くことにかかっていました。ほとんどのプロジェクトは、より良く行うことができ、今ではそれを実現するための無限の情報が入手可能です。しかし、私たちの多くにとって、プロジェクトのほとんどには明確な境界がありません。私が知っているほとんどの人は、今達成しようとしていることや改善したい状況が少なくとも6つはあります。仮に彼らが残りの人生をかけて挑んでも、完璧に仕上げることはできないでしょう。あなたも同じジレンマに直面しているのではないでしょうか。あの会議はどれほど良くなるでしょうか？トレーニングプログラムや経営者の報酬パッケージの構造はどれほど効果的でしょうか？子どもの教育をどれだけうまく管理できるでしょうか？あなたが書いているブログはどれほど完璧に近いでしょうか？設定しているスタッフミーティングはどれほどモチベーションを高めるものでしょうか？あなたはどれほど健康でいられるでしょうか？あなたの部署の再編成はどれほど機能的でしょうか？最後に、これらのプロジェクトを「より良く」行うために関連するデータはどれだけあるでしょうか？答えは、無限にあり、インターネットを通じて簡単にアクセスできる、あるいは少なくともその可能性があるということです。 一方で、境界がないことは、誰にとってもさらなる作業を生む可能性があります。今日の多くの組織的成果は、部門間のコミュニケーション、協力、関与を必要とします。私たちの個々のオフィスのサイロは崩れつつあり（あるいは少なくとも崩れる必要があります）、それに伴い、マーケティング部門や人事部門、あるいは特定の問題に対処するための特別委員会からのccメールを読む必要がないという贅沢も失われつつあります。さらに、距離が縮まることで友人や家族との関わりが増す中、高齢の親でさえインターネットやスマートフォンを使って「つながりを保つ」ようになっています。 新しいコミュニケーション技術は、私たちのコミットメントや生活における明確な限界の欠如を指数関数的に拡大しました。この世紀の第2の10年は、グローバリゼーション（「私のチームの半分は香港に、もう一人の重要な人物はエストニアにいる」）、バーチャルな仕事や接続能力、そして1975年のコンピュータのある部屋よりも多くの機能を持つポケットや手首のガジェットへの依存によって引き起こされた、常時接続の難題に対する懸念の爆発を目の当たりにしました。したがって、仕事とその認知的境界はますます曖昧で定義が不明確になっており、私たちがそれに関与する時間と空間も同様です。さらに、私たちの生活に価値を加える可能性のある意味のあるデータが爆発的に増え続けています。 私たちの仕事（そして生活）は常に変化しています。プロジェクトや仕事全般の境界が崩れていくことは、誰にとっても十分に挑戦的です。しかし、今や私たちはその方程式に、仕事の定義が常に変わることや、私たちの生活の広い範囲における責任や関心の頻繁な変化を加えなければなりません。 私たちの多くは、過去72時間の間に、親たちが1ヶ月、あるいは1年かけて受け取った以上の変化をもたらす情報やプロジェクト、優先順位の変更を受け取っています。私のセミナーではよく「自分が雇われた仕事だけをしている人はいますか？そして、過去1年の間に個人的な生活において大きな変化がなかった人はどれくらいいますか？」と尋ねますが、手を挙げる人はほとんどいません。境界のない仕事がどれほど曖昧であっても、もし特定の職務に長く留まる機会があれば、何をどれだけ、どのレベルで行えば精神的に安定できるかを見つけることができるでしょう。そして、もし一般的な生活をよりコントロールできる状態に保てれば—引っ越しもなく、関係の変化もなく、健康やライフスタイルの問題もなく、経済的な驚きもなく、インスピレーションを与える新しい方向性を生むモチベーションプログラムもなく、キャリアの変化も強いられないのであれば—リズムを作り、管理のシステムを確立して、リラックスした安定を得ることができるかもしれません。全く新しいものに対して、私たちは本当に準備ができているわけではありません。私たちは自分自身を調整しなければならず、すべての根本的な調整は自己評価の危機を伴います。私たちは試練を受け、自分を証明しなければなりません。大きな変化に対して内面的に動揺せずに立ち向かうには、従属的な自信が必要です。—エリック・ホッファー しかし、このような贅沢を持てる人は少ないのです。その理由は3つあります。1つ目は、組織がほぼ普遍的に変化の真っ只中にあり、目標、製品、パートナー、顧客、市場、技術、所有者が常に変わっていることです。これらは必然的に構造、形態、役割、責任を揺さぶります。2つ目は、平均的なプロフェッショナルがかつてないほど自由なエージェントになっており、キャリアを変える頻度が親たちが仕事を変えた時と同じくらいになっていることです。40代や50代の人々でさえ、継続的な成長の基準を持っています。彼らの目標は、今や「プロフェッショナル、マネジメント、エグゼクティブ開発」という包括的な分野に統合されており、これは単に彼らが今の仕事を長期間続けることはないということを意味します。3つ目は、私たちの文化、ライフスタイル、技術の変化の相対的な速さが、個人が自分のユニークな状況をより頻繁にコントロールする必要性を高めていることです。突然、親の介護をしなければならなくなったり、仕事のない子供が家に戻ってきたり、予期しない健康問題に直面したり、パートナーが始める大きな変化を統合したりすることが、これまで以上に頻繁に、そして大きな影響を伴って起こっているようです。オフィスや自宅、飛行機の中、車の中、地元のカフェで、週末や月曜日の朝、午前3時に目覚めた時、そして「休暇」の時に何をすべきか、何が関連しているのかが、もはや長くはっきりしていることはありません。 私たちは、外の世界から大量の情報やコミュニケーションを受け入れ、内面的な世界からも同じくらいの量のアイデアや自己との合意を生み出しています。しかし、この膨大な数の内外のコミットメントに対処するための準備が整っていません。このハイテクでグローバルに繋がった世界では、実際には新しいことは何もありません。ただ、その頻度が増しているだけです。生活や仕事の変化のペースがずっと遅かった頃、人々は新しいことに伴う避けられない不快感を乗り越えれば、長い間クルーズコントロールのように過ごすことができました。しかし、今や私たちの多くは、そのような時間を取る余裕のない世界に生きています。あなたがこれを読んでいる間にも、状況は変わり続けています。そして、もしこの文章を読んでいる間に、他のことに気を取られたり、重要な新しい情報を得るためにメールをチェックしたくなったりしたなら、それは「電車を逃すな」という症状の現れです。 古いモデルや習慣は不十分です 私たちの標準的な教育や伝統的な時間管理モデル、さらには数多くのデジタルおよび紙ベースの整理ツールは、新たに私たちに課せられた要求に応えるための実行可能な手段を提供していません。これらのプロセスやツールを使おうとしたことがあるなら、そのスピードや複雑さ、そしてあなたが行っていることに内在する優先順位の変化に対応できないことに気づいたことでしょう。これらの肥沃で混乱した、しばしば構造のない時代において、集中し、リラックスし、コントロールを保つ能力は、新しい思考法や働き方を必要とします。私たちの世界を把握するためには、新しい方法、技術、そして働き方が求められています。 従来の時間管理や個人の整理方法は、その時代には有用でした。彼らは、工業的な組立ラインから新しい働き方へと移行する労働力にとって、役立つ参照点を提供しました。この新しい働き方には、何をするかの選択や、いつそれを行うかの裁量が含まれていました。時間そのものが仕事の要素となったとき、個人のカレンダーは重要な仕事のツールとなりました。（1980年代には、多くの専門家がポケットカレンダーを持つことが整理整頓の本質だと考えており、今日でも多くの人がカレンダーやおそらくはメールやテキストの受信箱をコントロールを保つための中心的なツールと見なしています。）裁量のある時間と共に、何をするかについて良い選択をする必要が生じました。「ABC」優先順位コードや日々の「やることリスト」を作成することは、人々が意味のある方法で選択肢を整理するために開発された重要な技術でした。もしあなたが何をするかを決める自由を持っているなら、優先順位に基づいて良い選択をする責任も伴います。おそらく、あなたが少なくともある程度で発見したことは、カレンダーは重要ですが、あなたが自分の世界を把握するために意識すべきことのほんの一部しか効果的に管理できないということです。 日々のやるべきことリストや優先順位の簡略化は、一般の人々の仕事量やその変動性に対処するには不十分であることが証明されています。ますます多くの人々の仕事や生活は、1日に数百通のメールやメッセージで構成されており、会社や家族からのリクエスト、苦情、注文、コミュニケーションを一つも無視する余裕がありません。すべてのタスクを優先順位に基づいて整理することを期待できる人はほとんどいませんし、またそれをすべきでもありません。上司や配偶者からの最初の電話やメッセージ、または中断によって、あらかじめ決めたやるべきことリストが完全に崩れてしまうこともあります。 大局と細部の対比 「風と波は常に最も有能な航海者の味方である。」—エドワード・ギボン 一方で、多くのビジネス書やモデル、セミナー、専門家たちは、私たちの複雑な世界に対処するための解決策として「大きな視点」を提唱しています。主要な目標や価値を明確にすることで、私たちの仕事に秩序、意味、方向性を与えるという考え方です。しかし実際には、価値観を考えるという善意の行為が、望ましい結果を得ることができないことが多いのです。私は、以下の3つの理由のいずれか、または複数の理由で、これらの試みが失敗するのを見てきました。 1. 日々の、時間単位のコミットメントに多くの気が散ってしまい、高次のレベルに適切に集中することができない。 2. 効果的でない個人の組織システムが、うまく管理できない可能性のある大きなプロジェクトや目標に取り組むことに対する無意識の抵抗を生み出し、それがさらに多くの気の散りやストレスを引き起こす。 3. 高次のレベルや価値が実際に明確化されると、私たちの基準が引き上げられ、より多くの変化が必要であることに気づかされる。 私たちはすでに、やるべきことの圧倒的な数に対して深刻な否定的反応を示しています。そして、そのリストにある多くの仕事を生み出したのは何でしょうか？それは私たちの価値観です！主要な成果や価値に焦点を当てることは確かに重要な作業です。それは、何をやめるべきか、また選択肢が多すぎる中で何に最も注意を向けるべきかを決定するための基準を提供します。しかし、それはやるべきことが減ることや、仕事を終わらせる際の課題が少なくなることを意味しません。むしろ、ゲームの賭け金が上がるだけで、日々のプレイは続かなければなりません。たとえば、人事担当者が重要な人材を引き付け、維持するために仕事の質に関する問題に取り組むことを決定しても、物事は簡単にはなりません。また、母親が、娘が家を出て仕事や大学に行く前に一緒に過ごせる数少ない休暇の中で、貴重な経験を提供する重要性を認識しても、やるべきことが減るわけではありません。 私たちの思考やコミットメントの質を向上させることは、管理すべき関連性のある重要な事柄の量を減らすことにはなりません。混沌が問題なのではなく、一貫性を見つけるのにどれだけ時間がかかるかが本当の課題なのです。 —ドク・チャイルドレとブルース・クライヤー 知識労働の文化には、欠けている部分があります。それは、実際に仕事が行われるレベルで効果的に機能する、一貫した行動とツールのセットを持つシステムです。このシステムは、大局的な思考の結果だけでなく、最も小さなオープンな詳細も取り入れなければなりません。複数の優先順位を管理し、毎日数百の新しい情報をコントロールし、維持するために必要な時間と労力よりもはるかに多くの時間と労力を節約できる必要があります。そして、物事をより簡単に進めることができるようにしなければなりません。 約束：武道家の「準備状態」 あなたの個人的な管理状況が、すべてのレベルで常に完全にコントロールされているとしたら、どんな感じになるでしょうか？何もあなたを生産的でない方向に引っ張ったり押したりすることがない、完全にクリアな精神空間を持っているとしたら？あなたが自分の選択で、何にでも100％の注意を集中でき、気を散らすものが何もないとしたら？それは可能です。すべてを把握し、リラックスし、あなたの生活や仕事の全範囲にわたって最小限の努力で意味のあることを成し遂げる方法があります。武道家が「水のような心」と呼び、トップアスリートが「ゾーン」と呼ぶ状態を体験することができます。実際、あなたはすでに時折この状態に入っているかもしれません。生活は注意を欠くことで否定されます。それは、窓を掃除することや傑作を書くことに対する注意の欠如です。 —ナディア・ブーランジェ それは、心がクリアで建設的なことが起こっている状態、働き、行動し、存在する状態です。これは誰にでもアクセス可能な状態であり、今世紀の複雑な生活に効果的に対処するためにますます必要とされています。私たちの中でバランスを保ち、仕事や生活において一貫したポジティブな成果を維持したいと願う人々にとって、ますます必要な条件となるでしょう。世界クラスの漕ぎ手であるクレイグ・ランバートは、『マインド・オーバー・ウォーター』（ホートン・ミフリン、1998年）でこの状態がどのようなものかを説明しています。 漕ぎ手たちはこの摩擦のない状態を「スイング」と呼びます。裏庭のブランコに乗っている純粋な喜びを思い出してください。簡単な動きのサイクルで、勢いはブランコ自体から来ます。ブランコが私たちを運び、私たちはそれを無理に動かすことはありません。私たちは脚を使ってアークを高く持ち上げますが、重力がほとんどの仕事をしています。私たちはただ揺れているのではなく、揺らされているのです。ボートはあなたを揺らします。シェルは速く動きたがっています。そのラインと性質にはスピードが宿っています。私たちの仕事は、シェルと共に働くことです。速く進もうとする無駄なもがきでそれを抑え込むのをやめることです。無理をするとボートのスピードが妨げられます。努力することは奮闘に変わり、奮闘は自らを打ち消します。社会的地位を上げようとする人々は貴族になろうと奮闘しますが、その努力は彼らをそのようには証明しません。貴族は奮闘しません；彼らはすでに到達しています。スイングは到達の状態です。 「水のような心」の比喩 空手には、完璧な準備の状態を定義するために使われるイメージがあります。それは「水のような心」です。静かな池に小石を投げ入れることを想像してください。 水はどのように反応するのでしょうか？その答えは、入力される力と質量に対して完全に適切に反応し、その後は静けさに戻るということです。水は過剰反応もせず、反応が不足することもありません。あなたがBoweを生み出すための力は、直接的に水から来ています。水はそのままであり、するべきことをします。水は圧倒することもありますが、圧倒されることはありません。水は静かでいることもできますが、焦ることはありません。水は進路を変えるように強制されることもありますが、イライラすることはありません。わかりますか？空手のパンチの力は、筋肉からではなく、スピードから来ています。それは、ムチの先端での集中した「ポップ」から生まれます。だからこそ、小柄な人でも手で板やレンガを割ることができるのです。タコや力強さは必要ありません。ただ、スピードを持って集中した突きを生み出す能力があればいいのです。しかし、緊張した筋肉は遅くなります。だからこそ、武道の高いレベルのトレーニングは、他の何よりもバランスとリラクゼーションを教え、求めます。心をクリアにして、オープンで適切に反応できる状態になることが鍵です。過剰反応や反応不足を引き起こすものは、あなたをコントロールすることができ、実際にそうなってしまうことが多いのです。あなたのメールや、やるべきことについての考え、子供たちや上司に対して不適切に反応すると、望む結果よりも効果が薄くなります。ほとんどの人は、物事に対して過剰に注意を払ったり、逆に注意を払わなかったりするのは、水のような心で行動していないからです。 必要なときに「生産的な状態」に入ることができますか？最後に非常に生産的だと感じたときのことを考えてみてください。おそらく、あなたはコントロールを持っている感覚があり、ストレスを感じず、やっていることに非常に集中していて、時間があっという間に過ぎてしまった（もう昼食の時間？）と感じ、意味のある成果に向かって目に見える進展を感じていたことでしょう。もっとそのような体験をしたいですか？心が空っぽであれば、常に何にでも準備ができていて、すべてにオープンです。—鈴木俊隆 そして、もしその状態から大きく外れてしまい、コントロールを失ったり、ストレスを感じたり、集中できなくなったり、退屈したり、行き詰まったりした場合、自分を再びその状態に戻す能力はありますか？それが、「やるべきことを終わらせる」方法論があなたの人生に最も大きな影響を与えるところです。水のような心に戻り、すべてのリソースと能力を最大限に機能させる方法を示してくれます。多くの人にとっての課題は、生産的な状態から外れたときの基準点がないことかもしれません。ほとんどの人は、半ばストレスのある状態で一貫して長い間生きてきたため、それが全く異なることができること、つまり、彼らの世界と関わるためのよりポジティブな場所があることを知らないのです。この本が、あなたが耐えられる圧力のレベルを引き上げるインスピレーションを与え、圧力を軽減するためのテクニックを持っていることを知ってもらえれば幸いです。 原則：内面的なコミットメントに効果的に対処すること 数十年にわたり何千人もの人々を指導し、トレーニングしてきた中で発見した基本的な真実は、彼らが意識的に「ストレスを感じていない」場合でも、ほとんどのストレスは経験から来ているということです。 そして、彼らが自分の人生の「未完了のループ」をより効果的にコントロールできるようになると、生産的なエネルギーが増加します。あなたはおそらく、自分が思っている以上に多くの自己との約束を交わしており、そのすべて—大きなものから小さなものまで—があなたの意識の下にある部分によって追跡されています。これらは「未完了」または「オープンループ」と呼ばれるもので、私が定義するには、あなたの注意を引いているもので、今の場所や状態にふさわしくないものです。オープンループには、「世界の飢餓を終わらせる」といった非常に大きなタスクから、「新しいアシスタントを雇う」といった控えめなもの、さらには「ポーチの電球を交換する」といった小さなタスクまで、さまざまなものが含まれます。今の場所や状態にふさわしくないものはすべて「オープンループ」であり、適切に管理されていない場合はあなたの注意を引き続けます。それに効果的に対処するためには、まず「あなたの心を引っかいている」すべてのことを特定し、キャッチし、それがあなたにとって正確に何を意味するのかを明確にし、次にそれに対してどのように進めるかを決定する必要があります。それは単純なプロセスのように思えるかもしれませんが、実際にはほとんどの人が一貫して行っていません。彼らはその実践を怠ることによって支払うべき代償に気づいていないため、知識やモチベーション、またはその両方が不足しています。 **コミットメントを管理するための基本的な要件** コミットメントをうまく管理するためには、いくつかの基本的な活動や行動を実行する必要があります： - まず第一に、もしそれがあなたの心にあるなら、あなたの心はクリアではありません。何かが未完了だと考える場合、それはあなたの心の外にある信頼できるシステム、つまり私が「コレクションツール」と呼ぶものにキャッチされなければなりません。あなたはそれに定期的に戻り、整理することを知っている必要があります。 - 次に、あなたのコミットメントが正確に何であるかを明確にし、それを達成するために進展するために何をしなければならないかを決定する必要があります。 - 第三に、必要なすべての行動を決定したら、それらのリマインダーを定期的に見直すシステムで整理しておく必要があります。あなたは物事を心から取り除くために心を使わなければなりません。 **このモデルをテストするための重要なエクササイズ** 今、あなたがこの瞬間に最も気にかかっているプロジェクトや状況を書き留めることをお勧めします。あなたを最も悩ませていること、気を散らせていること、興味を引いていること、または他の方法であなたの意識の大部分を消費していることは何ですか？それは本当に「目の前にある」プロジェクトや問題かもしれません。何かを処理するように圧力をかけられているか、早めに対処しなければならない状況かもしれません。もしかしたら、重要な最後の決断をしなければならない休日の旅行が控えているのかもしれません。あなたは部門内の新しい緊急の問題についてのメールを読みました。あるいは、あなたが600万ドルを相続したばかりで、その現金をどうするか分からないかもしれません。何でも構いません。わかりましたか？良いですね。では、この問題や状況に対するあなたの意図する成功した結果を、一文で説明してください。つまり、このプロジェクトを「完了」としてチェックするためには、何が起こる必要がありますか？ 「ハワイの休暇を取る」、「顧客Xとの状況を処理する」、「スーザンとの大学の問題を解決する」、「新しい部門の管理構造を明確にする」、「新しい投資戦略を実施する」、あるいは「マヌエルの読書問題に対処するための選択肢を調査する」といったシンプルな行動かもしれません。すべて理解できましたか？素晴らしい。では、状況を前に進めるために必要な次の具体的な行動を書き留めてください。もしこのことを解決する以外に何もすることがなかったとしたら、今すぐにどんな目に見える行動を取りますか？誰かに電話やメッセージを送りますか？メールを書きますか？ペンと紙を使ってアイデアを出しますか？データを探してウェブをサーフィンしますか？ハードウェアストアで釘を買いますか？パートナーやアシスタント、弁護士、上司と直接話しますか？何をしますか？その答えは見つかりましたか？良いですね。その2分間の思考に何か価値がありましたか？私たちのセミナーでこの演習を行った大多数の人々のように、少なくとも少しはコントロール感、リラックス感、集中力の向上を感じていることでしょう。また、これまで考えていただけの状況に対して、実際に何かをしようというモチベーションも高まっているはずです。そのモチベーションが千倍に膨れ上がることを想像してみてください。行動する人のように考え、考える人のように行動する。—アンリ・ベルクソン この小さな演習で何かポジティブなことがあったなら、考えてみてください：何が変わったのか？自分の経験の中でその改善された状態を生み出すために何が起こったのか？状況自体は物理的な世界では進展していません。まだ終わっていないのは確かです。おそらく起こったことは、望ましい結果と次に必要な行動のより明確な定義を得たということです。変わったのは、明確さ、集中力、心の平穏にとって最も重要な要素、つまりあなたが自分の世界とどのように関わっているかです。しかし、それを生み出したのは何でしょうか？「整理整頓」や「優先順位の設定」ではありません。答えは、思考です。多くはありませんが、特定のプレッシャーや機会、そしてそれに対処するために必要なリソースについてのコミットメントを固めるのに十分です。人々はたくさん考えますが、その多くは問題やプロジェクト、状況についての思考であり、それについて考えることではありません。もしこの提案された演習を実際に行ったのなら、結果と行動に向けて思考を構造化することが求められましたが、これは通常、意識的に集中した努力なしには起こりません。反応することは自動的ですが、考えることはそうではありません。 知識労働の本当の仕事 「すべての行動の先祖は思考である。」—ラルフ・ワルド・エマーソン 「知識労働」の現実の体験へようこそ、そして深い運用原則：あなたは自分のことについて思考する必要があることを、あなたが思っている以上に多く、しかし恐れているほどには多くないということです。ピーター・ドラッカーが書いたように、「知識労働において…タスクは与えられるものではなく、決定されなければならない。この仕事から期待される結果は何か？」というのが、知識労働者を生産的にするための重要な質問です。そして、それはリスクのある決定を要求する質問です。通常、正しい答えはありません。代わりに選択肢があります。 成果は明確に定義されなければならない。そうでなければ、生産性は達成できない。” ほとんどの人は、自分の世界に取り入れた何かの本当の意味を明確にするために必要なエネルギーを発揮することに抵抗を感じます。そして、それに対して何をすべきかを決めることも。私たちは、仕事を始める前に考える必要があることを教わることはほとんどありません。日常の多くの活動は、職場に行くと目の前にある未解決の問題や、家で食事を与えなければならない家族、洗濯物、服を着せなければならない子供たちによってすでに定義されています。望ましい結果と次に必要な行動を明確にするために集中して考えることは、ほとんどの人がやらなければならないとは感じていないことです（やらなければならない時まで）。しかし実際には、それが願いを現実にするための最も効果的な手段です。 **なぜあなたの心にそれがあるのか** 何かがあなたの心にある理由は、現在の状態とは異なることを望んでいるからです。しかし、 - あなたは意図する結果を正確に明確にしていない; - あなたは次に取るべき具体的な行動を決めていない; そして/または - あなたは結果と必要な行動のリマインダーを信頼できるシステムに入れていない。 だからこそ、それがあなたの心にあるのです。これらの考えが明確にされ、決定がなされ、得られたデータがあなたが必要なときに必ずアクセスし、考えることができるシステムに保存されるまで、あなたの脳はその仕事を手放すことができません。他の人を欺くことはできても、自分自身の心を欺くことはできません。あなたが必要な結論に達しているかどうか、そしてその結果や行動のリマインダーを信頼できる場所に置いているかどうかを、あなたの心は知っています。もしそれらのことをしていなければ、脳は働き続けます。問題を解決するための次のステップをすでに決めていても、リマインダーを必ず見る場所に置かない限り、心は手放すことができません。心は、通常何もできないときにその次のステップについてあなたを圧迫し続け、それがストレスを増す原因となります。 **あなたの心には独自の意志がない** 少なくともあなたの心の一部は、興味深い形で少し愚かです。もしそれに本来の知性や論理があれば、あなたが何かをすることができるときだけ、やるべきことを思い出させるでしょう。あなたのところに電池が切れた懐中電灯はありませんか？あなたの心はいつ電池が必要だと気づかせますか？それは、切れた電池に気づいたときです！それはあまり賢いとは言えません。もし心に本来の知性があれば、あなたが新しい電池を店で見かけたときだけ、切れた電池のことを思い出させるでしょう。そして、適切なサイズの電池を見つけたときに。心を支配しなければ、心があなたを支配します。 —ホレース 今日、あなたが目を覚ましてから今までの間に、まだやっていないことを考えましたか？その考えが何度も浮かんできたことはありますか？なぜでしょうか？進展がないことを考え続けるのは、時間とエネルギーの無駄です。そして、それはあなたがすべきことについての不安を増すだけです。多くの人は、特に「やることが多すぎる」症候群に関して、反応的な思考プロセスに支配されがちです。おそらく、あなたは自分の「やるべきこと」の多くを、効果的に対処できない内なる委員会の一員に委ねてしまっています。それがあなたの心です。研究によれば、あなたの心の中のかなりの部分が、未解決の問題を追跡せざるを得ないことが証明されています。それは、もともと考えられていたように、知的で前向きな動機付けとしてではなく、あなたが考えたい他のことからの妨げとして機能し、あなたのパフォーマンス能力を低下させるのです。 「やるべきこと」の変革 私が「やるべきこと」を定義する方法はこうです：あなたが心理的または物理的な世界に持ち込んだもので、そこに存在するべきでないものですが、まだその意味や望ましい結果、次の行動ステップを明確にしていないものです。ほとんどの整理システムが多くの人に効果がなかった理由は、彼らが整理しようとしているすべての「やるべきこと」をまだ変革していないからです。それが「やるべきこと」のままである限り、制御することはできません。私たちは、引き寄せて蓄積したすべての「やるべきこと」を、意味のある行動、プロジェクト、使える情報の明確な在庫に変革する必要があります。私がこれまでに見たほとんどの「やることリスト」は（人々が持っていたとしても）、単なる「やるべきこと」のリストであり、実際にやる必要がある仕事の在庫ではありませんでした。それらは、未解決の多くのことを部分的に思い出させるものであり、結果や行動に翻訳されていないものでした。つまり、リストを作成した人が実際にやらなければならないことの概要や詳細が欠けていたのです。典型的な「やることリスト」に見られる項目には、「お母さん」「銀行」「医者」「ベビーシッター」「マーケティング担当副社長」などがあります。これらを見ることは、しばしばストレスを増すだけで、安心感を与えることはありません。なぜなら、それはあなたがやると約束したことや決定すべきことの貴重なきっかけではありますが、心理的には「私について決めて！」と叫んでいるからです。そして、もしその瞬間に考えたり決定したりするエネルギーや集中力がなければ、あなたはただ圧倒されていることを思い出させられるだけです。 「やるべきこと」は本質的に悪いものではありません。私たちの注意を引くものは、その性質上、通常「やるべきこと」として現れます。しかし、一度「やるべきこと」が私たちの生活や仕事に入ってくると、私たちはその意味を定義し明確にするという内なる責任を負うことになります。プロの世界では、私たちの仕事は、メールや朝の戦略会議のメモについて、分単位で考え、評価し、決定し、実行することを求められます。それはあなたの仕事に内在しています。もしそれらのことを考えなくてもよいのであれば、おそらくあなたはその必要がないのです。 個人的には、私たちは日常生活の中での問題—家庭、家族、健康、財政、キャリア、または人間関係—を、望ましい具体的な結果や必要な行動の定義が不足しているために、意識の中で放置してしまうことで、自分自身を短絡させてしまいます。思考は行動を促すときには有用ですが、行動の代わりになるときには妨げになります。—ビル・レイダー 私のセミナーの終わりに、大手バイオテクノロジー企業の上級管理職が、持参したやるべきリストを振り返り、「ああ、これは実行不可能な曖昧な塊だった！」と言いました。これは、ほとんどのシステムでの整理リストについて私が聞いた中で最も的確な表現です。大多数の人々は、不完全で不明瞭な項目を並べ替えることで整理しようとしていますが、実際に整理するために何が必要か、どれだけのことを整理する必要があるかに気づいていません。彼らは、考える必要のあるすべてのことを集め、それについて考えることが成功するための組織的努力に必要です。 **プロセス：行動の管理** あなたは、ほぼアスリートのように、自分自身をトレーニングして、必要なことに対処する際に、より迅速で、より反応的で、より積極的で、より集中できるようになることができます。より効果的に考え、結果をより容易に管理することができます。仕事や私生活の全体にわたる未解決の問題を最小限に抑え、少ない努力でより多くのことを成し遂げることができます。そして、収集したすべてのことについて前向きな意思決定を行い、このミレニアムでの生活と仕事のための標準的な運用手順を作成することができます。しかし、それを達成するためには、何も心に留めない習慣を身につける必要があります。そして、その方法は、時間を管理したり、情報を管理したり、優先順位を管理したりすることではありません。結局のところ： - あなたは5分を管理して6分にはなりません； - あなたは情報過多を管理することはできません—そうでなければ図書館に入った瞬間に死んでしまうか、初めてウェブに接続したときに爆発してしまいます； - あなたは優先順位を管理することはできません—あなたはそれを持っています。 したがって、すべての物事を管理する鍵は、行動を管理することです。「始まりはすべての行動の半分である。」—ギリシャのことわざ **行動の管理が主な課題** あなたが時間をどう使うか、情報をどう扱うか、身体や焦点を優先順位に対してどう使うか—それがあなたの限られたリソースを配分するための本当の選択肢です。重要な問題は、いつでも何をするかについて適切な選択をする方法です。本当の仕事は、私たちの行動を管理することです。それは明白に聞こえるかもしれませんが、実際には、ほとんどの人がどれだけのプロジェクトやコミットメントに対して次に何をするかを決めていないかに驚くかもしれません。特定したり決定したりしていない行動を管理することは非常に難しいです。ほとんどの人は、多くの面で進展を遂げるために必要なことが何かを知らずに、数十のことを抱えていますが、それが何であるかをまだ理解していません。 「時間がない」といった一般的な不満は理解できます。多くのプロジェクトは圧倒的に感じられ、実際に圧倒されるのは、プロジェクト全体を一度に進めることができないからです。私たちができるのは、そのプロジェクトに関連するアクションを実行することだけです。多くのアクションは、適切な文脈であれば、プロジェクトを前進させるために1分や2分で済むことが多いです。物事が滞るのは、時間がないからではなく、「実行する」とは何か、どこでそれを行うのかが決まっていないからです。数千人の人々をトレーニングし、コーチングしてきた中で、私は時間がないことが彼らの主要な問題ではないと気づきました（彼ら自身はそう思っているかもしれませんが）。実際の問題は、最初に現れる段階で物事を明確にすることが不足していることです。問題が発生した後ではなく、最初に現れた段階で物事を整理することで、行動管理のメリットを享受できるのです。物事を成し遂げるためには、二つのことが必要ですが、これらはほとんどの人にとって自明ではありません。 ボトムアップアプローチの価値 私は、個人の生産性向上においてボトムアップで取り組むことの実用的な価値を長年にわたり発見してきました。最も平凡で基礎的な現在の活動やコミットメントから始めるのです。理論的には、最も適切な方法はトップダウンで、まず個人や組織の目的やビジョンを明らかにし、次に重要な目標を定義し、最後に実施の詳細に焦点を当てるべきです。しかし、ほとんどの人は日々のコミットメントに埋もれているため、より大きな視野に成功裏に焦点を合わせる能力が著しく損なわれています。そのため、ボトムアップアプローチが通常はより効果的です。今、あなたの受信トレイや心の中にあることを把握し、コントロールすること、そして信頼できる実践を取り入れることが、視野を広げる最良の手段となります。新たな高みへの焦点をより良く支える創造的で活気に満ちたエネルギーが解き放たれ、その創造性が生み出すものに対処する自信が高まります。このプロセスを実行することで、袖をまくり上げた人々には、自由感、解放感、インスピレーションが自然に訪れます。ビジョンだけでは不十分で、冒険と組み合わせる必要があります。階段を見上げるだけでは不十分で、私たちは階段を上がらなければなりません。—ヴァーツラフ・ハヴェル 実行のためのアクションを処理するためのツールが、あなたの継続的な運営スタイルの一部であれば、より高い焦点を持った思考に取り組む準備が整います。受信トレイよりも考えるべき意味のあることはたくさんありますが、そのレベルの管理が効率的でないと、だぶだぶの服を着て泳ごうとしているようなものです。私がこれまでに関わった多くの経営者は、日中に日常的な業務を整理した後、夜には自社や将来のライフスタイルについてのアイデアやビジョンが次々と湧き上がってきました。これは、彼らのワークフローが滞らなくなった結果として自動的に起こることです。 水平的および垂直的なアクション管理 あなたは、コミットメント、プロジェクト、アクションを二つの方法で管理する必要があります。それは、水平的にと垂直的にです。水平的な管理は、一貫性を保ちながら、環境を常にスキャンすることです。まるで警察のレーダーのように、24時間の間にあなたの注意を引く、あるいは要求する千の異なる項目に目が向くことがあります。薬局、娘のボーイフレンド、取締役会の会議、マルサおばさん、着信メッセージ、戦略計画、昼食、オフィスのしおれた植物、不満を抱えた顧客、磨く必要のある靴などです。切手を買ったり、明日のプレゼンテーションについて考えたり、小切手を預けたり、ホテルの予約をしたり、会議をキャンセルしたり、今夜映画を観たりする必要があります。実際に一日で考えたり対処したりしなければならないことの量に驚くかもしれません。できるだけ多くの項目を追跡し、必要な情報を要求に応じて提供し、迅速かつ簡単に焦点を移すことができる良いシステムが必要です。 対照的に、垂直的な管理は異なります。例えば、あなたの内なる「警察レーダー」が、夕食中にライフパートナーと話している次の休暇に目を向けることがあります。どこに行くか、いつ行くか、何をするか、旅行の準備をどうするかなどです。または、あなたと上司が新しい部門の再編成について決定を下す必要があるかもしれません。あるいは、これから電話をかける顧客について考えを整理する必要があるかもしれません。これは広義の「プロジェクト計画」です。特定の取り組み、状況、または人物に焦点を当て、それを扱うために必要なアイデア、詳細、優先順位、イベントの順序を具体化することです。水平的および垂直的な管理の目標は同じです。それは、考えを整理し、物事を実行することです。適切なアクション管理は、仕事や生活の幅広い範囲を通じて快適さとコントロール感を与え、適切なプロジェクトの焦点は、必要な具体的なことを明確にし、軌道に乗せてくれます。 大きな変化：すべてを頭の中から出すこと 何かがあなたの心にどれだけあるかと、それがどれだけ進んでいるかには通常逆相関関係があります。もしあなたが物事を頭の中だけで抱えているなら、私が約束するようなリラックスしたコントロールを実現する方法はありません。この本で説明されている個々の行動は、あなたがすでに行っていることです。私が他の人と異なる大きな点は、私が自分のすべてのことを客観的なツールを使って整理し、頭の中ではなく手元にあるということです。それは大小、個人的なことや職業的なこと、緊急かどうかに関わらず、すべてに当てはまります。あなたもおそらく、プロジェクトや人生の中で、ただ座ってリストを作らなければならない時期があったでしょう。その結果、少なくとも少しは集中し、コントロール感を得たのではないでしょうか。もしそうであれば、私が話していることの参照点を持っていることになります。 あなたの世界には外的な変化は何もなかったのに、それでも気分が良くなった。実際に変わったのは、あなたが自分の世界とどのように関わっていたかということだ。これは、意味のあることを頭の中から取り出すときにいつも起こることだ。しかし、多くの人は、混乱が耐えられなくなるまでそのようなリスト作成を行わず、何か手を打たなければならないときに初めて行う。彼らは通常、自分を悩ませている特定の領域についてだけリストを作る。しかし、もしあなたがそのような外部化と見直しを日常生活や仕事のスタイルの特徴とし、すべての生活の領域（最も「緊急な」ものだけでなく）にわたってそれを維持すれば、私が説明しているような「水のような思考管理」のスタイルを実践していることになる。私の経験では、このプロセスは常に私たちの視点と体験を改善する。なぜ待つ必要があるのか？同じことを繰り返す理由はない。 私は、自分の選択肢に基づいて直感的な選択をするように努めている。選択肢が何であるかを考えようとするのではなく、すでにそれについて考え、結果を信頼できる方法で記録しておく必要がある。物事を何度も考えるために時間を無駄にしたくない。それは創造的なエネルギーの非効率的な使い方であり、フラストレーションやストレスの原因となる。「すべき」「できる」「したい」といったコミットメントが心の中だけに留まると、非合理的で解決不可能なプレッシャーを生み出し、24時間365日続く。こうした思考を曖昧にすることはできない。あなたの心は、まだ決まっていない状態のものに対して働き続ける。しかし、そのような思考のループは、思考能力やパフォーマンスを低下させることが証明されており、未解決の問題をどれだけ抱えられるかには限界がある。短期記憶の部分は、未完了で決まっていない、整理されていないものを保持する役割を果たしており、コンピュータのRAM（ランダムアクセスメモリ）のように機能する。あなたの意識的な心は、コンピュータの画面のように焦点を合わせる道具であり、ストレージの場所ではない。一度に考えられるのは2、3のことだけだ。しかし、未完了の項目は短期記憶のスペースにまだ保存されている。そして、RAMと同様に、容量には限界があり、その部分の脳が高いレベルで機能するためには、保存できる量には限りがある。多くの人は、RAMが限界を超えている状態で歩き回っている。彼らは常に気が散り、自分自身の内部的なメンタルオーバーロードによって焦点が乱れ、パフォーマンスが低下している。最近の認知科学の研究は、この結論を裏付けている。研究によって、私たちのメンタルプロセスは、信頼できる計画やシステムがないまま、完了させるべきことを追跡するために心にかかる負担によって妨げられることが示されている。 例えば、ここ数分の間に、あなたの心はここで読んでいる内容とは関係のない領域にさまよってしまったことはないだろうか？おそらくそうだ。そして、あなたの心が向かった先は、あなたが関心を持っている未完了の状況、つまり「オープンループ」に関連している可能性が高い。 その状況は、あなたの脳のRAM部分から突然現れ、内面的にあなたに叫びかけてきました。それに対してあなたは何をしましたか？もしそれを書き留めて、信頼できるツールに保存し、近いうちに見直すことを知っているのでなければ、あなたはおそらく心配したり、少なくとも未解決の緊張感を強めたりしていたでしょう。それは最も効果的な行動ではありません。進展はなく、ストレスだけが増していきます。大きな問題は、あなたの心が何もできないときに物事を思い出させ続けることです。心には過去や未来の感覚がありません。つまり、何かをしなければならないと自分に言い聞かせ、それを頭の中だけに保存すると、あなたの中の一部はその何かを常にやるべきだと考えてしまいます。あなたがやるべきだと自分に言ったすべてのことを、今すぐにでもやるべきだと思ってしまうのです。正直なところ、頭の中に二つのやるべきことがあると、あなたは個人的な失敗を生み出してしまいます。なぜなら、同時に二つのことをすることはできないからです。これが、特定できないストレス要因を生み出します。頭の中に前線を持つ敵と戦うのは難しいのです。 —サリー・ケンプトン ほとんどの人は、このようなメンタルストレス状態に長い間、一貫しているため、自分がその中にいることすら気づいていません。重力のように、それは常に存在しており、そのためそれを経験している人々は、通常その圧力に気づいていません。ほとんどの人が自分がどれほどの緊張下にあったかを実感するのは、それを取り除いたときに、どれほど違う気分になるかを感じるときだけです。それは、部屋の中にあったことに気づかなかった常に響いている雑音が止まったときのようなものです。そのようなストレスや雑音を取り除くことはできるのでしょうか？もちろんです。この本の残りの部分では、その方法を説明します。 自分の人生をコントロールする：ワークフローをマスターするための五つのステップ 人生に邪魔をさせないでください。リラックスしてコントロールされた関与の技術をマスターするための核心的なプロセスは、ワークフローを管理するための五つのステップの方法です。これは、私たちの経験の常に存在する消化と表現です。どんな状況でも、私たちが人生や仕事、そしてそれらの一貫した入力や変化に対処する際に通過する五つの明確な段階があります。キッチンでも会社でも、物事をコントロール下に置くことは、それらを統合することになります。そして、これらのそれぞれの側面には、それぞれの最適な実践とツールがあり、全体として他の部分と連携して、すべての複雑さの中で現在に存在するという素晴らしく生産的な状態を生み出さなければなりません。「整理整頓」や「優先順位を設定する」ことだけではありません。それらは良いことですが、これらの五つのステップを適用する結果として起こるものであり、自動的に起こるものではありません。私が説明する手順は、全体として連携して機能し、それを使って結果を生み出すことは、あなたが思っているよりも簡単であり、同時に挑戦的でもあります。自由の有用な定義は、人間の生活の主要な営みの中で自由の原則を追求することによってのみ得られます。つまり、プロセスの中でです。 人は自らの反応を教育し、環境をコントロールすることを学ぶ。 — ウォルター・リップマン 私たちは（1）自分の状況を把握します。これは、私たちの生活の横の側面を管理することを意味し、常に考慮すべきすべての要素を取り入れながら、一瞬一瞬前進していくためのものです。これらは恣意的なものや単なる理論的な提案ではなく、私たちが何かをコントロールし、生産的な行動のために安定させたいときに行うことです。友人のために夕食を作る予定なのに、帰宅したらキッチンがめちゃくちゃだった場合、どうやってそれを片付けますか？まず、そこにあるべきでないものを特定します（把握）。次に、何を残し、何を捨てるかを決めます（明確化）。必要な場所に物を戻します—冷蔵庫、ゴミ箱、またはシンクに（整理）。その後、レシピ本や手元にある材料や器具を確認します（反映）。そして、バターをフライパンに入れて溶かし始めます（実行）。この方法は原則としてはシンプルで、実際に私たちが仕事を進める際の一般的なやり方ですが、私の経験ではほとんどの人がこの5つのステップのそれぞれの扱いを大幅に改善できると思います。私たちのワークフロー管理の質は、この5段階のチェーンの中で最も弱いリンクの質に依存しているため、すべてのリンクは統合され、一貫した基準で支えられなければなりません。多くの人がこのコントロールプロセスの大きな文脈において大きな非効率を抱えていますが、新しい世界のストレスがその弱点を浮き彫りにしています。情報へのアクセスの普及と変化の速さは、あなたがこれを読んでいる間にも、あなたの生活や仕事の複雑さを一貫して増加させています。散らかったキッチンを片付けるだけでもほっとするでしょう！小さな漏れが圧力を受けて大きな漏れになることがあります。1通の見逃したメール、追跡されていない約束、または避けた決断が、巨大な影響を及ぼすことがあります。関連する情報の量は減少せず、入力も遅くならないため、ワークフローのマスタリーを身につけることを避けることは、自分自身にとって危険です。ほとんどの人は（1）把握プロセスに大きな弱点があります。彼らのやるべきことの多くはまだ頭の中にあります。「できるかもしれない」「すべき」「したいかもしれない」「しなければならない」といった思考が、彼らがどこにも記録していないものをはるかに超えて生成されています。多くの人がたくさんのものを集めていますが、それらが正確に何を表しているのか、またそれに対してどのような行動を取るべきかを（2）明確にしていないのです。無秩序に散らばったリスト、会議のメモ、冷蔵庫やコンピュータの画面、デジタルツールのタスク機能にある曖昧なやることリストは、すべて行動に移されず、心理的に麻痺させる影響を与えています。それらのリストだけで、しばしばストレスを軽減するどころか、逆に増やしてしまいます。他の人はその瞬間に物事について良い決断を下しますが、その結果を効率的に（3）整理しないために、その思考の価値を失ってしまいます。 彼らは何かについて上司と話すべきだと判断しましたが、そのことを思い出すのは心の奥深くにあり、適切な文脈や信頼できる形式では利用できないため、必要なときに思い出せません。他の人たちは良いシステムを持っていますが、その内容を十分に反映させていないため、機能を維持できていません。彼らはリストや計画、さまざまなチェックリストを持っていますが（それらは情報を収集し、明確にし、整理することで作成されたものです）、それを最新の状態に保ったり、自分の利益のために活用したりしていません。多くの人は、自分のカレンダーを十分に見ていないため、今後のイベントや締切について最新の情報を把握できず、結果的に最後の瞬間の混乱に巻き込まれています。「何を、どの形式で、いつ見る必要があるのか？」と自問してみてください。システムを持つためだけでなく、機能するためのシステムを構築することが重要です。最後に、これらの前のリンクのいずれかが弱いと、誰かがいつでも選ぶ行動が最良の選択肢でない可能性があります。行動や集中のためのほとんどの決定は、最新の情報や声の大きいものに影響され、信頼ではなく希望に基づいています。人々は、自分がやるべきことに取り組んでいないという常にうっすらとした感覚を持ち、「重要な活動に時間がない」と感じ、ストレスのない生産性の本質である意味のある行動を逃していると感じています。これらの五つのステップのダイナミクスを理解し、最適なレベルで機能させるための良い技術やツールを実装する必要があります。私は、日々の中でこれらの段階を分けることが非常に役立つ、いや、必須であると感じています。情報を集めるだけで、まだ何をするか決めたくないときもあれば、会議のメモを処理したいだけのときもあります。また、大きな旅行から帰ってきたばかりで、道中で集めた情報を整理して配布する必要があるときもあります。そして、全体の作業の在庫を見直したいときや、その一部を確認したいときもあります。もちろん、必要なことをただ実行するために多くの時間を費やすこともあります。多くの人が整理整頓に成功していない主な理由の一つは、単に五つのステップを一度にやろうとしたからだと気づきました。ほとんどの人は、リストを作成するために座るとき、「最も重要なこと」を優先順位や順序を反映させながら集めようとしますが、実際の行動を設定することはあまりありません。しかし、アシスタントの誕生日について何をする必要があるかを決めないままにしておくと（今は「それほど重要ではない」と思っている場合）、その未解決の問題がエネルギーを消耗させ、重要なことに対して完全に効果的で明確な焦点を持つことを妨げます。この章では、五つのステップを詳しく説明します。第4章から第8章では、各フェーズのための堅牢なシステムを実装するためのステップバイステップのプログラムを提供し、多くの例やベストプラクティスを紹介します。 キャプチャ 何をキャプチャする必要があるのか、そしてそれを最も効果的に行う方法を知ることは重要です。そうすることで、適切に処理できるようになります。あなたの心が、すべてを保持しようとする低次のタスクから解放されるためには、あなたがやるべきことや決定すべきことを表すすべてを本当にキャプチャしたと知る必要があります。そして、近い将来にそれらすべてを処理し、見直すことになるでしょう。 「未完了」の100％を集める 「バケツの穴」をなくすためには、あなたの世界で未完了と考えるすべてのもの、つまり個人的なことや職業的なこと、大きいことや小さいこと、緊急性のあることや重要度の低いこと、現状とは異なるべきだと思うこと、そしてそれを変えようとする内部的なコミットメントを持っているもののためのプレースホルダーや表現を集める必要があります。あなたがこれを読んでいる間にも、やるべきことがあなたのために集められています。物理的および仮想のさまざまなメールボックスにメールが届いています。自宅にはまだ荷物や手紙が届いていることでしょう。職場の受け皿にも物理的なものがまだ届いており、さらにメール、テキスト、ボイスメールがデジタルツールに入ってきています。しかし同時に、あなたは環境や頭の中で、永遠にそのままではいけないものをキャプチャしています。それは、あなたのメールほど明確に「目の前にある」わけではないかもしれませんが、それでも何らかの解決が必要です—ループを閉じる必要があるもの、何かをする必要があるものです。ノートにメモされた戦略のアイデア、修理するか捨てる必要がある「死んだ」ガジェット、コーヒーテーブルの上にある古い雑誌などがこのカテゴリーに入ります。未完了のタスクは、実際のタスクの場所とあなたの頭の中の二つの場所で未完了のまま残ります。頭の中の未完了のタスクは、あなたの意識をむしばみながら注意のエネルギーを消費します。—ブラフマ・クマリス 「すべき」「必要がある」「しなければならない」といった言葉をアイテムに付けると、それは未完了になります。たとえば、何かをするかどうかの決定をまだ下していない場合、それはすでに未完了です。これは、何かをすることに決めたが、まだ行動を起こしていない「やるつもり」のすべてを含みます。そして、すでにすべてのことを終えたが、完了したことを認めていないものも含まれます。このオープンループの在庫を適切に管理するためには、それを「コンテナ」にキャプチャし、何であるか、何をするかを決めるための時間ができるまで保留しておく必要があります。そして、これらのコンテナを定期的に空にして、キャプチャツールとしての機能を維持する必要があります。基本的に、あなたにとって意味のあるすべてのものは、より広い意味で既に集められています。それが信頼できる外部システムで直接管理されていない場合、 それはあなたの心の中のどこかに存在しています。あなたが受信トレイにアイテムを入れていないからといって、それを持っていないわけではありません。しかし、ここで話しているのは、必要なすべてのものを頭の中以外のどこかに集めることを確実にすることです。 ### キャプチャーツール 未完了のタスクを集めるために使用できるツールは、低テクから高テクまでさまざまです。以下は、自己生成の情報や外部からの情報をキャッチするための受信トレイのバージョンとして機能するものです： - 物理的な受信トレイ - 紙ベースのメモ取りデバイス - デジタル/音声メモ取りデバイス - Eメールやテキストメッセージ #### 物理的な受信トレイ プラスチック、木、革、またはワイヤー製の標準的なトレイは、長年にわたり、処理が必要な紙ベースや物理的な資料を集めるための最も一般的なツールです。郵便物、雑誌、会議のメモ、企業の報告書、チケット、領収書、USBメモリ、名刺、さらには電池が切れた懐中電灯まで！ #### 書き込み用紙とメモ帳 バインダー式や綴じられたノート、メモカード、さまざまな形やサイズの紙のパッドは、ランダムなアイデアや入力、やるべきことなどを集めるのに適しています。あなたの好みや物流のニーズに合ったものを選びましょう。 #### デジタルおよび音声メモ取り コンピュータ、タブレット、スマートフォン、そして日々登場するさまざまなモバイル技術を使って、後で処理するためのメモをキャッチし、覚えておくべきことの一時的な記録を保存できます。 #### Eメールとテキストメッセージ Eメールやテキストメッセージで世界とつながっているなら、あなたのソフトウェアには受信メッセージやファイルを保管するためのホールディングエリアがあり、そこに保存されて、閲覧、読まれ、処理されるのを待っています。 #### テクノロジーの統合 デジタル世界の進化により、これらのさまざまなチャネルを自動的に統合することがますます可能になっています。紙やホワイトボードからの手書きのメモは瞬時に記録され、認識され、ソフトウェアのストレージに流し込まれます。音声メッセージは録音され、デジタル化され、印刷されます。モバイルデバイスからアイデアをEメールにテキストすることもできます。高テクでも低テクでも、私が説明したすべてのツールと機能は、受信トレイとして同様に機能し、意味のある情報、コミットメント、アイデア、行動の合意をキャッチします。 ### キャプチャーの成功要因 残念ながら、単に受信トレイを持っているだけでは機能しません。ほとんどの人は何らかの収集デバイスを持っていますが、通常は制御が効いていなかったり、十分に活用されていなかったりします。キャプチャーのフェーズを機能させるための3つの要件を見てみましょう： 1. すべてのオープンループはあなたのキャプチャーシステムにあり、頭の中からは出ている必要があります。 2. できるだけ少ないキャプチャーバケットを持つべきです。 3. 定期的にそれらを空にする必要があります。 ### 頭の中をすっきりさせる 脳の浄化を行いましょう。胃のためよりも良い結果が得られるでしょう。 — ミシェル・エイケム・ド・モンテーニュ もしあなたがまだ心の中で多くのことを追跡しようとしているなら、受信トレイを誠実に使用し、空にするモチベーションが湧かないかもしれません。 ほとんどの人は、これらのツールに対して比較的無頓着です。なぜなら、それらが明確で完結したシステムを表していないことを知っているからです。彼らの手元には不完全な情報があり、頭の中にも不完全な情報があるため、どちらからも実際の利益を得られていないと考えています。これは、テーブルに大きな穴が開いたピンボールマシンで遊ぼうとしているようなもので、ボールがどんどん落ちてしまうため、ゲームを続ける動機がほとんどありません。すべてを頭の中に入れるか、頭の外に出すかのどちらかにしましょう。中途半端な状態では、どちらも信頼できません。これらの収集ツールは、あなたのライフスタイルの一部となるべきです。どこにいても潜在的に価値のある考えを集められるように、身近に置いておきましょう。歯ブラシや運転免許証、眼鏡と同じくらい欠かせないものだと考えてください。何か有用なものが失われることがないという信頼感があれば、より多くの良いアイデアを持つ自由が得られます。 収集場所の数を最小限に抑えましょう。必要なだけのイントレイを持ち、できるだけ少なくするべきです。この機能は、あらゆる状況で利用できる必要があります。なぜなら、キャッチしたいものはほぼどこにでも現れるからです。しかし、収集ゾーンが多すぎると、それらを簡単かつ一貫して処理することができなくなります。すべての潜在的に意味のある情報を、最小限のチャネルを通じて集約し、簡単にアクセスできる形でレビューや評価ができるようにしましょう。収集バケツが過剰になることは、低テクノロジーと高テクノロジーの両方の領域で簡単に起こります。特に、メモ取りや物理的なイントレイの収集において、低テクノロジー側での改善の機会は多くの人にとって実際に存在します。書かれたメモは、スタックやノート、引き出しに埋もれたままにするのではなく、整理して処理する必要があります。紙や物理的な資料は、世界中のあらゆる隅に散らばるのではなく、物理的なイントレイに集約されるべきです。 高テクノロジーの側では、評価や処理のための情報源が急増しています。ソーシャルメディアや複数の接続デバイス、電子メールの普及によって、人々は今や複数のメールアカウントを持ち、少なくとも一つ以上のソーシャルメディアに参加し、数多くのデジタルデバイスを使っています。皮肉なことに、ランダムな情報の膨大なバックログを抱える傾向や、それに悩む人々の数は、デジタル革命が私たちの生活を「効率化」したにもかかわらず、劇的に増加しています。アイデアや情報をキャッチするための標準的なツールや手順を実施することは、あなたの生活や仕事がより洗練されるにつれてますます重要になっていくでしょう。たとえば、キャリアを進めるにつれて、仕事に関する最良のアイデアは職場ではなく、他の場所で思いつくことが多いことに気づくでしょう。その思考を、常に手元にある良い収集ツールを使って活用する能力が、あなたの世界を把握するための鍵となります。 キャプチャーツールは定期的に空にする キャプチャーの成功において最も重要な要素は明白です。収集したものを空にして処理しなければ、ツールは形のない素材を保存するだけの機能しか果たしていません。内容を空にするということは、そこにあるものをすべて終わらせる必要があるということではなく、それが何であるか、何をすべきかをより具体的に決める必要があるということです。そして、まだ未完了であれば、それを自分のシステムに整理することが求められます。容器から出さなければなりません。「イン」に戻したり、放置したりしてはいけません。受け皿を空にしないことは、誰も捨てたり対処したりしないゴミ箱や郵便受けを持っているようなものです。永遠に蓄積される量を保持するために新しいものを買い続けなければなりません。何かの流れが滞ると、その分野での存在感や新鮮さ、創造性が損なわれます。しかし、「イン」を空にするためには、統合されたライフマネジメントシステムが必要です。効果的なシステムが「下流」に存在しないために、物が物理的にもデジタルにも受け皿に piled up されてしまうことが多いのです。何かをしなければならないと分かっていても、すぐにはできない場合、物を「イン」に置いておく方が簡単に思えることがよくあります。受け皿、特に紙やメールに関しては、多くの人にとって組織化のためにできる最善の方法です。少なくとも、そこにはまだやらなければならないことのリマインダーがあることを知っています。しかし、山積みが制御不能になったり、メールの在庫が一画面で表示できないほど膨大になると、その安全ネットは失われてしまいます。次の2つのステップをマスターし、入力や未完了のものを簡単かつ迅速に処理し整理する方法を知ることで、「イン」は本来の機能に戻ることができます。それでは、今すぐに作業をしなくても受け皿やメールシステムを空にする方法に進みましょう。 明確にする 収集容器を空にするために必要な項目ごとの思考を教えることは、私がこれまでに関わったほぼすべての人にとって最も重要な改善点です。あるグローバル企業の大部門の責任者が、私と一緒にすべてのオープンアイテムを処理し終えたとき、彼女は驚きながら座り、「カレンダーへの信頼のおかげで、どの会議に出席すべきかについてはリラックスできたが、他の多くの仕事の側面については、私たちが一緒に明確にしたことで、同じような安堵感を感じたことはなかった」と言いました。彼女が思い出す必要のある行動や情報は、具体的なシステムに委ねられ、特定されました。曖昧であるよりも間違っている方が良い。—フリーマン・ダイソン あなたが受け取る各メール、テキスト、ボイスメール、メモ、会議のノートのページ、または自己生成したアイデアについて、自分に何を尋ね（そして答え）る必要がありますか？これは、あなたの個人的な組織の基盤を形成する入力管理の要素です。多くの人が整理しようとしますが、不完全なバッチで行うという誤りを犯します。受け取ったものを整理することはできません。キャプチャして処理することしかできません。 代わりに、あなたは自分が何をする必要があるかについての決定に基づいて、取るべき行動を整理します。この全体のプロセス—情報を集める段階と整理する段階の両方—は、ここに示された意思決定ツリーの中心部分「幹」に表されています。 これは何か？これは愚かな質問ではありません。私たちは物事について話しました。そして、収集のためのバケツについても話しました。しかし、物事が何であるか、そしてそれに対して何をすべきかについては話していません。たとえば、私たちの個人的な整理システムから漏れ出すことが多いアイテムは、政府や会社から受け取る曖昧な形のものです—それに対して実際に何かをする必要があるのでしょうか？人事部からのメールについてはどうでしょうか？それは「blah-blahに関するblah-blahが新しい方針になりました」と知らせるものです。クライアントがそのコミュニケーションや文書が実際に何についてであるかを理解するのに数秒かけなかったために、山のようなメッセージが積み重なったり、デスクの引き出しに放り込まれたりしたことがあります。だからこそ、次の決定が重要なのです。 アクションが必要かどうかを明確にするためのワークフローダイアグラムがあります。アクションが必要かどうかには、二つの可能性があります：はい、またはいいえ。 **アクション不要の場合** もし答えが「いいえ」であれば、三つの可能性があります： 1. それはゴミで、もはや必要ない。 2. 現在はアクションが必要ないが、後で何かをする必要があるかもしれない（インキュベート）。 3. そのアイテムは、後で何かに必要になるかもしれない有用な情報である（リファレンス）。 これらの三つのカテゴリーはそれ自体で管理できます。詳細については後の章で説明します。今は、ゴミ用のゴミ箱とキー、インキュベート用の「ティクラーファイル」またはカレンダー、リファレンス情報用の良いファイリングシステムが必要だと言っておきましょう。 **アクションが必要な場合** これは「はい」のグループで、何かをする必要があるアイテムです。典型的な例としては、昼食会でのスピーチの要約を求めるメールや、外部コンサルタントを雇う重要な新プロジェクトについてのグループ副社長との対面会議からのメモなどがあります。各アクションアイテムについて決定すべき二つのことがあります： 1. どの「プロジェクト」または成果にコミットしていますか？ 2. 次に必要なアクションは何ですか？ 物事を行うのに多くの力は必要ありませんが、何をするかを決定するには大きな力が必要です。—エルバート・ハバード **プロジェクトに関する場合** その成果を「プロジェクト」リストに記録する必要があります。それが、完了するまでオープンループであることを思い出させるための基準となります。リストの週次レビュー（ページ50参照）を行うことで、このアイテムが再び浮上してきます。 あなたに戻ってくるのは、まだ未解決のものです。それは、完了するか排除されるまで、あなたの頭の中ではなく、管理システムの中で新鮮で生き生きとした状態を保ちます。次のアクションは何ですか？これは、あなたがキャッチしたすべてのことに対して重要な質問です。この質問に適切に答えれば、整理するための重要な実質的な要素を手に入れることができます。「次のアクション」とは、現在の状況を完了に向けて進めるために必要な、次の物理的で目に見える活動のことです。次のアクションの例としては、以下のようなものがあります： - フレッドに電話して、彼が言及した修理工場の名前と番号を確認する。 - 予算会議の議題について考えをまとめる。 - アンジェラに、私たちが設定する必要のあるファイリングシステムについて話す。 - 地元の水彩画教室についてインターネットで調べる。 これらはすべて実際に行う必要のある物理的な活動です。これらのリマインダーは、あなたの個人的な生産性管理システムの主要な材料となります。 **実行する、委任する、または延期する** 次のアクションを決定したら、あなたには3つの選択肢があります： 1. 実行する。もしアクションが2分未満で終わるなら、定義したその瞬間に実行すべきです。 2. 委任する。もしアクションが2分以上かかる場合、「私はこれを行うのに適した人間か？」と自問してください。答えが「いいえ」なら、適切な人に委任します。 3. 延期する。もしアクションが2分以上かかり、あなたが適した人であれば、後で実行するために延期し、「次のアクション」リストの1つ以上に記録しておく必要があります。 **整理する** 整理されているということは、物の所在があなたにとっての意味と一致していることを意味します。ワークフローダイアグラムの外側のリングは、あなたがすべてのものを処理することで生じる8つの異なるリマインダーと資料のカテゴリーを示しています。これらは、日々や週ごとにあなたの手元にあるすべてのもの、または追加される可能性のあるものを整理するための総合的なシステムを構成します。アクションが不要なアイテムの可能なカテゴリーは、ゴミ、インキュベーション、リファレンスです。何かに対してアクションが不要な場合、それを捨てるか、後で再評価するために「保留」するか、必要なときに参照できるようにファイルします。アクションが必要なものを管理するためには、プロジェクトのリスト、プロジェクト計画や資料のためのストレージやファイル、カレンダー、次のアクションのリマインダーリスト、そして待機中のもののリマインダーリストが必要です。すべての整理カテゴリーは、何らかの形で物理的に保持される必要があります。「リスト」とは、単に見直し可能なリマインダーのセットを指します。これは、ノート用紙のリストやコンピュータプログラムのリスト、または各アイテムのための別々の紙を保持するファイルフォルダーであっても構いません。 例えば、現在のプロジェクトのリストは、バインダーのページに保管したり、ソフトウェアアプリケーションのタスク機能内のカテゴリに保存したり、単純な物理的ファイルフォルダーに「プロジェクトリスト」とラベルを付けて保管することができます。また、リマインダー（例えば「3月1日以降に会計士に連絡して会議を設定する」）は、紙の「ティックラー」や「持ち越し」ファイル、またはデジタルカレンダーアプリに保存することができます。 プロジェクトを定義するにあたり、私は「1年以内に達成可能で、複数のアクションステップを必要とする望ましい結果」としています。これは、通常プロジェクトとは呼ばれないような小さなこともプロジェクトリストに含まれることを意味しますし、大きなものも含まれます。この定義の理由は、1つのステップでは何かを完了できない場合、まだやるべきことがあることを思い出させるための目標を設定する必要があるからです。もしそのことを思い出させるためのプレースホルダーがなければ、それは頭の中に戻ってしまいます。1年という時間枠の理由は、その範囲内で完了することを約束したものは、状態を把握するために毎週見直す必要があるからです。これを別の視点で考えると、サイズに関係なく「未完了のループ」のリストとも言えます。 以下は部分的なプロジェクトリストの例です： - 新しいスタッフを迎える - 8月の休暇を取る - スタッフのオフサイトリトリートを実施する - 書籍を出版する - コンピュータのアップグレードを最終決定する - 遺言を更新する - 予算を確定する - 新製品の提供を最終決定する - 新しいCRMソフトウェアを学ぶ - HBR記事の再印刷を依頼する - パブリシストを雇う - 春の庭を植える - ビデオプロジェクトのためのリソースを調査する - 来年の会議スケジュールを確立する - 雇用契約を最終決定する - 新しいポーチの照明を設置する - 新しいキッチンテーブルを購入する - マリアを中学校に入学させる プロジェクトは最初に特定の順序、サイズ、優先順位でリストアップする必要はありません。ただ、マスターリストに載せておくことで、定期的に見直し、各プロジェクトに対して適切な次のアクションが定義されていることを確認できるようにすることが重要です。プロジェクトそのものを実行するのではなく、それに関連するアクションステップを実行することができます。適切なアクションステップが十分に取られたとき、初期の成果のイメージに近い状況が作り出され、それを「完了」と呼ぶことができるようになります。プロジェクトのリストは、次のアクションを適切に進めるために私たちが前に置くゴールの集まりです。プロジェクトを異なるサブカテゴリーに分ける理由があるかもしれませんが、最初にすべてのプロジェクトの単一リストを作成することで、システムの使用に慣れるにつれて適切にカスタマイズしやすくなります。 プロジェクトサポート資料 多くのプロジェクトでは、テーマやトピック、プロジェクト名ごとに整理したい関連情報が蓄積されます。プロジェクトのリストは単なるインデックスに過ぎません。さまざまなプロジェクトに取り組む際に必要となる詳細、計画、サポート情報は、別々のフォルダー、コンピュータファイル、ノートブック、またはバインダーに保存されるべきです。 サポート資料と参照ファイル プロジェクトサポート資料をテーマやトピックごとに整理した後、それが参照資料とほぼ同じであり、同じ参照ファイルシステムに保管できることに気づくでしょう（例えば、結婚に関するファイルは一般的な参照ファイルに保管できます）。唯一の違いは、アクティブなプロジェクトの場合、サポート資料は必要なアクションステップが特定されていることを確認するために、より頻繁に見直す必要があることです。私は通常、人々にサポート資料を目に見えない場所に保管することをお勧めします。手元に良い参照ファイルシステムがあれば、それが最もシンプルな整理方法であることがわかるかもしれません。ただし、特に日中に何度も参照を確認する必要がある重要なプロジェクトに取り組んでいる場合、資料を目の前に出しておく方が便利なこともあります。このような保留中の書類には、ワイヤー製のスタンドホルダーや積み重ね可能なトレイに入れたファイルフォルダーが実用的です。 デジタルの世界は、参照資料とサポート資料の整理を同時に簡単にし、かつ複雑にしました。どこかから何かを素早くキャッチして別の場所にコピーするのは簡単ですが、どこに保存するかを決めるのは、私たちに与えられた多くの選択肢や、他の人にも情報を利用可能にしたいというさまざまな方法を考えると、 daunting（困難）です。最良の実践は、デジタル参照の世界をできるだけシンプルに保ち、一貫して見直しと整理を行うことです。 次のアクションカテゴリ ワークフローダイアグラムが示すように、次のアクションの決定は中心的な役割を果たします。そのアクションは、すべてのオープンループにおいて、例外なく次に行うべき物理的で目に見える行動である必要があります。2分未満のアクションや、すでに完了したすべてのアクションは、もちろん追跡する必要はありません。それらは完了しています。追跡する必要があるのは、特定の日または特定の時間に行う必要があるすべてのアクション（これらはカレンダーに記入します）、できるだけ早く行う必要があるアクション（これらは次のアクションリストに追加します）、および他の人に行ってもらうのを待っているすべてのアクション（これらは待機リストに入れます）です。 カレンダー あなたが取るべきアクションのリマインダーは、特定の日または時間に行う必要があるものと、できるだけ早く完了させる必要があるものの2つのカテゴリに分かれます。カレンダーは、最初のタイプのリマインダーを管理します。 カレンダーに載せるべき三つのこと： - 時間指定のアクション - 日付指定のアクション - 日付指定の情報 **時間指定のアクション** これは、アポイントメントのことを指します。プロジェクトに関して次に行うべきアクションは、しばしばそのプロジェクトを話し合うために設定された会議に出席することです。それをカレンダーに記録するだけで十分です。 **日付指定のアクション** これは、特定の日に何かを行う必要があるが、必ずしも特定の時間に行う必要はないことを指します。たとえば、ミオコに金曜日に電話をして、送る報告書が大丈夫か確認すると伝えたとします。彼女は木曜日まで報告書を受け取れず、土曜日には海外に出発するため、金曜日がそのアクションを行うための時間帯になりますが、金曜日のいつでも構いません。これをカレンダーに金曜日として記録しますが、特定の時間帯には結びつけません。時間指定と日付指定のアクションの両方を記録できるカレンダーがあると便利です。 **日付指定の情報** カレンダーは、特定の日に知っておきたい情報を記録する場所でもあります。必ずしもアクションを取る必要があるわけではなく、特定の日に役立つかもしれない情報です。これには、アポイントメントのための道順や、その日他の人（家族やスタッフ）が関与する活動、興味深いイベントなどが含まれます。また、誰かが休暇から戻った後に電話することを思い出させるような短期的なリマインダーもここに記載すると便利です。何かの締切や、何かを始める必要がある時期（まだ始めていない場合）についての重要なリマインダーもここに置いておくと良いでしょう。 柔軟な人々は祝福される、彼らは形を崩されることがない。 —マイケル・マクリフィー博士 **カレンダーに「日々のやることリスト」を載せない** これら三つのことだけがカレンダーに載せるべきものであり、他には何も載せてはいけません！これは、過去の世紀の時間管理トレーニングにとっては異端かもしれません。ほとんどのトレーニングでは、日々のやることリストが重要だと教えられてきました。しかし、カレンダーに埋め込まれたそのようなリストは、二つの理由から機能しません。 第一に、常に新しい情報が入り、戦術的な優先順位が変わるため、日々の仕事が一貫して再構成されるので、事前にやることを確定することはほぼ不可能です。作業計画を参照ポイントとして持つことは常に有用ですが、それはいつでも再交渉可能でなければなりません。カレンダーにリストを保持し、もし項目が完了しなければ別の日に再入力しなければならないのは、士気を削ぎ、時間の無駄です。私が提唱する「次のアクション」リストには、すべてのアクションリマインダーが含まれ、最も時間に敏感なものも含まれます。そして、それらは毎日書き直す必要はありません。 第二に、日々のやることリストに載っていることが、その日に絶対にやらなければならないものでなければ、それは本当に重要なことへの重点を薄めてしまいます。 金曜日にミオコに電話をかけなければならないのですが、それが彼女に連絡できる唯一の日です。しかし、そこに他の5つの重要度が低い、または時間に敏感でない電話をやるべきリストに追加してしまうと、日が狂ってしまったときにミオコに電話をかけることができなくなってしまうかもしれません。私の脳は、その電話がもう一度チャンスがないものであることを思い出さなければなりません。それはシステムを適切に活用しているとは言えません。私の考えでは、カレンダーは神聖な領域であるべきです。そこに何かを書いたら、その日中に実行するか、まったく行わないかのどちらかです。書き直しは、変更された予定のためだけに行うべきです。とはいえ、「もし時間があれば、ぜひやりたい…」というような簡単で非公式な短いリストを作ることには全く問題ありません。それは「やらなければならないこと」と混同してはいけませんし、日々の予期せぬ出来事が展開する中で、軽く扱い、すぐに捨てたり変更したりできるものであるべきです。 「次のアクション」リスト では、あなたのすべてのアクションリマインダーはどこに行くのでしょうか？それは「次のアクション」リストにあり、カレンダーとともに日々のアクション管理の組織と方向性の中心に位置しています。2分以上かかる、他の人に任せられないアクションはどこかで追跡する必要があります。「ジム・スミスに予算会議について電話する」、「家族の更新を友人にメールする」、「年次販売会議のアイデアを草案する」といったアクションリマインダーは、適切なリストに保管され、いつでも実行するオプションとして評価される必要があります。すべてはできるだけシンプルにするべきですが、シンプルすぎてはいけません。—アルバート・アインシュタイン もしこれらが20個か30個しかないのであれば、「次のアクション」とラベル付けされた1つのリストにすべてをまとめておくのも良いでしょう。それを自由な時間があるときに見直すことができます。しかし、ほとんどの人にとって、その数は50から150の間になることが多いです。その場合、「次のアクション」リストを、時間があるときに電話をかけるための「電話リスト」や、そのデバイスにいるときに見る「コンピューターアクションアイテム」などのカテゴリーに分けるのが理にかなっています。 非アクションアイテム アクションを必要としないものと必要とするものを扱うためには、よく整理された独立したシステムが必要です。アクション不要のシステムは、廃棄物、インキュベーション、参照の3つのカテゴリーに分かれます。 廃棄物 廃棄物は自明であるべきです。将来のアクションや参照価値がないものは、捨てたり、シュレッダーにかけたり、リサイクルしたりしてください。このようなものを他のカテゴリーと混ぜておくと、システムや環境における明確さを深刻に損なうことになります。 インキュベーション 廃棄物以外にも、即座にアクションを必要としないが保持しておきたいものが2つのグループあります。ここでも、アクション不要なものとアクションが必要なものを分けることが重要です。そうしないと、山積みの書類やリストに対して麻痺してしまい、どこから始めればよいのか、何をする必要があるのかがわからなくなってしまいます。たとえば、ニュースレターで読んだ何かが、いつかやりたいプロジェクトのアイデアを与えてくれることがありますが、今はその時ではないということです。 後で再評価できるように、何かをする選択肢を思い出したいと思うことがあるでしょう。例えば、地元の交響楽団の次のシーズンについてのお知らせを受け取り、あなたが本当に興味を持っているプログラムがまだ4か月先であることに気づくかもしれません。今はまだ行動に移すには遠すぎる（その時期の旅行スケジュールがどうなるか分からないからです）。しかし、もしその時に町にいるなら、行きたいと思っています。それに対して何をすべきでしょうか？このような場合に役立つ2種類のインキュベーションツールがあります。それは「いつか/もしかしたらリスト」と「ティクラ―システム」です。 **いつか/もしかしたらリスト** いつかやりたいことのリストを継続的に維持することは、有益で刺激的です。これは、現在は実行不可能なプロジェクトの「駐車場」であり、完全に忘れたくないものです。定期的にその可能性を思い出したいと思うでしょう。以下は典型的な部分的「いつか/もしかしたらリスト」です： - セイルボートを手に入れる - スペイン語を学ぶ - 水彩画のクラスを受ける - キッチンをリノベーションする - ラッププールを作る - バルーンライドに乗る - ワインセラーを作る - トスカーナで1か月過ごす - 自分のウェブページを作成する - 子供のための財団を設立する - ピアノを手に入れる - 自伝を出版する - スキューバの資格を取得する - タンゴを学ぶ - 陶芸を学ぶ - 近所のパーティーを開く - 鯉の池を作る これらの項目は「今はやりたくないけれど、定期的に思い出したいプロジェクト」の性質を持っています。このリストを定期的に見直すことが、最大限の価値を引き出すためには重要です。私は、あなたの「週次レビュー」にこのリストの内容をスキャンして含めることをお勧めします（50ページ参照）。また、「いつか/もしかしたら」に似た情報が他にもあるかもしれませんが、特定の活動に取り組みたいという気持ちが湧いたときにのみ見直す必要があるかもしれません。これには以下のようなリストが含まれます： - 読むべき本 - 味わうべきワイン - 試してみたいレシピ - 借りるべき映画 - 行くべき週末旅行 - 子供が好きそうなこと - 受講すべきセミナー - サーフィンすべきウェブサイト このようなリマインダーは、創造的な探求の選択肢を大いに広げることができます。このようなリストを簡単に作成できる組織ツールを持つことは非常に価値があります。 **ティクラ―システム** インキュベートするもう一つのタイプは、将来の特定の時期まで思い出したくない、または必要のないものです。このようなレビューのための最も洗練された方法の一つがティクラーファイルで、時には「サスペンス」「フォローオン」「永続的」ファイルとも呼ばれます。これは、ほぼ文字通り自分自身に何かを郵送することを可能にするシステムで、将来の特定の日付に受け取ることができます。カレンダーも同じ機能を果たすことができます。例えば、3月15日にカレンダーで「税金の締切が1か月後」と自分にリマインドしたり、9月12日に「ボリショイが6週間後に市民会館で『白鳥の湖』を上演する」と思い出させたりすることができます。詳細については、第7章を参照してください。 **参考資料** 多くの情報は行動を必要としませんが、情報としての内在的な価値があります。 必要なときに取り出せるように、これらの情報を保管しておくことが重要です。情報は紙ベースまたはデジタル形式で保存できます。紙ベースの資料は、地元のテイクアウト店のメニューから、ランドスケーププロジェクトの計画や図面、業者情報まで、効率的な物理的またはデジタルな検索システムで保存するのが最適です。例えば、好きなレストランのリストや学校委員会のメンバーの電話番号を記載したルーズリーフプランナーやノート、企業合併のデューデリジェンス書類専用のファイルキャビネットなどがあります。デジタル形式での情報が増えている一方で、印刷版も時には効果的な保存・レビュー方法です。電子ストレージには、クラウドベースのデータストレージから、コミュニケーションソフトウェア内のアーカイブフォルダーまで、さまざまなものが含まれます。 ここで最も重要なのは、参照情報は必要なときに簡単に参照できるものであるべきだということです。参照システムは一般的に2つの形態を取ります：（1）トピックや分野に特化したストレージ、（2）一般的な参照ファイルです。最初のタイプは、どのように保存されているかによって定義されることが多いです。例えば、契約書専用のファイル引き出し（日付順）、機密の従業員報酬情報のみを含む引き出し、将来の裁判のために参照する可能性のある閉じた法的案件のためのキャビネット、クライアントや見込み客の履歴を管理する顧客関係管理（CRM）データベースなどがあります。 一般的な参照ファイリングの第二のタイプは、あらかじめ設計された大きなカテゴリーに属さない臨時の情報を保存するために、誰もが手元に必要とするものです。キッチン用品の取扱説明書、スミスプロジェクトに関する会議の手書きメモ、最近の東京旅行で交換できなかった円（次回行くときに使えるもの）を保管する場所が必要です。良い一般的な参照ファイルがないことは、効率的な個人管理システムを実施する上での最大のボトルネックの一つになり得ます。ファイリングや保存が簡単で迅速（さらには楽しい！）でなければ、物を適切に片付けるのではなく、積み重ねたり、デジタルで蓄積したりする傾向があります。参照資料にきれいなエッジがないと、実行可能な項目と実行不可能な項目の境界が視覚的にも心理的にも曖昧になり、全体の作業に対して無関心になってしまいます。このカテゴリの資料に対して良い作業システムを確立することは、ストレスのない生産性を確保するために重要です。この点については第7章で詳しく探求します。 反省 牛乳が必要だと書き留めるのは簡単ですが、実際に店に行ってそれを思い出すのは別の話です。同様に、友人に電話をかけて、彼の人生の重要な出来事の後にどうしているかを尋ね、元気を願う必要があると書くことと、実際に電話をかけられる状況でそれを思い出すことは異なります。 一歩引いて、自分の人生や仕事全体を広い視点から見直し、必要に応じて具体的な行動に落とし込むことができるようになる必要があります。ほとんどの人にとって、ワークフロー管理の魔法は、反省のステップを一貫して活用することで実現します。これは、特に重要なケースで、毎週、すべての未完了のプロジェクトやオープンループを「ホライズン1レベル」（55ページ参照）で見直す機会です。これにより、目の前にあるすべての定義された行動や選択肢をスキャンし、どの時点で何をするかについての選択の効果を大幅に高めることができます。あなたの人生は、どんな単一のシステムでも説明したり調整したりできないほど複雑ですが、GTD（Getting Things Done）メソッドは、注意を要する重要な要素を整理し、最新の状態に保ち、調整された方法で見直すための一貫したモデルを作り出します。ほとんどの人は、さまざまな場所にこのシステムの簡単な要素を持っていますが、その内容や利用法はせいぜい初歩的なものです。 **いつ何を見直すか** 私が推奨するように構築された個人の組織システム（プロジェクトリスト、カレンダー、次のアクションリスト、待機リストを含む）を設定すれば、そのシステムを維持するために必要なことはほとんどありません。おそらく最も頻繁に見直す項目はカレンダーであり、これがその日の「ハードランドスケープ」を思い出させてくれます。つまり、その日に本当に処理しなければならないことです。これは、そこにある内容が何か特別に「重要」であるという意味ではなく、単にそれを実行しなければならないということです。どの時点においても、何をいつやらなければならないかを知ることは、行動のための地形を作ります。カレンダー上のアクション（会議、電話、提出期限のあるレポートの最終草案）を終えたら、残りのタスクを確認する習慣をつけると良いでしょう。必要に応じて、リストや概要、オリエンテーションマップを見直し、その内容を頭から取り除くことが大切です。カレンダーを確認した後は、次に「次のアクションリスト」に目を向けることが多いでしょう。これには、日中に自由に使える時間があれば実行できる事前定義されたアクションの在庫が含まれています。これらを文脈（自宅、コンピュータの前、ジョージとの会議中）ごとに整理していれば、その文脈が利用可能なときにのみ活用されます。プロジェクト、待機リスト、いつかやるかもしれないリストは、それらについて考える必要があると感じる頻度で見直せば十分です。 **重要な成功要因：週次レビュー** 人生の事柄は多くの関心を抱えており、そのうちの一つだけを考慮し、他を無視する者は、世界のビジネスをコントロールするには不適切なビジョナリーです。—ジェームズ・フェニモア・クーパー 行動を要するすべてのことは、記憶や思い出す仕事を再び自分の頭に戻さないようにするために、十分な頻度で見直される必要があります。 瞬時に行動を判断するための迅速かつ直感的な判断を信頼するためには、常により高いレベルで自分を見つめ直す必要があります。私の経験（数千人との関わりを通じて）から言うと、これは成功に不可欠な行動、すなわち「週次レビュー」に繋がります。すべてのプロジェクト、進行中のプロジェクト計画、次のアクション、アジェンダ、待機中の項目、さらには「いつか/もしかしたら」リストも、週に一度は見直すべきです。これにより、頭の中を整理し、過去数日間のあいまいな情報をキャッチし、明確にし、整理する機会が得られます。 ほとんどの人が経験するように、数日間の業務の集中によって物事が比較的制御不能になることがあります。それは予想されることですが、常に接続された世界の普及とともに、その状況はさらに悪化します。常に「完璧な状態」を保とうとするあまり、目の前の仕事から気を逸らしたくはないでしょう。しかし、自信を持って「流れに乗る」余裕を持つためには、週に一度は整理をして内容をリフレッシュする必要があります。 週次レビューは以下のことを行う時間です： - すべての情報を集めて処理する。 - システムを見直す。 - リストを更新する。 - 明確で、最新で、完全な状態にする。 物事を頭から取り除くためには、思考を使う必要があります。ほとんどの人は本当に完全なシステムを持っておらず、そのために見直しをしても実際の利益を得られません。彼らの全体像は不完全で、何かが欠けているという漠然とした感覚を持っています。だからこそ、このプロセスを実施することで得られる報酬は指数関数的です。システムがより完全であればあるほど、あなたはそれを信頼できるようになります。そして、信頼すればするほど、そのシステムを維持するためのモチベーションも高まります。週次レビューは、その基準を維持するためのマスターキーです。 ほとんどの人は、休暇の前の週に自分の仕事に対して最も満足感を感じますが、それは休暇そのもののためではありません。大きな旅行の前の最後の週に何をしますか？あなたは整理し、締めくくり、明確にし、すべての合意を自分自身や他者と再交渉します。そうすることで、ビーチやゴルフコース、スキー場でリラックスし、他のことを考えずにその場にいることができるのです。私は、これを年に一度ではなく、毎週行うことをお勧めします。そうすることで、日常生活にも「今ここにいる」という感覚を持ち込むことができます。 このワークフロー管理プロセスの基本的な目的は、いつでも自分が何をしているかについて良い選択を促進することです。月曜日の午前10時33分に、サンディに電話するか、提案書を完成させるか、メールを整理するかを決めるのは常に直感的な判断ですが、適切な方向性を持つことで、選択に対する自信を高めることができます。希望から行動への信頼に移行することで、エネルギーと効果を即座に高めることができます。行動するためのすべての決定は直感的なものです。課題は、正しい選択であることを「希望する」から「信頼する」ことに移行することです。 行動選択のための三つのモデル 少しの間、あなたが不安や先延ばしのせいで自分のやるべきことに抵抗していないと仮定してみましょう。どんな瞬間にも、あなたが行っていない行動の長いリストが存在します。それでは、何をするか、何をしないかをどうやって決め、両方について満足感を得るのでしょうか？その答えは、直感を信じることです。現在のコミットメントを把握し、明確にし、整理し、振り返ることができれば、あなたの直感的な判断を、仕事や価値観についての知的で実用的な思考で強化することができます。ここでは、あなたが行動を決定する際に役立つ三つのモデルを紹介します。これらは、マリオに電話をかけるべきか、学校の息子にメールを送るべきか、あるいは秘書とカジュアルな会話をするべきかといった具体的な答えを提供するものではありませんが、選択肢をより賢く整理する手助けをしてくれます。そして、これは単純な時間管理や優先順位管理の万能薬ではできないことです。 1. 現在の行動選択のための四つの基準モデル 水曜日の3時22分、あなたはどうやって行動を選びますか？その瞬間に適用できる四つの基準があります。順番は次の通りです：コンテキスト、利用可能な時間、利用可能なエネルギー、そして優先順位です。最初の三つは、あなたが常に操作している制約を説明し、四つ目はあなたの行動に対して階層的な価値を与えます。 コンテキスト あなたは常に、今できることの能力によって制約されています。いくつかの行動はどこでも行えます（例えば、プロジェクトについてのアイデアをペンと紙で書き出すなど）が、大半は特定の場所（自宅やオフィス）や、電話やコンピュータなどの生産性ツールを必要とします。これらは、その瞬間にあなたができることの選択肢を制限する最初の要素です。やるべきことは常に多く、同時に一つのことしかできません。重要なのは、今やっていないことについても、やっていることと同じくらい良い気持ちを持つことです。 利用可能な時間 いつ別のことをしなければなりませんか？5分後に会議がある場合、より多くの時間を要する行動を行うことはできません。 利用可能なエネルギー どれくらいのエネルギーがありますか？やらなければならない行動の中には、新鮮で創造的な精神的エネルギーの貯蔵が必要なものもあれば、より多くの肉体的な力を必要とするものもあります。中には、どちらもほとんど必要としないものもあります。 優先順位 あなたのコンテキスト、時間、エネルギーを考慮した場合、残っている選択肢の中で最も高い成果をもたらす行動はどれですか？あなたはオフィスにいて、電話とコンピュータがあり、1時間の時間があり、エネルギーは10点満点中7.3です。クライアントに電話をかけ直すべきか、提案書に取り組むべきか、メールを処理するべきか、あるいは配偶者に連絡してその日の様子を聞くべきか？ここで、あなたは直感にアクセスし、その瞬間の判断に頼る必要があります。この概念をさらに探求するために、あなたが最も重要なことを決定するための二つのモデルを見ていきましょう。 日常業務を特定するための三重モデル 物事を進めているとき、あるいは「働いている」と言える普遍的な意味で、あなたが関与できる活動には三つの異なる種類があります： - 事前に定義された仕事をする - 発生した仕事をする - 自分の仕事を定義する **事前に定義された仕事をする** 事前に定義された仕事をしているときは、あなたの「次のアクション」リストやカレンダーに基づいて作業を進めています。これは、以前に実施する必要があると決めたタスクを完了したり、ワークフローを管理したりすることです。必要な電話をかけたり、ブレインストーミングしたいアイデアをまとめたり、会議に出席したり、弁護士と話すためのリストを準備したりします。 **発生した仕事をする** しばしば、予期しない出来事が発生します。これらは、あなたが関与しなければならない、または関与することを選ぶ出来事です。例えば、パートナーがオフィスに入ってきて新製品の発売について話したいと言った場合、あなたは他のすべてのことをする代わりに彼女と話をします。毎日、予期しない驚きがあり、計画されていない出来事が現れます。これらの多くに対して、少なくともある程度の時間とエネルギーを費やす必要があります。これらのリードに従うとき、あなたはその瞬間に他の何よりもこれらのことが重要であると暗黙のうちに決定しているのです。 **自分の仕事を定義する** 自分の仕事を定義することは、受信トレイやデジタルメッセージ、会議のメモを整理し、新しいプロジェクトを実行可能なステップに分解することを含みます。入力を処理する際には、2分以内で完了できるアクションをいくつか処理し、多くのものを捨てたりファイリングしたりすることになるでしょう（これも発生した仕事をする一形態です）。この活動の大部分は、すぐには必要ないが、いつか実施する必要があることを特定することになります。進める中で、あなたはすべてのリストに追加していくことになります。すべての仕事を定義した後は、やるべきことのリストが完全であると信頼できるようになります。そして、あなたのコンテキスト、時間、エネルギーが、複数の選択肢を持つことを可能にします。最後に考慮すべきことは、あなたの仕事の性質、目標、基準です。 **自分の仕事を見直すための六段階モデル** 優先順位はあなたの選択を導くべきですが、優先順位を決定するためのほとんどのモデルは、実際の業務活動において信頼できるツールではありません。自分の優先順位を知るためには、自分の仕事が何であるかを理解する必要があります。そして、それを定義するための視点は少なくとも六つあります。適切な比喩を使うと、会話は地平線や認識の距離に大きく関係しています。建物から外を見ると、異なる階から異なるものが見えることに気づくでしょう。 - 地平線5: 目的と原則 - 地平線4: ビジョン - 地平線3: 目標 - 地平線2: 焦点と責任の領域 - 地平線1: 現在のプロジェクト - 地面: 現在のアクション まずは基盤から始めましょう： **基盤：現在の行動** これは、あなたが取るべきすべての行動の累積リストです。電話をかけること、返信すべきメール、やらなければならない用事、上司やパートナーに伝えたいアジェンダなどが含まれます。もし今すぐ世界を止めて、あなた自身や他の誰からも新たな入力がなければ、これらの項目はおそらく100以上になるでしょう。 **ホライズン1：現在のプロジェクト** 現在あなたの前にある行動の多くは、手元にある30から100のプロジェクトから生じています。これらは、例えば新しい家庭用コンピュータの設定、営業会議の整理、新しい本社への移転、歯医者の予約など、比較的短期的な成果を目指すものです。始めたプロジェクトを完了し、約束したことを果たし、約束を守ることで、あなたの潜在意識と意識の両方が成功を収め、満足感や価値感、一体感を得ることができます。—ジョン・ロジャー **ホライズン2：焦点と責任の領域** あなたがプロジェクトや行動を作成または受け入れるのは、あなたの役割、関心、責任によるものです。これらは、あなたが成果を上げ、基準を維持したいと考える生活や仕事の重要な領域です。あなたの仕事には、戦略的計画、管理サポート、スタッフの育成、市場調査、顧客サービス、資産管理などに関する暗黙のコミットメントが含まれるかもしれません。また、あなたの私生活にも健康、家族、財務、住環境、精神性、レクリエーションなど、同じ数の焦点となる領域があります。これらは終わらせるべきものではなく、私たちの経験や関与を評価するための基準として使用し、仕事や世界の中でバランスと持続可能性を維持するためのものです。これらの責任をリストアップし、見直すことで、プロジェクトの在庫を評価するためのより包括的な枠組みが得られます。 **ホライズン3：目標** 今から1〜2年後にあなたが生活や仕事のさまざまな領域で経験したいことは、あなたの仕事を定義するためのもう一つの次元を加えます。しばしば、仕事の目標や目的を達成するためには、仕事の焦点をシフトさせ、新たな責任が生じることが求められます。このホライズンにおいて、個人的にも達成したいことや整えたいことがあるでしょう。それがあなたの生活の特定の側面に重要性を加え、他の側面を減少させる可能性があります。 **ホライズン4：ビジョン** 3〜5年先を見据えることで、組織戦略、環境トレンド、キャリアやライフスタイルの移行状況といった大きなカテゴリーについて考えることができます。内部要因には、長期的なキャリア、家族、財務、生活の質に関する願望や考慮事項が含まれます。外部の問題には、技術、グローバリゼーション、市場トレンド、競争など、あなたの仕事や組織に影響を与える変化が含まれるかもしれません。この高い視点での決定は、あなたの仕事がどのように見えるかを多くのレベルで簡単に変える可能性があります。 ホライズン5：目的と原則 これは全体像を示すものです。あなたの会社はなぜ存在するのか？あなた自身はなぜ存在するのか？何が本当に重要なのか、それは何があっても変わらないことです。あらゆる物事の主たる目的は、その仕事が本質的に何であるかを定義する核心となります。それは究極の職務記述書です。すべての目標、ビジョン、目的、プロジェクト、行動はこれから派生し、これに向かって進みます。これらのホライズンの類推はやや恣意的ですが、実際の生活では、あなたの焦点や優先事項についての重要な会話は、必ずしも一つのレベルにぴったりと当てはまるわけではありません。しかし、これらはあなたのコミットメントやタスクの多層的な性質を思い出させるための有用な枠組みを提供します。分単位や日々の業務では、考える時間がありません。すでに考えておく必要があります。もちろん、何をいつするかについて最良の決定を下したと感じるためには、多くの要素を考慮する必要があります。「優先順位を設定する」という伝統的な意味での長期的な目標や価値観に焦点を当てることは、明らかに必要な核心的な焦点ですが、日々の決定やタスクに対して実用的な枠組みを提供するものではありません。あなたがその仕事を体験するすべてのレベルでの作業の流れをマスターすることは、物事を達成し、それに満足するためのより包括的な方法を提供します。この本の第2部では、これらのモデルを使用して行動の選択を行う方法や、キャプチャ、明確化、計画、整理、振り返りのベストプラクティスがどのようにあなたの成功に寄与するかについて具体的なコーチングを提供します。 プロジェクトを創造的に進める：プロジェクト計画の5つのフェーズ リラックスしたコントロールの重要な要素は、(1) 明確に定義された成果（プロジェクト）と、それを完了に向けて進めるために必要な次のアクション、(2) 定期的に見直される信頼できるシステムに配置されたリマインダーです。これが私が「水平的焦点」と呼ぶものです。シンプルに思えるかもしれませんが、このプロセスの実際の適用は深い結果を生むことがあります。 垂直的焦点の強化 水平的焦点は、ほとんどの状況でほとんどの時間に必要なものです。しかし、時にはプロジェクトや状況をコントロールするために、より厳密で焦点を絞ったアプローチが必要になることがあります。これが垂直的焦点の出番です。このより垂直的な方法で生産的に考える方法を知り、その結果をあなたの個人的なシステムに統合することは、知識労働に必要な2つ目の強力な行動セットです。小さなことをしている間に大きなことを考えなければなりません。そうすることで、小さなことがすべて正しい方向に進むのです。—アルビン・トフラー この種の思考は複雑である必要はありません。あなたが必要とするほとんどの思考は非公式であり、私が「裏紙計画」と呼ぶものです。これは、コーヒーショップで同僚と一緒に議題や営業プレゼンテーションの構成を話し合う際に、文字通り封筒やナプキンの裏に書くようなものです。 私の経験から言うと、これはエネルギーに対して成果を最大化するための最も生産的な計画の方法だと思います。確かに、時には誰もが構成要素や順序、優先順位を明確にするために、より正式な構造や計画を作成する必要があるかもしれません。また、チームがさまざまなプロジェクトの要素について協力する必要がある場合や、投資家に自分たちの計画がしっかりしていることを納得させるためにビジネスプランを作成する必要がある場合には、より詳細なアウトラインも必要です。しかし、一般的には、ペンと紙さえあればかなり自由に創造的なことができます。目標は、プロジェクトや状況を十分に明確にし、コントロールできる状態にして、頭の中から取り除くことです。そして、潜在的に有用なアイデアを失わないようにすることです。私がプロの世界で見てきたプロジェクト思考における最大のニーズは、より正式なモデルではありません。通常、そうしたモデルが必要な人々はすでにそれを持っているか、学術的または専門的なカリキュラムの一部として手に入れることができます。むしろ、私が見つけた最大のギャップは、私たちのためのプロジェクトに焦点を当てたモデルが不足していることです。私たちは、どんなに非公式であっても、自分たちの考えを検証し、サポートする方法が必要です。正式な計画セッションや高機能の計画ツール（プロジェクト管理ソフトウェアなど）は、時には非常に役立ちますが、会議の参加者はしばしば、実際に作業を具体化し、コントロールするために、別の会議を開く必要があります（簡易的な計算やホワイトボードを使ったセッションなど）。より正式で構造化された会議は、プロジェクトがそもそもなぜ行われているのかといった重要な問題を見落としがちです。また、ブレインストーミングや、プロジェクトをより面白く、より利益を上げるための新しいアイデアを生み出すための十分な時間を確保することもできません。最後に、そのような会議の中で、プロジェクト計画のさまざまな側面に対する行動ステップや責任を明確にするための十分な厳密さが持たれることは非常に少ないです。良いニュースは、プロジェクトや状況、テーマについて考える生産的な方法があり、最小限の時間と労力で最大の価値を生み出すことができるということです。それは、私たちが意識的にプロジェクトをコントロールしようとしたり、望ましい結果を実行しようとしたりする際に自然に行う計画の方法です。私の経験では、人々がより多くの計画を非公式かつ自然に行うと、ストレスが大幅に軽減され、より良い結果が得られます。 自然な計画モデル 世界で最も経験豊富なプランナーはあなたの脳です。あなたはすでに、世界で最も優れた創造的なプランナーである脳に慣れ親しんでいます。実際、あなた自身が計画を立てる機械なのです。服を着るとき、昼食を食べるとき、店に行くとき、あるいは単に話すときにも、あなたは計画を立てています。プロセスは一見ランダムに見えるかもしれませんが、脳が物理的に何かを実現するためには、かなり複雑な一連のステップが必要です。 あなたの心は、ほぼすべてのタスクを達成するために5つのステップを経ます： 1 | 目的と原則の定義 2 | 結果のビジョン 3 | ブレインストーミング 4 | 組織化 5 | 次のアクションの特定 シンプルな例：夕食の計画 最後に外食したとき、最初に何がその気にさせたのでしょうか？それは、空腹を満たしたいという欲求、友人と社交したい、特別な occasion を祝いたい、ビジネスの契約を結びたい、あるいはロマンスを育みたいというような、さまざまな理由が考えられます。これらのいずれかが実際に行動に移したいという気持ちに変わった瞬間、あなたは計画を立て始めました。あなたの意図が目的であり、それが自動的に内部の計画プロセスを引き起こしました。あなたの原則は計画の境界を作り出しました。外食に関する原則について意識的に考えたわけではないかもしれませんが、食事やサービスの基準、手頃な価格、便利さ、快適さなどの範囲内で考えていたことでしょう。いずれにせよ、あなたの目的と原則が計画の推進力と境界を定義していました。 目的を果たすことを決めた後、最初にどんな具体的な考えが浮かびましたか？おそらく「計画のII.A.3.b.」のようなことではなかったでしょう。最初のアイデアは「ジョバンニのイタリアン料理」や「ビストロカフェのテラス席に座る」といった具体的なものであったはずです。また、関わる人々や雰囲気、あるいはその夜の結果について、ポジティブなイメージを思い描いたことでしょう。それが結果のビジョンでした。外食の目的が「なぜ」だったのに対し、ビジョンは「何」を表すものであり、目的を最もよく満たす形で物理的な世界がどのように見え、聞こえ、感じられるかのイメージでした。 ビジョンを特定した後、あなたの心は自然に何を始めましたか？どんなことを考え始めましたか？「何時に行くべき？」、「今夜は開いている？」、「混んでいるかな？」、「天気はどう？」、「服を着替えるべき？」、「車にガソリンは入っている？」、「どれくらいお腹が空いている？」といった質問が浮かんできたことでしょう。それがブレインストーミングです。これらの質問は、まだ実現していない結果にコミットしたときに自然に起こる創造的なプロセスの一部でした。あなたの脳は、目指しているものと実際にいる場所との間にギャップを認識し、その認知的不協和を解消しようと空白を埋めようとしました。これが自然な計画の「方法」フェーズの始まりです。しかし、その思考はややランダムでアドホックな形で行われました。外食に関するさまざまな側面が次々と思い浮かんだことでしょう。おそらく、それらすべてを紙に書き出す必要はなかったでしょうが、心の中でそのプロセスのバージョンを行ったのです。知的な思考の鍵は、より知的な思考にあります。十分な数のアイデアや詳細を生成した後、あなたはそれらを整理し始めずにはいられませんでした。 あなたは「まず、レストランが開いているかどうかを確認する必要がある」と考えたり、「アンダーソン家に電話して、一緒に出かけたいか聞いてみよう」と言ったりしたことがあるかもしれません。さまざまな結果に関連する考えを生成した後、あなたの頭の中では自動的にそれらを構成要素（サブプロジェクト）、優先順位、またはイベントの順序に基づいて整理し始めます。構成要素には「物流、人、場所を管理する必要がある」といったものが含まれます。優先順位には「クライアントが本当にディナーに行きたいかどうかを確認することが重要だ」といったものがあります。順序には「まずレストランが開いているか確認し、その後アンダーソン家に電話し、最後に着替える」といった流れがあります。これは、自然な計画の一部であり、挑戦、比較、評価を本質的に取り入れています。一つのことが他の何かよりも良い、大きい、または先にあるということです。最後に（このプロジェクト、つまりディナーに出かけることに本当にコミットしていると仮定すると）、最初の構成要素を実現するために必要な次の行動に焦点を当てます。「カフェ・ルージュに電話して開いているか確認し、予約を取る。」 このプロジェクト計画の5つのフェーズは、あなたが日々達成するすべてのことに自然に発生します。それは、ディナー、リラックスした夜、新しい製品、または新しい会社を創造する方法です。何かを実現したいという衝動があり、結果を想像し、関連するかもしれないアイデアを生成し、それらを構造に整理し、現実にするための物理的な活動を定義します。そして、あなたはそれを自然に、あまり考えずに行います。 自然な計画は必ずしも普通ではない しかし、前のセクションで説明したプロセスは、あなたの委員会がリトリートを計画する方法ですか？あなたのITチームが新しいシステムの導入に取り組む方法ですか？あなたが結婚式を整理したり、潜在的な合併について考えたりする方法ですか？最近、何かの成功を想像しましたか？プロジェクトの主要な目的を明確にし、それを知っておくべき全員に伝えましたか？成功を収めるために必要な基準や行動について合意しましたか？成功を想像し、それを達成した場合に生じる可能性のある革新的なことを考慮しましたか？考慮すべきすべてのアイデアをテーブルに出しましたか？結果に影響を与える可能性のあるすべての要素を考慮しましたか？ミッションクリティカルな構成要素、重要なマイルストーン、成果物を特定しましたか？今すぐに進められるプロジェクトのすべての側面を定義し、それぞれの部分の次の行動と誰が何に責任を持つかを明確にしましたか？ もしあなたが私がコーチングやコンサルティングの立場で関わるほとんどの人と同じなら、これらの質問に対する集団的な答えは、おそらく「いいえ」となるでしょう。自然な計画モデルのいくつかの要素を実施していない可能性が高いです。私のセミナーの中には、参加者がこのモデルを使って現在の戦略プロジェクトを実際に計画するように促すものもあります。 わずか数分で、彼らは自分自身を五つの段階を通して導き、過去に試みたことと比べてどれだけ進歩したかに驚くことが多いです。ある紳士はその後、私にこう言いました。「感謝すべきか怒るべきか分かりません。何ヶ月もかかると思っていたビジネスプランが、今や完成しました。これで実行しない理由がなくなりました！」もしよければ、今すぐ自分でも試してみてください。新しいプロジェクトや行き詰まっているプロジェクト、あるいは単に改善が必要なプロジェクトを一つ選びましょう。目的を考え、成功した結果がどのようなものかを思い描いてみてください。物理的にどこにいるのか、財政的にどうなっているのか、評判はどうかなど、具体的にイメージしてみましょう。次に、潜在的なステップをブレインストーミングし、アイデアを整理し、次に取るべき行動を決めます。自分がどこに行きたいのか、どうやってそこにたどり着くのか、少しは明確になりましたか？ **不自然な計画モデル** 私たちが関わるより複雑な事柄に対して自然な計画モデルを活用する重要性を強調するために、一般的に使われる「普通の」モデル、つまり私が不自然な計画と呼ぶものと対比してみましょう。 **「良い」アイデアが「悪い」アイデアになるとき** 意図は良いのに、会議の冒頭で「さて、誰かこの件について良いアイデアはありますか？」と尋ねるマネージャーやプロジェクトリーダーを見たことがありますか？もしアイデアを出す前に良いアイデアを待っているなら、あまりアイデアは出てこないでしょう。ここでの前提は何でしょうか？良いアイデアが何かを評価する前に、目的が明確で、ビジョンがしっかり定義され、関連するデータがすべて収集（ブレインストーミング）され、分析（整理）されている必要があります。「良いアイデアとは何か？」という質問は良い質問ですが、思考が80パーセント進んでからこそ意味があります。そこから始めると、誰の創造的な思考も混乱してしまうでしょう。自然な思考の流れとは異なる視点から状況にアプローチしようとすると、難しくなります。人々はそれを日常的に行っていますが、ほとんどの場合、明確さの欠如やストレスの増加を引き起こします。他者とのやり取りでは、エゴや政治、隠れた意図が議論を支配することになります（一般的に、最も口が達者な人が主導権を握ります）。もし自分一人で、目的を定義する前に良いアイデアを出そうとすると、初期の悪いアイデアをたくさん集めることが、創造的な便秘を引き起こす可能性が高いです。 **反応的計画モデル** 「穴に落ちたら、掘るのをやめなさい。」—ウィル・ロジャース 不自然なモデルは、ほとんどの人が「計画」として意識的に考えているもので、実際の仕事にはしばしば人工的で無関係なため、人々は計画を立てません。少なくとも前もっては：彼らは計画会議やプレゼンテーション、戦略的な業務を最後の瞬間まで抵抗します。しかし、もし事前に計画を立てなければどうなるでしょうか？多くの場合、危機が訪れます！ 「チケットは取れなかったの？」 「あなたがやるって言ってたじゃない！」 そんな会話が交わされると、いよいよ最後の瞬間の緊急性が迫ってきます。そこで、反応的な計画モデルが始まります。問題が発生したとき、最初に焦点を当てるべきことは何でしょう？行動です！もっと働く！残業だ！人を増やす！忙しくなる！そして、多くのストレスを抱えた人々がその状況に投げ込まれます。しかし、忙しい人々がぶつかり合っても状況が改善しないと、誰かがより洗練された考えを持ち出し、「整理する必要がある！」と言います。（今、気づきましたか？）すると、人々は問題の周りに箱を描き、それにラベルを付けます。あるいは、箱を再描画してラベルを付け直します。「何かをするな」と言われたら、「そこに立っていろ」と。 —ロシェル・マイヤー ある時点で、ただ箱を描き直すだけでは問題を解決できないことに気づきます。そこで、もっと洗練された誰かが「創造性が必要だ」と提案します。「ブレインストーミングをしよう！」会議室にいる全員に対して、上司が「さて、誰かいいアイデアはある？」と尋ねます。しかし、あまり進展がないと、上司はスタッフが内部の創造性を使い果たしてしまったのではないかと推測します。そこで、コンサルタントを雇う時が来ます！もちろん、もしそのコンサルタントが本物であれば、ある時点で彼はおそらく大きな質問を投げかけるでしょう。「さて、あなたたちは本当に何をしようとしているのですか？」（ビジョン、目的） ### 自然な計画技術：五つのフェーズ 言うまでもありませんが、再度言う必要があります：プロジェクトや状況についてより効果的に考えることは、物事をより早く、より良く、より成功裏に進めることができます。では、私たちの心が自然に計画を立てるのであれば、そこから何を学べるでしょうか？そのモデルを使って、より良い結果を得るためにどのように活用できるでしょうか？自然な計画の五つのフェーズを見て、それらの文脈をどのように活用できるかを考えてみましょう。 ### 目的 「なぜ？」という質問をすることは決して無駄にはなりません。現在行っているほとんどのことは、この最上位の焦点でのより深い検討によって強化され、さらには活性化されることがあります。次の会議に行く理由は何ですか？あなたのタスクの目的は何ですか？友人を夕食に招く理由は？なぜエージェンシーではなくマーケティングディレクターを雇うのですか？なぜサービス組織の状況を我慢しているのですか？なぜ予算があるのですか？無限に続きます。 「熱心さとは、目標を忘れたときに努力を倍増することだ。」 —ジョージ・サンタヤナ 認めます：これはただの高度な常識です。どんな活動の目的を知り、明確にすることは、適切な焦点、創造的な発展、協力のための重要な指針です。しかし、これは一般的に実践されていない常識です。なぜなら、私たちは物事を作り出すのが簡単で、作り出したものの形にとらわれ、本来の意図とのつながりを失ってしまうからです。多くの洗練された人々と多くのオフィスで過ごした数千時間を基に、私は「なぜ？」という質問を無視することはできないと確信しています。 人々が私に「会議が多すぎる」と不満を言うとき、私は必ず「その会議の目的は何ですか？」と尋ねます。また、「計画セッションには誰を招待すればいいですか？」と聞かれたときには、「その計画セッションの目的は何ですか？」と問い返します。休暇中に仕事やメールとつながっているべきかどうかのジレンマに直面したときも、「その休暇の主な目的は何ですか？」と尋ねる必要があります。私の質問に対する答えが出るまで、彼らの質問に対して適切な返答をすることはできません。 **なぜ考えることが重要なのか** 以下は「なぜ？」と尋ねることの利点の一部です： - 成功を定義する - 意思決定の基準を作る - リソースを整合させる - モチベーションを高める - 焦点を明確にする - 選択肢を広げる 人々は勝つことが好きです。自分が何をしているのか、その目的がはっきりしていなければ、勝つためのゲームはありません。それぞれの利点を詳しく見ていきましょう。 **成功を定義する** 人々は「勝利」を求めています。私たちはゲームを楽しみ、勝つことが好きです。あるいは、少なくとも勝つ可能性のある状況にいたいと思っています。そして、自分が何をしているのか、その目的がはっきりしていなければ、勝つチャンスはありません。目的が成功を定義します。それは、選挙に立候補することからフォームをデザインすることまで、時間とエネルギーの投資における基本的な基準点です。最終的に、会議の目的がわからなければ、スタッフミーティングについて良い気分にはなれません。また、もしあなたが良い睡眠を取りたいのであれば、取締役会が「なぜマーケティング責任者を解雇したのか」や「なぜその優秀なMBAを新しい財務ディレクターに雇ったのか」と尋ねたときに、良い答えを持っている必要があります。ビジネスプランが良いかどうかは、「なぜビジネスプランが必要なのか？」という質問に答えることで定義される成功基準に照らし合わせるまで、本当にわからないのです。 **意思決定の基準を作る** 五色のパンフレットにお金を使うべきか、二色のものにするべきか、どうやって決めますか？新しいウェブサイトを扱うために大手ウェブデザイン会社を雇う価値があるかどうか、どうやって判断しますか？娘を私立学校に送るべきかどうか、どうやって決めますか？しばしば、難しい決断を下す唯一の方法は、自分が何をしようとしているのか、その目的に立ち返ることです。結局のところ、目的に照らして、これらの投資が必要かどうかがすべての判断基準になります。目的が定義されるまで、知ることはできません。 **リソースを整合させる** 企業予算の中で、スタッフの配分をどのように使うべきでしょうか？今のキャッシュフローをどのように最大限に活用して、来年の小売業者としての存続可能性を高めるべきでしょうか？月例の協会ミーティングのためにランチにもっとお金を使うべきか、スピーカーにお金を使うべきか、どうやって決めますか？どのケースでも、答えは私たちが本当に達成しようとしていること、つまり「なぜ」に依存します。何かをする理由がわからなければ、それを十分に行うことはできません。 **モチベーションを高める** 正直に言うと、何かをする良い理由がなければ、それをする価値はありません。私は、何をしているのかその理由を忘れてしまっている人がどれほど多いかに驚かされます。そして、彼らがその理由をすぐに忘れてしまうことにも驚かされます。 「なぜそれをしているのですか？」というシンプルな質問が、彼らを正しい方向に戻す手助けになります。目的を明確にすることで、何をしているのかがよりはっきりします。たった2分間、自分が何かをする主な理由を書き出すだけで、視界が鮮明になり、まるで望遠鏡の焦点を合わせるような効果があります。プロジェクトや状況が散漫でぼやけてきたときに、「私たちは本当に何を達成しようとしているのか？」と問いかけることで、物事が明確になることがよくあります。 目的があることで、物事が明確になる一方で、創造的な思考が広がるという逆説的な効果もあります。会議やスタッフパーティー、休暇、管理職の廃止、合併などの根本的な理由を本当に理解していると、望ましい結果を実現するための考え方が広がります。私のセミナーでプロジェクトの目的を書き出すと、参加者はしばしば「心に新鮮な風が吹き込むようだ」と言い、何をしているのかのビジョンが明確になると感じます。 あなたの目的は十分に明確で具体的ですか？もし目的に焦点を当てることで、モチベーション、明確さ、意思決定基準、整合性、創造性といった恩恵を実感しているなら、おそらくあなたの目的は具体的です。しかし、多くの目的の声明はあまりにも曖昧で、そうした結果を生み出すことができません。「良いチームを持つ」という目標は、例えば、あまりにも広すぎるか曖昧すぎるかもしれません。「良いチーム」とは何を指すのでしょうか？高いモチベーションを持ち、健全に協力し、主体的に行動する人々の集まりでしょうか？それとも、予算内で収まるチームでしょうか？言い換えれば、目的を達成したかどうか、あるいは道を外れたかどうかがわからないのであれば、有効な指針はありません。「これが目的から外れているとどうやってわかるのか？」という質問には、明確な答えが必要です。 シンプルで明確な目的と原則は、複雑で知的な行動を生み出します。複雑なルールや規制は、シンプルで愚かな行動を引き起こします。—ディー・ホック プロジェクトを推進し、指導するための主要な基準として、あなたが持っている基準や価値観も同様に重要です。人々はこれらを意識的に考えることは少ないですが、常に存在しています。そして、それが侵害されると、必然的に生産性のない気晴らしやストレスが生じます。自分の原則を考える良い方法は、この文を完成させることです。「私は他の人にこれを自由にやらせるだろう、ただし彼らが...」 彼らが何をする限り？あなたのグループの活動に適用されるポリシーは、明示的または暗黙的に何でしょうか？「予算内に収まる限り」？「クライアントを満足させる限り」？「健全なチームを確保する限り」？「ポジティブなイメージを促進する限り」？他の人があなたの基準を超える行動をとったり許可したりすることは、大きなストレスの原因となることがあります。この問題に一度も直面したことがないのなら、あなたは本当に恵まれています。 もしそうするなら、原則についての建設的な会話や明確化がエネルギーを整え、不要な対立を防ぐことができるでしょう。まず自分に問いかけてみると良いでしょう。「私がしていることを損なう可能性のある行動は何か、それをどう防ぐことができるか？」これが、自分の基準を定義するための良い出発点になります。原則に焦点を当てるもう一つの素晴らしい理由は、ポジティブな行動のための明確さと基準を提供してくれることです。このプロジェクトで他の人とどのように、またはどのように働く必要があるかを考え、成功を確実にするためにはどのような行動が許可され、どのような行動が許可されないのかを考えてみてください。あなたと他の人々が最も良い状態で行動するのはどのような時でしょうか。目的がエネルギーと方向性を提供する一方で、原則は行動のパラメーターと優れた行動の基準を定義します。 ビジョン/成果 意識的および無意識的なリソースに最も生産的にアクセスするためには、成功がどのように見え、聞こえ、感じられるかを明確に思い描く必要があります。目的と原則が推進力とモニタリングを提供しますが、ビジョンは最終結果の実際の青写真を提供します。これは「なぜ」ではなく「何」です。このプロジェクトや状況が、成功裏に世の中に現れたとき、実際にはどのようなものになるのでしょうか。例えば、あなたのセミナーの卒業生が、テーマに関する知識を一貫して適用していることや、北東地域での市場シェアが昨年度に2パーセント増加したこと、またあなたの娘が大学の最初の学期に向けたガイドラインとサポートを明確に理解していることなどが挙げられます。 集中の力 「想像力は知識よりも重要である。」 — アルバート・アインシュタイン 1960年代以降、適切なポジティブイメージと集中の価値について多くの書籍が発表されてきました。前向きな集中は、オリンピックレベルのスポーツトレーニングにおいても重要な要素となっており、アスリートたちは身体的な努力、ポジティブなエネルギー、成功した結果を想像することで、パフォーマンスに対する無意識のサポートを最大限に引き出しています。私たちは、心に持つ集中が私たちの知覚やパフォーマンスに影響を与えることを知っています。これはゴルフコースでも、スタッフミーティングでも、人生のパートナーとの真剣な会話でも同様です。ここで私が関心を持っているのは、特にプロジェクト思考において実用的にダイナミックな集中のモデルを提供することです。何かに集中すると—行く予定のバケーション、これから参加する会議、立ち上げたいプロジェクト—その集中は瞬時に他では得られなかったアイデアや思考パターンを生み出します。あなたの生理も、頭の中のイメージに対して現実のように反応します。 網様体賦活系 1957年5月号の『サイエンティフィック・アメリカン』には、脳の基部にある網様体の発見についての記事が掲載されています。 達成しようとしているのかを明確にする必要があります。私たちの認識フィルターの働きを理解することで浮かび上がるシンプルでありながら深い原則があります。それは、「自分がそれを実現している姿を見ない限り、どうやってそれを成し遂げるかは見えない」ということです。何かを実現する前に、まずは心の中でそれを思い描く必要があります。過去に経験したことがある場合や、似たような成功を収めたことがある場合は、何かが起こる姿を想像するのは容易です。しかし、新しい未知の領域を表す成功のイメージに同一化するのは、なかなか難しいことです。つまり、イベントが実際にどのように見えるのかについての参照ポイントが少なく、自分自身がそれを実現できるという経験が乏しい場合です。 多くの人は、誰かがその道筋を示してくれない限り、望む結果を想像することをためらいます。残念ながら、これは私たちの心が解決策や方法を生み出し、認識する仕組みとは逆の考え方です。「私は誰かになりたかった。もっと具体的に言うべきだった。」—リリー・トムリン 最も強力なライフスキルの一つであり、プロフェッショナルと個人の成功のために磨き、発展させるべき最も重要なスキルの一つは、明確な成果を創造することです。これは、聞こえは自明のようでも、実際にはそうではありません。私たちは常に、何を達成しようとしているのかを定義（そして再定義）し続ける必要があります。 さまざまなレベルで達成し、これらのタスクをできるだけ効果的かつ効率的に完了させるために、リソースを一貫して再配分します。このプロジェクトが完了したとき、どのような姿になるでしょうか？クライアントにどのように感じてほしいですか？プレゼンテーションの後、彼に何を知ってもらい、何をしてもらいたいですか？3年後、あなたのキャリアはどのようになっているでしょうか？理想的な財務責任者はどのように仕事をするでしょうか？もしあなたのウェブサイトが理想通りの形になったら、どのような見た目で、どんな機能を持つでしょうか？もしあなたが息子と話す必要があるこの会話が成功したら、あなたと息子との関係はどのように感じられるでしょうか？成果やビジョンは、「コンピューターシステムの実装を完了する」といったシンプルなプロジェクトの声明から、未来のシーンを詳細に描いた完全な脚本の映画までさまざまです。プロジェクトの成功したシナリオに人々を集中させることができると、彼らは通常、高まる熱意を感じ、以前は思いつかなかったユニークでポジティブなアイデアを考え出します。「もし…だったら素晴らしいのに」という考え方は、状況について考え始めるのに悪くない方法です。少なくとも、答えを得る選択肢を持つためには十分な時間です。 ブレインストーミング 良いアイデアを得る最良の方法は、多くのアイデアを出すことです。—リナス・ポーリング 何が起こってほしいのか、なぜそうしたいのかが分かれば、次に「どうやって」というメカニズムが働きます。現在の現実とは異なる心の中のイメージを持つと、自動的にギャップを埋める作業、つまりブレインストーミングが始まります。アイデアが頭の中にランダムに浮かび上がります—小さなもの、大きなもの、あまり良くないもの、良いもの。多くの人にとって、このプロセスは内部で行われることが多く、通常はそれで十分です。たとえば、上司に何を言いたいかを考えながら、廊下を歩いているときなどです。しかし、メモを取ったり、外部の方法でアイデアを捉えたりすることが、成果や思考を大いに高めることができる場面もたくさんあります。あなたの心は、ここからそこへどうやって行くかを考えたがりますが、最初はややランダムな順序で進みます。 アイデアを捉える 過去数十年の間に、プロジェクトやトピックに関する創造的思考を発展させるためのグラフィック指向のブレインストーミング技法がいくつか導入されてきました。これらはマインドマッピング、クラスタリング、パターン化、ウェビング、フィッシュボーンなどと呼ばれています。これらのさまざまなプロセスの著者たちは、互いに異なるものとして描写するかもしれませんが、私たちエンドユーザーにとっては基本的な前提は同じです：アイデアを捉え、表現することを自分に許可し、その後でそれがどのようにフィットするか、何をすべきかを考えることです。何もない場合（実際にはたくさんの「他のこと」がありますが）、この実践はあなたの効率を高めます—アイデアが浮かんだときにそれをつかむことで、再度そのアイデアを考える必要がなくなるのです。 これらの概念や技術の中で最も人気があるのは「マインドマッピング」と呼ばれるもので、これは脳機能の研究者トニー・ブザンによって名付けられた、アイデアをグラフィック形式でブレインストーミングするプロセスを指します。マインドマッピングでは、中心にコアアイデアが置かれ、それに関連するアイデアが自由な形で周囲に広がっていきます。たとえば、オフィスを移転しなければならないことが分かった場合、私はコンピュータ、名刺の変更、接続の変更、新しい家具、電話の移動、整理や梱包などについて考えるかもしれません。これらの考えをグラフィックで捉えると、次のような形になるかもしれません。このようなマインドマッピングは、ホワイトボードに貼れるポストイットを使ったり、ワードプロセッシングソフトやアウトライン作成ソフト、または市場にある多くのマインドマッピングソフトウェアにアイデアを入力することでも行えます。 **分散認知** 外部でのブレインストーミングの素晴らしい点は、元のアイデアを捉えるだけでなく、思いつかなかった新しいアイデアを生み出す手助けをしてくれることです。思考を保持し、それを反映するメカニズムがなければ、あなたの心は「見て、あなたが効果的に使えると思うアイデアの数だけしか出さないよ。もし信頼できる方法でそれらを集めていないなら、そんなに多くは出さない。でも、実際にアイデアを使っているなら、たくさん出してあげるよ！ああ、そういえば別のアイデアも思い出した、そしてまた別のものも」と言っているかのようです。 —エミール・シャルティエ 心理学者たちは、このようなプロセスを「分散認知」と呼ぶようになりました。これは、頭の中のものを外に出し、客観的で見直し可能な形式にすること—つまり「拡張された心」を構築することです。しかし、高校の英語の先生はこの理論を知らなくても、私に重要なことを教えてくれました。「デイビッド、君は大学に行くんだから、論文を書くことになる。すべてのノートや引用を別々の3×5インチのカードに書きなさい。そして、考えを整理する準備ができたら、それらを床に広げて、自然に浮かび上がる構造を見て、何が欠けているかを考えなさい。」エドモンドソン先生は、私に自然な計画モデルの重要な部分を教えてくれたのです！アイデアを軽やかに扱える者だけが、自分のアイデアを支配し、アイデアを支配できる者だけが、それに囚われることはありません。 —林語堂 ほとんどの人は、客観的な構造やツール、トリガーなしに、トピックに2分以上集中することはできません。今進行中の大きなプロジェクトを選び、それについて30秒以上何も考えないようにしてみてください。ペンと紙を手に持ち、「認知的アーティファクト」をアイデアのアンカーとして使わない限り、これはかなり難しいことです。そうすれば、何時間でもそのことに集中できるのです。だからこそ、良い思考はプロジェクトに関するコンピュータ文書を作成しているときにも起こり得るのです。 ノートパッドにマインドマッピングをしたり、紙のテーブルクロスに落書きしたり、あるいは他の人と一緒に会議を開いたりすることが、アイデアを出すための方法です。特に、ホワイトボードと良いマーカーがあれば、状況を把握しやすくなります。ブレインストーミングの鍵となるのは、さまざまな技法を使ってアイデアを引き出し、型にはまらない思考を促進することです。しかし、基本的な原則は以下のようにまとめられます。 - 判断、挑戦、評価、批判をしないこと。 - 質よりも量を重視すること。 - 分析や整理は後回しにすること。 状況で最も悪い結果が何かを考えることが、成功に向けた最良のアイデアを生み出すための方法であることもあります。 ### 判断、挑戦、評価、批判をしない ブレインストーミングでは、計画モデルが顔を出し、アイデアに対して早急に評価や批判を行うことが容易です。批評家の意見を少しでも気にするなら、あなたの表現プロセスは「正しい」ことを言おうとするあまり、抑制されてしまいます。ブレインストーミングをテーマに沿って進めることと、創造的なプロセスを抑え込むことの間には微妙な違いがあります。また、ブレインストーミングは全体の計画プロセスの文脈に置かれることが重要です。単にそのためだけに行っていると思うと、陳腐で不適切に感じられることがあります。もし、これが今行っていることであり、一定の期間の後に解決に向かうためのプロセスの一部であると理解できれば、この部分に対してもっと安心して取り組むことができるでしょう。とはいえ、批判的思考を完全に排除すべきだというわけではありません。この段階では、すべてのアイデアが対象となるべきです。「このアプローチには何が問題か」という視点も、もし存在するならテーブルの上に置かれるべきです。しばしば、最も挑戦的で批判的なアイデアが、最良のアイデアの芽を持っていることがあります。自分がどのような考えを持っているかを理解し、それを適切な方法で活用することが賢明です。主要な基準は、制約や収縮ではなく、包含と拡張であるべきです。 ### 質よりも量を重視する 量を重視することで、思考が広がります。良いアイデアが何かは、実際にアイデアを出してみるまでわからないことが多いです。そして、時には後になって初めて、それが良いアイデアであることに気づくこともあります。たくさんの選択肢がある大きな店での買い物が、選択に対して安心感を与えるのと同じことが、プロジェクトの思考にも当てはまります。考えの量が多ければ多いほど、選択肢を発展させ、自分の選択を信じるための良い文脈を作ることができます。 ### 分析と整理は後回しにする 思考の分析や評価、整理は、創造的で型にはまらない思考と同じくらい自由に行うべきです。しかし、ブレインストーミングの段階では、この重要な活動が主導的な役割を果たすべきではありません。リストを作成することは創造的な行為であり、チームに必要な人々やソフトウェアの顧客要件、ビジネスプランの要素を考慮する方法となります。 すべてをしっかりと把握し、次の段階である整理や焦点を絞った作業に進むまで続けてください。プロジェクト計画を整理することで、より小さな成果を特定し、それに基づいて自然に計画を立てることができます。ブレインストーミングの段階で思いついたことをすべて頭から出し切ったなら、自然な整理が現れてくることに気づくでしょう。私の高校の英語の先生が言ったように、すべてのアイデアを頭の中から出して目の前に並べると、自然な関係性や構造に気づくことができます。これが、多くの人がプロジェクトを整理する際に言及していることです。 整理は通常、構成要素やサブコンポーネント、出来事の順序、または優先順位を特定する際に行われます。最終結果を生み出すために必要なことは何でしょうか？それらはどの順番で行われるべきでしょうか？プロジェクトの成功を確実にするために最も重要な要素は何でしょうか？この段階では、封筒の裏に書いた非公式な箇条書きから、強力なプロジェクト計画ソフトウェアまで、さまざまな構造化ツールを活用できます。プロジェクトが substantial objective control を必要とする場合、構成要素やサブコンポーネントを含む階層的なアウトラインや、時間に沿ってプロジェクトの段階を示すガントチャートが必要になります。独立した部分や依存関係、マイルストーンが全体に対してどのように関連しているかを示すことが重要です。 創造的な思考はここで止まるわけではなく、別の形を取ります。基本的な構造を認識すると、あなたの頭は空白を埋めようとし始めます。たとえば、プロジェクトで扱うべき三つの重要なことを特定すると、それらが並んでいるのを見て、四つ目や五つ目のことを考え出すかもしれません。 整理の基本 ここでの重要なステップは次の通りです： - 重要な要素を特定する - （一つ以上の基準で）分類する： + 構成要素 + 順序 + 優先順位 - 必要な程度まで詳細化する 私は、全く同じ構造や詳細を必要とするプロジェクトを二つ見たことがありません。人々の頭の中から物事を取り出し、成功に向けて動かすためには、ほとんどすべてのプロジェクトが「計画は何か？」というような、脳の順序的な部分からの創造的思考を活用できるのです。 次のアクション 計画の最終段階は、実際にプロジェクトを動かすための物理的資源の配分や再配分に関する決定に帰着します。ここでの問いは、「次のアクションは何か？」です。 前の章で述べたように、このような現実に基づいた思考と望ましい結果の明確化が、私たちの本当の仕事を定義し明確にするための重要な要素となります。私の経験では、自分の本当のプロジェクトのリストを作成し、それぞれの次のアクションを一貫して管理することが、一般的にプロジェクト計画と考えられていることの90パーセントを占めることになります。この基礎的なアプローチは、さまざまなことに対して正直であることを促します。あなたは本当にこれをやるつもりですか？ 誰が責任を持つのか？十分に考えを巡らせましたか？プロジェクトが実行可能なものであれば、次の行動を決定する必要があります。何かに対して具体的に、他に何もすることがなければ物理的に何をするかという質問に答えることは、プロジェクトに対するあなたの考えの成熟度を試すことになります。その質問にまだ答えられないのであれば、自然な計画の流れの中で、もっと具体的に考える必要があります。 基本事項： - 現在のプロジェクトの「動いている部分」それぞれについて次の行動を決定する。 - 必要に応じて、計画プロセスの次の行動を決定する。 動いている部分を活性化する プロジェクトは、他の要素が完了するのを待たずに実行可能な次の行動ステップがすべて決まったときに、十分に計画されたと言えます。プロジェクトに複数の要素がある場合、それぞれについて「今、誰かがこれに取り組むことができるか？」と問いかけて適切に評価する必要があります。たとえば、会議のスピーカーを調整しながら、適切な会場を探すことができます。場合によっては、活性化できるのは一つの側面だけであり、他のすべてはその結果に依存します。そのため、次の行動が一つだけで、それが他のすべての要の役割を果たすこともあります。 もっと計画が必要ですか？ 次に何をするかについて安心できるまで、まだ計画が必要な場合はどうすればよいでしょうか？まだ行動ステップがありますが、それはプロセスに関する行動です。計画の続行における次のステップは何ですか？アイデアをさらに草案すること。アナ・マリアとショーンにメールを送り、彼らの意見を求めること。アシスタントに製品チームとの計画会議を設定するよう指示すること。プロジェクトの次の行動を明確にする習慣は、どんな状況でもリラックスしてコントロールを保つために基本的です。 次の行動が他の誰かのものである場合... 次の行動が自分のものでない場合でも、誰のものかを明確にする必要があります（これは「待っている」アクションリストの主な使い方です）。グループ計画の状況では、プロジェクトのすべての部分の次のステップを全員が知っている必要はありません。しばしば必要なのは、プロジェクトの各部分に対する責任を適切な人に割り当て、次の行動を特定するのは彼らに任せることです。この次の行動に関する会話は、組織の明確さを促進します。リソース配分の物理的現実について、誰かが全員に厳しく問いかけるまで現れない問題や詳細が浮かび上がります。これは簡単で実践的な議論を促進し、重要なポイントを明らかにすることができます。 どれくらいの計画が本当に必要ですか？ この計画モデルをどれくらい具体化する必要があり、どの程度の詳細まで行う必要があるのでしょうか？シンプルな答えは、プロジェクトを心から解放するために必要なだけです。一般的に、物事が心に留まる理由は、結果や行動ステップがまだ決まっていないからです。 適切に定義されていない、またはそれらのリマインダーが、あなたが信頼して探すべき場所に置かれていない可能性があります。さらに、詳細や視点、解決策が十分に発展していないため、あなたの計画の有効性を信頼できないかもしれません。もしそのプロジェクトがまだ頭の中にあるのなら、さらなる思考が必要です。私のプロジェクトの定義、つまり「複数の行動を必要とする成果」と考えると、ほとんどのプロジェクトは、成果と次の行動をリストアップするだけで、頭の中から取り除くことができます。新しい株式仲介業者が必要ですか？友人に推薦を頼むだけで済みます。自宅に新しいプリンターを設置したいですか？異なるモデルや価格をウェブで調べるだけで大丈夫です。私は、プロジェクトの80％がそのような性質であると推定しています。すべてのプロジェクトについて、完全な計画モデルを頭の中で行うことになりますが、次の行動を見つけ出し、それらを完了するまで進めるために必要な分だけです。さらに約15％のプロジェクトは、少なくとも外部のブレインストーミングが必要かもしれません。たとえば、マインドマップやワードプロセッシングソフトやプレゼンテーションプログラムでのメモが役立つかもしれません。これは、会議の議題、休暇、または地元の商工会議所へのスピーチの計画には十分かもしれません。最後の5％のプロジェクトは、自然な計画モデルの5つのフェーズのうちの1つ以上を意図的に適用する必要があるかもしれません。このモデルは、物事を解決し、前進させるための実用的なレシピを提供します。あなたのプロジェクトの中で、より明確さや大きな行動が必要だと感じていますか？もしそうなら、このモデルを使うことが効果的な進展をもたらす鍵となることがよくあります。 **もっと明確さが必要ですか？** もしより明確さが必要なら、自然な計画スケールを上にシフトさせてください。人々はしばしば非常に忙しい（行動）ですが、それでも混乱や明確な方向性の欠如を経験します。彼らは計画を引き出すか、新たに作成する必要があります（整理）。計画レベルで明確さが欠けている場合、計画に信頼を持つために、現在のアイデアやデータの十分なインベントリを生成するためのさらなるブレインストーミングが必要です。ブレインストーミングセッションがあいまいな思考で行き詰まった場合、焦点は成果のビジョンに戻すべきです。そうすることで、脳の網様フィルターが「どうやって」考えるために開かれるようになります。もし成果やビジョンが不明確であれば、まずなぜその状況に関与しているのか（目的）をクリーンに分析し直す必要があります。 **もっと行動が必要ですか？** もしもっと行動が必要なら、モデルを下に進める必要があります。プロジェクトの目的に対する熱意がある一方で、実際にそれを現実の世界でどのように実現するかについての抵抗感があるかもしれません。最近では、仕事の質を向上させることがマネージャーの関心事になっているかもしれませんが、しばしば望ましい結果の明確なイメージをまだ定義していないことが多いです。思考はビジョンの具体的な部分に移る必要があります。 再度、自問してみてください。 「結果はどのようなものになるだろうか？」 その質問に対する答えを考えたのに、物事が進まない場合は、具体的な方法や運営の詳細、視点について考える必要があるかもしれません（ブレインストーミング）。私はよく、比較的明確に定義されたプロジェクトを引き継いだクライアントに出会います。たとえば、「新しいパフォーマンスレビューシステムを実施する」といったプロジェクトです。しかし、彼らはその内容についてのアイデアを出すために数分間考えることすらしていないため、前に進めないことが多いのです。ブレインストーミングが行き詰まることもあります（特に「青空思考」のタイプの人々に多いです）。その場合、重要な成果物についての評価や意思決定を行うための厳密さが求められることがあります。これは、アイデアがたくさん出た非公式なやり取りの会議が、実際に次に何をすべきかという決定を生まないまま終わることがあるためです。また、計画があるのに、実行に移せていない場合は、各要素を「次のアクションは何か、誰が担当するのか？」という視点で評価する必要があります。 あるマネージャーは、数ヶ月前から大規模な年次会議の組織を担当しており、前回の年の締切近くにチームが経験した危機的な状況を避ける方法を私に尋ねました。彼女が引き継いだプロジェクトのさまざまな要素のアウトラインを示したとき、私は「今すぐに進められる部分はどれですか？」と尋ねました。半ダースの要素を特定した後、それぞれの次のアクションを明確にしました。その結果、昨年のようなギリギリの混乱を防ぐために、スムーズに進行することができました。 前の2章では、私たちの生活と仕事の最も基本的なレベルで、最小限の努力で最大限の生産性とコントロールを維持するための基本モデルについて説明しました。私たちが取る行動や、それによって多くの行動を生み出すプロジェクトについてです。生産性を高め、ストレスを減らすために新しいスキルは必要ありません。必要なのは、それらを適用するための体系的な行動の強化です。基本的な原則は変わりません。すべてのオープンループを収集し、それぞれに前向きな思考プロセスを適用し、結果を整理、レビュー、アクションで管理する責任を持たなければなりません。計画は物事を始める手助けをしますが、そこから抜け出すためには努力が必要です。—ウィル・ロジャース あなたが何らかの形で完了することにコミットしているすべての状況には、そこから目的地へと進むための自然な計画プロセスがあります。その5段階モデルを活用することで、進化をより簡単、迅速、そして生産的にすることができます。これらのモデルは理解しやすく、実行も簡単です。それを適用することで素晴らしい結果が得られます。新しいスキルはほとんど必要ありません。すでに物事を書き留め、結果を明確にし、次のアクションを決定し、物事をカテゴリーに分け、すべてをレビューし、直感的な選択をする方法を知っています。今、あなたは成功した結果に焦点を当て、ブレインストーミングを行い、整理する能力を持っています。 考えを巡らせ、次のステップに進む準備を整えましょう。しかし、これらのことを知っているだけでは結果は生まれません。高い生産性を持ち、リラックスし、コントロールされた状態になる能力があっても、それだけではそうなれるわけではありません。ほとんどの人と同じように、あなたもコーチが必要かもしれません。ステップバイステップで経験を共にし、道中の指針や便利なコツを提供してくれる人です。そうすることで、新しい運営スタイルが自然に身につくまでサポートしてくれるでしょう。それについては第2部で詳しく説明します。 ストレスフリーな生産性を実践するための始め方： 時間、空間、ツールの設定 第2部では、概念的な枠組みや限られたワークフローマスタリーの応用から、フルスケールの実施とベストプラクティスへと移行します。このプログラムを通じて、多くの人がこれまで経験したことのないリラックスしたコントロール感を得ることができますが、そこに至るにはステップバイステップの手順が必要です。そのため、できるだけ簡単に参加でき、これらのテクニックから最大限の価値を引き出せるように、論理的な手順を提供します。このセクションの詳細は、初めて読む際には消化しきれないと感じるかもしれませんが、これはモデルをフルスケールで実施することを決めた場合のための詳細な指示マニュアルとして含まれています。実施には、少なくとも2日間の中断のない時間が必要です。この情報や提案は、GTDの道を歩み始める際に新たな応用レベルを得るために、再度見直したくなる可能性が高いものです。 実施—徹底的なものでもカジュアルなものでも—は「コツ」に関することが多いです これらの方法を徹底的に実施することに自信がない場合でも、安心してください。この資料から得られる価値の多くは、良いコツにあります。時には、たった一つの良いコツがこの情報を探る価値を生むことがあります。例えば、私たちのセミナーから得た最良のものは、単に「2分ルール」だったと教えてくれた人もいます。コツは、私たちの中であまり賢くない、意識していない部分のためのものです。私が知っている最高のパフォーマンスを発揮する人々は、人生に最良のコツを取り入れている人たちです。私自身もそうです。私たちの賢い部分は、あまり賢くない部分がほぼ自動的に反応するように行動を設定します。これにより、高いパフォーマンスを生む行動が生まれます。私たちは、自分がすべきことをするように自分を仕向けるのです。行動を通じて気分を良くする方が、気分を良くしてから行動するよりも簡単です。—O. H. モウアー 例えば、私のように定期的に運動する人であれば、運動をするための小さなコツを持っているかもしれません。私の一番のコツは、服装です。運動着を着ると運動したくなりますが、そうでなければ他のことをしたくなる可能性が高いです。では、実際の生産性のコツの例を見てみましょう。あなたも、翌日持ち帰る必要がある仕事を家に持ち帰ったことがあるでしょう？ それは、翌朝忘れないことが非常に重要でした。では、前の晩にどこに置きましたか？ドアの前に置いたのでしょうか、それとも鍵のそばに置いたのでしょうか？そうすれば、必ず持って行けるはずです。これのために教育を受けているのですか？あなたの生活に導入した自己管理の技術は、なんて洗練されたものでしょう！実際、それがまさにそうなのです。前の晩のあなたの賢い部分は、朝一番に目覚めたときにあまり意識がないかもしれない、あまり賢くない部分がいることを知っています。「ドアの前にこれがあるのは何だっけ？ああ、そうだ、これを持って行かなきゃ！」なんて素晴らしいアイデアでしょう。でも、本当にそうなのです。私はこれを「ドアの前に置く」と呼んでいます。ここでの「ドア」とは、あなたの家のドアではなく、あなたの心のドアです。しかし、考え方は同じです。今すぐカレンダーを取り出して、次の14日間のすべての項目をじっくり見てみると、「あ、そうだ、これをしなきゃ」と思い出すことが少なくとも一つはあるでしょう。その価値のある考えを、行動を促す場所に記録すれば、すでに気分が良くなり、頭がすっきりし、よりポジティブなことを達成できるでしょう。これはロケット科学ではなく、ただの良いトリックです。今すぐきれいな紙とお気に入りの筆記具を取り出し、3分間、心に浮かんでいる最も素晴らしいプロジェクトにだけ集中してみてください。そうすれば、少なくとも一つは「そうだ、これを考慮しなきゃ—」というアイデアが浮かぶことを保証します。そして、頭に浮かんだことを紙に書き留め、そのアイデアや情報を実際に使う場所に置いておきましょう。10分前の自分よりも賢くなるわけではありませんが、あなたの仕事や生活に価値を加えることができます。効率的な創造的思考と行動の大きな秘密は、正しいことを正しいタイミングで焦点に置くことです。マスタフルにワークフローを管理する方法を学ぶことの多くは、必要な思考がより自動的に行われるように、道具を整え、動きを練習することに関するものです。次に紹介する時間、空間、道具を整えるための提案は、素晴らしい新しいレベルで物事を実現するための信頼できる方法です。もし、個人管理システムで大きな前進を目指しているなら、詳細に注意を払い、次に提供される提案をすべて実行することをお勧めします。全体は部分の合計を上回るでしょう。また、このプログラムを実行することで、今あなたの生活で起こっている実際のことに対して本当の進展が得られることに気づくでしょう。あなたがやりたいことを、新しく効率的な方法でたくさん達成できるでしょう。それはあなたを驚かせるかもしれません。時間を確保すること 大きな一歩を踏み出すことを恐れないでください。小さなジャンプを二回しても、深い谷を渡ることはできません。—デイビッド・L・ジョージ 私は、このプロセスを開始するための時間を確保し、適切なスペース、家具、道具を備えた作業スペースを準備することをお勧めします。 スペースが適切に整えられ、効率的に配置されていれば、自分の持ち物に対処する際の無意識の抵抗を減らし、作業や入力を進めるために座ることが魅力的に感じられるようになります。多くの人にとって理想的な時間枠は、連続した2日間です。ただし、もしそのくらいの時間が取れない場合でも心配しないでください。私が提案する活動のいずれかを行うことは、どれだけの時間をかけても有益です。2日間は必須ではなく、これらのテクニックや原則はほぼ即座に効果を発揮し始めます。全体のキャプチャプロセスを実施するには、6時間以上かかることもあり、システムに外部化してキャプチャしたいすべての入力に対して行動を明確にし、決定するのにさらに8時間かかることもあります。もちろん、作業を小分けにして処理することもできますが、最初の部分を一気に取り組むことができれば、はるかに楽になります。 私がこの方法論を実施する際に誰かと一緒に作業するのに理想的な時間は、週末や祝日です。この時期は外部からの干渉が最小限になるからです。通常の平日に誰かと作業する場合は、まず会議が予定されていないことを確認し、緊急の中断のみを許可します。電話はボイスメールに転送されるか、アシスタントによって記録され、休憩中に確認して処理されます。この作業に対しては、営業時間外を利用することはお勧めしません。通常、これは作業効率が大幅に低下し、「迷走」に陥る傾向が強くなるからです。 このプロセスに2日間を捧げれば、生産性やメンタルヘルスの面で、その何倍もの価値があるでしょう。私が関わる多くの経営者にとって、2日間連続で仕事を離れることがこのプロセス全体で最も難しい部分です。仕事中に会議やコミュニケーションに常に対応しなければならないという認識を手放すのは難しいのです。だからこそ、私たちはしばしば週末を利用します。オープンキュービクルやオフィスで働いている場合、通常の勤務時間中に十分な時間を確保するのはさらに難しい挑戦です。手順自体が特別なわけではなく、長期間未決定や停滞しているオープンループの大規模な在庫についてキャプチャし、決定を下すには多くの精神的エネルギーが必要だからです。中断があると、すべてを処理するのにかかる時間が倍増することもあります。もし一度の時間枠でゼロ地点に到達できれば、大きなコントロール感と達成感を得られ、エネルギーと創造性の貯蔵庫が解放されます。その後は、通常の業務の合間に短いスパンでシステムを維持することができます。 スペースの設定 中央のコントロール室として機能する物理的な場所を選ぶ必要があります。すでに作業用のデスクやオフィススペースが整っている場合、それが最適なスタート地点でしょう。自宅オフィスで働いている場合は、当然それが主な場所になります。 もしすでに両方の場所にシステムがあるなら、同じ、あるいは互換性のあるシステムを両方に整えることが重要です。ただし、一方が主となる可能性が高いです。もしどちらも持っていない、つまり自分の物を整理するための中心的な物理的な場所がないと感じているなら、必ずそれを作る必要があります。たとえ主にバーチャルな高技術な生活を送っていても、作業を行うためのベースキャンプとしてのプライベートな空間は必要です。このプログラムは、実際に作業を行ったり情報を処理したりする場所で実施したいですが、まずは主な場所から始めるのが最適です。 作業スペースの基本は、書き物をするための面と、受け取り用のトレーを置くためのスペース、そしておそらく（ほとんどの人にとって）コアとなるデジタルツールのためのスペースです。機械工場の現場監督や病院の受付看護師、子供の保育士などは、それ以上のものは必要ないでしょう。ほとんどの主婦は、作業の流れを管理するために広いスペースを必要としないかもしれませんが、メモ、郵便、家庭や家族のプロジェクトや活動、財務などを処理するために十分な専用スペースを持つことは重要です。通常、この生活に関するものは、キッチンや廊下、ダイニングテーブル、本やメディアの棚などに散らばっていて、混乱を招きます。 もちろん、プロフェッショナルにとっては、書き物をする面は電話（と充電器）、コンピュータ、スタッキングトレー、作業用ファイル引き出し、参考書棚などを含むように広がります。中にはプリンターやホワイトボード、マルチメディア会議用の機器が必要だと感じる人もいるでしょう。自分の空間をしっかりと持つ人は、運動やレジャー、趣味のための道具も必要です。自宅や職場、さらには移動中にも、専用の個別の作業スペースを持つことが不可欠です。機能的な作業スペースは非常に重要です。もしまだ専用の作業スペースや受け取り用トレーを持っていないなら、今すぐ手に入れましょう。これは学生や主婦、退職者にも当てはまります。誰もが、他のすべてのことを処理するための物理的なコントロールの拠点を持つ必要があります。 もし緊急の作業スペースを数分で設置しなければならないとしたら、私は未完成のドアを購入し、二つの二段引き出しのファイリングキャビネット（それぞれの端に一つずつ）に置き、上に三つのスタッキングトレーを置き、紙、メモ帳、ペンを加えます。それが私の拠点になります。（もし座る時間があれば、スツールも買います！）信じられないかもしれませんが、私はいくつかの役員オフィスを見てきましたが、それよりも機能的ではないところもありました。 オフィスに行く場合でも、自宅にスペースが必要です。自宅の作業スペースを削ることは避けてください。このプロセスを通じてわかるように、オフィスのシステムと同じ衛星的なホームシステムを持つことが重要です。私が関わった多くの人々は、自宅の混乱の度合いに少し恥ずかしさを感じていましたが、職場のオフィスと対照的に、同じセットアップを両方に整えることを許可することで大きな価値を得てきました。もしあなたも彼らのようであれば、週末を使って自宅の作業スペースを整えることで、驚くほどの効果を実感するでしょう。 あなたの生活を整理する能力に革命的な変化をもたらすことができます。移動中のオフィススペース ビジネストラベラーとして、またはモバイルライフスタイルを持つ人として頻繁に移動する場合、効率的に整理された「移動中のマイクロオフィス」を設置したいと思うでしょう。おそらく、これは適切なフォルダーやポータブルワークステーションの備品を備えたブリーフケースやバックパック、サッチェルで構成されるでしょう。多くの人々は、移動中やオフサイトの環境にいるときに開くちょっとした瞬間や時間の隙間を活用できるように装備されていないため、生産性を失っています。良い処理スタイル、適切なツール、そして自宅と職場での良好な相互接続システムの組み合わせは、特定の種類の仕事をこなすために旅行を非常に効果的な手段にすることができます。テクノロジーがより強力なモバイルハードウェアと迅速なグローバルアクセスを提供し続ける中で、仮想的に生活を管理する能力は高まっています。しかし、その問題は、モバイルデバイスで利用可能なすべての選択肢によって生じる混乱です。適切なアプリケーションやツールを使って、発生する事象を捕捉、明確化、整理するための良い方法論がなければ、グローバルなモバイルアクセスの新しい世界は十分に活用されず、むしろ生産性のない気晴らしやストレスの原因となるでしょう。 スペースを共有しないこと！ 自分自身の作業スペース、少なくとも自分専用のイントレイと紙や物理的な資料を処理する場所を持つことが不可欠です。私が関わった多くのカップルは、家庭の一つのデスクで作業しようとしましたが、二つの作業ステーションに拡張することで、驚くほどの違いが生まれます。彼らが期待する「分離」からは程遠く、その移動は実際には共有する生活の管理に関する微妙なストレスを軽減します。あるカップルは、家にいる母親のためにキッチンに追加のミニワークステーションを設置することに決め、彼女が家族の部屋で赤ちゃんを見守りながら仕事を処理できるようにしました。あなたは自分のシステムを使う必要があり、常に再構築する必要はありません。 いくつかの組織は「ホテル化」という概念に興味を持っています。つまり、従業員が完全に自己完結したモバイルワークステーションを作成し、会社のどこでも、いつでも「プラグイン」して作業できるようにすることです。これにより、企業が「母船」から独立して機能できる労働力を持つことで、オフィススペースの要件を削減することができます。しかし、これは関与する各従業員が自分自身のコントロールの中心を持っていることを前提としています。この仕組みでは、安定した作業ステーションが崩れるため、実験は失敗しました。私たちが持っているシステムを使うことに対して抵抗があってはなりません。インストレイやファイリングシステム、そして私たちの物をどこでどのように処理するかを常に再発明しなければならないこと（「あのポストイットやホッチキスはどこだ？！」）は、絶え間ない気晴らしの原因となるだけです。 どこでも仕事ができる クリーンでコンパクトなシステムを持ち、 迅速かつポータブルに自分の作業を処理する方法を知っていれば、ほぼどこでも仕事ができます。しかし、やはり自宅の拠点が必要です。そこには、よく使うツールが揃っていて、必要なときにすぐ手に取れるように、参考資料やサポート資料を十分に収納できるスペースが必要です。私が関わるほとんどの人は、一般的な参考資料やプロジェクトサポート用の紙ベースの資料を収納するために、少なくとも2つのファイル引き出しが必要です。デジタルスキャナーやこの分野の技術の進歩を考えると、いつの日かすべてのサポート資料がクラウドに保存され、必要なときにどこからでも取り出せるようになることも考えられます。しかし、物理的なパスポートやミラノ旅行から持ち帰ったユーロ、さまざまな一時的な紙ベースの書類が必要なくなるには、まだしばらく時間がかかるでしょう。大きいものでも小さいものでも、その参考資料や補助資料の在庫には、簡単にアクセスできる場所が必要です。 必要なツールを揃える このワークフロープロセスを完全に実施することを決意したなら、始めるために必要な基本的な備品や機器があります。進めていくうちに、慣れ親しんだものを使うことと、新しい機器の可能性を評価することの間を行き来することになるでしょう。良いツールは必ずしも高価である必要はありません。しばしば、低テクの側面では、見た目が「エグゼクティブ」なものほど、実際には機能不全であることが多いです。 基本的な処理ツール ゼロから始めると仮定しましょう。デスクトップの作業スペースに加えて、以下が必要です： - 書類トレイ（少なくとも3つ） - 普通のレターサイズの紙の束 - ペンまたは鉛筆 - ポストイット（3x3インチ） - ペーパークリップ - ホッチキスと針 - セロテープ - ゴムバンド - 自動ラベラー - ファイルフォルダー - カレンダー - ゴミ箱/リサイクルビン - データキャプチャ、整理、やることリスト用の現在使用しているツール（モバイルデバイス、パソコン、紙ベースのプランナーやノートなど） 書類トレイ これらは、受け取りトレイと出しトレイとして機能し、進行中の作業用のサポート資料や、読むべき資料のスタック用に1つまたは2つのトレイを用意します。最も機能的なトレイは、側面が向いているレターサイズまたはリーガルサイズのスタッカブルなもので、「リップ」がないため、1枚の紙をスムーズに取り出すことができます。 普通の紙 初期の収集プロセスには普通の紙を使用します。信じられないかもしれませんが、1つのフルサイズの紙に1つの考えを書くことは非常に価値があります。ほとんどの人は、最終的に自分のメモを何らかのリストオーガナイザーに整理することになりますが、初期の考えを個別のプレースホルダーに分けておくことで（1つのあいまいなリストではなく）、後の処理や整理の段階でまとめやすくなります。いずれにせよ、アドホックな入力を簡単にキャッチできるように、レターサイズのライティングペーパーやタブレットをたくさん用意しておくことが重要です。ポストイット、クリップ、ホッチキスなども必要です。 瞬間ごとに収集し、考え、処理し、整理することは十分に難しい作業です。そのため、できるだけ簡単に行えるようにするための道具を常に用意しておくことが重要です。付箋、クリップ、ホッチキス、テープ、ゴムバンドは、紙ベースの資料を整理・保管する際に役立ちます。紙やその他の物理的な資料の使用は減少していますが、まだまだ完全に終わってはいません（気づいていないかもしれませんが！）。それらを管理するためのシンプルな道具は不可欠です。 **ラベラー** ラベラーは、このプロセスにおいて驚くほど役立つ道具です。私たちが関わった何千人もの人々が、自分自身の自動ラベラーを持っており、私たちのアーカイブには「信じられないほど、どれだけ違いが出るかなんて思ってもみなかった！」というコメントがたくさん寄せられています。ラベラーは、ファイルフォルダーやバインダーの背表紙、その他多くのものにラベルを貼るために使用されます。私は、瞬時に単一のラベルを作成できるスタンドアロンのツールやシンプルなプラグアンドプレイのラベラーを好みます。これにより、何かが現れたときにファイリングする際の手間が減ります。 **ファイルフォルダー** 十分な数のファイルフォルダーが必要です。また、ファイリングシステムによっては、同じ数のファイルフォルダーハンガーも必要になるかもしれません。無地のフォルダーで問題ありません。色分けは、ほとんどの場合、労力に見合うほどの複雑さではありません。一般的な参照用のファイリングシステムは、シンプルな図書館のようなものであるべきです。 **カレンダー** 不完全なアイテムを収集するためだけにカレンダーが必要というわけではありませんが、そこに記入すべきアクションが出てくることは確かです。前述したように、カレンダーはアクションリストを保持するためではなく、特定の日や特定の時間に実行しなければならないことの「ハードランドスケープ」を追跡するために使用されるべきです。最近の多くのプロフェッショナルは、ルーズリーフのオーガナイザーからモバイルデバイス、共有のエンタープライズソフトウェアアプリケーションまで、何らかの作業カレンダーシステムを既に持っています。カレンダーは、整理されているために人々が頼りにする中心的なツールであることが多いです。特定のデータや特定の時間や日付に関連するコミットメントや情報を管理する上で、重要な要素です。カレンダーには多くのリマインダーやデータが必要ですが、そこに留まることはありません。カレンダーは、この方法を適用することで現れるより包括的なシステムと統合される必要があります。どのようなカレンダーが最適か疑問に思うかもしれませんが、それについては次の章で詳しく説明します。今は、手元にあるカレンダーを使い続けてください。全体的な体系的アプローチに慣れてくれば、異なるツールに移行する際のより良い参考点が得られるでしょう。 **ゴミ箱/リサイクルビン** ほとんどの人と同様に、このプロセスを実施すると、予想以上に多くのものを捨てることになるでしょうので、しっかりとゴミを出す準備をしてください。私が指導した一部の経営者は、私たちが一緒に作業する日には、大きなゴミ箱をオフィスのすぐ外に置いておくことが非常に役立つと感じています。 **オーガナイザーは必要ですか？** 自分の物を処理し、整理する方法が分かれば、実際にはリストを作成し管理するだけで済みます。整理ツールが必要かどうか、また必要な場合はどのようなものが適しているかは、いくつかの要因によって異なります。すでにリストや参照情報を管理するための何かを使うことに決めていますか？アクションや議題、プロジェクトのリマインダーをどのように見たいですか？どこで、どのくらいの頻度でそれらを見直す必要がありますか？頭の中に物事を詰め込むのは適切ではないため、明らかにトリガーを管理し、外部で自分を整えるための何かが必要です。 すべてを低テクな方法で管理することも可能で、フォルダーに紙を保管することができます。また、紙のノートやプランナー、あるいはそのデジタル版を使用することもできます。これらの組み合わせを使うこともできます。前のセクションで挙げた低テクな道具は、収集、処理、整理のさまざまな側面に使用されます。収集にはトレイとランダムな紙を使います。イン・トレイを処理する際には、Post-itやホッチキス、クリップが必要な2分未満のアクションを多く完了することになります。2分以上かかる雑誌や記事、報告書や文書は、別のトレイに入れます。また、ファイルに保管するものもかなりあるでしょう。残るのは、プロジェクトの在庫管理、カレンダー項目やアクション、議題のリマインダーの記録、待っているものの追跡などで、これにはリストや類似アイテムの見直し可能なグループが必要です。 リストは、ファイルフォルダーに保管された紙の形で低テクに管理することもできます（例えば、Callsフォルダーに必要な人ごとの別々のシートやメモ、To Payフォルダーやトレイに支払うべき請求書など）。また、ルーズリーフのノートやプランナーで中テクに整理することもできます（Callsというページに名前をリストアップするなど）。さらに、高テクなデジタル版（ソフトウェアアプリケーションのタスクやTo-DoセクションにあるCallsカテゴリなど）もあります。ほとんどの整理ツールは、持ち運び可能な参照資料（例えば、連絡先情報）を保持するだけでなく、リストを管理するために設計されています。（カレンダー自体も、時間と日付に特化したアクションリマインダーが時系列でリストされている一種のリストです。） 生産性を高めるための最良のコツの一つは、自分が使いたいと思える整理ツールを持つことです。20世紀後半から、初期のデイタイマーやフィロファックスから、より洗練されたタイムシステムやフランクリン・コヴィーのプランナー、シンプルなモレスキンノートのレトロな使い方、そして現在のタスク管理ソフトウェアアプリケーションの洪水まで、数千種類の整理ツールが市場に出回っています。 現在使用しているものに「Getting Things Done」プロセスを実装すべきか、新しいものを導入すべきか？答えは、実際に自分の行動を変えるのに役立つ方を選ぶことです。適切にツールを使うためには、効率性の要素も考慮する必要があります。 デジタル情報をたくさん受け取っていますか？それをデジタルツールで管理する方が簡単ではありませんか？急な予定変更に対応するために、紙のカレンダーが必要ですか？忙しい時に電話をかける必要があることを、どのように、どこで思い出すのが一番簡単ですか？他にも様々な要素があります。私は、レストランで一人で夕食を待っている時に、スマートフォンを使う口実が欲しくて、自分の計画や更新を行ったことがいくつかあります。もしあなたの参照システムが整っていなければ、ワークフローにブロックが生じ、あいまいな情報があなたの世界に溜まってしまいます。ただし、使用するツールがストレスのない生産性をもたらすわけではありません。それはGTD（Getting Things Done）メソッドを実践することで生み出されるものです。取り入れる構造は、プロセスを表現し実行する上で非常に重要ですが、それ自体が代替品ではありません。優れたハンマーが優れた大工を作るわけではありませんが、優れた大工は常に優れたハンマーを持ちたいと思うものです。整理ツールを手に入れるかどうか、またどれを使うかを考える際には、実際に必要なのはリストを管理することだけだということを忘れないでください。移動中でもリストを作成し、必要に応じて簡単に、そして定期的に見直すことができる必要があります。リストに何を入れ、どのように使うかが分かれば、媒体は実際には重要ではありません。シンプルさ、スピード、楽しさを追求しましょう。 ファイリングシステムの重要な要素 参照システムが迅速で機能的、かつ楽しくない場合、情報をキャッチするプロセス全体に抵抗を感じるでしょう。シンプルで非常に機能的な個人用参照システムは、このプロセスにとって重要です。ファイリングシステムは、誰かのオフィスでワークフロープロセスを始める前に最初に評価するものの一つです。第2章でも述べたように、良い一般的な参照システムが欠如していることは、個人管理システムを実施する上での最大の障害の一つであり、私が指導した多くの経営者にとっては、改善の大きな機会を示しています。それは、内容が重要または戦略的だからではなく、管理されていない場合、物理的および精神的なスペースを不必要に曇らせるからです。無作為で行動に移せないが潜在的に関連性のある資料が、処理されず整理されていない状態では、心理的なノイズを生み出します。さらに重要なのは、それがワークフローの「流れ」の部分にブロックを生じさせ、物事が詰まってしまう傾向があることです。多くの場合、私はクライアントと一緒に地元の文房具店に行き、ファイリングキャビネット、大量のファイルフォルダー、ラベラーを購入しました。そうすることで、彼らのデスクやオフィスに散らばっている物の3分の2を適切に収納する場所を作ることができました。その結果、仕事に関する明確さと集中力の変化は、必然的に劇的でした。 私たちがここで主に関心を持っているのは、一般的な参照用のファイリングシステムです。これは、契約書や財務情報、患者記録、その他のデータカテゴリに特化したファイリングシステムとは異なります。一般的な参照用ファイルには、記事、パンフレット、紙のメモ、印刷物、文書、さらにはチケット、鍵、バイヤーズクラブの会員カード、USBメモリなどの物理的なものも含まれます。基本的には、興味深いデータや目的のために保管しておきたいもので、専門的なファイリングシステムには収まらず、棚に自立して置いておくことができないものです（大きなソフトウェアマニュアルやセミナーバインダーのように）。もしあなたがデジタル志向の人であれば、物理的なもののためにファイルフォルダーはもはや必要ないと思うかもしれません。将来的には、物理的なパスポートや出生証明書、古いキッチン家電の取扱説明書、医療記録、あまり使わない箱の鍵、再訪する国の紙幣が必要なくなるかもしれません。しかし、それまでは、これらを整理して保管するための物理的な場所が必要です。あなたが経験したことを捉え、それを整理するためには、ファイルを設定する必要があります。出来事やアイデアに強く感じることがあれば、それを心の中で流してしまうのではなく、ファイルのために形にするよう努め、その意味を引き出し、これらの感情やアイデアがどれほど愚かであるか、あるいはどのように生産的な形に表現できるかを示す必要があります。—C. ライト・ミルズ もし信頼できる秘書やアシスタントがそのシステムを維持してくれるのであれば、文書に「Xとしてファイル」と書いた付箋を貼って彼または彼女に送ることができるので、素晴らしいことです。しかし、あなたのアシスタントがいないときでも、いつでもアクセスできる潜在的に興味深い、機密性のある、または有用なサポート資料があるかどうか自問してみてください。もしそうであれば、デスクの中やその近くに自分自身のシステムが必要です。このダイナミクスは、紙の形でもデジタルの形でも同じです。ますます多くの情報が私たちにバーチャルに届く中で、コンピュータやモバイルデバイス上にアドホックデータのための一般的な参照場所を持つことは重要です。多くの人々は、メールの受信トレイを形のない一般的な参照ストレージとして使用しています（「このメールは息子の学校のイベントスケジュールに関する情報が含まれているので保管しておく必要がある」）が、彼らは「ロバート」や「学校のスケジュール」と名付けた電子フォルダーをメールアプリケーション内に作成して、その中にドラッグして保存することや、良い参照ストレージプログラムやデータベースにコピー＆ペーストすることをためらっています。現在、こうした情報をキャプチャし、分類し、複数のデバイスと同期させることができるソフトウェアが利用可能ですが、それを構造化する方法について考える必要があり、また、この種の情報を適切な場所に流し込むための意図的な行動が求められます。そうしないと、デジタル環境が複雑化し、混乱してしまいます。私が新しい一般的な参照用ファイリングシステムを導入したとき、 私のコンピュータ上のアプリケーションについてですが、最適な整理方法を見つけるのに約3ヶ月の試行錯誤が必要でした。そして、さらに3ヶ月かけて「クルーズコントロール」に乗せることができたので、今はそれについてあれこれ考えるのではなく、ただ使うことができています。 **ファイリングの成功要因** 個人的なファイリングシステムを維持することを強くお勧めします。物理的なものとデジタルなものの両方を含めてです。受信トレイから何かを取り出したり、メールから印刷したりするのに1分もかからず、次のアクションは不要だと判断した場合でも、将来的に価値があるかもしれない情報を信頼できるシステムに保存することができるべきです。書類をスキャンして保存したり、コンピュータに情報をコピー＆ペーストする際も同様です。 デジタルの資料が紙の資料よりも多い場合（またはその逆でも）、両方のための効率的なシステムがなければ、価値のある情報を保持することに抵抗を感じたり、保持した情報が不適切な場所に蓄積されてしまいます。何かを簡単に取り出せる形式でファイルするのに1分以上かかる場合、あなたはそれを積み重ねたり、どこかに押し込んだりする可能性が高いです。システムは迅速であるだけでなく、楽しく簡単で、最新かつ完全である必要があります。そうでなければ、受信トレイを空にすることに無意識に抵抗を感じてしまい、そこにファイリングすべきものがあることを知っていても、書類や詰まったメールを見たくなくなります。 安心してください。個人のファイリングシステムが整い、スムーズに機能し始めると、人々は抵抗から実際に自分の山やデジタル空間を整理することを楽しむようになるのを見てきました。新しいトピックに関する1枚の紙、たとえ落書きのメモであっても、それを自分のファイルにファイリングすることに対して、より正式な大きな文書をファイリングするのと同じくらい快適に感じる必要があります。 ファイルを作成し整理するのには多くの労力がかかるため、人々はファイルを保持しなかったり、地元のテイクアウトカフェのメニューや現在の電車の時刻表など、さまざまなユニークなアイテムで散らかったキャビネットや引き出しを持っていたりします。もし、そういった情報がすぐにウェブ上で入手でき、ハードコピーにアクセスする必要がないと信じているなら、無駄にシステムを重複させないようにし、選択したものとその使い方がシームレスであることを確認してください。 あなたのリファレンスシステムを、すべての情報を迅速かつ簡単に保持できる基準に達するために必要なことは何でも行ってください。私のシステムは私自身にとっても、試してみた多くの人々にとっても素晴らしく機能していますので、以下のガイドラインを取り入れて、リファレンスファイリングを自動化することを強くお勧めします。 **一般的なリファレンスファイルをすぐ手の届くところに保管する** ファイリングは瞬時で簡単でなければなりません。アドホックな紙をファイルするたびに立ち上がらなければならない場合や、保持したい情報の適切な場所をコンピュータ上で複数の場所から探さなければならない場合、あなたはそれを積み重ねたり、元の場所に置いたままにしてしまう傾向があります。 あなたは、全体のトレイプロセスに抵抗を感じることが多いでしょう（そこにはファイリングが必要なものがあることを知っているからです！）。私が指導した多くの人々は、オフィスのスペースを再設計し、一般的な参照用のファイル引き出しを回転椅子の届く範囲にたくさん配置しました。私の「アルファシステム」では、一般的な参照用にA-Zのアルファベット順の物理的なファイリングシステムを一つだけ持っており、複数のシステムはありません。私のメールの参照フォルダーも同様に整理されています。人々はファイルを個人管理システムとして使いたがる傾向があり、そのためプロジェクトや焦点の領域ごとにグループ化しようとします。これにより、どこにファイルしたかを忘れたときに、物が見つからない場所が幾何学的に増えてしまいます。すべてのアクションのリマインダーを次のアクションリストにフィルタリングした後、この種のデータは単にあなたの個人ライブラリの内容です。あなたは、好きなだけ情報を保持する自由を持つべきです。唯一の問題は、ストレージのためのスペースがどれだけあるか、そして必要なときに情報にどれだけアクセスしやすいかです。 シンプルなアルファシステムでは、すべてをトピック、人物、プロジェクト、または会社ごとにファイルしますので、正確にどこに置いたかを忘れても、3つか4つの場所にしかない可能性があります。通常、各ラベルには「ガーデニング—鉢」や「ガーデニング—アイデア」のように、少なくとも1つのトピックのサブセットを記載できます。これらはGの下にファイルされます。効果的でシンプルかつアクセスしやすい一般的な参照用ファイリングシステムを使用することで、望むだけの情報を保持する自由が得られます。デジタルの世界は、広範囲のデータに対する検索機能の利点を提供し、コンテンツにキーワードをタグ付けする能力は、さらに情報の取得を容易にします。しかし、データストレージの選択肢や場所が多すぎると、その力は簡単に複雑さや混乱を引き起こすこともあります。私が知っている、たとえ中程度に忙しい人々でも、これらのツールを使ってすべての情報を整理するための時間と労力をかけることはありません。したがって、コンピュータは素晴らしい力と柔軟性、そして優れた参照ライブラリの機会を提供しますが、自分自身のシンプルで効果的な参照情報のフォーマットを設計するという、さらに大きな課題を生み出します。デジタルでも、意味のある方法で整理された視覚的なマップを持つことは非常に役立ちます。通常はインデックスやデータグループを効果的に整理し、アルファベット形式で構成されます。私が好きなロンドンのレストランを見つけるためには、現在の一般的な参照アプリケーションに行き、「ロケール」、次に「ロンドン」、そして「レストラン」と進みます—各レベルの抽象化内でアルファベット順に整理されています。デジタル志向の人々にとって最大の問題は、情報をキャプチャして保存することの容易さが「書き込み専用症候群」を生み出していることです。彼らは情報をキャプチャすることしかしておらず、実際にはそれを賢くアクセスして使用していません。自分の潜在的に巨大なデジタルライブラリを機能的に保つためには、意識的な努力が必要です。さもなければ、数回のキーストロークで簡単にデータが捨てられるブラックホールになってしまいます。 「自分の物を整理する必要はない、検索機能が十分に見つけてくれるから」という考え方は、私の経験からすると、かなり最適ではありません。私たちは、収集した情報の膨大な量を効果的にカテゴライズして把握する方法を持つ必要があります。時折、特定のトピックやプロジェクトに関して非常に大量の参考資料を持っている人がいて、それは独立した引き出しやキャビネット、またはデジタルディレクトリに整理されるべきです。しかし、物理的な資料がファイル引き出しの半分にも満たない場合は、一般的なアルファベット順のシステムに含めることをお勧めします。デジタルのグループの場合は、サブディレクトリとして独自の場所を持つ価値があるかもしれません。 新しいフォルダーを簡単に作成できるようにするために、私は処理するためのイン・トレイの近くに新しいファイルフォルダーをたくさん用意しています。ファイルするものがあるのに、手元にたくさんのフォルダーがないと、プロセスが面倒になります。常に手の届く範囲に供給を確保してください。これに対するデジタル版は、必要に応じてデータストレージソフトウェアで新しいディレクトリを瞬時に作成することに慣れることです。 簡単に収納できるための十分なスペースを確保することも重要です。物理的なファイル引き出しは、常に3/4未満の容量に保つようにしましょう。引き出しが詰まっていると、無意識のうちに物を入れることに抵抗を感じ、参考資料が積み重なってしまいます。引き出しが狭くなり始めたら、電話を保留にしている間に整理することもあります。デジタルデバイスのストレージに注意を向けている場合は、見直しと整理を行う良いタイミングです。過剰に詰まったファイル引き出しを持っていない人はほとんどいません。もしあなたが自分の爪を大切に思うなら、ファイリングへの無意識の抵抗をなくしたいなら、引き出しは十分に余裕を持たせて、ファイルの出し入れが楽にできるようにするべきです。 デジタル版では、コンピュータやクラウドのスペースに関する心配がこれに該当します。常に判断しなければならないのは、コンテンツが意味を持ち、簡単にアクセスできるようにするために、どれだけのスペースを確保するかということです。情報が無秩序に整理されていると、情報のブラックホールを作り出してしまいます。電話を保留にしている間に、私はメールフォルダーや古いドキュメントディレクトリを整理しています。 このことに対する人々の反応は、「もっとファイルキャビネットを買わなきゃ！」や「大きなハードドライブを買わなきゃ！」というもので、まるでそれがひどいことのように感じられます。しかし、もしその資料が保管する価値があるなら、簡単にアクセスできるように保管する価値があるのではないでしょうか？もしそうでないなら、なぜそれを保管しているのですか？私たちが情報時代にいるなら、何かがそれを妨げるようなことをしているのは賢明ではありません。 一般的な参考資料を手元に置くために、別の階層の参考ストレージを作成する必要があるかもしれません。完成したプロジェクトのメモや「死んだ」クライアントファイルなどの資料はまだ保管する必要があるかもしれませんが、それらはオフサイト、ストレージドライブ、クラウド、または少なくとも作業スペースの外に保管することができます。 ファイルフォルダーにラベルを付ける自動ラベラー 物理的な参考資料の在庫がどれほど少なくても、それに対してポジティブに関与し続ける必要があります。ラベルを印刷したファイルは、物理的なファイルの性質やそれに対する関係を変えます。ラベルが付いたファイルは、役員会のテーブルの上でも安心感があります。誰もがそれを識別でき、遠くからでも何が入っているかが一目でわかりますし、ブリーフケースの中でも簡単に確認できます。ファイルの引き出きを開けると、ほぼ印刷されたインデックスのようにアルファベット順に整理されたファイルが目に入ります。これにより、物を探したり追加したりするのが楽しくなります。名前を付けたものは、自分のものです。収集したけれど名前のないものは、あなたを支配します。おそらくこの新しいミレニウムの後半には、脳科学者たちがラベル付きファイルがなぜこれほど効果的に機能するのかについて、難解で複雑な神経学的説明をしてくれるでしょう。それまでは、私を信じてください。ラベラーを手に入れましょう。そして、自分専用のものを。システム全体をスムーズに機能させるためには、常に手元に置いておく必要があります。そうすれば、いつでもファイルを整理できます。そして、共有しないでください！ファイルするものがあってラベラーが手元にないと、資料をファイルするのではなく、ただ積み重ねてしまいます。ラベラーはホチキスと同じくらい基本的なツールであるべきです。実際の作業の現場では、何かを適切な場所にファイルするのに60秒以上かかると、ファイルするのではなく「積む」ことになります。 ファイルを年に一度は整理する 定期的にファイルを整理することで、古くなったり、ブラックホールのように感じたりするのを防ぎ、必要になるかもしれないという気まぐれで何かを保持する自由を与えてくれます。結局、数ヶ月後にはすべてが再評価されることになるので、その時に何を保持する価値があるのか再判断できます。これはデジタル情報にも紙ベースの情報にも同様に当てはまります。私自身は、電話を保留にしている間（または長引く電話会議の時間を持て余している間）にファイルを整理します。すべての組織には（まだ持っていない場合）、全従業員がジーンズを着て、電話を「おやすみモード」にして、保管しているものを整理する「整理デー」を設けることをお勧めします。大きなゴミ箱、リサイクル容器、「シュレッダー行き」の箱が用意され、全員が一日中整理モードで過ごすことが許可されます。個人の整理デーは、ホリデーシーズンや年末、または春の税務準備の時期に、前年の財務ファイルのアーカイブと結びつける理想的なイベントです。 成功要因としてのファイリング 参考資料やサポート資料は、緊急性と関連付けられることはほとんどなく、全体の戦略においても重要ではありません。したがって、その管理はしばしば低優先度に relegated され、扱われることさえありません。しかし、問題は、あなたの精神的および物理的な作業空間が、行動に移せないが潜在的に関連性があり有用なものに cluttered されてしまうことです。 「これは何ですか？」 「なぜここにあるのですか？」 「これをどうすればいいのですか？」 「今すぐアクセスする必要があるものはどこにありますか？」 これらの疑問は、あなたの世界のこの側面が厳密に整備されていないと、潜在意識に影を落とす声となります。異なる性質や意味を持つアイテムが同じ場所に積み重ねられていると、その内容について常に考えるのは大変な労力になるため、脳はその山に麻痺してしまいます。参考資料は、物理的にもデジタル的にも、それぞれの明確な境界内に整理されている必要があります。そうすることで、他のカテゴリーを混乱させず、特定の目的のために利用でき、効率的にアクセスできるようになります。これらの資料は非常に多量になる可能性があるため、必要なときに必要なものをキャッチ、整理、アクセスできるように簡単に管理できることが重要です。また、システムのよりアクション指向の要素の邪魔にならないようにすることも大切です。私は、世界中の最も洗練されたプロフェッショナルたちと数えきれない時間を過ごし、シンプルで機能的な参照システムの整理と設定を手伝ってきましたが、その結果、彼らの注意をより大きなことに向けることができるようになったことが多くありました。 最後に準備すべきこと… 時間を確保し、作業エリアを整え、方法論を実行するための基本的なツールを用意しました。次は何をすればいいのでしょうか？ ワークフローシステムの設定に一定の時間を割くことを決めたなら、セッションの間に他のコミットメントをすべて片付ける必要があります。絶対に電話をかけなければならない人がいる場合や、秘書に処理してもらわなければならないこと、あるいはパートナーに確認しなければならないことがあるなら、今すぐそれを行ってください。あるいは、いつそれを行うか自分自身と合意し、そのリマインダーを見逃さない場所に置いておきましょう。作業に全力を注ぐためには、あなたの注意が完全にその作業に向けられていることが重要です。ほとんど例外なく、私が人々にコーチングを始めるとき、彼らは時間を確保し、その時間に私をリソースとして利用するためにかなりの金額を支払っているにもかかわらず、まだその日の終わりまでにやらなければならないことがあり、自分のシステムでそれを整理していないことが多いのです。「ああ、今日はこのクライアントに電話をかけなきゃ」とか「今夜のチケットをパートナーが取っているか確認しなきゃ」と言ったりします。これは、私たちの文化において、洗練された人々が自分自身の意識に対する責任を無視しているという、ある種の意識の欠如と成熟度の不足を示していると思います。それでは、そのすべてを処理しましたか？ よし。今、あなたのすべての未解決のループの代表を一つの場所に集める時間です。 キャプチャリング： あなたの「モノ」を整理する 第2章では、あなたの潜在的な仕事や意味のあるインプットをキャッチする基本的な手順について説明しました。この章では、あなたの未完了のものや「モノ」をすべて一つの場所、「イン」に集めるプロセスをより詳しく説明します。これは「水のような心」の状態に到達するための重要な第一歩です。現在持っているものよりも少し多くのものを集めるだけでも、ポジティブな感情を生むでしょう。しかし、もしあなたがこのキャプチャリングプロセスを100％実行できれば、その経験は劇的に変わり、あなたの仕事や世界を把握するための重要な新しい基準を得ることができます。私がクライアントにこのプロセスを指導する際、キャプチャフェーズは通常1時間から6時間かかりますが、ある人には20時間もかかりました（最終的に私は「アイデアは分かった」と言いました）。すべての仕事や他の場所にあるものを含む完全なコレクションにコミットしている場合、思ったよりも時間がかかることがあります。それは、すべてのストレージエリア、コンピュータ、車、ボート、他のガレージや家など、あらゆる隅々を確認することを意味します。あなたの注意を引くすべてのものをキャッチするまで、あなたの中の一部は、あなたが自分の世界の全体像を把握しているとは完全には信じられないでしょう。もしこの部分に少なくとも数時間をかければ、未解決の大部分を把握できることを確信してください。そして、関連するプレースホルダーノートを作成することで、残りをキャッチすることもできます。たとえば、「ボートの収納小屋を整理して処理する」や「廊下のクローゼットに対処する」といった具合です。 現実の世界では、あなたのモノを常に100％集めておくことは難しいでしょう。ほとんどの人と同様に、あなたは週の間にあまりにも多くのことに関わりすぎて、頭の外にあるアイデアや約束をすべてキャッチすることはできないでしょう。しかし、これはあなたが仕事や生活に関する注意を引くすべてのものを一貫して整理するための理想的な基準となり、あなたをモチベートし続けるべきです。 準備、スタート… すべてを集めることには非常に実用的な理由があります： 1 | どれだけの量のモノに対処する必要があるかを把握するのに役立ちます； 2 | 「トンネルの終わり」がどこにあるかを知ることができます； 3 | 明確化や整理を行う際に、まだ「どこかにある」かもしれない不明瞭な塊に心理的に気を散らされることを避けることができます。 あなたの注意を引くすべてのものを一つの場所に集めると、自動的に集中力とコントロールの向上した状態で行動することができます。あなたが何をしていないかを知ることで、あなたは自分がしていないことに対して良い気分を持つことができます。一度にすべての不適切なものを一つの場所にキャッチするのは、圧倒されることもあります。 少し直感に反するように思えるかもしれませんが、ほとんどのものは「それほど重要ではない」ため、今もなおそのまま放置されているのです。最初に現れたときは緊急性がなかったため、まだ何も問題が起こっていないのでしょう。それは、いつか連絡を取りたいと思っていた人の名刺であり、引き出しの底にある部品が欠けているテクノロジー機器であり、オフィスのより良い場所に移動させるつもりだと自分に言い聞かせているプリンターです。これらは、あなたを悩ませるものでありながら、対処するか完全にリストから外すかを決めていないものです。しかし、そこに何か重要なものがまだあるかもしれないと思っているため、それらがあなたを支配し、必要以上のエネルギーを奪っています。ですから、始める時です。インボックスとメモ用の普通の紙を半インチの束で用意して、さあ、始めましょう！ **物理的な整理** 最初の活動は、物理的な環境の中で、今の場所に永続的に存在するべきでないものを探し、それをインボックスに入れることです。未完のものや、何らかのアクションに関する決定が必要なものを集めます。それらはすべて「インボックス」に入れられ、後で処理できるようにします。 **そのままにしておくもの** インボックスに入れるべきかどうかを明確に判断する最良の方法は、入れるべきでないものをはっきり理解することです。ここでは、何もアクションが結びつかないままその場に留まることができるものの4つのカテゴリーを示します。 - 用品 - 参考資料 - 装飾 - 設備 **用品**には、定期的に使用するために保持する必要があるものが含まれます。文房具、名刺、切手、ホチキス、ポストイット、クリップ、ボールペンのリフィル、電池、時々記入する必要があるフォーム、ゴムバンドなどがこれに該当します。多くの人は、歯磨きフロス、ティッシュ、ミントなどを含む「個人用用品」の引き出しを職場に持っています。 **参考資料**は、必要に応じて情報として保持するものです。ソフトウェアのマニュアル、地元のテイクアウトデリのメニュー、子供のスポーツチームのスケジュール、社内の電話内線リストなどが含まれます。このカテゴリーには、すべての電話番号や住所情報、プロジェクトやテーマ、トピックに関連する資料、辞書、百科事典、年鑑、企業記録の製本アーカイブなどの情報源が含まれます。また、図書館として保持している本や雑誌も含まれます。 **装飾**は、家族の写真、アート作品、掲示板に貼られた楽しいインスピレーションを与えるものを指します。プレートや記念品、植物などもあるかもしれません。 **設備**は、明らかに電話、コンピュータ、プリンター、スキャナー、ゴミ箱、家具、時計、充電器、ペン、ノートパッドなどを指します。 あなたはおそらく、これらの4つのカテゴリーに分類される多くのものを持っているでしょう。基本的には、アクションが結びついていないすべてのツールやギアです。それ以外のものは「イン」に分類されます。しかし、最初は備品、参考資料、装飾、または設備と解釈されるかもしれない多くのものも、実際にはまだ必要な状態になっていないため、アクションが関連付けられる可能性があります。たとえば、ほとんどの人は、デスクの引き出しや棚、掲示板、コンピュータのファイルに、古くなったり、別の場所に整理する必要がある材料や情報をたくさん持っています。これらは「イン」に分類されるべきです。同様に、もしあなたの備品の引き出しが手に負えない状態で、無駄なものや整理されていないものがいっぱいであれば、それは捕捉すべき未完了のものです。子供の写真は最新のものですか？ 壁に飾っているアートは本当に欲しいものですか？ 記念品はまだ保管しておきたいものですか？ 家具は正確にあるべき姿になっていますか？ コンピュータはあなたの望むように設定されていますか？ オフィスの植物は生きていますか？言い換えれば、備品、参考資料、装飾、設備は、正しい場所に、正しい状態でない場合、「イントレイ」に投げ込む必要があるかもしれません。 捕捉に関する問題 捕捉のステップに取り組む際、以下のようなことに直面するかもしれません： + イントレイに収まる以上のものがある； - 整理や処分に気を取られる可能性が高い； + すでに何らかの形で集められ、整理されたものがある； および/または - あなたの目の前に置いておきたい重要なものに出くわす可能性が高いです。 もしアイテムがイントレイに入らないほど大きい場合は？ 物理的にイントレイに入れられない場合は、それを表すメモをA4サイズの普通の紙に書いてください。たとえば、オフィスのドアの後ろにポスターや他のアート作品がある場合は、「ドアの後ろのアート」とA4サイズの紙に書き、その紙をイントレイに入れます。日付も必ず記入してください。これにはいくつかの利点があります。もしあなたの整理システムに、他のものを表すこれらの紙が含まれることになった場合、そのメモがいつ作成されたかを知っておくと便利です。また、アシスタントへのポストイットメモから、メモ帳に転記したボイスメール、クライアントとの電話で取ったメモまで、手書きのすべてに日付を入れるのは良い習慣です。日付スタンプ機能のあるデジタルツールを使用している場合も、同じ理由でそれを使うのが良いでしょう。この小さな情報が非常に役立つのは3％の時間だけですが、そのためにこのシンプルな習慣を身につける価値があります。 もし山がイントレイに収まらないほど大きい場合は？ もしあなたが私たちが個別に働いている98％の人々と同じであれば、最初の収集活動では、イントレイに快適に積み重ねられる以上のものが集まるでしょう。その場合は、イントレイの周りや、その下の床にスタックを作ってください。 最終的には、すべてを処理し整理する過程で、積み重なったものを排除していくことになります。しかしその間、明らかに「入っている」スタックとそれ以外のものとの間に視覚的な違いを持たせることを忘れないでください。 即時処理 もし何かが明らかにゴミであるなら、見つけた時点で捨ててしまいましょう。私のクライアントの中には、これが初めて自分のデスクの中央の引き出しを掃除する機会だという人もいます！もし何かが何であるか、あるいはそれを保管する価値があるかどうか分からない場合は、「入っている」に入れてしまいましょう。後で、入れたものを処理する際に判断できます。重要なのは、個々のものにこだわりすぎて、これかあれかを決めようとしないことです。明確にすることは、キャプチャすることとは全く異なる考え方を必要としますので、別々に行うのが最良です。いずれにせよ、「入っている」にあるものは後で処理しますし、その決定を下すモードにいるときの方が、そういった選択をするのは簡単です。キャプチャプロセスの目的は、できるだけ早くすべてを「入っている」に入れることです。そうすれば、適切に整理され、戦いのラインを引いた状態になります。「屋根裏部屋を掃除できるのは、読むことができる人だけだ。」—アン・ランダース 整理と排除の虫に注意！ 多くの人が、オフィスや自宅のさまざまな場所を整理しているときに、整理と排除のウイルスに感染します。もしそうなった場合でも、大きな時間の余裕があれば問題ありません（少なくとも一週間は必要です）。そうでなければ、作業を小さなプロジェクトやアクションに分けて、それをシステムにリマインダーとして記録しておく必要があります。「四段のキャビネットを整理する」や「オフィスのクローゼットを掃除する」といった具合です。避けたいのは、作業の一部を片付けるために迷い込んでしまい、全体のアクション管理プロセスを完了できなくなることです。それには思ったよりも時間がかかるかもしれませんので、すべてのものを処理し、システムをできるだけ早く整えることを目指しましょう。 リストや整理システムに既にあるものについてはどうでしょうか？ すでにいくつかのリストや整理システムがあるかもしれません。しかし、このワークフロープロセスモデルに十分に慣れておらず、以前に実施したことがない場合は、それらのリストを「入っている」の他のアイテムと同様に処理すべきものとして扱うことをお勧めします。システムを一貫性のあるものにしたいので、すべてを同じ視点から評価することが必要です。 「でも、そのものを失うわけにはいかない…！」 キャプチャプロセスの中で、誰かが「おお、神様！それを忘れていた！対処しなきゃ！」と言うような紙や文書に出くわすことがあります。それは、2日前に対応すべきだった電話のメモや、数週間前に取るべきだった行動を思い出させる会議のメモかもしれません。彼女はそれを大きなスタックに入れたくないのです。 彼女は、他のものが自分の受け皿に入るのを恐れているので、再び見失うことがないようにしています。もしあなたもそうなったら、まず自分に問いかけてみてください。それは、初期の実施期間中に本当に対処しなければならないことですか？もしそうなら、すぐに対処して心の中から取り除くのが一番です。そうでないなら、「受け皿」に入れておいてください。どうせすぐにそれを処理して空にすることになるので、失われることはありません。もしその場で対処できない場合でも、目の前にそのリマインダーが必要なら、近くに「緊急」スタックを作っておきましょう。理想的な解決策ではありませんが、それで十分です。自分の物事をより意識的にすることで、多少の不安感が表面化することを覚えておいてください。必要なサポートを作りましょう。 デスクトップの準備はできましたか？では、デスクの上にあるものを「受け皿」に積み上げていきましょう。手元にある多くのものがそこに入る必要があります。多くの人はデスク全体を「受け皿」として使っています。もしあなたもその一人なら、周りにいくつかのスタックができるでしょう。作業スペースの一端から始めて、出会ったものすべてに対処していきましょう。典型的なアイテムには以下のようなものがあります： - 郵便物、メモ、報告書、読書資料のスタック - ポストイット - 集めた名刺 - 領収書 - 会議のメモ 思考を要するものを拾うのを避けたくなるのは簡単です。「ああ、あのスタックの中身はわかっているし、そのままにしておきたい」と言いたくなる衝動を抑えてください。これはほとんどの人が最初に言うことですが、それがうまくいかなかった理由です。すべてを受け皿に入れる必要があります。このシステムに慣れ親しんだスタックを通した人は、実際にそれを行ったときに大きな安堵感を感じたという人は一人もいませんでした。デスクトップを回りながら、自分の道具や設備を変更する意図があるかどうか自問してみてください。モバイルデバイスや電話システムは大丈夫ですか？コンピュータは？デスク自体は？何か変更が必要な場合は、そのことについてメモを書いて「受け皿」に入れておきましょう。 デスクの引き出し 次に、デスクの引き出しがあれば、一つずつ取り組んでいきましょう。そこに何か気になるものはありますか？実行可能なアイテムはありますか？そこに不適切なものはありますか？これらの質問のいずれかに「はい」と答えた場合は、実行可能なアイテムを「受け皿」に入れるか、そのことについてメモを取りましょう。この機会を利用して引き出しを整理するか、後でやるためのメモを作るかは、あなたの時間と中にどれだけのものがあるかによります。 カウンタートップ オフィスの周りを進みながら、常にそこにあるわけではないキャビネットやテーブル、カウンターの上に置かれているものを集めていきましょう。しばしば、読書資料、郵便物、報告書、さまざまなフォルダーやプロジェクトのためのサポート資料のスタックがあるでしょう。すべてを集めてください。すでに使用した参考資料がそのまま残っているかもしれません。 もしそうであれば、そしてそれをファイルキャビネットや本棚にすぐに戻せるのであれば、どうぞそうしてください。ただし、しまう前に、その資料に関連する何らかのアクションがあるかどうか、自分自身に確認することを忘れないでください。もし何かアクションがあるなら、「イン」に入れて、後でそのプロセスで対処できるようにしましょう。 キャビネットの中を見てみましょう。あなたのコレクションやノスタルジーアイテムは、今でもあなたにとって意味がありますか？キャビネットの中には何が入っていますか？ここは、大きな備品や参考資料をしまうのに最適な場所であり、同時により深いレベルの物を保持する誘惑もあります。壊れているものや古くなったものはありませんか？多くの場合、コレクションやノスタルジーアイテムが、もはやその人にとって意味がないことがあります。例えば、ある保険会社のゼネラルマネージャーは、長年にわたって蓄積した認識賞を少なくとも三十数個捨てることになりました。再度、これらのエリアが手に負えない状態で、整理や整理が必要な場合は、それをメモに書いて「イン」に入れてください。 フロア、壁、棚について考えてみましょう。掲示板にアクションが必要なものはありますか？壁に貼られているもので、そこにあるべきでないものはありませんか？あなたの写真、アートワーク、プレート、装飾品に注意を向ける必要はありますか？オープンシェルフについてはどうですか？読む必要がある本や寄付する本はありますか？古くなったカタログ、マニュアル、バインダーで、何らかのアクションが関連しているものはありませんか？床に積み重なったものや山になっているものはありますか？それらをインボックスの横に移動させて、在庫に加えましょう。 設備、家具、備品についてはどうですか？オフィスの設備や家具、物理的なスペースに関して、何かしたいことや変更したいことはありますか？すべてが正常に機能していますか？必要な照明はすべて揃っていますか？アクションが必要な項目がある場合は、メモを作成して「イン」に入れてください。 他の場所についても考えてみましょう。「それほど重要ではない」と考えているものが、あなたのエネルギーや集中力を削ることがないようにしましょう。このプロセスで取り組んでいる範囲に応じて、他の場所でも同様の収集作業を行いたいかもしれません。前の章でも述べたように、本当に頭を空っぽにしたいのであれば、どこでもそれを行うことが不可欠です。私が関わる人々の中には、私を自宅や別のオフィスに連れて行き、そこでこのプロセスを一緒に進めることが非常に価値があると感じる人もいます。多くの場合、彼らは「それほど重要ではない」罠に自宅や副次的な作業スペースで捕らわれてしまい、それがエネルギーを削ってしまっています。 これは、捨てたいものを捨てることについてではありません。人々はしばしば私のアドバイスを過激なミニマリズムの提唱と誤解します。逆に、何かを捨てることが不快であれば、それを保持すべきです。そうでなければ、今は欲しいものや必要なものがないという事実に注意を向けることになります。私のアドバイスは、あなたがエコシステムの中で保持するものを評価し、整理する方法です。それによって、無駄にあなたの集中力を引っ張られないようにすることができます。 私は多くの分野で、特にデジタル写真に関しては、確実に物をため込むタイプです。問題は、どれだけのスペースがあるか、そして、保持しているものの中に埋もれたプロジェクトや行動がないように、適切な区別をしているかどうかです。古い日記や大学のノートが12箱もあるのが好きですか？創造的な思考を促すために、オフィスにさまざまな面白いおもちゃやアート、ガジェットを置いておくのが好きですか？それなら問題ありません。それらが自分の望む場所にあり、形もそのままで、必要なことややりたいことがすべてシステムに記録されているなら、何の問題もありません。 **メンタル・ギャザリング：マインドスイープ** 物理的なものをすべて整理したと感じたら、次は心の中にあるものを集めたくなるでしょう。あなたの注意を引いているが、すでに受け取っているものには表れていないものは何ですか？ここで、無地の紙の束が役立ちます。私は、あなたの注意を引いている各思考、アイデア、プロジェクトや物事を別々の紙に書き出すことをお勧めします。長いリストを一つのメモ帳やデジタルアプリに作成することもできますが、後で各項目を個別に処理することを考えると、別々の紙に書く方が実際には効果的です。最初は一度に一つの項目に集中するための規律が必要ですが、それぞれの思考に専用のプレースホルダーを与えることで、処理がずっと楽になります。また、最初にキャッチした思考が、最終的に追跡したい内容（望ましい結果や次のアクション）になることはほとんどありません。これらの紙を保持することはないかもしれませんが、処理中に扱うための個別のアイテムとして持っておくと便利です。すべてを集めた後、頭を整理するのに20分から1時間ほどかかるでしょう。思考は、大小さまざまなことが無作為に浮かんでくることが多いです。個人的なこと、仕事に関すること、特に順番はありません。この場合は、量を重視してください。このプロセスをやりすぎる方が、何かを見逃すリスクを冒すよりもずっと良いです。後で不要なものは捨てられます。最初のアイデアが「地球温暖化対策を実施する」となり、次に「猫の餌が必要だ！」と思いつくかもしれません。すべてをキャッチしてください。この手順中に「受け取り」ボックスにかなりの量の紙ができてしまうことに驚かないでください。 **トリガーリスト** 頭を整理するために、以下の「未完了トリガー」リストを項目ごとに見直し、忘れていることがないか確認したいかもしれません。しばしば、何かを思い出すためには軽い刺激が必要です。何かが思い浮かんだら、紙に書いて「受け取り」ボックスに入れてください。 **未完了トリガー** - プロジェクト：開始したが未完了のもの - 開始する必要があるプロジェクト - 「調査する...」プロジェクト - 他者への約束やコミットメント - 上司やパートナー - 同僚 部下 組織内の他の人々 「外部」の人々 顧客 他の組織 専門家 業者 行うべきコミュニケーション 内部/外部 開始または応答するもの： 電話 ボイスメール Eメール テキストメッセージ 手紙 ソーシャルメディアの投稿 仕上げ/提出するためのその他の文書 報告書 評価/レビュー 提案書 記事 マーケティング資料 マニュアル/指示書 要約 書き直しと編集 進捗報告 会話とコミュニケーションの追跡 設定/リクエストが必要な会議 誰がどの決定について知る必要があるか？ 重要な読み/レビュー 財務 現金 予算 予測/見積もり 損益 バランスシート予測 信用枠 銀行 売掛金 買掛金 小口現金 投資家 資産管理 計画/整理 正式な計画（目標、ターゲット、目的） 現在のプロジェクト（次の段階） ビジネスプラン マーケティングプラン 財務プラン 組織の取り組み 今後のイベント 会議 プレゼンテーション 会議 組織構造 施設の変更 新しいシステム/設備の導入 旅行 休暇 出張 組織開発 組織図 再構築 役割 職務記述書 施設 新しいシステム リーダーシップ 変革の取り組み 後継者計画 組織文化 マーケティング/プロモーション キャンペーン 資料 広報 管理 法務 保険 人事 スタッフ ポリシー/手続き トレーニング スタッフ 採用/解雇/昇進 レビュー コミュニケーション スタッフの育成 報酬 フィードバック 士気 営業 顧客 見込み客 リード 営業プロセス トレーニング 関係構築 報告 関係の追跡 顧客サービス システム モバイルデバイス 電話 コンピュータ ソフトウェア データベース テレコミュニケーション インターネット ファイリングと参照 在庫 保管 オフィス/サイト スペース/配置 家具 設備 装飾 公共料金 備品 メンテナンス/清掃 セキュリティ 会議 今後の 設定/リクエストが必要 デブリーフィングが必要 専門的な成長 トレーニング/セミナー 学ぶべきこと 調べるべきこと 練習/開発すべきスキル 読む/学ぶべき本 研究 正式な教育（ライセンス、学位） キャリアリサーチ 履歴書 パフォーマンス目標 プロフェッショナルな服装 待っているもの... 情報 委任されたタスク/プロジェクト プロジェクトにとって重要な完了 質問への回答 以下への返信： Eメール 手紙 提案書 電話 招待状 requisitions 払い戻し 保険請求 注文したアイテム 修理 チケット 他者の決定 個人的なこと 開始したが未完了のプロジェクト 開始する必要があるプロジェクト 他の組織のプロジェクト サービス コミュニティ ボランティア 宗教団体 他者への約束/コミットメント パートナー/配偶者 子供 親 家族 友人 専門家 返却可能なアイテム 借金 行うべきコミュニケーション 電話 Eメール カードと手紙 感謝のメッセージ テキスト ソーシャルメディアの投稿 今後のイベント 誕生日 記念日 結婚式 卒業式 レセプション 外出 休日 休暇 旅行 ディナー パーティー 文化イベント スポーツイベント 管理 自宅オフィスの備品 設備 電話 モバイルデバイス 音声/映像メディア ボイスメール コンピュータ ソフトウェア インターネット ファイリングと記録 データストレージ/バックアップ レジャー 本 音楽 ビデオ 旅行 訪れる場所 訪れる人 ウェブブラウジング 写真撮影 スポーツ用品 趣味 料理 レクリエーション 財務 請求書 銀行 投資 ローン 税金 予算 保険 住宅ローン 簿記 会計士 ペット 健康 トレーニング 用品 法律 遺言 信託 遺産 法的事項 家族のプロジェクト/活動 パートナー/配偶者 子供 親 親戚 家庭/家計 不動産 修理 建設 リフォーム 家主 暖房と空調 配管 公共料金 屋根 造園 車道 ガレージ 壁 床 天井 装飾 家具 家電 照明と配線 キッチン用品/設備 洗濯 整理、整頓、掃除 収納 サービス提供者 健康 医師 歯科医 眼科医 医療専門家 健康診断 食事 食べ物 運動 自己啓発 クラス セミナー 教育 コーチング/カウンセリング キャリア クリエイティブな表現 交通 自動車 自転車 メンテナンス 修理 通勤 衣類 プロフェッショナル カジュアル フォーマル スポーツ アクセサリー 荷物 修理 仕立て 用事 買い物 店舗 ハードウェア 用品 食料品 ギフト 薬局 銀行 クリーニング店 修理 コミュニティ 近所 隣人 サービス 学校 市民活動 投票 待機中の 商品注文 修理 払い戻し 貸し出しアイテム 情報 RSVP 家族や友人が完了したプロジェクト/タスク 「イン」インベントリ キャプチャが完了するのは、あなたがまだ何らかの形で注意を向けているすべてのもののインベントリの外縁を簡単に見ることができるときです。もしあなたの頭の中が個人的にも職業的にもすべて空であれば、あなたのイントレイはおそらくかなり満杯で、あふれ出していることでしょう。 紙ベースや物理的なアイテムに加えて、あなたの「イン」のインベントリには、現在「イン」エリアにあるすべてのボイスメールと、コミュニケーションソフトウェア内の「イン」エリアにステージされているすべてのメールが含まれるべきです。また、次のアクションがまだ決まっていないオーガナイザーリストのアイテムも含めるべきです。私は通常、人々にボイスメールを紙のメモに転記し、それをイントレイに入れることをお勧めします。オーガナイザーノートブックも一緒に入れておくと良いでしょう。その内容はしばしば再評価が必要です。もしカレンダーや連絡先情報以外の何かにデジタルアプリケーションを使用している場合は、タスクややるべきリストを印刷して、それもイントレイに入れることをお勧めします。メールはそのボリュームと、独自のサブシステム内で処理する効率性の観点から、元の場所に置いておくのが最適です。 しかし、「イン」は「イン」に留まらない すべてを終えたら、次のステップに進む準備が整いました。「イン」に何も無期限に置いておきたくはありません。そうすると、必ずそれがあなたの意識に戻ってきてしまいます。なぜなら、あなたの心はそれに対処していないことを知っているからです。 もちろん、人々が「イン」に物を集めることに抵抗を感じる主な要因の一つは、それを処理し整理するための良い方法論が欠けていることです。そこで次の章、「『イン』を空にすること」に進みます。ここで明確にしておきたいのは、「イン」を空にすることです。 あなたが注意を向けているすべてのものを集めたと仮定すると、今のあなたの仕事は実際に「イン」の底に到達することです。「イン」を空にすることは、あなたがキャッチしたすべてのアクションやプロジェクトを実行することを意味するのではありません。それは、各アイテムを特定し、それが何であるか、何を意味するか、そしてそれに対して何をするかを決定することを意味します。このプロセスの概要を把握するために、123ページのワークフローダイアグラムを参照すると役立つかもしれません。中央の列は、処理と次のアクションを決定するために必要なすべてのステップを示しています。この章では、ダイアグラムの中央列にある要素、つまり「イン」から次のアクションへのステップに焦点を当てています。このプロセスに従うことで、あなたのオープンループごとに自然な整理が生まれることがすぐにわかるでしょう。たとえば、「イン」から何かを取り上げて、「アンドレアに電話しなければならないが、彼女がオフィスにいる月曜日にしなければならない」と気づいた場合、そのアクションをすぐに保留し、月曜日のカレンダーに入力します。 実際に「イン」にキャッチしたものを処理し始める前に、この章と次の章（アクションの整理について）を通読することをお勧めします。いくつかのステップを省けるかもしれません。私が人々をこのプロセスで指導する際、オープンループを処理する単純な意思決定の段階と、これらの決定を特定の組織システムにどのように入力するかを考えるより難しいタスクとの間で、往復するダンスのようになります。 （ゴミ箱） それは何ですか？いつか/ |> NO > で レビューのために） v ) はい pi | >| 参照 （必要に応じて取り出せる） ( \ 複数ステップ プロジェクト {計画} プロジェクト計画 アクションのレビュー} 2分未満で終わりますか？ \ ) | はい いいえ | 待機中 ) (カレンダー.«+ ("次のアクション することがある} ワークフローダイアグラム—明確化 私たちが関わる多くの人々は、たとえば、企業が使用しているメールやスケジューリングのためのアプリケーションと同期できるモバイルデバイスの設定に熱心です。私たちが最初にしなければならないこと（イントレイを集めた後）は、すべてのハードウェアとソフトウェアが正常に動作していることを確認することです。それから、彼らが以前にタスクリストで整理しようとしたすべてのものを印刷して消去し、すべてを「イン」に入れます。そして、「電話」、「用事」、「議題」、「コンピュータで」などの作業カテゴリを設定します。イントレイの処理を始めると、その人はすぐにコンピュータに移動し、最終的に依存するシステムに直接アクションステップを入力できます。まだ個人的なリマインダーシステムとして何を使用するか決めていない場合でも、心配しないでください。 まずは、シンプルなバインダーや、現在リスト作成に使っているもので始めるのが良いでしょう。システムが整ったら、後でツールをアップグレードすることもできます。 ### 処理ガイドライン このモデルを学ぶ最良の方法は、実際にやってみることです。ただし、いくつかの基本的なルールに従う必要があります。 - 一番上のアイテムを最初に処理すること。 - 一度に一つのアイテムを処理すること。 - 「受信トレイ」に何も戻さないこと。 「一番上のアイテムを処理する」というのは、「時間をかける」という意味ではありません。たとえ二番目のアイテムが国のトップからの個人的なメッセージで、一番上のアイテムがジャンクメールであっても、まずはジャンクメールを処理しなければなりません！これはポイントを強調するための誇張ですが、この原則は重要です：すべてのアイテムは平等に処理されるべきです。「処理する」という動詞は「時間をかける」という意味ではなく、「そのアイテムが何であるか、どのようなアクションが必要かを決定し、それに応じて対処する」という意味です。いずれにせよ、トレイの底にたどり着くことになるので、そこにあるものを避けることはありません。 ### 緊急スキャンは明確化ではない ほとんどの人は受信トレイやメールを開いて、最も緊急なもの、楽しいもの、簡単なもの、または興味深いものから処理しようとします。「緊急スキャン」は時には必要であり、私も定期的に行っています。たとえば、オフサイトの会議から戻ってきたばかりで、15分後に長い電話会議がある場合、爆発する可能性のある地雷がないか確認したり、大きな提案に対するクライアントからの承認メールが来ているかをチェックすることはあります。しかし、それは受信トレイを処理しているわけではなく、緊急スキャンです。処理モードに入ったら、必ず一方の端から始めて、アイテムを一つずつ順番に処理する習慣を身につける必要があります。このルールを破って、自分が処理したいものだけを好きな順番で処理し始めると、必ず未処理のものが残ってしまいます。そうなると、機能するファunnelがなくなり、デスクやオフィス、メールの「受信トレイ」にすべてが溜まってしまいます。多くの人はこの緊急スキャンモードで生活しており、「受信トレイ」に入ってくるものに常に気を取られ、コンピュータやモバイルデバイスの内容を常に確認していないと落ち着かないと感じています。「受信トレイ」が毎日または数日ごとに完全に処理されると信頼できれば、こうした絶え間ない確認の必要性に駆られることはないでしょう。 ### LIFOかFIFOか？ 受信トレイは処理ステーションであり、保管ビンではありません。理論的には、受信トレイを逆さまにして、最初に入ってきたものから処理するべきです。ただし、合理的な期間内に一方の端からもう一方の端まで処理すれば、あまり違いはありません。いずれにせよ、すぐにすべてを見ることになるでしょう。 もし「受信トレイ」に溜まった大量のメールを整理しようとするなら、実際には最新のものから処理する方が効率的であることに気づくでしょう。これは、メールのやり取りが重なり合っていくためで、全体の議論を把握する前に早まって反応したくないからです。 **一度に一つずつ** 受信トレイを処理しているとき、何かを手に取ってその対処法がはっきりしないまま、目が他のアイテムに移ってしまうことがあるかもしれません。下の方にあるアイテムに目が行くと、それが魅力的に見えることがあります。なぜなら、すぐに何をすべきかが分かるからです。そして、手に持っているものについて考える気がしなくなってしまいます。これは危険な領域です。手に持っているものは、より簡単で重要、あるいは興味深い何かに気を取られて、デスクの横にある「うーん」と思わせる山に放置されてしまう可能性があります。蓄積したものについて考えることは、自然に起こることはほとんどありません。意識的な努力をしなければ、考えることができないのです。これは、運動をしたり、家を掃除したりするのと同じように、自分を促す必要があります。 多くの人は、受信トレイから一度に大量のアイテムを取り出して、目の前に並べて、すぐに処理しようとしたいと思うものです。大きな塊を一度に処理したいという気持ちは理解できますが、私は常に人々に、上にある一つのアイテム以外は戻すように言っています。一つのことに集中することで、必要な注意と意思決定が促され、すべてのアイテムを処理することができます。そして、もし中断されることがあれば（これはよくあることです）、受信トレイの外に散らばった「受信」の部分が再び制御できなくなることはありません。 **マルチタスクの例外** 一度に一つずつというルールには微妙な例外があります。あるタイプの人は、何かについて決定を下すために、少なくとも1分間はその焦点を別のものに移す必要があります。そういう場合、私はその人が処理している間に、2つまたは3つのアイテムを同時に取り出すことを許可します。そうすることで、必要なアクションについての選択がより簡単かつ迅速になります。ただし、マルチタスクは例外であり、すべてのアイテムを短時間で処理し、決定を1分または2分以上避けないという規律を守る場合にのみ機能します。 **「受信」に戻すものはない** 「受信」から出る道は一方向です。これは、古い教訓「一度だけ扱う」ということの本来の意味でもありますが、実際には一度だけ扱うことは良いアイデアではありません。もしそうしてしまったら、リストは決してできません。なぜなら、目にしたものはすぐに処理してしまうからです。また、ほとんどのものは、初めて目にしたときにすぐに行動を起こすべきものではないため、非常に非効率的になります。このアドバイスが有効なのは、「受信」からアイテムを取り出して、その意味や対処法を決めずに放置するという悪習慣を排除することにあります。 より良いアドモニション（注意喚起）は、「イントレイから何かを取り上げたら、何をするか、どこに置くかを決めなさい」というものです。「イン」に戻すことは決してしないでください。認知科学者たちは「決定疲れ」の現実を証明しています。つまり、大小を問わず、あなたが下すすべての決定は、限られた脳のエネルギーを消耗させるのです。メールやその他のことについて「決めない」と決めることも、その一つの決定であり、あなたの心理的なエネルギーを消耗させます。重要な処理の質問は、「次のアクションは何か？」です。 私は、ヌーディストキャンプの蚊のような存在です。やりたいことは分かっているけれど、どこから始めればいいのか分からない。—スティーブン・ベイン あなたはメッセージを受け取りました。一度に一つの項目に対処することになります。そして、それぞれについて確固たる次のアクションの決定を下すことになります。これは簡単に聞こえるかもしれませんが、実際には迅速かつ厳密な思考を必要とします。多くの場合、アクションは自明ではなく、決定する必要があります。例えば、最初の項目について、誰かに電話をかける必要がありますか？何かを記入しますか？ウェブから情報を得ますか？店で何かを買いますか？アシスタントに話しますか？上司にメールを送りますか？何をしますか？もしアクションがあるなら、その具体的な内容が次の選択肢を決定します。しかし、「実際には何もすることはない」と言った場合はどうでしょうか？ ### アクションがない場合 おそらく、あなたのイントレイの一部はアクションを必要としないでしょう。このカテゴリには、次の三種類のものがあります： - ゴミ - インキュベートするアイテム - 参考資料 #### ゴミ 私の提案に従っていれば、すでに大量のものを捨てていることでしょう。また、もう必要のないものが含まれている「イン」に積み上げた資料もあるでしょう。ですので、処理を進める中で、まだ捨てるべきものがたくさんあることに驚かないでください。自分の世界にあるすべてのものを処理することで、何をするべきか、何をしてはいけないかをより意識するようになります。私が関わったある財団のディレクターは、実際には一切返事をしないつもりだった数千通ものメールが溜まってしまっていることに気づきました。彼は、私の方法を使うことで、何を自分の世界に残すかについて「健康的なダイエット」を強いられたと話してくれました。 おそらく、将来の参考のために何かを保管するべきかどうかという問題に直面することになるでしょう。私はそれに対処するための二つの方法があります： - 疑わしい場合は捨てる。 - 疑わしい場合は保管する。 どちらを選んでも構いません。あなたの直感を信じて、スペースについて現実的であることが大切です。ほとんどの人は、これらすべてに対して不安を抱いています。なぜなら、彼らのシステムはこれまで完全に機能しておらず、整理されていなかったからです。参考資料と備品、アクションが必要なものとの明確な区別を作り、参考システムがシンプルで実用的であれば、あなたは収容できるだけの資料を簡単に保管することができます。 特に行動を起こす必要がない場合、それは物理的なスペースと物流の問題に過ぎません。あなたのリファレンスライブラリやツールボックスはどのくらいの大きさが理想ですか？情報が多すぎると、少なすぎるのと同じ結果になります。つまり、必要なときに必要な方法で必要なものが手に入らないということです。ファイリングの専門家は、これに関するより詳細なガイドラインを提供してくれますし、会計士はどの種類の財務書類をどのくらいの期間保管すべきかを示す記録保持のタイムテーブルを提供してくれます。私の提案は、何かが行動を起こすべきかどうかを見極めることです。一度行動が不要であることが明確になれば、あなたの個人的な好みや保管・アクセス能力に応じて多くの選択肢が生まれます。デジタルの世界は、何を保管し、何を捨てるかの判断に関して、追加の機会と課題を提供します。コンピュータやクラウドストレージのスペースは指数関数的に増え続けているように見えるため、良いニュースは、私たちがより多くのものを保管するためのスペースを常に得ているということです。さらに良いニュースは、それに伴って強力な検索機能が成長していることです。しかし悪いニュースは、それが無差別なファイリングを助長し、物の所在についての混乱や鈍感さを生む可能性があることです。たとえ検索機能が優れていてもです。デジタルストレージはあまり考えずにほぼ自動的に行われるようになったため、常に情報が入力される環境を作り出しながら、実際にはそれを活用しない状況が生まれる可能性があります。あなたは非常に大きく圧倒的なライブラリを作り出してしまい、重要な作業を行うための機能性を制限してしまっています。ここでの鍵は、前の章で提案したように、定期的に古い情報を見直し、整理することです。また、入力を処理する際に、より意識的にフィルタリングを行うことも重要です。「これは本当に私が保管する必要があるものなのか、それとも必要なときにインターネットや他のソースからアクセスできると信頼できるのか？」という問いかけを自分にすることです。 **インキュベート** おそらく、あなたの受け取りトレイには「今は何もする必要はないが、後で必要になるかもしれない」と思うものがあるでしょう。具体例としては以下のようなものがあります： - ゲストスピーカーが参加する商工会議所の朝食会の案内メール。2週間後のイベントですが、その時に自宅にいるか出張中かはまだわかりません。 - 3週間後に出席するよう招待された取締役会の議題。会議の前日に議題を読んで自分を準備する以外に行動は必要ありません。 - お気に入りのアプリケーションの次のソフトウェアアップグレードの広告。この新しいバージョンが本当に必要かどうかわかりません。もう1週間考えてから決めたいと思っています。 - 来年の年次営業会議のためにやりたいことについてのアイデア。今は何もする必要はありませんが、計画を始める時期になったら思い出させてほしいです。 - 現在は全く時間がない水彩画のクラスについてのメモ。 これらのことについてはどうすればいいのでしょうか？考えられる選択肢は二つあります。- 「いつかやるかもリスト」に書き留める。- カレンダーやティクラーファイルにリマインダーを設定する。何かについて決めないことを決めるのも悪くありません。心の中からそのことを取り除くための「決めないことを決める」システムが必要です。これらのインキュベーション手法の目的は、今すぐにその項目を心の中から取り除き、適切なタイミングで行動のリマインダーが再浮上することに自信を持てるようにすることです。次の章で、整理について詳しく説明しますが、今はそのような項目にポストイットを貼り、「多分」や「10月17日にリマインド」とラベルを付けて、後で整理するための保留カテゴリーに置いておいてください。 参照 「受け取る」中で明らかになる多くのことは、特に行動を必要としないかもしれませんが、プロジェクトやトピックに関する有用な情報として価値があります。理想的には、すでに参照やサポート情報のための実用的なファイリングシステム（第4章で説明）を設定しているはずです。受け取った資料やメール（その添付ファイルやウェブリンク）でアーカイブやサポート目的で保持したいものに出会ったら、それをファイルに整理してください。おそらく、保持したいがスタックに積まれたり引き出しに押し込まれたりしている雑多なものがたくさんあることに気づくでしょう。これは、あなたの参照システムがあまりにも形式的だったり、単に存在しなかったりしたためです。ここで思い出してほしいのは、あなたが座っている場所の近くに、60秒未満で使いやすい一般的な参照ファイリングシステムを持つことが、このメソッドを完全に実行するための重要な要素であるということです。現実の速いペースの中では、何かをファイルに整理するのが簡単で迅速、かつ楽しくないと、あなたはそれを「受け取る」セクションに積み上げたり、単に蓄積したりすることになります。そして、その結果、物事を処理し続けることが非常に難しくなります。保持したいものに出会ったら、ラベルを作り、それをファイルフォルダーに入れて、ファイリング引き出しにしまいましょう。または、アシスタントに同じことを指示するポストイットを貼るか、適切にデジタルでタグ付けやカテゴライズを行ってください。私がコーチングを始めた頃、クライアントに「ファイルするための山」を保持することを許可していましたが、もうそれはしません。すぐにシステムに入れられないのであれば、おそらく一生入れられないでしょう。今やらないのであれば、後でもやらない可能性が高いです。参照のために保持したいデジタル入力には、多くの選択肢があります。後で取り出せるように単に保持したいメールであれば、通常メールアプリケーションにあるストレージフォルダーを使用することをお勧めします。多くの人が、これらの行動を必要としないメールを「受け取る」セクションに放置し、形のないファイリングキャビネットのようにしてしまい、システムを著しく混雑させています。新しいトピックやテーマのために新しい参照ファイルを即座に作成することを自由に行ってください。 人やプロジェクトに関連するメールをすぐにドラッグしたり挿入したりすることができます。文書、添付ファイル、テキスト、グラフィックスなど、保存したいメールの内容については、自分自身のファイリング手順を確立する必要があります。最近では、非常に効果的なクラウド上の文書ストレージアプリケーションや、複数のデバイスからアクセスできるノート作成・整理プログラムが存在します。このような技術の力、バラエティ、急速な進化は、普遍的なベストプラクティスを推奨することを難しくしています。私たち一人一人が、自分にとって最適なデジタルライブラリを実験し、カスタマイズし、修正することが求められます。効果的に保つための鍵は、データやその整理方法を定期的に見直し、最新の状態に保つことです。再度、重要なポイントは次の通りです：私の参照コンテンツやシステムにまだ注意を向けているか？もしそうであれば、その内容を整理し、重要な領域をスムーズに運営できるようにプロジェクトと次のアクションを作成しましょう。 もし行動があるなら、それは何か？始まりと終わりがある明確なタスクを行うことで、私の人生の他の複雑さをバランスさせることができます。神聖なシンプルさ。—ロバート・フルガム これはこの方法論の最も基本的な実践かもしれません。「イン」にあるアイテムについて何かをする必要がある場合、その次のアクションが何であるかを決める必要があります。「次のアクション」とは、状況を完了に向けて進めるために必要な次の物理的で目に見える活動を指します。これは聞こえるよりも簡単であり、同時に難しいことでもあります。次のアクションは簡単に見つけられるべきですが、しばしば頭の中でまだ行われていないいくつかの迅速な分析や計画ステップがあり、これらが完了するまで、アイテムを完了させるために何が必要かを正確に判断することはできません。では、一般的に人が注意を向けることがある項目のサンプルリストを見てみましょう。 - ガレージを掃除する - 税金を申告する - 参加する会議 - ボビーの誕生日 - プレスリリース - パフォーマンスレビュー - 経営の変更 これらの項目はタスクやプロジェクトとしては比較的明確に見えるかもしれませんが、それぞれの次のアクションを決定するには考える必要があります。 - ガレージを掃除する … まあ、まずはそこに入って始める必要があります。いや、待ってください、大きな冷蔵庫があって、それを先に処分しなければなりません。ジョン・パトリックがキャンプ用に欲しいかどうか確認する必要があります。私は… - ガレージの冷蔵庫についてジョンに電話する。 次は… - 税金を申告する … でも、最後の投資収入の書類が戻ってくるまで始められません。それまでは何もできません。私は… - アクメトラストから書類を待っている。 そして… - 参加する会議 … サンドラがプレスキットを準備するかどうかを確認する必要があります。おそらく私は… - 会議のプレスキットについてサンドラにメールする。 …といった具合です。アクションステップ—「ジョンに電話する」、「書類を待っている」、「サンドラにメールする」—が重要です。 すべてのことについて決定する必要があります。あなたの受信トレイにある実行可能な項目に関して、次に取るべきアクションは、絶対に最初に行うべき物理的な行動である必要があります。次に何をすべきかがわかるまで、何かが実行されることはありません。適切に関与するためには、まだ考える必要があります。これらは物理的で目に見える活動であることを忘れないでください。多くの人は「会議を設定する」といった段階で次のアクションを決めたと思いがちですが、それは物理的な行動を説明していないため、次のアクションではありません。会議をどうやって設定しますか？電話をかけるか、メールを送るかもしれませんが、誰に対してですか？決めてください。今決めなければ、別のタイミングで決める必要があります。このプロセスは、実際にこの項目についての思考を完了させるために設計されています。次に必要な物理的な行動を特定していない場合、ぼんやりと考えるたびに心理的なギャップが生じます。それに気づくことを避ける傾向があり、結果的に先延ばしにつながります。電話やコンピュータの前に座ったときには、すでに何をすべきかを定義しているので、持っているツールやいる場所を使って、より簡単に物事を進められるように、すべての思考を完了させておきたいものです。決定するために必要な物理的な活動を特定してください。「次にやるべきことは、これについてどうするかを決めることだ」と自分に言ったとしたら、それは厄介な問題です。決定すること自体は本当の意味での行動ではありません。なぜなら、行動には時間がかかりますが、決定には時間がかからないからです。決定を促進するためにできる物理的な活動は常にあります。決定を下す前に、99％の確率でより多くの情報が必要です。その追加情報は、外部の情報源（「提案についてスーザンに連絡して意見を聞く」）から得られることもあれば、内部の思考（「新しい再編成についてのアイデアを草案する」）から得られることもあります。いずれにせよ、プロジェクトを前進させるためには、次のアクションを決定する必要があります。 次のアクションが何であるかを決めたら、あなたには3つの選択肢があります： - それを実行する（アクションが2分以内で終わる場合）。 - 委任する（そのアクションを行うのが最も適切な人でない場合）。 - 後で行う作業のオプションとして、組織システムに保留する。 **実行する** 次のアクションが2分以内でできるものであれば、その項目を最初に手に取ったときに実行してください。もしそのメールが30秒の読解と、送信者に対する簡単な「はい/いいえ/その他」の返答を必要とするなら、今すぐ行いましょう。カタログを1分か2分でざっと見て、興味があるものがあるか確認できるなら、さっと見て、必要に応じて捨てたり、振り分けたり、参照したりしてください。もし次のアクションが誰かのボイスメールに短いメッセージを残すことなら、今すぐ電話をかけましょう。たとえその項目が高優先度でなくても、やるつもりがあるなら、今すぐ行ってください。 「2分ルール」の根拠は、物を手にしたときにそれを処理するのにかかる時間が、保存や追跡する時間よりも長くなるポイントが大体2分であるということです。言い換えれば、これは効率のカットオフポイントです。もしその物が処理する価値がないなら、捨ててしまいましょう。もし価値があるなら、いつかやるつもりであれば、効率を考慮するべきです。多くの人がこの2分ルールを習慣にすることで、生産性が劇的に向上することに気づいています。ある大手ソフトウェア会社の副社長は、これによって毎日1時間の質の高い自由時間が増えたと教えてくれました。彼は1日300通のメールを受け取るハイテク業界のエグゼクティブで、仕事の大半を3つの重要なイニシアチブに集中していました。その多くのメールは彼の部下からのもので、前に進むためには彼の目を通し、コメントや承認が必要でした。しかし、彼の関心のあるトピックではなかったため、彼はそれらのメールを「受信トレイ」に保留し、「後で」処理することにしていました。数千通のメールが積み重なると、彼は仕事に行き、週末を丸ごと使って追いつこうとしなければなりませんでした。26歳の頃ならそれでも良かったかもしれませんが、彼は30代で幼い子供もいました。週末に働くことはもはや許される行動ではありませんでした。 私が彼を指導したとき、彼は「受信トレイ」にある800通以上のメールをすべて確認しました。その結果、多くは捨てられ、いくつかは参考のためにファイルし、他の多くは2分以内で返事できるものでした。1年後に彼に確認したところ、彼はまだ最新の状態を保っていました！彼はもはやメールが画面一杯に積み重なることはありませんでした。彼は、自分の応答時間が劇的に減少したことで、部門の性質が変わったと言っていました。彼のスタッフは、彼がテフロンでできているかのように感じていました！2分ルールは魔法のようです。これはかなり劇的な証言ですが、特に個人の入力の量と速度が増加する中で、これらのシンプルな処理行動がどれほど重要であるかを示しています。2分は実際には単なる目安です。もし処理するための長い時間があるなら、各アイテムのカットオフを5分や10分に延ばすこともできます。もし午後の時間をどう使うかを考えるために、すべての入力を迅速に処理する必要があるなら、時間を1分、あるいは30秒に短縮して、少しでも早くすべてを処理することをお勧めします。あなたが最も重要なプロジェクトにおいても、どれだけ多くの2分間のアクションを実行できるかに驚くことでしょう。プロセスに慣れるために、いくつかのアクションに時間を測るのも悪くありません。私が関わる多くの人々は、実際に2分がどれくらいの時間かを見積もるのが難しく、特定のアクションにかかる時間を大幅に過小評価しています。例えば、あなたのアクションが出発することであれば… 誰かにメッセージを送って、その人のボイスメールではなく実際の本人と話せた場合、通常、その通話は2分以上かかることが多いです。世界は考察によってではなく、行動によってのみ把握できます。手は目よりも重要です。手は心の最前線です。—J. ブロノウスキー 2分間の行動について特に追跡する必要はありません。ただ実行するだけです。しかし、もし行動を起こしてもその一つの行動だけではプロジェクトが完了しない場合、次に何をすべきかを明確にし、同じ基準に従って管理する必要があります。例えば、プリンターのカートリッジを交換するために行動を起こし、追加のカートリッジが切れていることに気づいた場合、次の行動を決める必要があります（「プリンターのカートリッジをオンラインで注文する」など）そして、それを適切に実行、委任、または延期します。2分ルールを守ることで、「受信トレイ」の整理を進める中で、どれだけのことができるかを実感できるでしょう。多くの人が、自分の最も重要な現在のプロジェクトにおいて、どれだけ多くの2分間の行動が可能であるかに驚かされます。また、長い間放置されていた小さな未完了のタスクにこのアプローチを適用することに喜びを感じています。2分ルールは、多くの人にとって膨大なメール量を管理するための救いとなっています。活発なメール環境では、アクションが必要なメールの少なくとも30％は、返信して処理するのに2分もかからないでしょう（適切なタイピングスキルがあると仮定して）。メールに積極的に取り組むことで、この提案を守ることは、あなたのエコシステムにおける応答性と生産性を大幅に向上させます。誰かと一緒にメールの整理をしていると、必ず数十の迅速なアクションが生まれ、複数の面で進展をもたらし、重要な backlog を解消します。ただし、2分間の行動をするために一日を費やす奴隷になってはいけません。このルールは、新しい入力に取り組むときに主に適用すべきです。例えば、受信トレイを処理したり、オフィスや自宅で誰かとやり取りしたり、廊下での偶然の出会いに対処したりする場合です。しかし、もしそれが現れたときに行わず、なおかつそれを行う必要がある場合、頭の中に侵入しないようにするために、キャッチ、明確化、追跡するための時間とエネルギーを費やさなければなりません。 委任する 次の行動が2分以上かかる場合は、「私がこれをやるのが最適な人間か？」と自問してください。もしそうでないなら、適切な相手にシステマティックに引き渡しましょう。委任は常に下流とは限りません。「これをカスタマーサービスに回さなければならない」とか、「上司にこれを見てもらう必要がある」とか、「パートナーの意見が必要だ」と決めることもあります。 システマティックな形式は、以下のいずれかです： - 適切な相手にメールを送る。 - 紙にメモやオーバーノートを書いて、その人に回す。 - テキストメッセージを送るか、ボイスメールを残す。 - 次回、その人とのリアルタイムの会話の議題として追加してください。- 直接、対面または電話、テキスト、インスタントメッセージで話しかけましょう。これらの選択肢はどれも機能しますが、（いくつかの例外を除いて）上から下の順番でお勧めします。メールは通常、システム内で最も迅速な手段であり、電子的な記録を提供し、受取人は自分の都合で対処できます。次に書面でのメモが来ます。これもすぐにシステムに取り込むことができ、受取人は組織的なリマインダーとして物理的な資料を持つことができます。もし紙ベースの資料を引き渡す場合は、書面でのコミュニケーションが明らかに最適です。メールと同様に、引き渡された相手は自分のスケジュールに合わせて対処できます。ボイスメールやテキストも効率的で、多くのプロフェッショナルがそれに依存していますが、追跡が両者にとって追加の要件となり、言ったことが必ずしも聞かれるわけではなく、テキストはしばしば暗号的です。次に、コミュニケーションを議題リストやフォルダーに保存して、次回の定期的な会議で取り上げるという方法があります。これは、トピックの敏感さや詳細な性質によって必要な場合もありますが、その会議が行われるまで動き出すことはできません。最も好ましくない選択肢は、あなたとその人が現在行っていることを中断して、その項目について話すことです。これは即時的ですが、両者の作業の流れを妨げ、ボイスメールと同様の欠点があります：書面での記録がありません。 引き渡しの追跡 もし誰かにアクションを委任し、その結果何かが起こることを気にするのであれば、それを追跡する必要があります。次の章で整理について説明しますが、管理すべき重要なカテゴリーの一つが「待機中」です。自分のカスタマイズされたシステムを構築する際、最終的に引き渡し、追跡するものは、プランナーのリストや、各項目のための別々の書類を持つファイルフォルダー、またはソフトウェア内の「待機中」として分類されたリストのようになるかもしれません。今のところ、信頼できるシステムがまだ整っていない場合は、紙にメモを残してください。「W/F: ボブからの返信」と書いて、それを処理の結果として生じる別の山やトレイの保留中のメモの中に置いておきましょう。 もしボールがすでに他の誰かの手にある場合は？ 以前に挙げた例のように、税金を処理するために書類が届くのを待っている場合、次のアクションは現在他の誰かの手にあります。このような状況では、そのアクションを委任された項目として、または「待機中」として追跡したいでしょう。「税金を処理する」という紙の上に「アクメトラストからの税務書類を待機中」と書き、それを保留中のスタックに入れておきます。引き渡すすべてのものに日付を記録することが重要です。これは、あなたの個人システムの中で最も重要なカテゴリーです。 実際にその情報を参照したいと思う場面は少ないでしょうが（「でも、3月12日に電話して注文したんです」）、この習慣を生涯にわたって身につける価値はあります。 **保留にする** 「保留」にあるものに対して決定した次のアクションのほとんどは、あなたが行うものであり、完了するのに2分以上かかる可能性が高いです。顧客にかける必要のある電話、チームに送るために少し考えて下書きする必要があるメール、スポーツ用品店で兄のために買う必要があるギフト、ウェブからダウンロードして試す必要があるソフトウェアアプリケーション、娘を通わせる学校についてパートナーと話し合う必要がある会話—これらすべてがその説明に当てはまります。これらのアクションはどこかに書き留めておき、必要なときにアクセスできるように適切なカテゴリーに整理する必要があります。今のところ、「保留」にある紙の上にアクションを書いた付箋を貼り、それを処理済みの保留の書類の山に追加してください。 **残された保留の事項** この章の指示に従えば、たくさんのものを整理し、ファイルし、多くの2分以内のアクションを実行し、他の人にいくつかの項目を引き渡すことになるでしょう。また、まだ実行する必要があるアクションが関連付けられた項目の山が残ることになります—すぐに、いつか、または特定の日に—そして他の人から待っていることのリマインダーも含まれます。この保留グループは、あなたが委任したり保留にしたアクションで構成されています。これは、あなたの個人的なシステムの中で何らかの形で整理する必要があるものであり、このトピックについては次の章で詳細に説明します。 **あなたのプロジェクトを特定する** 「保留」の最終ステップは、単一のアクションの詳細から大きな視点—あなたのプロジェクト—に視点を移すことを必要とします。再度言いますが、私はプロジェクトを、完了するために1つ以上のアクションステップを要する成果として定義しています。すでに生成しているアクションのリストを見てみると、「フランクに車のアラームについて電話する」「ベルナデッタに会議資料についてメールする」など、あなたが定義した単一のアクションよりも大きなものがいくつかあることに気づくでしょう。フランクに電話した後も車のアラームについて何かしらのアクションが必要ですし、ベルナデッタにメールを送った後も会議について何かを処理する必要があります。 プロジェクトを広く定義する非常に実用的な理由が理解できることを願っています。もしあなたが特定したアクションステップがそのコミットメントを完了しない場合、あなたは保留中のアクションを思い出させるための基準が必要です。プロジェクトのリストを作成する必要があります。「プロジェクト」リストには、「ホリデーパーティーを開く」から「ソフトウェア製品ラインを売却する」、「報酬パッケージを最終決定する」まで、あらゆるものが含まれる可能性があります。このリストの目的は、あなたの優先順位を反映することではなく、ただ確実にすることです。 すべてのオープンループに対するプレースホルダーが用意されています。今のあなたは、おそらく30から100のプロジェクトを抱えていることでしょう。プロジェクトリストを最初に受け取ったものを処理しているときに作成するか、アクションリストを設定した後に作成するかは、実際にはそれほど重要ではありません。いずれにせよ、どこかのタイミングで作成し、維持する必要があります。これは、自分の現状と目指すべき方向を見直すための重要な要素であり、週ごとの生活のコントロール感を保つためにも欠かせません。まずは、あなたの整理の仕組みが「すべて準備完了」であることを確認しましょう。 **整理：適切なバケツの設定** しっかりとした整理が必要です。そうすることで、広い視野に集中し、記憶したり思い出したりするプレッシャーを排除できます。完全でシームレスな整理システムを持つことは、あなたに大きな力を与えます。なぜなら、それによって心が低次の思考から解放され、適切に対処されていない事柄に気を取られることなく直感的に集中できるからです。しかし、そのためには、物理的な整理システムが精神的なものよりも優れている必要があります。整理されているということは、単に物の位置があなたにとっての意味と一致していることを意味します。もし、何かを参照用として保管したいと思い、それを参照資料が必要な場所に置けば、それは整理されています。電話をかける必要があることを思い出させるリマインダーが必要だと思った場合、そのリマインダーを電話のリマインダーが必要な場所に置けば、あなたは整理されています。これがどれほどシンプルに聞こえても、非常に大きな疑問を提起します。それは、「何があなたにとって意味を持つのか？」ということです。実際、多くの人が整理しようとしているものは、前の章で述べたように、まだ明確にされていないことが多いのです。そして、一度明確になったとしても、さらに洗練された区別が可能であり、それがあなたにとっての創造性とコントロールを高めることになります。この章では、あなたが受け取ったものを処理する際に必要な整理のステップやツールについて詳しく説明します。最初に「イン」を処理する際には、整理したいもののリストやグループを作成し、追加の項目を思いつくことが必然的にあります。言い換えれば、あなたの整理システムは、一度にすべてを作成するものではなく、空白の中で作り上げるものではありません。あなたが持っているものを処理し、すべてを自分にとって最適な場所に置けているかを試す中で、進化していくものです。それは、あなた自身が進化するように、変わっていくべきものです。物事があなたにとって何を意味するかという核心的な区別は永遠に真実ですが、1年後にそれらを管理するための最適な構造は、今日のあなたの世界を扱う中で思いついたものとは異なるかもしれません。 「システムを作るか、他人の奴隷になるか。」 — ウィリアム・ブレイク ワークフローダイアグラムの外側のリング（対面）には、物事がどのように分類されるかを示す主要なグループが表示されています。あなたがそれらを何と見なし、何をする必要があるかを決定する際の指針となります。 基本的なカテゴリー 組織的かつ運営的な観点から、管理し追跡したい主なものは7つのタイプです： - プロジェクトリスト - プロジェクトのサポート資料 - カレンダーのアクションと情報 - 次のアクションリスト - 待機リスト - 参考資料 - サムデイ/メイビーリスト 明確な境界の重要性 これらのカテゴリーはそれぞれ明確に区別されていることが重要です。各カテゴリーは、特定の時間と方法で思い出すために自分自身と交わす明確な合意を表しています。もしこれらの境界が曖昧になり混ざり合ってしまうと、整理の価値が大きく失われてしまいます。 インバスケット これは何ですか？ ~ サムデイ/メイビー 行動可能ですか？ | > 11 O メイビー ティッカー・ファイル；レビューのために保留！ はい マルチステップ J 参考プロジェクト {必要に応じて取り出し可能} 次のアクションはいつですか？ 2分以内ですか？ プロジェクト計画 {アクションのレビュー} はい いいえ 実行する 委任する 保留する ワークフローダイアグラム—整理 だからこそ、これらのカテゴリーとの関係を明確にし、把握することが整理の第一歩なのです。多くの人は「整理された状態」を作ろうとして、未完成の不明瞭なものをただ並べ替える結果になってしまいます。しかし、私が以前提案したプロセスを経ることで、追跡する必要がある内容が非常に明確になり、それらを整理し、記述するための実用的な方法が得られます。カテゴリーは視覚的、物理的、心理的に分けておく必要があり、明確さを促進します。この分類を怠ると、異なる意味を持つものが同じ視覚的または精神的なグループに入ってしまい、内容に対して心理的に鈍感になってしまいます。たとえば、参考資料をまだ読みたいものと同じ山に置くと、その山に対して無意識になってしまいます。特定の日に行う必要があるものを次のアクションリストに入れてしまうと、カレンダーを信頼できなくなり、アクションリストを再評価し続けることになります。しばらく何もする予定のないプロジェクトは、サムデイ/メイビーリストに入れて、プロジェクトリストに必要な厳密なアクション生成の焦点を持たせる必要があります。また、待機中のものがアクションリストに含まれていると、生産的でない再考が常にあなたを悩ませることになります。 本当に必要なのはリストとフォルダーだけ 追跡する必要があるものがわかったら（前の章「明確化」で説明しました）、本当に必要なのはリストとフォルダーだけです。これはリマインダー、参考、サポート資料に十分なツールです。あなたのリスト（私が示したように、フォルダー内の項目でも構いません）は、プロジェクトやサムデイ/メイビーを追跡し、アクティブなオープンループに対して取るべきアクションを管理します。フォルダー（デジタルまたは紙ベース）は、 あなたは、参照資料や進行中のプロジェクトに関するサポート情報を保持する必要があります。この複雑さの向こう側にあるシンプルさのために命を捧げる価値があると感じますが、こちら側のシンプルさには何の価値も感じません。 —オリバー・ウェンデル・ホームズ 多くの人々が何年もリストを作成してきましたが、その手順が特に効果的だとは感じていません。私が推奨しているようなシンプルなシステムに対しては、懐疑的な意見が広がっています。しかし、ほとんどのリスト作成者は、適切な項目をリストに載せていなかったり、リストが不完全であったりするため、リスト自体が頭をすっきりさせるためにあまり機能していません。しかし、何をリストに載せるべきかを理解すれば、物事はずっと簡単になります。その後は、それらを管理する方法が必要です。私が言ったように、リストの優先順位を外部で構造化しようとする必要はありません。そうすると、物事が変わるたびに再配置や書き直しをしなければならなくなります。このような枠組みを強制しようとすることは、多くの人々の整理において大きなフラストレーションの原因となっています。全体のリストをさまざまな変数と照らし合わせて見ることで、より直感的に優先順位を付けることができるでしょう。リストは、あなたがコミットしたアクティブな項目の総在庫を把握し、その在庫を見直すための手段に過ぎません。「リスト」と言うとき、私は単に似た特性を持つ項目のグループを指していることを忘れないでください。リストは、少なくとも次の3つの形態のいずれかになる可能性があります：(1) カテゴリー内の項目のための別々の紙のメモが入ったファイルフォルダーやコンテナ、(2) タイトルの付いた紙の上の実際のリスト（しばしばバインダーやプランナーの中に）、または (3) ソフトウェアプログラムやデジタルモバイルデバイス上のリストにある項目の在庫。 整理アクションのリマインダー 受信トレイを空にした場合、必ず自分自身のために保留中のリマインダーのスタックを作成しているはずです。これは、他の誰かに委任できない2分以上のアクションを表しています。おそらく、20から60、70以上の項目があるでしょう。また、他の人に引き渡したことを思い出させるリマインダーや、カレンダーに入れる必要があるもの、あるいは「いつか/もしかしたら」ホルダーに置くべきものも蓄積されているでしょう。これらを自分にとって意味のあるグループに整理し、時間があるときに行うべき作業の選択肢として見直せるようにしたいと思います。また、これらのグループを物理的に最も適切な方法で整理する必要があります。フォルダー内の項目やリスト（紙ベースまたはデジタル）として整理することが考えられます。 カレンダーに載せるアクション 整理の目的のために、私が言ったように、アクションには基本的に2種類あります。特定の日や特定の時間に実行しなければならないものと、他のカレンダー項目の周りでできるだけ早く実行する必要があるもの（最終期限があるものもあるかもしれません）です。 カレンダーに記載されたアクションアイテムは、時間指定（例：「10:00-11:00 ジムと会う」）または日付指定（例：「火曜日にレイチェルに電話して提案書が届いたか確認する」）のいずれかです。カレンダーには、あなたの行動の基盤となる「ハードランドスケープ」だけを表示するべきです。受信トレイを処理しているときに、目の前に現れたものをすぐにカレンダーに入れたことがあるかもしれません。例えば、健康診断を受けるための次のアクションは、電話をかけて予約をすることだと気づいた場合、そのアクションが2分以内で終わるものであれば、思いついたときに実行することができたでしょう。予約を取った際にカレンダーに書き込むのは常識的な行動です。しかし、多くの人がやりがちなことは、古い習慣に基づいて「来週の月曜日にやりたいこと」としてカレンダーにアクションを入れることです。実際にはそれが実行されない可能性があり、その場合は次の日に移動しなければならなくなるかもしれません。この衝動には抵抗しましょう。カレンダーは神聖な領域として信頼し、あなたの一日のコミットメントの正確な境界を反映するものであるべきです。それは、あなたが忙しいときに一目でわかるようにするためです。カレンダーに入っているのが、その日に絶対にやらなければならないことや知っておかなければならないことだけであれば、ずっと簡単になります。カレンダーが整理のための適切な役割に戻ると、あなたがやるべきアクションの大半は「できるだけ早く、他のやるべきことと対抗しながら」というカテゴリーに残ります。 コンテキストによる「できるだけ早く」アクションの整理 長年の経験から、私が発見したのは、「できるだけ早く」実行すべきアクションを思い出す最良の方法は、そのアクションに必要な特定のコンテキスト、つまりそれを完了するために必要なツールや場所、状況によるということです。例えば、アクションにコンピュータが必要な場合は、「コンピュータで」というリストに入れるべきです。もしアクションが外に出て動き回ることを要求する場合（例えば、銀行に寄ったり、ハードウェアストアに行ったりすること）、その場合は「用事」リストが適切な場所です。次のステップがパートナーのエミリーと対面で話すことであれば、「エミリー」というフォルダーやリストに入れるのが最も理にかなっています。これらのカテゴリーがどれほど細かく分ける必要があるかは、(1) 実際に追跡しなければならないアクションの数、(2) それらを実行するためのコンテキストをどれくらい頻繁に変更するかによります。もしあなたが、次のアクションが25個だけの珍しい人であれば、単一の「次のアクション」リストで十分かもしれません。そのリストには「釘を買う」、「スタッフの変更について上司に話す」、「委員会の会議についてアイデアをまとめる」など、さまざまな項目が含まれる可能性があります。しかし、もし次のアクションが50個や100個ある場合、それらすべてを1つの大きなリストにまとめると、必要な情報を把握するのが難しくなります。何かをするための時間ができたときに、非生産的な再整理をしなければならなくなるでしょう。もしあなたが会議の短い休憩中で、電話をかけることができる状況であれば、あなたは… 多くの無関係なアイテムの中から、必要な電話を特定しなければなりません。ちょっとした用事を済ませるために外出する際には、用事を選び出して別のリストを作成したくなるでしょう。このような整理方法がサポートするもう一つの生産性の要素は、特定のモードにいるときにエネルギーを活用することです。「電話モード」にいるときは、多くの電話をかけるのが効果的です。電話リストを一気に片付けてしまいましょう。コンピュータが稼働していてデジタル作業が順調に進んでいるときは、別の活動に切り替えることなく、できるだけ多くのことをオンラインで済ませるのが便利です。多くの人が気づいていないことですが、ある行動のセットから別のリズムやツールセットに切り替えるには、思った以上にエネルギーが必要です。そして、もちろん、重要な人物がオフィスの前に座っているときには、彼らと話すために必要なすべてのことをすぐに手元に用意しておくのが賢明です。 ### よくあるアクションリマインダーのカテゴリ 次のアクションのための以下の一般的なリスト見出しのいくつかは、あなたにとって意味があると思われます： - 電話 - コンピュータで - 用事 - オフィスで（雑多なもの） - 自宅で - どこでも - アジェンダ（人や会議のため） - 読む/レビューする #### 電話 これは、あなたがかける必要のあるすべての電話のリストです。電話が利用できる限り、このリストを使って作業を進めることができます。移動が多いほど、すべての電話を一つのリストにまとめておくことが役立ちます。外出中や旅行中、休憩中、飛行機を待っているとき、あるいは子供が学校から出てくるのを待っているときなど、ちょっとした時間を利用して電話をかける絶好の機会です。電話のカテゴリを分けておくことで、瞬時に最適な電話を選びやすくなります。各項目の横に電話番号を記録する時間を取ることをお勧めします。番号が目の前にあれば電話をかける可能性が高いですが、調べる必要がある場合はそうではありません。モバイルデバイスを使用している場合は、タップするだけで電話をかけることができます。 #### コンピュータで コンピュータを使っている場合、特にノートパソコンやタブレットを持ち歩く場合や、職場と自宅にそれぞれコンピュータがある場合は、稼働中に行う必要があるすべてのアクションをグループ化することが役立ちます。これにより、コンピュータ作業の選択肢をすべて確認でき、送信すべきメールや作成または編集すべき文書を思い出させてくれます。どのアクションをどこで、いつ、どのような状況で行えるかをよく考え、それに応じてリストを整理してください。私は頻繁に飛行機に乗るため、コンピュータ用のリストとは別にオンラインアクションリストを維持しています。Wi-Fiサービスのない飛行機の中では、ウェブやサーバーに接続できないため、多くのアクションが必要になります。 そのため、私の「コンピュータで行う作業」リストを見るたびに、何ができて何ができないかを再考する必要がなくなります。すべての「コンピュータで行う作業」は接続を必要としないため、他の基準に基づいて選択をすることができるようになります。もし、オフィスや自宅でのみコンピュータ作業を行うのであれば、それらの場所特有のリストにそのアクションを組み込むことができますが、その環境にいるときにコンピュータ作業のリマインダーがまとめて表示されるのも便利かもしれません。一方で、もしあなたの仕事や活動が主にモバイル中心で、ラップトップ、タブレット、スマートフォンのいずれでも同じようにアクションを取ることができるのであれば、リマインダーを単一のデジタルコンテキストリストにまとめたり、「どこでも」カテゴリーに統合したりするのが最適かもしれません。 外出時に必要なことをすべて一か所にまとめたリマインダーを持つのは非常に理にかなっています。どこかに行く必要があるとき、そのリストを見て、途中でいくつかのことを一度の旅行で処理する選択肢があるのは素晴らしいことです。「銀行の貸金庫から株式証明書を受け取る」「仕立屋でスーツを受け取る」「花屋でロビンのために花を買う」といったアクションはすべてここに入ります。私たちは、洗練を超えたシンプルさを追求しなければなりません。 —ジョン・ガードナー このリストは、もちろん、プランナーや冷蔵庫のドアに貼っておくポストイットのようなものであっても構いませんし、デジタルタスクマネージャーの「外出用」カテゴリーに入れておくこともできます。個々の外出用アイテム内でサブリストを追跡するのも役立ちます。たとえば、ハードウェアストアから何かが必要だと気づいたら、「ハードウェアストア」をリストアイテムにして、思いついたものをすべてそこに追加するサブリストを作成したいかもしれません。低テクの方法では「ハードウェアストア」のポストイットを作成できますし、高テクの方法では、デジタルリストを使用している場合、「ハードウェアストア」に「メモ」を添付し、そこに詳細を入力することができます。アクションに焦点を絞ることで、より多くのアクションが実行されることが保証されます。 オフィスで働いている場合、そこでしかできない特定のことがあるため、それらのリストを目の前に持っておくと便利です。ただし、オフィスに電話とコンピュータがある場合、「電話」と「コンピュータで行う作業」という別々のリストがあると、それらも活用されます。「オフィスアクション」または「オフィスでの作業」リストを使用して、オフィスのファイリングキャビネットを整理したり、スタッフと大きな文書を印刷してレビューしたりするなど、物理的にそこにいる必要があるアクションを管理します。 現在の大きなトレンドは、組織がよりオープンで柔軟、かつバーチャルになることです。「ホテル型勤務」（つまり、常設のオフィスを持たず、利用可能な場所に「接続する」こと）が増加しています。そのため、「オフィスでの作業」は、複数の会社のロケーションのいずれかにいることを必要とするアクションを意味することもあります。 一部の人にとっては、「オフィスA」と「オフィスB」のリストを持つことが役立ちます。これは、特定の物理的な場所に密接に関連しているタスクのためです。「自宅」では、多くの行動が自宅でしかできないため、その文脈に特化したリストを保持するのが理にかなっています。おそらく、あなたには多くの個人的なプロジェクトや家の周りの作業があり、それらの次にやるべきことはただ実行することです。「新しい水彩画を飾る」「旅行用アクセサリーを整理する」「クローゼットを冬服に切り替える」といった項目がこのグループに典型的です。私のように自宅にオフィスがある場合、そこでしかできないことは「自宅」のリストに追加します。（もし自宅でのみ働き、他のオフィスに行かないのであれば、「オフィス」のリストは必要ありません。「自宅」のリストだけで十分です。） さまざまな場所で働く人々と同様に、多くの人はバケーションハウスやボート、さらには地元のグルメコーヒーショップやカフェなど、複数の個人的な作業環境を持っています。「スターバックスで」というのは、アクションリストの良いカテゴリになります！ アジェンダ* ほとんどの場合、次に行うべきアクションの多くは、誰かとのリアルタイムのやり取りの中で行われる必要があるか、委員会、チーム、またはスタッフ会議で取り上げられる必要があります。来年のアイデアについてパートナーと話し合う必要があるかもしれませんし、春のスケジュールについてライフパートナーに確認したいかもしれません。また、メールで説明するには複雑すぎるタスクをアシスタントに委任する必要があるかもしれません。そして、月曜日のスタッフ会議で経費報告ポリシーの変更について発表しなければなりません。定期的な会議や継続的に関わる人々には、それぞれ独自のアジェンダリストが必要です。これらの次のアクションは、各人やその会議（定期的に参加する場合）ごとに別々のアジェンダリストに記載すべきです。上司と話し合う必要があることをすべて整理するためにファイルフォルダーを持っているプロフェッショナルも、この方法の一種をすでに利用しています。しかし、すべての次のアクションをきちんと把握することに気を配るなら、これらのリストは3つから15の間で必要になることがあるでしょう。上司、パートナー、アシスタント、子供のために別々のリストを保持することをお勧めします。また、弁護士、ファイナンシャルアドバイザー、会計士、コンピュータコンサルタントのためにも同様のリストを作成し、次回電話や対面で話す際に確認する必要があることが複数ある人についてもリストを作成すべきです。あなたの責任が広がり、組織内での役割が上級になるほど、他の人とのコミュニケーションや取引を通じて物事を進めることが増えます。定期的な会議（スタッフ会議、プロジェクト会議、取締役会、委員会会議、親/教師会議など）に参加する場合、それらにも独自のリストが必要です。そのリストには、その場で対処する必要がある事項を集めます。限られた期間だけ関わる人とのやり取りのために、進行中のリストを保持したい場合も多いでしょう。 例えば、あなたの家や土地で大規模な工事を行っている契約者がいる場合、プロジェクトの期間中に彼のためのリストを作成することができます。彼がその日の作業を終えて帰った後、現場を歩き回っていると、彼と話し合う必要があるいくつかのことに気づくかもしれません。そのリストは、簡単に作成でき、必要に応じてアクセスしやすいものであることが望ましいです。このようなリストの有用性を考えると、あなたのシステムは、必要に応じて迅速かつ簡単にアジェンダを追加できるようにするべきです。例えば、バインダーのアジェンダセクションに人や会議のためのページやリストを挿入するのは数秒で済みますし、デジタルツールのアジェンダカテゴリー内に専用の「メモ」を追加するのも同様です。 「読む/レビューする」 あなたの受け取りトレイには、次に行うべきアクションが「読む」ことになっているいくつかのアイテムがあることでしょう。私は、あなたが2分ルールを守り、すでに多くの短時間で済むアイテムを処理していることを願っています。適切に廃棄したり、ファイリングしたり、次に回したりしていることでしょう。時間を最も無駄に使う人々が、最初にその短さを嘆くものです。—ジャン・ド・ラ・ブリュイエール 2分以上の時間を要することが分かっている印刷物は、通常、「読む/レビューする」とラベル付けされた別の物理的なスタックトレイで管理するのが最適です。これは私の定義では「リスト」の一種ですが、文書や雑誌をトレイやポータブルフォルダーにまとめることで、より効率的に処理できます。多くの人にとって、「読む/レビューする」スタックはかなり大きくなることがあります。だからこそ、この山は実際に時間があるときに読みたい、2分以上のものだけに限定することが重要です。それ自体が daunting ですが、このカテゴリーの境界が明確でないと、状況はさらに制御不能になり、心理的にも麻痺してしまいます。明確な区分けがあれば、少なくとも在庫を意識することができ、ほとんどの人にとっては、自己調整メカニズムを持つことで、何を保持したいのか、何を単に処分すべきかをより意識できるようになります。 一部の専門家（例えば、弁護士）は、依然として多くの印刷物を扱っています。彼らの文書のほとんどはデジタル形式で生成・管理されていますが、物理的な形で文書を扱うことが最適な方法であることには変わりありません。そのような場合、読む/レビューするボックスやトレイに加えて、異なる焦点を必要とするより厳密な読み物のためのレビュー/応答カテゴリーを持つことが理にかなっています。会議が遅れて始まるかもしれないとき、何も行われていない時間があるセミナーのとき、待たされるかもしれない歯科医の予約のとき、あるいはもちろん、電車や飛行機で時間があるときに、整理された読み物を手元に持っていることは実用的です。これらはすべて、そのような読み物を閲覧し、進める絶好の機会です。 整理されていないリード/レビュー資料を持っている人は、多くの時間を無駄にしてしまうことがあります。なぜなら、私たちの生活には、利用できるちょっとした隙間がたくさんあるからです。私たちが受け取るデジタル情報の量は膨大で、その中には仕事や生活にとって本当に重要ではないけれど、興味深いまたは楽しいものがたくさん含まれています。こうした情報を整理するための「バケット」を作ることは有益です。たとえば、メールフォルダーシステム内に「レビュー/視聴」ファイルを作ったり、ウェブサーフィン用のアクションリストを作成したりすることで、推奨される動画やブログ、オンライン記事へのリンクを含むメールを整理しておくことができます。 「待っているもの」の管理についてですが、他人のコミットメントを管理することは、彼らがそれを避けることで危機を引き起こす前に重要です。自分が行うべきアクションのリマインダーと同様に、他人からの返事や完了を待っているすべてのことのリマインダーも整理してグループ化する必要があります。ここでは具体的なアクションステップを追跡するわけではなく、むしろ他人が責任を持つ最終的な成果物やプロジェクトを追うことになります。たとえば、劇場から注文したチケットやオフィスに来るスキャナー、クライアントからの提案の承認などです。次のアクションが他の誰かに依存している場合、アクションリマインダーは必要ありません。ただ、何を誰から待っているのかを思い出させるトリガーが必要です。あなたの役割は、そのリストを必要に応じて確認し、ステータスをチェックしたり、プロジェクトを進めるために何らかのアクションを起こすべきかを評価することです。 特に管理職や監督職にある人々にとって、他者からの未達成のコミットメントの在庫を把握し、最新の状態に保ち、完全に整理してレビューすることは、大きな安心感と今後の集中力の向上をもたらします。この「待っているもの」リストは、次のアクションのリマインダーリストと同じシステム内に近く置いておくのが最も効果的です。プロジェクトが完了するまで、次のステップの責任は何度も行き来することがあります。たとえば、提案を依頼するためにベンダーに電話をかける必要があるかもしれません（その場合、提案は「待っているもの」リストに追加されます）。提案が届いたら、それをレビューする必要があります（それは「リード/レビュー」トレイや「コンピュータで作業中」リストに入ります）。レビューが終わったら、上司に承認を求めて送信します（再び「待っているもの」リストに戻ります）。このように続きます。 また、「待っているもの」リストを持っていることは、これらの成果物に責任を持つ人と会ったり話したりする際にも非常に役立ちます。「ああ、ゴンザレスの提案はどうなっていますか？」といった会話を早い段階で持ちかける方が、期限が過ぎてストレスのかかる状況になるまで待つよりもずっとスマートです。このカテゴリでは、各項目のリクエスト日や合意された締切日を含めることが特に重要です。 フォローアップは、「3月20日に注文を出しました」とか「提案書はもう3週間前にお渡ししました」と言えるときに、より意味深いものになります。私の経験では、この一つの戦略的な詳細が非常に重要です。自分の「待っているリスト」が、他の人にやってもらうべきことの完全な在庫であると知ることで、素晴らしい気持ちになります。 **オリジナルアイテムをアクションリマインダーとして活用する** アクションが必要なメールや書類は、他のものとは分けて管理しましょう。アクションリマインダーを追跡する最も効率的な方法は、それらが思いついたときにリストやフォルダーに追加することです。元のトリガーは、処理した後には必要なくなります。上司との会議でメモを取ることはできますが、関連するプロジェクトやアクションを取り出した後は、それらのメモを捨てても構いません。一部の人は、まだ何かしなければならないテキストやボイスメールをアーカイブしようとしますが、それはリマインダーを管理する最も効果的な方法ではありません。ただし、このルールには例外もあります。特定の種類の情報は、リストに何かを書く必要がなく、必要なアクションのリマインダーとして最も効率的に機能します。これは特に、紙ベースの資料や一部のメールに当てはまります。 **紙ベースのワークフローを管理する** いくつかのものは、自分自身が最も良いリマインダーとなります。たとえば、読むべき記事や出版物、文書のカテゴリーが良い例です。「Vogue誌をレビューする」とアクションリストに書くのは過剰です。雑誌自体を「読むべきもの」トレイに入れることで、トリガーとして機能させることができます。もう一つの例として、紙での請求書支払いを行っている場合、請求書を一度に支払う方が簡単だと感じるでしょう。そのため、「支払うべき請求書」や、より一般的には「処理すべき財務」とラベル付けされたフォルダーやスタックトレイに保管するのが良いでしょう。同様に、経費報告のための領収書は、生成された時点で処理するか、「処理すべき領収書」用の封筒やフォルダーに保管するべきです。 あなたの仕事の具体的な性質や入力、作業環境によっては、他のカテゴリーを元の文書だけで整理する方が効率的な場合もあります。たとえば、カスタマーサービスの専門家は、標準の形式で届く多数のリクエストを扱うことが多く、その場合は、アクションが必要なアイテムだけを含むトレイやファイル（紙またはデジタル）を維持するのが最良の管理方法です。弁護士や会計士は、アクションを決定するために時間をかけてレビューする必要がある文書を扱うことがあり、その場合は、特定の性質のアイテムと一緒にデスクのトレイに積んでおくことができます。 整理する主な理由は、認知的負荷を軽減すること、つまり「これについて何をしなければならないのか？」と常に考え続ける必要を排除することです。リマインダーをリストに書く方が理にかなっているのか、それとも元の文書をトレイやフォルダー、デジタルディレクトリで使用する方が良いのかは、物流に大きく依存します。 デスク以外の場所でそのリマインダーを使うことはできますか？もしそうであれば、素材の持ち運びやすさを考慮する必要があります。デスク以外ではその作業を絶対に行えない場合は、リマインダーをワークステーションでのみ管理する方が良い選択です。どちらの選択肢を選んでも、リマインダーは次に必要なアクションに基づいて明確に異なるカテゴリーに分けられるべきです。例えば、サービスオーダーの次のアクションが電話をかけることであれば、「電話」グループに入れるべきですし、情報を確認してコンピュータに入力するアクションステップであれば、「コンピュータで」とラベルを付けるべきです。 私が見る多くのワークフローシステムの効果を損なう要因の一つは、同じ種類の書類（例：サービスリクエスト）が一つのトレイやファイルにまとめられていることです。異なるアクションがそれぞれに必要であるにもかかわらずです。一つのリクエストは電話を必要とし、別のリクエストはデータの確認が必要で、さらに別のリクエストは誰かが情報を返してくるのを待っているのに、すべてが一緒に整理されています。このような配置は、次のアクションに関する決定が保留されているため、積み重なった書類に対して無関心になってしまうことがあります。私の個人的なシステムは非常に持ち運びやすく、ほとんどすべてをリストにまとめていますが、オフィスには「読む/レビュー」用のスタックトレイを維持しており、旅行用には同じタイトルのプラスチックフォルダーを使っています。デジタルでいくつかの雑誌を保存・閲覧していますが、物理的なバージョンを手元に置いておくことは、物流的にも機能的にも、また美的にも私にとって心地よいものです。 Eメールベースのワークフロー管理 紙ベースの資料と同様に、アクションが必要なメールは、時にはそのメールシステム内で独自のリマインダーとして扱うのが最適です。特に、多くのメールを受け取り、作業時間の多くをメールソフトウェアを使って過ごす場合にはそうです。アクションが必要なメールは、システム内に保存することができ、埋め込まれたアクションを別のリストに書き出したり配布したりする必要はありません。多くの人々は、メールナビゲーターバーに2つまたは3つのユニークなフォルダーを設定することが役立つと感じています。確かに、メールのほとんどのフォルダーは参照用やアーカイブ用の資料に使うべきですが、アクション可能なメッセージを「受信トレイ」自体の外で明確に整理する実用的なシステムを設定することも可能です（ほとんどの人がそこに保管する傾向があります）。この方法を選ぶ場合は、2分以上のアクションが必要なメール用のフォルダーを作成することをお勧めします（再度、2分ルールに従えば、多くのメッセージをすぐに処理できるはずです）。フォルダー名は、（1）参照用フォルダーとは異なる見た目にするため、（2）ナビゲーターバーのフォルダーの上部に配置されるように、接頭辞の文字や記号で始めるべきです。@マークやハイフンなど、システムの上部に並ぶものを使ってください。結果としてできる@ACTIONフォルダーには、何かアクションを起こす必要があるメールが格納されます。 次に「@WAITING FOR」というタイトルのフォルダーを作成できます。このフォルダーは、@ACTIONフォルダーと同じ場所に表示されます。そして、誰かがあなたが追跡したいことをするという内容のメールを受け取ったら、それらを@WAITING FORフォルダーにドラッグすることができます。このフォルダーには、メールで委任したことに関するリマインダーも保存できます。何かを転送したり、メールでリクエストやアクションを委任したりする際には、acc:やbec:のコピーを@WAITING FORフォルダーに保存してください。メールのバックログをゼロに保つのは、千件にするよりもはるかにエネルギーを使いません。一部のアプリケーションでは、メールを送信する際にそのコピーをフォルダーに保存することができます（「送信してファイル」ボタンを使用）。他のアプリケーションでは、同時に「送信済みメール」フォルダーにのみ保存されます。後者の場合、多くの人にとって効果的なのは、メールで委任する際に自分自身をコピー（「cc」または「bec」）し、そのコピーを「@WAITING FOR」フォルダーに入れることです。 メールの「受信トレイ」を空にする方法 上記の方法を使えば、実際にメールの受信トレイからすべてを取り出すことができ、日々の仕事に対する明確さとコントロールが大きく向上します。「受信」は「受信」として再取得されるので、そこにあるものはボイスメールの新しいメッセージやモバイルデバイスの未読テキストのように、何かを処理する必要があるという手がかりになります。ほとんどの人は、まだ決定されていないアクション可能なものや参照、さらにはゴミを整理するためにメールの「受信」を使用しますが、これは心を鈍らせる習慣です。画面をちらっと見るたびに、すべてを再評価しなければならないことを知っています。 再度、受信トレイを空にすることは、すべてを処理したことを意味するわけではありません。処理できるものは削除し、保持したいがアクションを起こす必要のないものはファイルに保存し、2分未満で対応できるものは処理し、待っているものやアクション可能なメールはリマインダーフォルダーに移動したということです。これで@ACTIONフォルダーを開いて、時間をかける必要があるメールを確認できます。このプロセスは、複数の画面を行き来しながら、何かを見逃すのではないかと不安になるよりも、ずっと理解しやすいのではないでしょうか？ アクションのリマインダーを分散させることへの注意 紙ベースのデータは、デジタル版よりも使いやすさの面で信頼しやすいことがあります。目に見えない場所にやるべきことのリマインダーを置くことには明らかな危険があります。組織システムの機能は、必要なときに見るべきリマインダーを提供することが主な目的です。そうすることで、自分が何をしているのか（そして何をしていないのか）についての選択を信頼できるようになります。オフィスを離れる前や、計画していなかったことに大部分の時間を費やすことを決める前に、まだ保留中のアクション可能なメールは、電話リストやコンピュータでの作業リストと同様に個別に確認する必要があります。要するに、@ACTIONは「コンピュータでの作業リスト」の延長であり、まったく同じ方法で扱うべきです。 あなたの紙ベースの保留中のワークフローも、紙の資料が唯一のリマインダーとして使用されている場合は、リストのように評価されるべきです。アクショントリガーをフォルダー、リスト、またはメールシステムに分配することは全く問題ありませんが、必要に応じて、あなたがトリガーを託したすべてのカテゴリーを平等に見直すことが重要です。システムの奥深くに物事が潜んでいて、意図した目的である「リマインド」されない状態にしたくはありません。デジタルの世界では、データが画面外に出ると、実行可能なプロンプトとして消えてしまう傾向があるため、注意が必要です。このため、多くのコンピュータに精通した人々が紙のプランナーに戻ることがあります。物理的で視覚的に明確な存在は、リマインダーが実際に機能するという信頼感を生むことができます。友人と過ごしたり、長い無目的の散歩をしたりして、本当に何も考えたくないときには、すべてのアクションアイテムがどこにあるのか、何であるのか、そしてそれらが待っていてくれることを知っておく必要があります。そして、それを数秒でできる必要があります、数日ではなく。 プロジェクトリマインダーの整理 すべてのプロジェクトのリスト（つまり、完了するために複数のアクションステップを必要とするかもしれないすべてのコミットメントや望ましい成果）を作成し維持することは、深い体験になることがあります！あなたは思っている以上に多くのプロジェクトを抱えているかもしれません。まだ行っていない場合は、最初に非常にシンプルな形式でプロジェクトリストを作成することをお勧めします。これは、アクションリストに使用したものと似た形式で、デジタルオーガナイザーのカテゴリー、バインダーのページ、または「プロジェクト」とラベル付けされた単一のファイルフォルダーで、マスターリストまたは各プロジェクトのための別々の紙を持つことができます。 プロジェクトリスト 完全で最新のプロジェクトリストは、木を抱きしめることから森林管理に移行するための主要な運用ツールです。プロジェクトリストは、プロジェクト自体に関する計画や詳細を保持することを目的としていませんし、優先順位やサイズ、緊急性によって整理しようとするべきでもありません。それは、あなたのオープンループの包括的なインデックスに過ぎません。実際、あなたは瞬間的な活動の中でプロジェクトリストを使うことはありません。ほとんどの場合、カレンダー、アクションリスト、そして発生する予期しないタスクが、あなたの戦術的かつ即時の焦点を構成します。プロジェクトを実行することはできません。必要なアクションステップを実行することしかできません。しかし、プロジェクトが示す地平線を意識することは、あなたのコントロールと焦点を長期的に拡張するために重要です。プロジェクトリストの真の価値は、少なくとも週に一度の完全なレビューを提供できることにあります。これにより、すべてのプロジェクトに対してアクションステップが定義されていることを確認し、何も見落とされていないことを保証します。このリストを時々ちらっと見ることで、あなたのコントロール感が高まります。また、作業負荷を評価する必要があるときに、あなた自身（および他の人）に利用可能なインベントリがあることも知っておくことができます。 プロジェクト一覧の価値 私が示したプロジェクトの非常に広範でシンプルな定義（望ましい結果を達成するために必要なアクションが複数あること）は、あなたの意識に影響を与える微妙な要素を捉えるための重要なネットを提供します。もしあなたが製造業、ソフトウェア、コンサルティングなど、正式にプロジェクトに焦点を当てた業界で働いているなら、「子供たちのために犬を飼うことを考える」や「良い仕立て屋を見つける」といったことがプロジェクトであることに気づくのは難しいかもしれません。しかし、それらを「プロジェクト」と呼ぶかどうかにかかわらず、内面的なプレッシャーを和らげるためには、特定の注意を払う必要があります。これらのことをすべて把握し、最新の状態に保ち、明確にすること、そしてその状態を維持する習慣を身につけることは、今後ストレスのない生産性を実現するために最も価値のあることの一つかもしれません。以下にその理由をいくつか挙げます。 - コントロールと集中のために重要 - 微妙な緊張を和らげる - ウィークリーレビューの核心 - 人間関係の管理を促進する **コントロールと集中のために重要** 自分が対処しなければならないことが頭の中で引っかかっているとき、たとえそれが小さなことでも大きなことでも、本当にリラックスして生産的な状態でいることは不可能です。「運転免許を更新しなければならない」といったことが、外部のリストが完全で定期的に見直されていない場合、「来年の会議の議題を策定しなければならない」と同じくらい頭の中のスペースを占めることがあります。プロジェクトは、きれいに整った形で現れることはほとんどありません。小さなことが予期せず大きなことに繋がることがよくあります。 **微妙な緊張を和らげる** 私たちが対処しなければならないと自分に言い聞かせる小さなことや微妙なことは、あまり目立たないため、扱うのが難しいストレスを生み出します。プロジェクトはしばしば、きれいに整った形で現れることはありません。最初は単純な状況、コミュニケーション、または活動のように見えますが、徐々に予想以上の大きなものに変わっていきます。娘を幼稚園に入れることはうまくいったと思っていたのに、今度は登録用紙に問題があったり、物流の詳細に変更があったりします。送った請求書が完全で正確だと思っていたのに、クライアントが請求した内容に同意していないと言ってきたりします。このような状況を特定し、望ましい結果を持ってシステムに組み込むことで、予期しないポジティブな結果を伴う新たなエネルギーが生まれます。 **ウィークリーレビューの核心** 他の場所でも述べたように、ウィークリーレビューは、あなたの大きなコミットメントと日々の活動を結びつけるための重要な成功要因です。そして、完全なプロジェクト一覧は、その方向性の要となります。毎週、子供たちのための犬について何をしているか（またはしていないか）、来年の会議について何をしているか（またはしていないか）を確認することは、重要な実践です。 しかし、そのプロジェクトリストは、少なくとも最近の形で存在している必要があります。そうでなければ、その視点から物事を考える能力は得られません。 ### 関係管理を促進する 上司やスタッフ、パートナー、家族との会話において、あなたの関係に関連するすべてのコミットメントを把握し、コントロール感を持つことは非常に価値があります。限られたリソース（時間、お金、注意）を配分する際には、必ず課題が生じます。他者があなたのリソースに影響を与える場合、明示的および暗黙の合意を交渉（そしてしばしば再交渉）できることが、これらの内在するプレッシャーを効果的に軽減する唯一の方法です。経営者や配偶者、スタッフが自分の仕事と生活のコミットメントを理解すると、それに関与する人々との非常に重要で建設的な会話が生まれます。しかし、その完全なリストがなければ、それは実現しません。 ### まだ発見されていないプロジェクトの探し方 「隠れたプロジェクト」が存在する可能性が高い主な3つの領域があります： - 現在の活動 - 高次の興味やコミットメント - 現在の問題、課題、機会 #### 現在の活動 カレンダー、アクションリスト、作業スペースのシンプルなインベントリからキャッチすべきプロジェクトがしばしばあります。あなたのスケジュールにある会議は、過去のものでも今後のものでも、あなたが達成することにコミットしている結果に関連している場合がありますが、その会議自体では完了または解決されないことがあります。たとえば、クライアントからの新しいカスタムプログラムのリクエストに関する電話会議が予定されていることに気づくかもしれません。これがプロジェクトです。「クライアントXYZのためのカスタムプログラムの可能性を調査する」。息子の学校での保護者向けオリエンテーションイベントがカレンダーに入っていて、彼の授業スケジュールについて解決すべき問題があることを思い出させるかもしれません。個人的またはビジネスの旅行、カンファレンスなど、すべての予定をプロジェクトとして認識する価値があります。 また、リストの次のアクションに関連する未認識のプロジェクトもまだ存在する可能性が高いです。多くの場合、私たちが一緒に働く人々は「資金調達イベントについてマリオに電話する」というタスクを持っていますが、「資金調達イベントを最終化する」という項目をプロジェクトリストに追加していないことがあります。そして、明らかであるべきですが、時にはそうでないこともあるのですが、あなたのブリーフケースに提案や契約書があり、家のデスクには銀行用の書類があり、バッグの中には壊れた時計があることが、実際にはプロジェクトの一部です。それらすべてが、残された作業の孤児ではなく、最終的な成果に関連付けられていることを再確認してください。 #### 高次の興味やコミットメント あなたの責任、目標、ビジョン、コアバリューに対する長期的かつ高次の視点からのコミットメントや興味に、まだ微妙に注意を向けている可能性があります。 あなたが職業上関与している責任の見直し—仕事における役割でうまくやるべきことや、一定の基準を維持する必要がある生活の領域—は、あなたの注意を引いているいくつかの事柄を思い出させるかもしれません。それらについてプロジェクトを定義することが価値あるものとなるでしょう。もしあなたが職業上の目標、会社の目的、戦略的計画を持っているなら、それらに基づいて生じるべきすべてのプロジェクトを特定しましたか？そうすることで、適切に行動を起こすことができます。私は、幹部が長期計画の文書を取り出して見直す際に、少なくとも一つは自分自身で明確にする必要があるプロジェクトがあることに気づかないことはほとんどありません。あなたの個人的な生活の未来に向けて、注意を引くような事柄—子供や親の年齢、退職、人生のパートナーの願望、探求したい楽しいクリエイティブなこと—が迫ってきていることはありませんか？このような振り返りは、少なくとも「調査する」タイプのプロジェクトを生み出すことが多く、それを特定することで、より大きな世界を把握しているという感覚を得ることができます。 現在の問題、課題、機会 インベントリを作成するための非常に豊かな場所は、認識されずに対処されないと焦点を乱す可能性のある、しばしば曖昧な事柄の広範な領域です。これらは次の三つのカテゴリーに分けられます： - 問題 - プロセス改善 - 創造的および能力構築の機会 問題はいつプロジェクトになるのか？常にです。何かを問題として評価することで、単に受け入れるべきものではなく、解決の可能性があると仮定しています。解決策があるかどうかはまだ判断する必要があるかもしれません。しかし少なくとも、調査を行う必要があります。「フレデリックの学校との関係を改善する方法を探る」「家主との状況を解決する」「ビジネスパートナーとの報酬に関する争いを終わらせる」といった、非常に現実的なプロジェクトは、あなたがそのように定義することをためらうかもしれません。実際に言葉にし、リストに加え、次のアクションを作成すると、ストレスのない生産性のゲームにおいて新たなレベルの優雅さに驚くことでしょう。 必然的に、あなたの管理、メンテナンス、ワークフローのプロセスの中にも、プロジェクトが潜んでいます—職業的な領域でも個人的な領域でも。あなたのシステムや物事の進め方（または進んでいないこと）について、どのような不満を感じていますか？ファイリング、保管、コミュニケーション、採用、追跡、記録保持の手続きに関して、何かイライラすることはありますか？個人またはビジネスの経費報告、銀行や投資のプロセス、友人や家族との連絡の取り方に改善が必要なことはありますか？ これらは、通常、巧妙にプロジェクトに変わるタイプのものであり、軽いイライラと本当に手を付ける価値のある煩わしさ（またはインスピレーション）との境界線を見極めるのが難しいものです。最終的には、自分の成長や創造的表現を広げるために学びたいことや体験したいことを自分に言い聞かせているかもしれません。イタリア料理を学びたいですか？それとも絵を描く方法を学びたいですか？デジタル写真やソーシャルメディアマーケティングのオンラインコースを受講するのが素晴らしいと自分に言い聞かせてきたでしょうか？こうした「やりたいかもしれない」プロジェクトの多くは、あなたの「いつか/もしかしたら」リストにそのまま置いておいても問題ないかもしれません。しかし、GTD（Getting Things Done）の効果に慣れてくると、プロジェクトリストで望む成果を定義することで、新しく興味深く有益な体験を生活に取り入れるためにこの手法を活用したくなるでしょう。 一つのリスト、それとも分割する？ほとんどの人は、一つのリストが最も効果的だと感じています。なぜなら、それは日々の優先順位を示すガイドラインではなく、マスターインベントリとして機能するからです。この整理システムは、あなたのオープンループや選択肢のためのプレースホルダーを提供し、あなたの心が必要な直感的かつ瞬時の戦略的決定をより容易に行えるようにします。正直なところ、プロジェクトのリストがいくつあっても、すべての内容を必要なときに確認する限りは問題ありません。ほとんどの場合、これを週次レビューの際に一度に行うことになるでしょう。 プロジェクトをサブソートする一般的な方法 プロジェクトリストをサブソートすることが理にかなっている状況（そして不安を軽減する！）があります。いくつかの一般的なオプションを見てみましょう。 個人/プロフェッショナル 多くの人は、リストを個人のプロジェクトとプロフェッショナルなプロジェクトに分けて見る方が快適だと感じています。もしあなたもその一人なら、個人のリストもプロフェッショナルなリストと同様に慎重に見直す必要があることを覚えておいてください。週末だけに保存するのではなく、個人のことに関する多くのアクションは平日に処理する必要があります。しばしば、プロフェッショナルに対する最大のプレッシャーは、彼らの生活の個人的な側面から生じていることが多いです。 委任されたプロジェクト もしあなたが上級管理職や役員であれば、直接責任を持ちながらも部下に任せているプロジェクトがいくつかあるでしょう。もちろん、それらを「待っている」リストに入れることもできますが、「プロジェクト - 委任済み」リストを作成して追跡する方が良いかもしれません。あなたのタスクは、そのリストを定期的に見直して、すべてが適切に進行していることを確認することです。 特定のタイプのプロジェクト 一部の人々は、仕事やライフスタイルの一環として同じタイプのプロジェクトをいくつか持っており、場合によってはそれらをプロジェクトのサブリストとしてまとめることが有益です。 例えば、企業のトレーナーや基調講演者は、「プロジェクト—プレゼンテーション」という別のカテゴリーを設け、今後のイベントを時系列で一覧にすることがあります。これらは他のプロジェクトと同様に、完了するまでアクションを確認する必要がある「プロジェクト」ですが、カレンダーに沿って整理されたリストで見ることができると便利です。適切な複雑さとは、最適なシンプルさを生み出すものです。不動産エージェントやコンサルティングサービスを販売する人、あるいは比較的少数の見込み客に提案を行う職業の方は、すべての「進行中の営業関係」を一目で把握できると便利だと感じるでしょう。これはプランナーやデジタルアプリケーションの中で別のリストとして作成することができますが、最適に機能させるためには、リストが完全であり、各項目が定期的に現在のアクションとして見直される必要があります。 プロジェクトを主要な焦点のエリアごとに整理することを好む人もいます。例えば、子供に関することを追跡する親や、さまざまな役割（財務、営業、運営など）に応じてプロジェクトを分ける起業家などです。プロジェクトをどのようにグループ化するかはそれほど重要ではなく、在庫が完全で最新であり、十分に評価されていることが重要です。今どのように整理していても、システムを使う経験が増えたり、仕事や生活の焦点が変わったりするにつれて、構造を変更することになるでしょう。 サブプロジェクトについては、いくつかのプロジェクトには主要なサブプロジェクトがあるかもしれません。それぞれが理論的には独立したプロジェクトとして見なされることもあります。例えば、新しい住居に引っ越す際に、そこにあるものを多くアップグレードまたは変更する場合、「パティオを完成させる」「キッチンをアップグレードする」「ホームオフィススペースを整える」といったアクションアイテムのリストができるかもしれません。これらを「新しい住居のアップグレードを完了する」という一つのエントリーとしてプロジェクトリストに記載するのか、それとも各サブプロジェクトを個別の項目として書き出すのかは、実際には重要ではありません。生産性を維持するために、プロジェクトのすべての要素を必要に応じて頻繁に見直す限り、外部のツールや整理形式がすべてのプロジェクトを横断的かつ縦に完璧に整理することはできません。全体を何らかの一貫した方法（例えば、週次レビューを通じて）で把握する必要があります。 大きなプロジェクトをプロジェクトリストの一つの項目として扱う場合、サブプロジェクトやプロジェクト計画自体を「プロジェクトサポート資料」としてリスト化し、その主要な項目に取り組む際に見直すことをお勧めします。プロジェクトの大きな部分が他の部分の完了に依存している場合は、この方法を取ることをお勧めします。 そのような状況では、次のアクションが付いていないサブプロジェクトが存在するかもしれません。これは、他のことが起こるのを待っているため、前に進むことができないからです。例えば、「キッチンのアップグレード」を始めることができるのは、「家庭の電気システムの評価とアップグレード」を終えてからかもしれません。また、同時に大きな家庭プロジェクトを一つしか進められない場合、優先順位に従ってそれらを整列させておくことが理にかなっています。しかし、「パティオの最終化」については、他のサブプロジェクトとは独立して進めることができるかもしれません。したがって、独立して進められるこの大きなプロジェクトの一部について、常に次のアクションを把握しておくことが重要です。 どの方法が最適かについてあまり心配しないでください。もし迷ったら、大きなプロジェクトをプロジェクトリストに載せ、サブプロジェクトをプロジェクトサポート資料に保管し、週次レビューに含めることをお勧めします。これにより、あなたの生活の全体像を高い視点から一目で把握しやすくなります。しかし、その配置がしっくりこない場合は、アクティブで独立したサブプロジェクトをマスターリストに別々のエントリーとして含めることを試みてください。プロジェクトやサブプロジェクトのリストの仕方はあなた次第ですが、すべての動いている部分を見つけられる場所を把握し、必要に応じて頻繁に見直すことが大切です。すべてのプロジェクトやサブプロジェクトを同じ方法で追跡する完璧なシステムは存在しません。あなたにはプロジェクトがあり、それに関連する要素がある場合は、適切なリマインダーを見つける場所を知っておく必要があります。 プロジェクトサポート資料は、プロジェクトアクションでもプロジェクトリマインダーでもありません。これは、あなたのアクションやプロジェクトについての思考をサポートするためのリソースです。 通常、人々は紙の束やファイルフォルダー、または多数のメールやデジタル文書をリマインダーとして使用します。それは、（1）プロジェクトがあること、（2）それに対して何かをしなければならないことを思い出させるためです。彼らは本質的に、サポート資料をアクションリマインダーとして機能させています。しかし、問題は、これらのプロジェクトの次のアクションや「待っている」項目が通常決定されておらず、心理的にまだその束やファイル、メールに埋もれているため、整理されていない人を行動に引き寄せるのではなく、逆に遠ざけてしまうということです。それは、無限に続く潜在意識の呪文を発します。「私について何かをして！私について何かを決めて！私について何かをフォローアップして！」日々の活動の中で忙しいとき、そんなファイルを手に取ってアクションを探すことは最後の手段です。実際、ファイルや束に対して無感覚になってしまい、何もするよう促されず、ただ精神的な雑音や感情的な不安を生み出すだけです。あなたの環境の中で、心理的に何があなたに語りかけ、何かをするように要求しているのでしょうか？ このような状況にある場合、まず最初にプロジェクト自体を「プロジェクト」リストに追加し、達成すべき成果があることを思い出させる必要があります。その後、アクションステップや「待機中」の項目をそれぞれのアクションリマインダーリストに追加します。最後に、実際に行動を起こす時、例えばプロジェクトについて誰かに電話をかける場合には、会話中にサポートとして必要になると思われる資料をすべて取り出すことができます。繰り返しになりますが、サポート資料を主な行動リマインダーとして使うのは避けるべきで、それはアクションリストに任せるべきです。ただし、資料にプロジェクト計画や概要が含まれている場合、またはアドホックなアーカイブや参照情報が含まれている場合は、純粋な参照資料よりも少し目に見える形でアクセスできるようにしておくことをお勧めします。これらの資料もサポートとして保存するのは問題ありませんが、毎回ウィークリーレビューを行う際に、ファイル引き出しを引き出したり、コンピュータの適切なディレクトリやファイルを開いたりして計画を確認するという規律が必要です。そうでない場合は、そのようなプロジェクトサポートファイル（コンピュータファイルの印刷物などを含む）を、デスク上のスタンディングファイルホルダーや別の「保留」スタックトレイに保管する方が良いでしょう。 新しい住居に引っ越すという前の例に戻ると、「アップグレード - 37 ピンカートンプレイス」とラベル付けされたフォルダーを持っていて、パティオやキッチン、オフィスエリアに関するすべての計画や詳細、メモを含めることができます。ウィークリーレビューの際に「新居のアップグレード」というプロジェクトリストに来た時、そのプロジェクトのファイルを取り出し、すべてのメモを確認して次のアクションを見逃していないかを確認します。そのアクションは実行するか、委任するか、アクションリストに延期され、フォルダーは再びファイリングされ、次回のアクションやウィークリーレビューのために必要になるまで保管されます。 現在および将来のクライアントとやり取りをする多くの人々は、クライアントフォルダーやクライアント関係管理（CRM）ソフトウェアを使用して「アカウントを管理」しようとしています。しかし、ここでの問題は、いくつかの資料が単なる事実や歴史的データであり、いつ使うか分からない背景情報として保存する必要がある一方で、関係を進展させるために追跡する必要があるアクションもあるということです。後者は、アクションリストシステム内でより効果的に整理できます。クライアント情報はその名の通りで、クライアントに関する一般的な参照ファイルに組み込むことも、クライアントに特化したライブラリに保存することもできます。しかし、クライアントに電話をかける必要がある場合、そのリマインダーは「電話リスト」以外の場所に埋め込まれているのは避けたいです。 アドホックプロジェクト思考の整理 第3章では、プロジェクトに関するアイデアを保持したいが、必ずしも次のアクションではないことがよくあると提案しました。 これらのアイデアは「プロジェクト支援資料」という広いカテゴリーに分類され、次の休暇でやりたいことのアイデアから、プロジェクト計画の主要な要素の明確化まで、さまざまなものが含まれます。これらの考えは、高速道路を運転しながらラジオのニュースを聞いているときや、関連する記事を読んでいるときに浮かぶことがあります。そのような資料をどう扱うべきでしょうか？プロジェクト、テーマ、またはトピックに関するアイデアを失う必要はありません。ここでの私の提案は、プロジェクトやトピック自体をどのように管理しているか、どのようにその形式で情報を追加できるか、そしてそれに関連するより詳細なデータをどこに保存するかを考慮することです。ほとんどの専門家は、サポート資料を扱うためのいくつかのオプションを持っており、リスト項目にメモを添付したり、電子メールやデータベースでデジタル情報を整理したり、ノートブックに紙ベースのファイルやメモを保管したりします。 **添付メモ** ほとんどの整理ソフトウェアでは、リストやカレンダーのエントリーにデジタルメモを添付することができます。ソフトウェア内でプロジェクトリストを管理している場合、考えが浮かんだプロジェクトに移動し、そのプロジェクトにメモを開くか添付してアイデアを入力できます。これは「裏紙に書いた」プロジェクトの考えを捉えるための優れた方法です。プロジェクトリストが紙ベースの場合、マスターリストの項目の横に付箋を貼るか、もしアナログ派であれば、その項目の別のシートに貼ることができます。いずれにせよ、プロジェクトを見直す際に添付を確認してデータを活用することを忘れないようにしましょう。 **電子メールとソフトウェアアプリケーション** デジタルの世界は、プロジェクトに関する考えを扱うための無限の方法を提供しています。プロジェクトに関連する良い情報を含む可能性のある電子メールは、専用のメール参照フォルダーに保存し、適切にラベルを付けることができます。1つのプロジェクトに関連する大量の電子メールがある場合は、「ジョンソンパートナーシップ—アクティブ」と「ジョンソンパートナーシップ—アーカイブ」のように、2つのフォルダーを作成することを検討してください。また、プロジェクトやトピックに関する考えを整理するためのより厳密なデジタルデータベースを設定することも価値があるかもしれません。今世紀には、シンプルで洗練されたクラウドベースのノート取りやノート整理ソフトウェアから、無限のカスタマイズが可能なグループ共有ファイルやプロジェクト管理システム、自由形式のマインドマッピングから大規模な執筆や研究の整理まで、さまざまな個人プロジェクト整理アプリケーションまで、これらのツールが急速に発展しました。 デジタルの世界における内在的な危険は、どれだけ多くのデータがどれだけ多くの異なる場所に簡単に散らばるかということです。デジタルプロジェクト支援の選択肢が豊富であることの良いニュースの裏には、私たちが意味のある情報を多くの場所やメカニズムに広げる誘惑に簡単に引き込まれ、ほぼ元の状態に戻ってしまう可能性があるという悪いニュースがあります。 私たちは、すべてがどこにあるのか分からず、適切な視点から全体を統合して把握することができず、どのデータをどこに配置すればよいのかもはっきりしません。そのため、私たちは頭の中で全てを調整しようとする羽目になります。私は、さまざまなことを行う中で関連情報を追跡する新しい方法を見つけることが多いですが、明確に区分されたアクセスしやすいプロジェクトリストを維持し、関連するシステムの部分を定期的にスキャンして重要な詳細を確認することで、精神的な安定を保っています。 紙ベースのファイル 各プロジェクト専用のファイルフォルダーを持つことは、紙の資料を蓄積する際に非常に理にかなっています。低技術ではありますが、それでも優れた解決策です。シンプルさと扱いやすさは、会議のメモ用紙のためにフォルダーを作成することに対して安心感を与える、良い一般参照のファイリングシステムを作ります。時には、デジタルの資料をその場で使うよりも、物理的なフォルダーを使ってプロジェクト関連の情報を計画セッションや会話のために把握する方が簡単です。私はしばしば、プロジェクトに関連するすべての有用なアイテム—スプレッドシート、スケジュール、メール、ウェブページなど—を印刷して、そういったやり取りの参考として手元に置いています。 ノートブックのページ 紙ベースのバインダー式ノートブックの大きな利点は、個々のプロジェクトに対して1ページまたは数ページを専用に使えることです。私は何年も中型のノートを維持し、前面にはプロジェクトリスト、後ろにはプロジェクトサポートセクションを設けて、常に空白のページを用意し、リストにあるプロジェクトに関するランダムな考えや計画、詳細を記録していました。紙ベースの個人システムの要素はますますデジタルのものに取って代わられていますが、ノートブックのモデルは、より統合された多層的な思考プラットフォームを支える価値のあるものです。 前述の方法は、プロジェクトの考えを整理するのに効果的です。重要なのは、プロジェクトのノートに内在するアクションステップを一貫して探し、プロジェクトの性質に応じてノートを必要なだけ頻繁に見直すことです。また、非アクティブ、現実的でない、または冗長になったノートは多くを整理し、全体のシステムが「古くなった」ウイルスに感染しないようにすることも重要です。私は、こうした考えを記録することに大きな価値を見出しています。それは、すべてのアイデアを使うわけではなく（ほとんどは使いませんが）、思考プロセスを一貫して助けてくれるからです。しかし、役に立たない古い考えが長く残らないように気をつけています。 非アクションデータの整理 興味深いことに、ほとんどの人の個人管理システムの最大の問題の一つは、いくつかのアクション可能なものと、価値はあるがアクションが伴わない大量のデータや資料が混在していることです。 私たちの仕事や生活において、実行可能なタスクやプロジェクトのリマインダーを管理することと同様に、実行不可能な項目を管理するための良好で一貫した構造を持つことは非常に重要です。実行不可能な項目が適切に管理されていないと、全体のプロセスが滞ってしまいます。実行不可能な項目は、大きく分けて三つのカテゴリーに分類されます。それは、参照資料、今は行動を必要としないが後で必要になるかもしれないリマインダー、そして全く必要のないもの（ゴミ）です。 **参照資料** 私たちのデスクに届くものや、一般的に生活の中で目にするものの多くは参照資料です。これには行動は必要ありませんが、さまざまな理由から保持しておきたい情報です。あなたの主な決定は、どれだけの情報を保持するか、どれだけのスペースをそれに割くか、どの形式で保存するか、そしてどこに保存するかということになります。これらは法律的または物流的な懸念や個人的な好みに基づく個人または組織の判断になります。参照資料に注意を向けるべき唯一の時は、必要な情報が多すぎるか少なすぎるためにシステムを変更する必要があるときです。 多くの人が心理的に抱える問題は、自分の持ち物がまだ「物」であるということです。つまり、何が実行可能で何がそうでないかを決めていないのです。一度、何が実行可能で何が参照資料であるかを明確に区別できれば、残された参照資料には何の引っかかりや未完了感もなくなるはずです。それはただの図書館です。あなたの唯一の決定は、どれだけの大きさの図書館を持ちたいかということです。このアクション管理の方法論を完全に実施すれば、物理的およびデジタルのスペースが許す限り、どれだけのものを保持しても構いません。私自身、コンピュータのハードディスクのサイズを増やし、接続されたドライブやクラウドにほぼ無限のバックアップ機能を追加したことで、アーカイブに保存するメールやデジタル写真の数を大幅に増やしました。私にとっては、純粋な参照資料の量が増えることは心理的な負担を増やさないので、より多くの方が良いのです。 **参照システムの多様性** 参照資料は現在、さまざまな形式（トピックやメディア）で存在し、それを整理する方法も多数あります。以下に、最も一般的なものについて簡単に説明します。 - 一般的な参照ファイリング（紙、メール、シンプルなデジタルストレージ） - 大カテゴリーのファイリング - 連絡先管理 - 図書館やアーカイブ あなたの参照およびファイリングシステムは、データのシンプルな図書館であり、簡単に取り出せるものであるべきです。これは、アクション、プロジェクト、優先事項、または見込み客のリマインダーではありません。 **一般的な参照ファイリング** 前の章でも強調したように、良いファイリングシステムは、あなたの持ち物を処理し整理するために重要です。また、あなたにとって価値のある紙ベースの資料やアドホックなデジタル情報を扱うためにも必要であり、両方を保存する方法が必要です。 理想的には、あなたは「イン」に処理している間に一般的な参照ファイリングシステムをすでに設定しているべきです。後で参照したいと思うような紙の一枚や、オンラインで読んだ記事を保存することに対して、快適に感じる必要があります。そして、あなたの一般的な参照システムは、何かを簡単にファイリングできるほどカジュアルでアクセスしやすいものでなければなりません。作業や個人の管理、レビューを行う場所のすぐそばに、すぐに手が届く状態であることが重要です。まだそのように設定していない場合は、このトピックについての助けを得るために第4章を振り返ってください。ほとんどの人は、1つから4つの物理的なファイル引き出し、数十のメール参照フォルダー、そして数個から数百に及ぶ他のデジタルストレージ場所やカテゴリーが必要になることが多いです。ウェブ自体は、巨大なデジタルファイリングキャビネットに過ぎず、自分自身のデジタル参照ライブラリを作成する必要を軽減し、あなたが収集して整理したいと思う情報の膨大な量を提供します。情報の増加と、それにアクセスして整理する方法の多様化は、非行動可能な入力と行動可能な入力を区別する必要性を強いるだけでなく、使いやすい参照データストレージシステムを作成し維持することを求めます。 **大カテゴリーのファイリング** 50以上のフォルダーや主要な文書が必要なトピックには、独自のセクション、引き出し、またはデジタルデータベースを設け、アルファベット順やその他の簡単に検索可能なシステムを持たせるべきです。たとえば、企業の合併を管理していて、多くの書類を保持する必要がある場合、デューデリジェンスプロセスに必要なすべての文書を保管するために、2つまたは3つのファイルキャビネットを専用にすることを検討するかもしれません。ガーデニングやセーリング、料理があなたの情熱であるなら、それぞれの趣味に対して少なくとも1つのファイル引き出しが必要になるでしょう。もしあなたの焦点が他の焦点と混ざる可能性のあるサポート資料を含む場合、一般的な参照に情報を保存するか、専門的な参照ファイルに保存するかのジレンマに直面するかもしれません。たとえば、木製フェンスに関する素晴らしい記事を読んでそれを保存したい場合、それはガーデンキャビネットに入れるべきか、家に関連するプロジェクトに関する他の情報とともに一般システムに入れるべきかということです。一般的には、非常に限られた数の特定のトピックを除いて、1つの一般的な参照システムに固執するのが最善です。 **連絡先管理** 保持する必要のある情報の多くは、あなたのネットワーク内の人々に直接関連しています。モバイル、家庭、オフィスの電話番号、メールアドレスなど、あらゆる種類の連絡先情報を追跡する必要があります。さらに、役立つと感じる場合は、彼らの誕生日、家族の名前、趣味、興味などの情報を維持することも考慮してください。より厳密なプロフェッショナルな観点からは、雇用日、パフォーマンスレビューの日付、目標や目的、スタッフの育成や法的目的に関連する可能性のあるその他のデータを追跡する必要があるかもしれません。 デジタルおよび紙のオーガナイザーの「連絡先」セクション（カレンダーとともに）は、おそらく最も一般的に使用される要素でしょう。誰もが電話番号やメールアドレスを管理する必要があります。ここで注目すべきは、これは単なる参照資料であるということです。特に行動を起こす必要はなく、将来的にアクセスするかもしれない情報に過ぎません。デジタル化が進んだ現代でも、多くの人々は集めた名刺の山を抱えており、それが「私について何か決めて！私を使って！」と静かに叫んでいるようです。 しかし、そこから実行可能な項目をフィルタリングした後は、連絡先情報を整理する方法に大きな謎はありません。個々のニーズに応じたロジスティクスを除けば、特に問題はありません。再度言いますが、問題は人々が連絡先管理ツールを、やるべきことを思い出させるための道具として使おうとする時に生じます。それはうまく機能しません（顧客情報と適切に割り当てられたアクショントリガーを含む、しっかりと機能するCRMシステムの一部でない限り）。知っている人々に関連するすべての行動が、あなたのアクションリマインダーリストに特定され追跡されている限り、連絡先管理ツールはデータストアとしての役割しか果たしません。したがって、唯一の課題（または機会）は、どれだけの情報を保持する必要があり、それをどこに、どのような機器に保管する必要があるかということです。アクセス可能な状態で保持するために。これに関して完璧なものはありませんが、モバイルデジタルインターネット接続ツールがその力を増し、さまざまなデータストアと接続されるにつれて、アクセスの容易さと選択肢の混乱は増加するでしょう。 ライブラリとアーカイブ：パーソナライズされたレベル情報は、多くのレベルで役立つ可能性があります。十分に掘り下げれば、ほぼ何でも見つけることができるでしょう。どれだけの情報を保持するか、どれだけ近くに、どのような形で保持するかという問題は、あなたのニーズ、データに対する特有の快適さ、そしてグローバル情報との関係を加速させる技術の変数によって変わる現実です。個人的な組織と生産性に関しては、すべてのプロジェクトと行動が定期的に使用する制御システムに組み込まれている限り、これは核心的な問題ではありません。すべての形態の参照資料は、あなたの特定の好み、要件、能力に応じてキャプチャし、アクセスを作成するための資料に過ぎません。資料が純粋に参照用である場合、唯一の問題は、それを保持するための時間とスペースの価値があるかどうかです。ある程度の一貫性があれば、物事は常に容易になります。常に持っておくべきものは何ですか？それらは、あなたの常に利用可能なモバイルデバイスやノートに入れるべきです。会議やオフサイトイベントに必要なものは何ですか？それは、ブリーフケースやバックパック、サッチェル、またはハンドバッグに入れるべきです。オフィスで作業しているときに必要なものは何でしょうか？ それはあなたの個人ファイリングシステムやネットワークコンピュータに整理しておくべきです。あなたの仕事に関連する珍しい状況についてはどうでしょうか？それに必要な資料は、部門のファイルやオフサイトのストレージ、またはデジタルクラウドの奥深くにアーカイブしておくことができます。必要なときにウェブ上で見つけられるものは何でしょうか？それらの情報に対して特に何かをする必要はありませんが、良好なインターネット接続がない場所にいるときに必要な場合は、オンラインのときにデータを印刷して持ち運べるファイルに保存しておくべきです。リファレンス資料の個人的な整理が、単に物流的かつ目的に基づくものであることがわかりますか？実行可能なものと実行不可能なものを区別することが、この分野での成功の第一の要因です。第二の要因は、その情報の潜在的な利用方法を判断し、それに応じてどこにどのように保存すべきかを決定することです。これらが解決されれば、リファレンス資料をどれだけでも自由に管理し整理することができます。「完璧な」リファレンスシステムは存在しません。その構造と内容は、得られる価値とそれをキャッチし維持するために必要な時間と労力の比率に基づいた非常に個別的な決定を要求します。保持したい実際の情報から始め、それを取り出しやすい場所に配置する最良の方法を決定し、ゼロから構築する方が、理論的にシステムを選択したり設計したりするよりも良いでしょう。時間が経つにつれて、あなたのリファレンスライブラリはより大きく、より理にかなったフレームワークに洗練されるでしょうが、それは日々の現実を管理する方法をアップグレードすることから最もよく構築されます。すべてをうまく行うための最良の方法を見つける際には、ある程度の曖昧さを受け入れてください。重要なのは、システムを定期的に見直し、再評価し、必要に応じて動的に修正することです。 「いつか/かもしれない」リスト 「いつか/かもしれない」は、捨ててしまうようなアイテムではありません。それらは、あなたが関わることになるかもしれない最も興味深く創造的なものの一部です。実行不可能なアイテムを整理する際に対処すべき第二のことは、将来再評価したいものを追跡する方法です。これには、いつか行きたい特別な旅行から、読みたい本、次の会計年度に取り組みたいプロジェクト、開発したいスキルや才能まで、さまざまなものが含まれます。このモデルを完全に実装するためには、「バックバーナー」または「保留中」のコンポーネントが必要です。後で見直すために物事を段階的に整理する方法はいくつかあり、すべてが現在のレーダーや心からそれらを取り除くのに役立ちます。アイテムをさまざまなバージョンの「いつか/かもしれない」リストに載せたり、カレンダーやデジタルまたは紙ベースのティクリストにトリガーしたりすることができます。 「いつか/かもしれない」リスト もしあなたがメンタルスペースから物事を集める際に完全なマインドスイープを行ったなら、コミットするかどうか決めかねているものがいくつか出てきた可能性が高いです。「スペイン語を学ぶ」、「マルシーに馬を買ってあげる」、「山に登る」などです。 「ワシントンに行く」「ミステリー小説を書く」「バケーションコテージを持つ」といったプロジェクトは、このカテゴリーに典型的に該当します。まだ行っていないのであれば、あなたが選んだ整理システムで「いつか/もしかしたら」リストを作成することをお勧めします。そして、そのリストにこれまで思いついたすべてのアイテムを自由に追加することを許可してください。リストを持ち、それを埋め始めるだけで、さまざまな創造的なアイデアが浮かんでくることに気づくでしょう。「いつか/もしかしたら」カテゴリーを活性化し維持することで、あなたの創造的思考が解放されます。まだ具体的に行動を起こす必要はなく、素晴らしいことを想像することが許されているのです。また、リストに書いたことの中には、意識的に努力しなくても実現するものがあることに驚くかもしれません。想像力が認識やパフォーマンスの変化を促す力を持つことを認めれば、意識の前に「いつか/もしかしたら」リストを持つことで、あなたの生活や仕事に多くの素晴らしい冒険が加わる可能性があることが理解できるでしょう。すでにそれらを可能性として特定し、捉えている場合、機会が訪れたときにそれをつかむ可能性が高まります。私自身の経験でもそうでした。フルートを学び、オープンオーシャンでのセーリングを始めたのも、このカテゴリーからでした。 「いつか/もしかしたら」リストのために活用できる豊かな情報源が2つあります。それは、あなたの創造的な想像力と現在のプロジェクトのリストです。 ### 創造的な想像の在庫を作る もし時間、資金、意欲があれば、いつか本当にやりたいことは何ですか？それらを「いつか/もしかしたら」リストに書き出しましょう。典型的なカテゴリーには以下のようなものがあります： - 家のために手に入れたり作ったりしたいもの - 始めたい趣味 - 学びたいスキル - 探求したい創造的表現 - 買いたい服やアクセサリー - 手に入れたいおもちゃ（ハイテクなものやその他） - 行きたい旅行 - 加入したい団体 - 貢献したいサービスプロジェクト - 見たり体験したりしたいこと ### 現在のプロジェクトを再評価する 今が、あなたのプロジェクトリストをより高い視点（つまり、仕事、目標、個人的なコミットメントの観点）から見直し、現在のコミットメントのいくつかを「いつか/もしかしたら」に移すことを考える良いタイミングです。振り返ってみて、オプションのプロジェクトが今後数ヶ月以上あなたの注意を引く可能性がないと気づいたら、それをこのリストに移しましょう。人々は時折、「いつか/もしかしたら」プロジェクトをサブカテゴリーに分けることが有用だと感じることもあります。リソースが整ったときにすぐに取り組みたいプロジェクトと、ネパールの山を登るや恵まれない子供たちのための財団を作るといった「バケットリスト」的な幻想を考えることには、重要な違いがあるかもしれません。 企業においては、「駐車場」アイデア（「次回の四半期会議で話し合うために保存しておきましょう」）と、重要な資金が得られた際に活性化できるプロジェクトを追跡することとの間に明確な区別があるかもしれません。ここでの重要なポイントは、これらの選択肢を試しながら、自分のリストやサブカテゴリーが不安を引き起こすのか、それとも活力を与えてくれるのかに注意を払うことです。 特別な「いつか/もしかしたら」カテゴリー おそらく、あなたには多くの可能性を含む特別な興味があるでしょう。これらをリストにまとめるのは楽しいことです。例えば： - 食べ物—レシピ、メニュー、レストラン、ワイン - 子供—一緒にすること - 読むべき本 - ダウンロードする音楽 - 見るべき映画 - ギフトアイデア - 探索するウェブサイト - 週末の旅行 - アイデア—その他（どこに置くべきかわからないもの！） このようなリストは、参照用と「いつか/もしかしたら」の中間に位置します。参照用としては、良いワインやレストラン、本のリストを集めておき、必要に応じて参照できるからです。「いつか/もしかしたら」としては、定期的にリストを見直して、いつかはその中の一つ以上を試してみようと思い出させるためです。いずれにせよ、これは価値や多様性、興味を生活に加える可能性のあるものを簡単にキャッチできる整理システムを持つ理由の一つです。未決定のまま放置された事柄で心や作業スペースを混雑させることなく。 「保留と見直し」のファイルや山の危険性 「私たちができることは、できないことでもある。」—アリストテレス 多くの人が「保留と見直し」の山やファイル（あるいは引き出し全体やメールフォルダー）を作成していますが、これは「いつか/もしかしたら」のカテゴリーにあまり明確には当てはまりません。彼らは「時間ができたら、これに取り組むかもしれない」と自分に言い聞かせ、「保留と見直し」のファイルは便利な場所のように思えます。しかし、私はこの特定のサブシステムをお勧めしません。なぜなら、私が出会ったほとんどのケースでは、その人は保留にしたまま見直さず、山や内容に対して無感覚や抵抗感を抱いていたからです。「いつか/もしかしたら」の価値は、意識的にそれに注意を向けない限り消えてしまいます。また、「いつか/もしかしたら」リストとしてうまく管理されているものと、ただの雑多なものが詰まったバケツのようなものとの間には大きな違いがあります。通常、その中の多くのものは捨てる必要があり、一部は「読む/見直す」ために移動し、一部は参照用にファイルされ、一部はカレンダーやリマインダーファイルに入れて、1か月後や次の四半期の始めに見直す必要があります。そして、実際に次のアクションが必要なアイテムもあります。多くの場合、誰かの「保留と見直し」の引き出しやファイルを適切に処理した後、何も残っていなかったことがわかりました。 未来の選択肢のためのカレンダーの活用 カレンダーは、将来やりたいことのリマインダーを保管するのに非常に便利な場所です。 私が指導してきた多くの人々は、自分のカレンダーをもっと活用できたはずなのに、あまり快適ではありませんでした。そうでなければ、もっと多くのことをカレンダーに入れていたでしょう。カレンダーの使い方の一つは、日付に特化した情報を管理することです。このカテゴリーにはさまざまなことが含まれますが、カレンダー機能を活用する最も創造的な方法の一つは、頭の中から取り除き、後で再評価したいことを入力することです。以下は、考慮すべきいくつかの項目です。 - プロジェクトを開始するためのトリガー - 参加したいイベント - 決定を促す要因 **プロジェクトを開始するためのトリガー** 今すぐ考える必要はないけれど、将来的に注意を引くべきプロジェクトがある場合、適切な日付を選んで、その日のカレンダーにプロジェクトのリマインダーを設定できます。これは、特定の日に思い出してほしいことを入れるための日付特化型のカレンダーのスロットに入れるべきです。そして、その日が来たときにリマインダーを見て、プロジェクトリストにその項目をアクティブなプロジェクトとして追加します。この方法に適した典型的な候補は以下の通りです。 - 特定の準備期間が必要な特別なイベント（製品発表、資金調達イベントなど） - 準備が必要な定期的なイベント（予算レビュー、年次会議、計画イベント、会議など） - 重要な人々のための特別な日（誕生日、記念日、ホリデーギフトなど） **参加したいイベント** セミナー、会議、講演、社会的・文化的イベントについての通知が常に届くと思います。参加を決める時期が近づいてきたら、その日付にトリガーをカレンダーに設定しましょう。例えば： - 「明日、商工会議所の朝食会？」 - 「ライオンズのフットボールチケットが今日発売」 - 「午後8時にBBCの気候変動特集」 - 「来週の土曜日、ガーデンクラブのティー」 このようなリマインダーを思いついたら、今すぐカレンダーに入れておきましょう。決定しないことを選ぶのもOKですが、そのためのシステムを持っていることが大切です。 **決定を促す要因** 時々、重要な決定をしなければならないのに、すぐにはできない（またはしたくない）ことがあります。それは自己管理のプロセスにおいて問題ありません。必要な追加情報が外部ではなく内部から得られるべきだと結論づけている限り（例えば、考える時間が必要）、または決定を遅らせる良い理由がある場合（すべての要因が最新の状態になるまで待つこと）です。しかし、決定をしないことに対してある程度の安心感を持つためには、将来的にその問題に適切に焦点を当てるための信頼できる安全ネットを設けることが重要です。 カレンダーのリマインダーは、その目的に役立ちます。このカテゴリーにおける典型的な意思決定の領域には、以下のようなものがあります： - 採用/解雇 - 合併/買収/売却/分社化 - 職業/キャリアの変更 - 戦略の方向転換の可能性 これは大きなテーマであり、これだけのスペースで扱うには少し物足りないことは承知していますが、自分に問いかけてみてください。「今後のために、何か大きな決断があって、それに対する未来のトリガーを作るべきだろうか？今はただそのことを考えずに過ごしていても大丈夫だろうか？」もしそう思うことがあれば、その問題を再検討するためのリマインダーをカレンダーに設定しておきましょう。 「ティクラーファイル」 将来的にアクションが必要になるかもしれない非アクショナブルなアイテムを管理するための優れた方法の一つが、ティクラーファイルです。カレンダーの三次元版とも言えるこのシステムは、今ではなく未来に見たり思い出したりしたい物事の物理的なリマインダーを保持することを可能にします。これは非常に機能的なツールであり、実質的に自分自身の郵便サービスを設け、指定した未来の日に「郵送」することができます。私は何年もティクラーファイルを使用してきました。テクノロジーの進化により、この種のリマインダーはソフトウェアやモバイルデバイスでデジタル化されることが容易になりましたが、あなたにとっては多くのことがこのロー・テクの方法でより簡単に管理できるかもしれません。デジタル管理の約束は絶え間なく進んでいますが、私の個人的なシステムには、物理的なリマインダーとしてより効率的に管理できるものが多く残っています。 基本的に、ティクラーファイルはシンプルなファイルフォルダーシステムであり、特定の日に未来に見たいものを「自動的に」その日に受け取ることができるように、紙やその他の物理的なリマインダーを配分することを可能にします。もし秘書やアシスタントがいるなら、彼らにこのタスクの一部を任せることができます。彼らがこのシステムの作業版を持っていると仮定してのことですが。典型的な例としては： - 「会議のある日の朝にこの議題を渡して。」 - 「月曜日にこれを返して、再考するから。水曜日の取締役会に関係しているから。」 - 「香港旅行について、2週間前にリマインドして。物流を計画しよう。」 そして、週の毎日、その日のフォルダーが引き出されてレビューされます。たとえあなたが高い職業的役割にいるとしても、スタッフを利用してできるだけ多くのことを処理することが適切であるとはいえ、もしそれを自分のライフスタイルに統合できるのであれば、自分自身のティクラーファイル機能を維持することをお勧めします。あなたがアシスタントの責任の範囲外で利用したいと思う有用なことがたくさんあります。私はティクラーファイルを使って、特定の日に必要な旅行書類や、誕生日や特別なイベントのリマインダー（デジタルカレンダーに表示するには視覚的にスペースを取りすぎるもの）、数ヶ月後にもっと時間ができたときに探求したい興味深い事柄の印刷物などを管理しています。 要点：ティクラーファイルは、機能させるために毎日わずか1秒の新しい行動を必要とし、その効果は個人的な投資に対して指数的に大きいということです。これは、特定の時点まで「決定しない」と決めるという独自の実行機能を表しています。 ティクラーファイルの設定方法 物理的なシステムでこれを行う場合、43のフォルダーが必要です。31のフォルダーには「1」から「31」までの番号が付けられ、さらに12のフォルダーには月の名前が付けられます。日々のファイルは前面に置き、明日の日付のファイルから始めます（今日が10月5日の場合、最初のファイルは「6」になります）。その後のファイルは、残りの月の日々を表します（「6」から「31」まで）。「31」のファイルの後ろには、次の月（「11月」）の月次ファイルがあり、その後ろには「1」から「5」までの日々のファイルがあります。その後は、残りの月次ファイル（「12月」から「10月」まで）が続きます。次の日のファイルは毎日インボックスに移され、その後、日々のファイルの後ろに再度ファイリングされます（この時点で、10月6日ではなく、11月6日を表します）。同様に、次の月次ファイルが前面に来たとき（10月31日に日々のファイルを空にした後、「11月」のファイルが次になります。その後ろには「1」から「31」までの日々のファイルがあります）、それもインボックスに移され、月次ファイルの後ろに再ファイリングされて、来年の11月を表します。これは永続的なファイルであり、常に次の31日間と次の12か月のファイルを含んでいます。 ティクラーファイルシステムにフォルダーを使用する大きな利点は、特定の日に記入が必要なフォーム、レビューが必要な会議の議題、その日まで支払いを保留している請求書など、実際の文書を保管できることです。 ファイルフォルダー方式の設定（10月5日） このシステムが機能するためには、毎日チェックして更新する必要があります。日々のファイルを空にするのを忘れると、重要なデータを管理するためにシステムを信頼できなくなり、他の方法でそれらを管理しなければならなくなります。町を離れる場合（または週末にファイルにアクセスしない場合）、出発前に不在の間の日々のフォルダーを確認することを忘れないようにしましょう。 チェックリスト：創造的で建設的なリマインダー 個人のシステム整理において注目すべき最後のトピックは、プロジェクト、作業プロセスや手順、イベント、価値、興味、責任の領域に対する「潜在的な材料のレシピ」であるチェックリストの管理です。本質的に、これまでに議論したリマインダーのリストやカテゴリはすべてチェックリストであり、それぞれの領域で何かを見逃していないかを確認するためのものです。しかし、より一般的なチェックリストのアイデアは、特定の時間に使用するか、特定の種類の活動に従事する際に利用するためのトピック、手順、または興味や活動の領域の内容を列挙したものを指します。 これらは、あなたの仕事や生活における焦点の大まかなアウトラインから、ウェブサイトに写真をアップロードするための詳細な手順まで、さまざまです。何年も前にアルフレッド・ノース・ホワイトヘッドは、「文明は、私たちが考えずに実行できる重要な操作の数を拡大することによって進歩する」と鋭く観察しました。チェックリストは、そのマクロな観察のミクロ版を提供します。何かを考えなければならないとき、たとえば「毎年のカレンダーの終わりに、私は～したい/必要がある」といった定期的な見直しや、「セミナーを行う前に、私は～する必要がある」といった特定の状況がある場合、その仕事を「外部の心」、つまり必要な詳細を適切なタイミングで扱うための管理システムに委ねるべきです。さまざまな状況でよりリラックスしたコントロールを持つための無限の可能性を持つチェックリストがあります。特定の料理を準備するために料理本のレシピを参照することがあれば、それはあなたの集中力と生産性を高めるためのチェックリストを使用していることになります。また、取締役会があなたに年内の3つの重要なイニシアティブや成果を課している場合、それを取締役会の会議の前に見直すことはチェックリストを活用していることになります。私は、あなたの心にあるものを明確にし、整理するプロセスを説明しているので、このシステムを実装するために、チェックリストがしばしば最良の解決策となる一般的なトピックのセットに焦点を当てます。 注意を払いたいこと 私たちが人々と一緒に心の中を整理する際にしばしば浮かび上がるのは、以下のようなことです： - より定期的に運動する - 子供たちとより質の高い時間を過ごす - 自分の部門のためにより積極的な計画を立てる - チームの士気を良好に保つ - 企業戦略と整合性を保つ - クライアントの請求プロセスを最新の状態に保つ - 自分の精神的な実践にもっと集中する - スタッフメンバーの個々の目標にもっと注意を払う - 自分の仕事においてモチベーションを維持する - 会社の重要な人々との現在の会話や更新を続ける これらの「曖昧な」内部のコミットメントや注意を払うべき領域に対して、何をすべきでしょうか？まず、固有のプロジェクトとアクションを特定します。この種のことの多くには、まだ定義する必要のあるプロジェクトやアクションがあります。「より定期的に運動する」というのは、多くの人にとって「定期的な運動プログラムを設定する」（プロジェクト）と「ジムやパーソナルトレーナーについてサリーに電話する」（実際のアクションステップ）に翻訳されます。このような場合、固有のプロジェクトとアクションは依然として明確にし、個人のシステムに整理する必要があります。また、「チームの士気を良好に保つ」というのは、「私の部門のためのチームビルディングプロセスを探る」というプロジェクトにし、「この機会についての意見を得るために人事部長にメールを送る」という具体的なアクションステップにするべきです。しかし、いくつかのことはそのカテゴリーには完全には当てはまらず、しばしばそれに対処するための適切なチェックリストが必要です。 作業の主要な領域と責任の目標を明確にすることは重要です。「良好な身体的コンディションを維持する」や「チームをモチベートし続ける」といった目標は、定期的に見直される概要チェックリストに組み込む必要があるかもしれません。私たちの心の中には、さまざまな成果や基準が影響を与えており、その時々の選択にも影響を及ぼしています。それらを異なるレベルで把握することは常に良いアイデアですが、習慣的に維持し続けるのは簡単ではありません。以前に提案したように、「仕事」のレベルは少なくとも6つに定義でき、それぞれのレベルには独自の認識と評価が必要です。これらのレベルで重要だと考えていることやコミットしていることの完全なリストは、素晴らしいチェックリストを構成するでしょう。以下のような項目が含まれるかもしれません： - キャリア目標 - サービス - 家族 - 人間関係 - コミュニティ - 健康とエネルギー - 財務資源 - 創造的表現 次に、仕事の中で、責任の主要な領域やスタッフ、価値観などを思い出させるためのリストを作成したいかもしれません。これには以下のようなポイントが含まれるかもしれません： - チームの士気 - プロセス - タイムライン - スタッフの問題 - 作業負荷 - コミュニケーション - テクノロジー これらの項目は、あなたの個人的なシステムのリストにも含めることができ、必要に応じて船を正しいコースに保つためのリマインダーとして機能します。多くの場合、特定の領域が現状のままで大丈夫であることを確認すること自体が価値があります。何も追加したり変更したりする必要がないと知ることは、リラックスした集中力を高めます。 新しい状況ほど、より多くのコントロールが必要 私たちがチェックリストや外部のコントロールを維持する必要がある程度は、その責任の領域に対する不慣れさに直接関連しています。長い間同じことをしていて、その領域で変化する圧力がなければ、クルーズコントロールを維持するために必要な外部の個人的な組織は最小限で済むでしょう。物事がいつ起こるべきか、どうやってそれを実現するかを知っており、システムは問題なく、現状維持で大丈夫です。それらを寝ている間に管理できるかもしれません。しかし、しばしばそうではありません。特定の財務取引を管理するための手順を踏まなければならなかったり、ソフトウェアアプリケーションにログインして更新したり、友人のバケーションキャビンにチェックインするためにいくつかの必要なステップを踏まなければならなかったりしたことはありませんか？その際に「待って、今何をすればいいんだ？」と自問自答した経験があるかもしれません。そうした状況では、チェックリストが必要です。私はコンピュータやソフトウェアに関しては危険なほど半分しか理解していないので、IT専門家から繰り返し発生する不具合を修正するための指示を受けると、彼らが言ったことを覚えていると自分に言い聞かせるのが簡単です。しかし、私は（何度も苦労して学んだことですが）彼らのためにチェックリストを作成することを学びました。チェックリストは、心配する必要がないことを知るために非常に役立ちます。 多くの場合、何かしらのチェックリストが必要になります。これは、自分が行っていることに慣れるまでの間、集中力を維持するのに役立ちます。たとえば、もしCEOが突然姿を消し、あなたがその役割を引き継がなければならなくなった場合、重要な業務の全体像や概要を目の前に置いておく必要があります。また、新しい職に就き、比較的慣れていない責任を持つことになった場合、最初の数ヶ月は、コントロールと構造の枠組みが必要になるでしょう。 私たちの会社では、新しい組織構造と運営システムを導入したため、その実施をサポートするために多くの重要なチェックリストを使用しています。これらは、習慣化されるまでの間、私たちの会議の実践を支える役割を果たしています。時には、物事がコントロール下に入るまでの間、私が一時的に対処しなければならない領域のリストを作成する必要がありました。たとえば、私と妻が長年関わってきたビジネスの新しい構造を作ることに決めたとき、私はこれまで扱ったことのない責任を引き受けました。それは、会計、コンピュータ、マーケティング、法務、そして管理業務です。数ヶ月間、私はその責任のチェックリストを目の前に置き、すべての空白を埋め、できる限りスムーズに移行を管理する必要がありました。ビジネスがある程度「クルーズコントロール」に入った後は、そのリストはもはや必要なくなりました。 あらゆるレベルのチェックリストを作成することにオープンでいてください。思いついたときに、どんな種類のチェックリストでも作成することができます。可能性は無限大です。「コアライフバリュー」から「キャンプに持っていくもの」、「潜在的なホリデーギフト」まで、思いついたときにその場でリストを作成することは、あなたの生活に取り入れることができる最も強力でありながら微妙でシンプルな手法の一つです。創造的な思考を刺激するために、私がこれまでに見たり使ったりしたチェックリストのトピックの一部を以下に示します： - 職務責任エリア（主要な責任分野） - エクササイズプログラム（筋力トレーニングプログラム） - 旅行チェックリスト（旅行前に持っていくものややるべきこと） - 週間レビュー（毎週レビューまたは更新するべきこと） - トレーニングプログラムの構成要素（イベントを実施する際に扱うべきすべてのこと） - 重要なクライアントと連絡を取り続けるべき人々（ネットワーク内でつながりたい人々） - 年末の活動（期間を締めくくるためのすべてのアクション） - 個人の成長（個人のバランスと進捗を確保するために定期的に評価すべきこと） - ジョーク チェックリストに慣れ親しんでください。臨時のものでも、より恒久的なものでも構いません。必要に応じて作成したり削除したりする準備をしておきましょう。新しいリストを簡単にアクセスできる場所に置き、魅力的で楽しく使えるようにすることが大切です。バインダーや手軽に使えるソフトウェアアプリケーションなどが良いでしょう。適切に使用すれば、チェックリストは個人の生産性を向上させ、精神的なプレッシャーを軽減するための素晴らしい資産となります。 瞬時にチェックリストを作成し、それを必要なときにアクセスできるようにする能力と意欲は、高いパフォーマンスの自己管理の核心的な要素です。もし、あなたが今、自分の生活や仕事におけるすべての「未解決の課題」を把握し、それぞれの項目が自分にとって何を意味するのか、どのような行動が必要なのかを明確にし、結果を現在の状況を反映した完全なシステムに整理できているなら、ストレスのない生産性を実現するための次のステップ、つまり「振り返りプロセス」に進む準備が整ったと言えます。 振り返り：すべてを新鮮で機能的に保つこと このワークフロー管理の方法の目的は、脳を怠けさせることではなく、より洗練された生産的で創造的な活動を自由に体験できるようにすることです。しかし、その自由を得るためには、脳が自分のすべてのコミットメントや活動に一貫して関与する必要があります。自分がやるべきことを確実に行っているという安心感と、やっていないことについては気にしなくて良いという安心感が必要です。これにより、現在に集中する状態が促進され、これは常に最適な運営状態です。 定期的にシステムを見直し、内容を振り返り、最新の状態で機能的に保つことは、そのような明確さと安定性を得るための前提条件です。例えば、かけるべき電話のリストがある場合、そのリストが必要なすべての電話を完全に反映していない瞬間に、脳はそのシステムを信頼しなくなり、低次の精神的タスクから解放されることができません。脳は記憶し、処理し、思い出させる仕事を再び引き受けなければならず、これはご存じの通り、あまり効果的ではありません。 これらすべては、あなたのシステムが静的であってはならないことを意味します。適切な行動選択をサポートするためには、常に最新の状態に保たれなければなりません。また、あなたの生活や仕事をさまざまな視点から一貫して評価するきっかけを提供する必要があります。 ここで対処すべき2つの主要な問題があります： + 何を、いつ見るべきか？ + すべてが一貫したシステムとして機能するために、何をどのくらいの頻度で行う必要があるのか？ 実際のレビュープロセスは、あなたの生活や仕事の重要な領域において、より良い積極的な新しい思考を生み出します。このような思考は、集中した注意と偶然のブレインストーミングから生まれ、あなたの行動やプロジェクトの在庫を一貫して振り返ることで引き起こされ、活性化されます。 何を、いつ見るべきか あなたの個人的なシステムと行動は、必要なときに必要なすべての行動オプションを見えるように確立される必要があります。これは本当に常識的なことですが、実際に自分のプロセスや組織をそのように機能的に磨き上げている人は少ないのが現実です。 電話にアクセスできて、自由な時間があるときは、まず自分がかけるべき電話のリストに目を通し、どれを優先して処理するかを決めるか、あるいはそのどれも気にしないことにしても良いと自分に許可を与えましょう。上司やパートナーとの話し合いに入る前には、彼らとの間で未解決の議題を確認する時間を取り、時間を最も効果的に使っているかを把握しましょう。クリーニング店に何かを取りに行く必要があるときは、まずその道すがらにできる他の用事をさっと確認してください。日々のレビューには数秒あれば十分で、適切なタイミングで適切なものを見ている限り、効果的です。よく人から「システムを見直すのにどれくらいの時間を使っていますか？」と聞かれますが、私の答えは「自分がやっていることに安心感を持つために必要な時間だけ」です。実際には、ここで2秒、あそこでも3秒といった具合に、少しずつ積み重ねているのです。多くの人が気づいていないのは、私のリストがある意味で私のオフィスであるということです。あなたがワークステーションにポストイットや書類の束を置いているのと同じように、私も次のアクションリストやカレンダーにそれを持っています。もしあなたがすべての情報を完全に収集し、処理し、整理しているなら、日常のリマインダーのためにシステムにアクセスするのに、ほんの数分で済むでしょう。 まずカレンダーを確認しましょう... 最も頻繁に見直すのは、日々のカレンダーや、もし維持しているなら日々のリマインダー用フォルダーです。「ハードランドスケープ」を把握し、何をしなければならないかを評価します。まずは時間と空間のパラメーターを把握する必要があります。例えば、午前8時から午後6時まで休憩なしの会議が続くことが分かれば、他の活動について必要な決定を下すのに役立ちます。... 次にアクションリストを確認します。 「生活の維持と幸福の追求は、別々の問題ではない。」 —アイン・ランド 日々の時間に特化したコミットメントを確認し、それに関して必要なことを処理した後、次に頻繁に見直すべきは、現在の状況で可能なすべてのアクションのリストです。例えば、オフィスにいるときは、電話のリスト、コンピュータでの作業、オフィス内のやるべきことリストを確認します。これらのリストに何かを実行することを意味するわけではなく、他の仕事の流れに対してそれらを評価し、どれに取り組むべきか最良の選択をするためです。重要なことを見逃していないという自信を持つ必要があります。正直なところ、カレンダーが信頼でき、アクションリストが最新であれば、システム内で数日ごとに参照する必要があるものはそれだけかもしれません。実際、私がリストを確認する必要がなかった日も多くありました。なぜなら、カレンダーから明らかに何ができないかが分かっていたからです。 適切な文脈での適切なレビュー あなたはいつでも自分のリストのいずれかにアクセスする必要があるかもしれません。日々の終わりに、あなたとパートナーがリラックスしているとき、家庭や家族、個人生活について一緒に管理している「ビジネス」をしっかりと把握するために、彼または彼女のために蓄積したアジェンダを確認したくなるでしょう。一方で、上司が現在の現実や優先事項についての対面での会話のために突然やってきた場合、最新のプロジェクトリストやアジェンダリストを手元に用意しておくことは非常に役立ちます。予期せぬ、しかし非常に戦略的なランチミーティングの招待が突然届いたとき、どうすれば迅速に「デッキを整理」し、関連データを印刷し、他のコミットメントを再交渉して、その会議に完全に参加できるようにできるでしょうか？もしうまくいけば、その会議は午後まで続くかもしれません。 システムの更新 知識を生産的にするためには、森と木の両方を見ることを学ばなければなりません。私たちはつながることを学ばなければなりません。 —ピーター・F・ドラッカー 組織全体のシステムの信頼性を確保するための本当のコツは、より高い視点から定期的に思考とシステムをリフレッシュすることにあります。しかし、リストが現実からあまりにも遅れていると、これは不可能です。この点について自分を欺くことはできません：もしシステムが古くなっていると、脳は再び記憶という低いレベルで完全に関与せざるを得なくなります。これが最大の課題かもしれません。すべてがクリアな状態で、進行中の事柄をコントロールしている感覚を味わった後、その状態を運用基準として維持するために必要なことを実行できますか？私がこの方法論を数え切れないほどの人々と共に研究し実践してきた多くの年々、プロセスの持続可能性のための魔法の鍵は「ウィークリーレビュー」であることが証明されました。 ウィークリーレビューの力 私のように、または他の多くの人々のように、どんなに良い意図を持っていても、世界はあなたが追いつくよりも早くやってくるでしょう。私たちの多くは、常に自分の能力を超えることに巻き込まれてしまう性質を持っているようです。私たちは一日中、連続して会議を入れ、アイデアやコミットメントを生み出すアフターアワーズのイベントに参加し、創造的な知性を宇宙の軌道に巻き込む可能性のあるプロジェクトや関与に巻き込まれます。あなたは日々の活動の中で、システムが処理できる以上の機会を必ず受け入れることになります。この活動の渦こそが、ウィークリーレビューを非常に価値あるものにしています。それは、バランスを保つために、キャプチャ、再評価、再処理の時間を組み込むのです。日常の仕事をこなしながら、この必要な再編成を行う方法はありません。 ウィークリーレビューは、今後の週に向けて重要なプロジェクトに直感的に集中するための手助けをします。新しい情報や潜在的な気晴らしが次々と押し寄せる中で、浮き沈みを乗り切り、快適に過ごすためには、より早く、より多くのことに「ノー」と言うことを学ぶ必要があります。少なくともプロジェクトレベルの思考に到達するための専用の時間を持つことは、そのプロセスを容易にする大きな助けとなります。 ウィークリーレビューとは何か？非常にシンプルに言えば、ウィークリーレビューは、頭をすっきりさせ、次の数週間に向けての方向性を見出すために必要なことです。これは、ワークフロー管理のステップを踏むこと—未解決の約束、意図、傾向をキャッチし、明確にし、整理し、レビューすること—であり、最終的には「今、自分がやっていないこと、しかしやることができることをすべて把握している」と自信を持って言えるようになることを目指します。 実践的な観点から、ここに到達するための三つのステップがあります：明確にする、最新の状態にする、そして創造的になることです。「明確にする」ことで、集めた情報がすべて処理されます。「最新の状態にする」ことで、方向性を示す「地図」やリストが見直され、最新の情報が反映されます。創造的な部分は、明確にし、最新の状態にする過程で自然に発生します。そうすることで、仕事や生活に関する思考に価値を加えるアイデアや視点が生まれるでしょう。 **明確にする** これは、忙しい一週間の中で生じたすべての未整理の情報を集める初期段階です。会議で取ったメモ、集めた領収書や名刺、子供の学校からの通知、そして自分でも気づかないうちに、バッグやブリーフケース、スマートフォンのテキスト、ジャケット、ドレッシングルームのカウンターなどの奇妙なポケットや場所に蓄積された雑多な情報を整理します。標準的な情報チャネル（メールの受信トレイやソーシャルメディア）に現れたものも含めて。 **雑多な書類や資料を集める** デスクや衣服、アクセサリーの隙間に入り込んだ雑多な紙、名刺、領収書などをすべて取り出し、処理のために受信トレイに入れます。 **「イン」を空にする** 会議のメモや雑多なメモを見直し、行動項目、プロジェクト、待機中のもの、カレンダーのイベント、将来の可能性などを決定し、リストにします。参照用のメモや資料はファイルに整理します。メール、テキスト、ボイスメールの「イン」エリアをゼロにします。自分に厳しく、前回のダウンロード以降に受け取ったすべてのメモや思考を処理し、不要なものは削除します。 **頭を空にする** まだキャッチして明確にしていない新しいプロジェクト、行動項目、待機中のもの、将来の可能性などを、適切なカテゴリーに分けて書き出します。 最新の状態に保つ 今こそ「後衛を引き上げる」時です。システム内の古いリマインダーを排除し、アクティブリストを最新かつ完全な状態に整えましょう。以下のステップを実行してください。 「次のアクション」リストの確認 完了したアクションをチェックオフしましょう。次に何をするべきかを記録するためのリマインダーを見直します。私自身、急いでいるあまり、リストの完了項目をチェックする機会がなかったことが多々あります。このタイミングでそれを行いましょう。 過去のカレンダーデータの確認 過去2〜3週間のカレンダーのエントリーを詳細に見直し、残っているアクションアイテムや新たに発生した事項、参考情報などを確認し、それをアクティブなシステムに転送します。「あ！そういえば…！」と思い出すことや、それに関連するアクションをすべてキャッチしましょう。参加した会議やイベントを思い出すことで、次に何をすべきかが浮かぶことが多いです。過去のカレンダーをアーカイブし、未記録のものがないようにしましょう。 今後のカレンダーの確認 今後のカレンダーエントリー（長期および短期）を見て、プロジェクトや今後のイベントに必要な準備に関するアクションをキャッチします。カレンダーは、定期的に見直すべき最高のチェックリストの一つです。これにより、直前のストレスを防ぎ、創造的な思考を促進します。今後の旅行、会議、イベント、休日などについて、すでに意識しているがまだ進行中でないプロジェクトを「プロジェクト」や「次のアクション」リストに追加する必要があります。 「待機中」リストの確認 必要なフォローアップはありますか？ 状況を確認するためにメールを送る必要がありますか？ 誰かのアジェンダリストにアイテムを追加して、いつ話すかを更新する必要がありますか？ 次のアクションを記録し、すでに受け取ったものはチェックオフしましょう。 「プロジェクト」（および「大きな成果」）リストの確認 プロジェクト、目標、成果の状況を一つずつ評価し、それぞれに少なくとも一つの現在のキックスタートアクションがシステムにあることを確認します。アクティブで関連するプロジェクトプラン、サポート資料、その他の進行中の資料を見て、新しいアクションや完了、待機中の事項を引き出します。 関連するチェックリストの確認 さまざまな関与、興味、責任を考慮して、まだ行っていないこと、必要またはやりたいことはありますか？ 創造的になろう この方法論は、単に整理して締めくくることだけではありません。それは明確さと集中を得るために重要な要素ですが、私自身がこの分野で探求する主な動機は、新しい創造的で価値ある思考や方向性を促進するためのスペースを作ることです。実際、これまでこの方法論を実施してきたなら、あまりエネルギーを使わずに達成できることです。私たちは本来、存在することに投資し、成長し、表現し、拡大するための創造的な存在です。挑戦は創造的であることではなく、私たちの創造的エネルギーの自然な流れを妨げる障壁を取り除くことです。 実際的に言えば、これは自分を整え、自然に湧き上がるアイデアを受け入れ、それを捉え、その価値を活用することに関するものです。もし、これらのテクニックを読み、適用する過程で「なるほど、そういえば…」や「うーん、もしかしたら…」と思う瞬間があったなら、それはあなたが自分の考えを外に出し、それを反映させた結果であり、このプロセスの自然さをすでに示していることになります。「視点」は情報過多の時代における本質的に人間的な解決策であり、物事を本質的で関連性があり、管理可能な最小限に減らす直感的なプロセスです。...情報が溢れる世界において、視点は最も希少な資源となるでしょう。—ポール・サフォー 私が言ったように、現時点で特に集中すべきことはないかもしれません。おそらく、あなたの創造的な思考のほとんどはすでにこのプロセスの中で現れ、統合されているからです。しかし、このプロセスを完了させるために価値のある追加のトリガーがいくつかあります。「いつか/もしかしたら」リストを見直し、実行する価値が高まったプロジェクトがあれば、それを「プロジェクト」に移します。単に長く残っているだけのものは削除しましょう。世界やあなたの興味が変わったため、これらはこの非公式なレーダーから外すべきです。新たに考え始めた可能性を追加しましょう。 創造的で勇気を持ってください。新しい、素晴らしい、突飛な、創造的で考えさせられるリスクを取るアイデアを捉えて、あなたのシステムや「外部脳」に追加できるものはありますか？この見直しプロセスは常識ですが、私たちの多くはそれを十分に、または一貫して行っていないため、心をクリアに保ち、リラックスしたコントロール感を持つために、もっと定期的に行うべきです。確かに、その範囲は圧倒的ですが、まだ個人のシステムを構築して最新かつ完全なデータを持っていない場合は特にそうです。たとえ適切なコントロールの中心があったとしても、日常生活のプレッシャーや要求を考えると、このような反省や再調整のイベントを実現するのはほとんど明らかでも簡単でもありません。 レビューのための適切な時間と場所 ウィークリーレビューは非常に重要であるため、それを支える良い習慣、環境、ツールを確立することが求められます。リラックスしたコントロールのための快適なゾーンが確立されれば、レビューを行うことを自分に強いる必要はなくなります。再び自分の基準に戻るためには、レビューを行う必要があるからです。それまでは、週に一度、日常の忙しさから数時間離れるために自分を騙すために必要なことを何でもしてください。ゾーンアウトするのではなく、すべてのプロジェクトとその状況の地平線に少なくとも目を向け、あなたの注意を引いているすべてのことに追いつくためです。もし、他の人や干渉からある程度隔離されたオフィスや作業スペースを持つ余裕があるなら、 その日の行動を振り返り、もし通常の5日間の仕事の週があるなら、最後の仕事の日の午後早めに2時間をレビューのために確保することをお勧めします。この時間が理想的な理由は3つあります。 - その週の出来事はまだ新鮮で、完全な振り返りができるからです（「ああ、彼女に...について返事をしなきゃ」など）。 - 仕事で人に連絡を取る必要がある行動を見つけた場合でも、週末前にそれを行う時間がまだ残っています。 - 精神的に整理をして、週末をリフレッシュとレクリエーションの準備が整った状態で迎えられるのは素晴らしいことです。余計なことに気を取られずに済みます。 ただし、あなたが普通の週末を持たないタイプの人かもしれません。例えば、私はしばしば週末に平日と同じくらいの仕事があります。しかし、頻繁に長時間の飛行機移動をするという贅沢（？）があり、その時間を利用してキャッチアップすることができます。多くの人々は、自分のライフスタイルに合わせて、毎週のレビューの習慣を調整しています。例えば、毎週土曜日の朝にお気に入りのカフェで行うことや、日曜日に教会の後ろで娘の合唱練習を見守る時間などです。 時々は少し離れてリラックスすることも大切です。常に仕事をしていると判断力が鈍ります。少し距離を置くことで、仕事が客観的に見え、調和の欠如がより明らかになります。—レオナルド・ダ・ヴィンチ どんなライフスタイルであれ、週に一度の再集結の儀式が必要です。おそらく、すでに何かしらの形でこのような習慣を持っているでしょう。もしそうなら、その習慣を活用して、より高い視点からのレビューを加えてみてください。このレビューの時間を確保するのが最も難しいのは、常に要求される仕事や家庭環境にいる人々で、再集結のための時間やスペースが全くない場合です。私が出会った中で最もストレスを抱えている専門家は、仕事でミッションに対して即座に反応しなければならない人々（例えば、高レベルの株式トレーダーやスタッフのチーフ）で、帰宅後は10歳未満の子供と、同じく仕事で疲れた配偶者がいる家庭に戻る人たちです。幸運なことに、彼らの中には1時間の電車通勤をしている人もいます。 もしあなたがその状況に当てはまるなら、最も大きな課題は、あなたの世界が直接目の前にない状態で、一貫した再集結のプロセスを構築することです。金曜日の夜にデスクでの時間を確保するか、リラックスした雰囲気の中で仕事をする場所と時間を自宅に設ける必要があります。仕事に関する最良の考えは、仕事中には生まれません。 エグゼクティブオペレーショナルレビューの時間 私は多くのエグゼクティブに、仕事の週の終わりにカレンダーに2時間を確保するよう指導してきました。彼らにとって最大の問題は、質の高い思考とキャッチアップの時間を、ミッションに対する緊急の要求とどうバランスを取るかです。これは難しい選択です。 彼らは経験豊富で賢明ですが、真に重要なもののために、見かけ上の緊急性を犠牲にする価値を理解しています。そして、彼らはこのプロセスのための時間を確保するための「時間の島」を作り出します。私たちのクライアントの一人は、世界最大の企業の一つでエグゼクティブ開発を担当している方で、直感的な意思決定を信頼するために、レビューや再集結のための質の高い時間を確保することが重要であり、彼の組織の上層部ではそれが非常に不足していると指摘しました。思考はビジネスや人生において最も本質的であり、最も難しいことです。帝国を築く人々は、他の人がパーティーを楽しんでいる間も、精神的な作業に何時間も費やします。自分自身で統合的な思考を行う努力を意識的に行わなければ、怠惰に屈し、自分の人生をコントロールできなくなってしまいます。—デイビッド・ケキッチ しかし、仕事のために一貫した反省の時間を取り入れた経営者でさえ、日常的なレビューやキャッチアップのプロセスを軽視しがちです。壁から壁までの会議や、夕日を眺めながらの鯉の池の周りを歩くことの合間に、運営管理と集中のために必要な少し高いレベルのレビューが求められます。もし、すべての未解決の問題が完全に特定され、明確にされ、評価され、行動に移されていると思っているなら、それは自分を欺いている可能性があります。 「大きな絵」のレビュー はい、ある時点で、より大きな成果、長期的な目標、最終的にあなたの決定を駆動し、テストし、優先順位を付けるビジョンや原則を明確にする必要があります。あなたの仕事における重要な目標や目的は何ですか？1年後、または3年後に何を整えておくべきですか？あなたのキャリアはどうなっていますか？これはあなたにとって最も充実したライフスタイルですか？深い長期的な視点から見て、本当にやりたいことや必要なことをしていますか？ 日常の世界をコントロールできる自信がないうちに目標を設定しようとすると、しばしばモチベーションやエネルギーを損なうことになります。この本の明確な焦点は、ホライズン3から5のレベルを引き出すことではありません。しかし、より高い視点から行動するよう促すことが、この本の暗黙の目的です。それは、あなたの人生全体の表現をより充実させ、あなたが目指している大きなゲームにより良く調和させる手助けをすることです。 あなたの人生や仕事のグラウンドとホライズン1のレベルをクリアするスピードと敏捷性を高めるにつれて、必要に応じて関与している他のレベルを再確認し、真にクリアな頭を維持してください。どのくらいの頻度でそのような広範なレビューに挑戦すべきかは、あなた自身にしかわかりません。この時点で私が確認しなければならない原則は次のとおりです： あなたは、自分の人生や仕事を適切なホライズンで評価し、適切な決定を行い、適切な間隔で行動する必要があります。そうすることで、真に自分をさらけ出すことができるのです。それは、あなた自身に対する生涯にわたる招待状であり義務であり、未完の運命や意図を果たすためのものです。 世界を理解するためには、時にはそれから目を背ける必要がある。—アルベール・カミュ これまでの経験を通じて、また日常生活の中で多くの人々と深く関わる中で、私は、日常の側面をしっかりと把握し、コントロールすることが、私たちのより高次の目標に対する自然なインスピレーションの豊かな源となることを発見しました。私たちの深い欲求や傾向が、しばしば混乱や圧倒される感覚を生む複雑さやコミットメントに私たちを巻き込んでいるのです。子供を持ちたいという深い欲求を感じ、今や子供たちを持つことになりましたが、それぞれを少なくとも20年間管理する大きな仕事が待っています。また、創造的であり、世の中で認められた（そして収益化された）価値を生み出したいという衝動に駆られ、ビジネスを立ち上げたり、高尚な職業キャリアにコミットした結果、今では自分が扱える以上の多くのことに埋もれているかもしれません。今は新たな目標を設定する必要はないかもしれません。すでに動き出した目標に対して安心感を持ち、新たな目標に対しても優雅に実行できる自信が必要です。私たちは常に、自分のビジョン、価値観、目標を新たに見直すことが求められます。しかし、私の経験では、自分がすでに作り上げた世界をうまく扱えていないと思っていると、その自己対話を避けてしまうものです。目標や望む姿を変えるのにどれくらいの時間がかかるでしょうか？ほとんど時間はかからないでしょう。自分がコミットした結果を自分に提供できるという自信を感じるまでにどれくらいの時間がかかるでしょうか？私の経験では、この方法論を実践し習慣化するのに少なくとも2年はかかるでしょう。それは悪いニュースではなく、ただのニュースです。良いニュースは、日常の業務や生活のレベルでより多くのコントロールを得ることが、これらのベストプラクティスを適用し始めることで即座に可能になるということです。そして、それはあなたが認識したり活用したりできないような、より大きな目標の実現に向けた真の側面を開く可能性があります。世界自体は決して圧倒されたり混乱したりすることはありません。混乱するのは私たち自身であり、それは私たちが世界とどのように関わっているかによるのです。この未来志向のダイナミクスのもう一つの側面は、目標設定において非常に柔軟で非公式でいることの価値です。この分野での重要な変化は、ソフトウェアの世界で先駆けられ、「アジャイルプログラミング」が成功するスタートアップの標準となったことです。ビジョンを持ち、それがどのようなものになるかを想像し、実行可能な市場向けの初期バージョンを生み出すために努力し、そして「動的に舵を取る」ことで、実際のフィードバックに基づいてビジョンとその実現方法を成熟させていくのです。メッセージはこうです：ポジティブな未来思考は重要で素晴らしいですが、それは物質的な世界での実行の自信と結びついているときに最も効果的に具現化されます。反応性とコース修正が組み込まれていることが重要です。これが、すべてのこの過程の最終的なポイントと挑戦に繋がります。 個人的なキャプチャ、明確化、整理、そして反映の方法論： 水曜日の朝9時22分— あなたは何をしますか？ 行動選択を楽しむ：最良の選択をするために 最終的には、常に自分の直感を信じることが大切です。しかし、その信頼を高めるためにできることはたくさんあります。リアルタイムでの仕事、つまり「やるべきことをやり遂げる」日常の中で、どのようにしてその時々の行動を決定するのでしょうか？私のシンプルな答えは、「心を信じること」です。あるいは「精神を信じること」。もしそういった言葉に抵抗があるなら、次のように言い換えてみてください：直感、感覚、内なる声、あなた自身の知恵の源と考えるもの—あなたが一歩引いて自分の内なる知恵にアクセスするための基準となるものです。もしあなたが、考え抜いた選択と反射的な選択の違いを経験したことがあるなら、私が言っていることが分かるでしょう。これは、あなたの人生を無謀に投げ出すことを意味するわけではありません—もちろん、そうなる場合もあるかもしれません。実際、私も人生のある時点でその道を選びましたが、その教訓は貴重でした。必ずしも必要だったわけではありませんが。 第2章（52-57ページ）で述べたように、行動を決定する際に非常に役立つ3つの優先順位フレームワークを見つけました： - 瞬時の行動選択のための4つの基準モデル - 日々の仕事を評価するための3つの基準モデル - 自分の仕事を振り返るための6つのレベルモデル これらは逆の階層順で示されています。つまり、典型的な戦略的なトップダウンの視点とは逆です。「物事を成し遂げる」方法論の性質に従い、私は再びボトムアップで作業することが有用だと感じています。つまり、最も平凡なレベルから始めるということです。 瞬時の行動選択のための4つの基準モデル 行動の選択は、以下の4つの基準に基づいて行われることを覚えておいてください： 1. コンテキスト 2. 利用可能な時間 3. 利用可能なエネルギー 4. 優先順位 これらを考慮しながら、システムや行動を最適に構築する方法を見ていきましょう。 コンテキスト どんな時でも、最初に考慮すべきことは、「今いる場所で、持っている道具を使って、何ができるか？」ということです。電話はありますか？話をする必要がある人と対面で会うことができますか？買い物をするための店にいますか？もし適切な場所にいない、または適切な道具がないためにその行動ができない場合は、心配しないでください。私が言ったように、行動のリマインダーをコンテキスト別に整理することはしばしば役立ちます—電話、家、コンピュータの前、用事、ジョーの議題、スタッフ会議の議題などです。コンテキストは、最良の行動選択において最初に考慮される基準であるため、コンテキスト別に整理されたリストは、何をすべきかについての不必要な再評価を防ぎます。もし一つのやることリストにたくさんの項目があるのに、同じコンテキストで実行できるものが少ない場合、あなたは常にそれらを再考し続けることになります。あなたが自分のハーネスに楽に身を委ねているとき、自由を感じるのです。—ロバート・フロスト クライアントのオフィスに会いに行くために移動し、到着してみると、会議が… 15分遅れた場合、時間を有効に使うためにできることを考えるために、コールリストを参照したくなるでしょう。アクションリストは、いつでも可能な行動に基づいて、折りたたむことができるように構成されるべきです。アクションリマインダーを適切なコンテキストで整理することから得られるもう一つの大きな利点は、それによって次に行うべき物理的なアクションを決定する重要な判断を強いられることです。私のアクションリストはすべてこのように設定されているため、アイテムをどのリストに置くかを知る前に、次に行うべき物理的なアクションを決めなければなりません。（これはコンピュータが必要ですか？電話ですか？店にいる必要がありますか？妻とリアルタイムで話す必要がありますか？）雑多なアクションリスト（つまり、特定のコンテキストがないリスト）を持つ人は、次のアクションの決定を怠ることがよくあります。私は、作業している人々に、受け取ったものを処理する際に早い段階でリストのカテゴリを構造化するように頻繁に勧めています。そうすることで、プロジェクトが実際にやるべきことに基づいて整理され、進めることができます。 **クリエイティブコンテキストの整理** この方法論を一貫して実施し始めると、必然的に自分の状況に合ったコンテキストカテゴリをカスタマイズする創造的な方法を見つけることができます。必要なツールや物理的な場所での整理が最も一般的ですが、リマインダーをフィルタリングするための他のユニークに役立つ方法もしばしばあります。長旅に出る前には、「旅行前」という一時的なカテゴリを作成し、出発前に処理しなければならないアクションリストからすべてを移動させます。それが、すべてが完了するまで確認する唯一のリストになります。時には、「クリエイティブライティング」モードに入る必要がある多くの次のアクションがありましたが、それらはコンピュータで行うものでしたが、ラップトップでやるべき他のこととは異なる時間と心の状態を必要としました。それらを別のクリエイティブライティングアクションリストに整理することで、集中力を管理する方がずっとリラックスでき、生産的でした。現在、私はコンピュータが必要なアクションを、インターネット接続が不要なもの、必要なもの、そして単なるサーフィン（ウェブ上で探求する可能性のある楽しいまたは興味深いもの）に分けています。これまでの数年間で、「脳が働かない」（簡単なアクションで精神的な負担が不要）や「5分未満」（迅速な「勝利」を得るため）などのカテゴリを効果的に使用する人々を見てきました。時には、人々は自分の生活や仕事の焦点に基づいてリマインダーを整理する方が快適に感じることがあります—「財務」、「家族」、「管理」など。最近、ある人が、他者へのサービス、生活の安定、豊かさの構築など、行動を即座に得られる感情的な報酬に基づいて分類することの価値を私と共有してくれました。 「次のアクション」リストの構成に「正しい」方法はありません。あなたにとって最も効果的な方法があるだけであり、その部分はあなたの生活が変わるにつれて変化するでしょう。このプロセスに不慣れな方にとっては、これらの詳細や区別が不必要に思えたり、圧倒されるかもしれません。しかし、実際にあなたが人生や仕事におけるコミットメントを果たすために取り組むべき次のアクションを特定すると、100以上のアクションがあることが多いことを覚えておいてください。効果的な「外部脳」を実装し、その素晴らしい結果を得るためには、この基礎的なレベルの作業をこの程度の洗練さで管理することが非常に重要です。 **利用可能な時間** アクションを選ぶ際の第二の要素は、次に何かをしなければならないまでの時間です。もし会議が10分後に始まるのであれば、次の数時間が空いている場合とは異なるアクションを選ぶことになるでしょう。もちろん、手元にどれだけの時間があるかを知ることは重要です（そのため、アクセスしやすいカレンダーや時計が役立ちます）。全体的なアクションリマインダーのインベントリを持つことで、何をする必要があるかについての最大限の情報を得ることができ、あなたのアクションを持っている時間のウィンドウに合わせるのがずっと簡単になります。言い換えれば、次の会議までに10分あるなら、10分でできることを見つけましょう。リストに大きなことや重要なことだけが載っている場合、10分の間に処理できる項目がないかもしれません。特に次のアクションのリマインダーが欠けている場合はなおさらです。短いアクションをしなければならないのであれば、それを効率的に終わらせる最も生産的な方法は、日中に発生する「ちょっとした空き時間」を利用することです。また、数時間にわたって集中して取り組んでいた後に、気分を変えて簡単に達成できることをしたいと思うこともあります。その場合、アクションリストから簡単に完了できることを「スナック」するのが良いでしょう。レストランの予約を変更したり、友人に電話して誕生日を祝ったり、鳥の餌を注文したり、近くの市場や薬局に行って用事を済ませたりすることができます。 **利用可能なエネルギー** 私たちには、より効果的に考えられる時間と、全く考えない方が良い時間があります。—ダニエル・コーエン 状況を変えたり、焦点を移したりすることでエネルギーレベルを高めることはできますが、限界があります。マラソンのような予算計画セッションの終わりに、見込み客に電話をかけたり、パフォーマンスレビューのポリシーを草案したり、パートナーと新しい敏感な話題を切り出したりするのは、あまり良いタイミングではないでしょう。航空会社に電話して予約を変更したり、経費の領収書を処理したり、パティオに出て夕日を眺めたり、業界誌をざっと読んだり、デスクの引き出しを整理したりする方が良いかもしれません。 次の行動の選択肢がすべて揃っていることで、さまざまな時間帯を活用できるように、今後処理しなければならないことをすべて把握しておくことで、自分の活力レベルに合わせた生産的な活動が可能になります。私は、あまり精神的な負担や創造力を必要としない作業のリストを常に持っておくことをお勧めします。エネルギーが低い状態のときには、そういった作業を行いましょう。カジュアルな読書（雑誌、記事、カタログ、ウェブサーフィン）、入力が必要な連絡先データ、ファイルの整理、コンピュータのバックアップ、植物への水やりやホッチキスの針の補充など、これらはいつか必ず対処する必要があるさまざまなことです。最高の状態でなくても高い生産性を維持する理由はたくさんあります。これは、個人の管理システムを非常に明確に保つことが重要な理由の一つです。そうすることで、最高の状態でないときでも生産的な活動を続けやすくなります。もしエネルギーが低い状態で、読書材料が整理されていなかったり、領収書が散乱していたり、ファイリングシステムが混沌としていたり、受け取りトレイが機能していなかったりすると、手元のタスクを見つけて整理するのがあまりにも大変に思えてしまい、何もせずに避けてしまい、さらに気分が悪くなってしまいます。エネルギーを高める最良の方法の一つは、いくつかのループを閉じることです。だから、いつでも簡単に閉じられるループを手元に用意しておくことが大切です。行動を選ぶための最初の三つの基準（文脈、時間、エネルギー）は、完全な次の行動リマインダーシステムの必要性を示しています。多くの場合、そういった調整された整理された思考を行うモードにはいないことが多いので、それはすでに行われている必要があります。そうであれば、より「自分のゾーン」で活動し、状況に合った明確な行動から選択することができます。 優先順位 自分の選択について良い気分を持つためには、自分の仕事が何であるかを明確に理解している必要があります。自分が置かれている文脈や持っている時間、エネルギーを考慮すると、行動選択の次の明らかな基準は相対的な優先順位です。「残っている選択肢の中で、最も重要なことは何か？」という問いです。「どうやって優先順位を決めるのか？」という質問は、よく耳にします。これは、彼らが自分の手に負えないほど多くのことを抱えている経験から生じます。彼らは、厳しい選択をしなければならないこと、そしていくつかのことは全く終わらないかもしれないことを知っています。結局のところ、やり残したことについて良い気分を持つためには、自分の責任、目標、価値観について意識的な決定を下す必要があります。そのプロセスには、組織や人生の重要な人々の目標、価値観、方向性との複雑な相互作用が必然的に含まれます。そして、それらの関係が自分にとってどれほど重要であるかも考慮されます。この基準は、私が説明した六つの視点のコミットメントモデルを活用することで対処されます。これについては、後ほど詳しく説明します。 日々の仕事を評価するための三重モデル 優先順位を設定することは、ある物事が他の物事よりも重要であることを前提としていますが、重要性は何に対して相対的なのでしょうか？この文脈では、その答えは「あなたの仕事」です。つまり、あなた自身や他者から引き受けた仕事のことです。ここで、次の2つのフレームワークを考慮に入れる必要があります。それは、あなたの仕事を定義することに関するものです。この方法論の多くは、あなたの専門的な焦点の範囲内にあることを念頭に置いてくださいが、私は「仕事」という言葉を普遍的な意味で使っています。つまり、個人的にも職業的にも実現することに対してコミットメントを持っているすべてのことを指します。 最近では、日々の仕事の活動自体が多くの専門家にとって比較的新しいタイプの課題を提示しています。これは、最も生産的なシステムを構築しようとする際に理解するのが役立ちます。前述の通り、仕事の時間中、あなたは常に次の3つの活動のいずれかに従事しています。 - 事前に定義された仕事をする - 発生した仕事をする - 自分の仕事を定義する あなたは、アクションリストにあることを実行したり、発生したことに対処したり、受け取った情報を処理して、どの仕事をいつ行うべきかを判断したりしています。これは常識です。しかし、多くの人は、計画外で予期しない事柄に対処する第二の活動に簡単に引き込まれてしまい、他の2つをおろそかにしてしまいます。それは、自分の受信トレイやメール、その他の未解決のタスクに対処するよりも、目の前の緊急な要求に巻き込まれる方が簡単だからです。 例えば、月曜日の午前10時26分で、あなたはオフィスにいます。先ほど、見込み客との30分間の予期しない電話を終えたところです。その会話からメモした3ページの走り書きがあります。11時にスタッフとの会議が予定されており、今から約30分後です。昨晩は配偶者の両親と遅くまで出かけていたため、まだ少し疲れています（義理の父に何について連絡するかを伝えたのですが…何でしたっけ？）。アシスタントが国際速達の荷物を2つデスクに置き、さらに3つの緊急会議のリクエストについて、あなたがどのように対処したいのか話がしたいと言っています。2日後には重要な戦略計画のセッションが控えており、まだアイデアをまとめていません。今朝、出勤中に車のオイルインジケーターが点灯しました。そして、廊下で上司にすれ違った際、彼女は午後3時の会議の前に昨晩送ったメールについてあなたの考えを聞きたいとほのめかしました。 月曜日の午前10時26分に、この現実に対処するためにあなたのシステムは最大限にサポートされていますか？もしまだ頭の中だけで物事を管理しているなら、そして「重要な」ことだけをリストに記録しようとしているなら、その答えは「いいえ」だと思います。 私は、人々が実際には驚きや危機に対処することに対して、自己明白でない仕事の処理、整理、レビュー、評価をコントロールすることよりも快適であることに気づきました。「忙しい」や「緊急」といったモードに引き込まれるのは簡単です。特に、デスクやメール、心の中に未処理で比較的手に負えない仕事がたくさんあるときはなおさらです。成功とは、プランBに対処することを学ぶことです。 —不明 実際、私たちの生活や仕事の多くは、その瞬間に現れ、現れたときには優先事項となります。ほとんどのプロフェッショナル（そして小さな子供を持つ親たち）にとって、仕事の性質上、新しい仕事がさまざまな形で現れたときに即座に対応する必要があります。たとえば、上司が現れて数分の時間を求めてきたときには、その人に注意を払う必要があります。突然、上司からのリクエストが、今日やろうと思っていた他のすべてのことよりも優先されることもあります。大口顧客の注文を満たすための深刻な問題が発生し、すぐに対処しなければならないこともあります。または、赤ちゃんがひどい咳をするようになることもあります。これらはすべて理解できる判断です。しかし、他のアクションがあなた自身や他の人との間で見直されず、再交渉されないと、ストレスが増していきます。リストに定義した仕事を行わないことの絶え間ない犠牲は、何をしていないかを知っている場合にのみ耐えられます。それには、受信トレイの定期的な処理（仕事の定義）と、あらかじめ決めたすべての仕事の完全なリストの一貫したレビューが必要です。中断はありません—あるのは管理が不十分な入力だけです。新たに現れた仕事をすることを選ぶことが、あらかじめ定義した仕事をすることを選ぶことよりも、自分の最善の判断に基づく意識的な選択であれば、それは最も効果的な方法でゲームをプレイしていることになります。しかし、ほとんどの人は、自分のプロジェクトやアクションの全体的な在庫を明確にし、管理し、再交渉する方法に大きな改善が必要です。瞬間の緊急性に巻き込まれてしまうと、自分が対処していないことに対して安心感を持てず、結果としてフラストレーションや不安が生まれます。驚きに対してストレスや効果の低下を過度に責めることがよくあります。しかし、自分が何をしているのか、何をしていないのかを知っていれば、驚きは柔軟性や創造性を発揮し、優れた成果を上げるための別の機会に過ぎません。 人々が予期しない要求や要求を否定的に考えるもう一つの理由は、自分のシステムや行動を信頼できず、必要なアクションやその瞬間に行っている仕事に「ブックマーク」を付けることができないからです。新たに現れた仕事に対処する必要があることは分かっていますが、自分の受信トレイに簡単なメモを残すことで適切なタイミングで処理されると信じていません。そのため、以前の仕事を中断し、すぐに要求されたことを行い、生活を乱した中断について不満を言うのです。 interruptionsはありません。本当に、単に管理が不十分な出来事があるだけです。さらに、受信トレイやアクションリストを長い間無視していると、それらに放置されていたランダムなものが後に緊急事態として浮上し、予期しない仕事が増えてしまいます。多くの人は、明らかにすぐにやるべきことが無限にあるという避けられない状況を利用して、自分の仕事を定義し、全体の在庫を管理する責任から逃れようとします。特に受信トレイや個人の整理が制御できていない場合、目の前にあるそれほど重要でないことに引き込まれやすいのです。「歩き回って管理する」という方法が、曖昧な物の山から逃れるための言い訳になってしまうことが多いです。ここで「Getting Things Done」メソッドの必要性が際立ちます。ほとんどの人は、仕事の境界を定義し、多くの未解決のループを管理することが求められる世界で育ってはいません。しかし、入力を迅速に厳密に定義されたシステムに処理するスキルと習慣を身につけると、何をするか、何をやめるか、何を代わりにするかという判断を信頼するのがずっと簡単になります。 瞬間ごとのバランスを取る技術 マスターのレベルでは、雷のように片足からもう片方へ、そしてまた戻ることができます。たとえば、受信トレイを処理している間に、アシスタントが入ってきて、即座に対処が必要な状況を伝えてきたとします。心配無用です。受信トレイやメールはまだそこにあり、すべてが整理された状態で処理待ちのままですので、戻ったときに再び取り掛かる準備が整っています。電話を保留にしている間に、アクションリストを見直し、電話が終わった後に何をするかの感覚をつかむことができます。赤ちゃんがリビングで這い回っていて、何か異常に気づく必要がある場合でも、コンピュータのリストで簡単なウェブサーフィンのリサーチを行うことができます。会議が始まるのを待っている間に、持参した読み物の山を片付けることもできます。そして、予期しない上司との会話が、次の会議までの時間を12分に縮めた場合、その短い時間を有効に活用する方法を見つけることができます。予期しない出来事を無視すること（仮にそれが可能だとしても）は、機会や自発性、そして「人生」が成り立つ豊かな瞬間を失うことになります。—スティーブン・コヴィー これらの作業活動は、一度に一つしか行えません。誰かのオフィスで話をするために立ち止まると、リストから作業を進めたり、受信したものを処理したりすることはできません。課題は、自分が何をすることに決めたのかについて自信を持つことです。では、どうやって決めるのでしょうか？これもまた、あなたの直感的な判断が関わってきます。予期しない仕事は、他のすべてに対してどれほど重要なのか？受信トレイをどれくらいの間無処理のままにしておき、すべてのものを未レビューのままにしておいて、良い決断をしていると信じることができるのでしょうか？ 予期しない仕事が発生したときは、それが最も楽な道だからではなく、他のすべてと比較してあなたがやるべきことだから、取り組むべきです。人々はしばしば、仕事をするのを妨げる中断について不満を言いますが、中断は人生において避けられないものです。新たに発生する事柄を優雅に処理し、「変則的な時間」の隙間を利用できるように整理されていると、タスク間を迅速に切り替えることができます。例えば、会議電話で保留中の間にメールを処理することも可能です。研究によれば、実際にはマルチタスクはできず、意識を集中させて同時に複数のことに注意を向けることはできないと証明されています。もしそれを試みると、パフォーマンスが大幅に低下します。頭の中だけが情報を保持するシステムであれば、内部でマルチタスクを試みることになり、これは心理的に不可能であり、多くの人にとってストレスの原因となります。しかし、未完了の項目を途中で保留するための確立された方法があれば、焦点を一つから別のものに、また戻すことが、まるで同時に四人と戦っているように見える武道家のように、スムーズに行えます。実際には、彼はただ迅速に注意を移動させているだけなのです。 それでも、もしあなたが進行中の事柄を捕らえたりブックマークしたりする「黒帯」であっても、多くのタスクの中から迅速かつ適切な選択をすることを学ぶ必要があります。そうすることで、ワークフローの健全なバランスを保つことができます。あなたの選択は、仕事の性質や目標についての自分自身の明確さに照らして調整される必要があります。驚きに対処する能力は、あなたの競争優位性であり、ライフスタイルの健全性と持続可能性の鍵です。しかし、ある時点で、もしあなたが追いつかず、物事をコントロールできていないなら、目の前の仕事だけに忙しくしていることは、あなたの効果を損なうことになります。そして最終的には、今やっていることを止めて別のことをするべきかどうかを判断するためには、自分の役割とそれらがどのように大きな文脈の中で結びついているかをしっかり把握する必要があります。それを知る唯一の方法は、あなたの人生と仕事を複数の視点で適切に評価することです。 自分の仕事を見直すための六段階モデル 第2章（54-56ページ）で見た仕事の六つのレベルは、建物の階のように高度の観点から考えることができます： - 水平5：人生 - 水平4：長期的なビジョン - 水平3：1～2年の目標 - 水平2：焦点と責任の領域 - 水平1：現在のプロジェクト - 地面：現在の行動 これらの各レベルは、上位のレベルと強化し、整合するべきであることは理にかなっています。言い換えれば、あなたの優先事項は上から下へと階層的に位置づけられます。最終的に、あなたが行うべき電話があなたの人生の目的や価値観と衝突する場合、自分自身と調和するためには、その電話をかけることはできません。あなたの仕事の構造が、あなたの目指す方向と一致しない場合、 あなたが今から1年後にどこにいたいのかを考えると、焦点を当てるべき領域や役割の見直しが必要です。まずは、最初の例を下から上へと見てみましょう。あなたが行う必要のある電話（行動）は、現在取り組んでいる契約（プロジェクト）に関するもので、これにより売上が増加します（責任）。この特定の契約は、あなたの会社が新たに進出したい市場のおかげで、営業チーム内で昇進する機会を与えてくれるでしょう（職業目標）。そして、それはあなたが望む生活のスタイルに、経済的にも職業的にも近づくことになります（人生）。あなたの仕事は、自分の仕事を見つけ、それに心から捧げることです。—ブッダ また、逆の方向から見ると、あなたは自分自身のボスになりたいと決め、特定の分野で自分のユニークな資産や才能を活かすことを望んでいます（人生）。そこで、自分自身のためにビジネスを立ち上げます（ビジョン）。短期的な重要な運営目標を設定します（職業目標）。これにより、ビジネスを軌道に乗せるために果たすべき重要な役割が生まれます（責任）。そして、達成すべき即時の成果があります（プロジェクト）。各プロジェクトには、できるだけ早く実行すべきことがあるでしょう（次の行動）。リラックスしたコントロールとインスパイアされた生産性を保つための最も健康的なアプローチは、すべてのレベルをバランスよく管理することです。どのレベルでも、すべての未解決の問題、未完了のこと、現在のあなたのコミットメントをできる限り特定することが重要です。これらはすべて、あなたの内面にある複数のレベルからの衝動や引力、押し出しから生まれたものです。現在の真実を受け入れ、あなたが創り出したものを管理できる自信を持たなければ、新しい領域に踏み出すことは常に難しいのです。あなたのメールには何が入っていますか？子供たちと始めるべきプロジェクトや完了させるべきことは何ですか？オフィスでの現在の役割で対処すべきことは何ですか？今後数ヶ月や数年の間に変化を促すものや創造を引き寄せるものは何ですか？これらはすべてあなたの頭の中にある未解決の問題ですが、より大きな目標や微妙な傾向を特定するには、より深く内省的なプロセスが必要です。成功するための最良の場所は、あなたが今いる場所で、持っているもので成し遂げることです。—チャールズ・シュワブ 現在の自分の生活にいることには魔法があります。私は、何が起こっているのか、何が真実なのかを明確に観察する力にいつも驚かされます。個人の財務状況の正確な詳細を把握したり、購入しようとしている会社の歴史データを明確にしたり、人間関係の対立において誰が誰に何を言ったのかの事実を把握することは、建設的であるばかりか、絶対に必要であり、癒しにもつながります。物事を成し遂げ、それに対して良い気分になることは、意識のエコシステム内のすべての事柄を認識し、認め、適切に関与する意欲を持つことを意味します。ストレスのない生産性をマスターするためには、それが必要です。 下からのアプローチでの仕事 どのレベルにおいても、自分の優先順位を明確にする機会は常にあります。どの方向が自分を引き寄せているのかに注意を払いましょう。人生において生産的な調和を生み出すためには、上からの視点での明確化から始めるのが理にかなっています。自分がこの地球に存在する理由を決め、どのような生活や仕事、ライフスタイルがその契約を果たすのに最適かを考えましょう。その方向性を支えるためには、どのような仕事や人間関係が必要でしょうか？今すぐに整え、実現させるべき重要なことは何か、そしてそれぞれを早急に始めるために物理的に何ができるかを考えてみてください。 実際には、どのレベルからでも、いつでも優先順位にアプローチすることができます。私は常に、自分の意識を高め、各レベルに集中するためにできる建設的なことがあります。新たなビジョンを考えたり、目標を再評価したり、プロジェクトを特定したり創造したり、行動を決定したりすることに困ることはありません。重要なのは、必要なことに適切なタイミングで注意を向けることを学び、現在行っていることに対して明確で存在感を持つことです。 下のレベルが制御できていないのに上から管理しようとするのは、最も効果的ではないアプローチかもしれません。なぜなら、すべては最上位の優先順位によって最終的に駆動されるからです。したがって、優先順位を定義する際には、明らかに上から始めるのが最も効率的です。たとえば、仕事の優先順位をつけているときに、後になってそれが自分がやるべき仕事ではないと気づいた場合、次に本当にやりたい仕事を定義するために使えた時間とエネルギーを無駄にしてしまうかもしれません。 問題は、実行レベル（現在のプロジェクトや行動）でのコントロール感がなく、自分自身を適切に管理できるという信頼がない場合、上から管理しようとすることがしばしばフラストレーションを生むことです。実践的な観点から、私はむしろ下からのアプローチをお勧めします。私は両方の方向から人々を指導してきましたが、持続的な価値に関して言えば、誰かが自分の現在の物理的な世界の詳細をコントロールできるようにし、そこから焦点を高めていくことは、常に成功してきました。 自分の注意を向けていることに対処すれば、何が本当に自分の注意を引いているのかを発見することができます。この下からのアプローチの主な理由は、まず内面的な整理を行い、創造的な注意をより意味のある、そして捉えにくいビジョンに集中させることができるからです。また、この特定の方法は高い柔軟性と自由度を持ち、何に焦点を当てても普遍的で効果的な思考と整理の実践を含んでいます。それは、現在扱っている内容が何であれ、学ぶ価値があります。考え方を変えれば、このプロセスは最大のスピードで調整を助けてくれるでしょう。 ビジョンや目標をリセットするのは簡単ですが、それを客観的に捉え、効率的で調和の取れた、ストレスのない方法で実行することは、学び、実践しなければならない技術です。その能力を持っていると知ることは、より大きな挑戦をする許可を与えてくれます。本当に力強いことです。私はこれまでの経験から、最も重要なことは、あなたの心に最も強く残っていることに対処することだと学びました。それが心に留まるべきではないと思うことは関係ありません。それはそこにあり、理由があってそこにあるのです。「猫の餌を買う」ということは、理論的な優先順位の中では高い位置にはないかもしれませんが、もしそれが今、あなたの心を引っ張っているのなら、それに何らかの形で対処することが最優先事項です。あなたがその注意を引いていることに対処すると、実際にあなたの注意を引いていることに気づく余裕が生まれます。そして、それに対処することで、さらに本当にあなたの注意を引いていることが見えてきます。ほとんど例外なく、私が関わった経営者たちは、日常の仕事の細かい管理—メール、会議、出張、プロジェクトの進行状況など—に最も悩まされています。彼らがそれらをコントロールし始めると、注意は必然的に家族、キャリア、生活の質といったより高い視点からの焦点や関心の領域に向かいます。ですから、どのホライズンや人生の内容が最も優先すべきかを心配する必要はありません。目の前にあることに対処してください。そうすることで、あなたにとって本当に真実で意味のあることをより効果的に見つけ出し、対処できるようになります。 ホライズン5（目的と原則）は、優先順位を設定するための最も重要な文脈であることは明らかですが、私の経験から、私たちが関わっているすべての作業レベル、特にグラウンドとホライズン1のレベルを理解し、実行することで、私たちが目指すより大きな仕事を行うための自由とリソースが得られることが示されています。もしあなたのボートが沈みかけているなら、どの方向を向いているかは本当に気にしないでしょう！ボトムアップアプローチは概念的な優先事項ではありませんが、実践的な観点からは、バランスの取れた生産的で快適な生活を実現するための重要な要素です。 まず最初に、アクションリストが完全であることを確認することが重要です。これ自体がかなりの作業になることもあります。すべての項目を集めて客観化することに焦点を当てる人々は、忘れたり、置き忘れたり、単に認識していなかった多くの重要な項目があることに気づきます。カレンダーを除けば、少なくとも50の次のアクションや待機中の項目、すべての人や会議のアジェンダを含んでいない場合、あなたが本当にすべてを把握しているかどうかは疑わしいです。ただし、もしあなたがパート2のステップや提案を厳密に実行してきたなら、すでにそれらを持っているかもしれません。そうでない場合、そしてこのレベルを最新の状態にしたいのであれば、実際の実施モードで第4章から第6章を通して作業するための時間を確保してください。 このレベルのコントロールを手に入れたとき、あなたは自動的に即時の優先事項に対するより具体的な感覚を持つことができるようになります。これは他の方法ではほぼ達成不可能です。 **ホライズン1** プロジェクトリストを完成させましょう。それは本当に、実行するために複数のアクションを必要とするすべてのコミットメントを捉えていますか？これが、あなたがいる週ごとの運営の世界の境界を定義し、思考をより長い間リラックスさせることを可能にします。あなたの人生や仕事で実現したいことの完全なリストを作成すると、実際には気づいていなかったアクションが必要であることに気づくでしょう。この客観的な在庫を作成するだけで、自由な時間に何をするかを決定するためのより確固たる基盤が得られます。人々がプロジェクトリストを最新の状態に保つと、彼らが気にかけていることを前進させるためにすぐにできることがいくつかあることに気づくことが多いです。現在の仕事をすべてのレベルで在庫として整理することは、自動的により大きな集中、整合性、優先順位の感覚を生み出します。非常に少数の人々が、このような明確なデータを客観的な形で自分自身に定義し、利用可能にしています。今日の午後に何をすべきかについての議論が行われる前に、この情報は手元にある必要があります。再度、もしあなたが「Getting Things Done」の方法論を実践しているなら、プロジェクトリストは必要な状態にあるはずです。私たちがコーチングするほとんどの人々にとって、信頼できる在庫の徹底性を確信するまでには、キャプチャ、明確化、整理に10〜15時間かかります。そして、「水のような心」（今この瞬間に存在すること以外は何も考えない）という最も純粋なレベルを達成するためには、ホライズン1が最も興味深い課題を取り入れているようです。私たち全員にとって、私たちを悩ませたり、興味を引いたり、気を散らしたりする状況や状況が現れますが、それにどのように関与すればよいかはすぐには明らかではありません。あなたの息子は数学の先生に問題を抱えている; あなたは会社で手続きを実施するのにかかる時間に苛立っている; あなたは資金調達委員会を運営している人について懸念を抱いている; あなたは絵を描くことへの興味を再燃させるべきだと思い続けている; などです。その微妙なノイズを静めるには、それぞれのプロジェクトに対する客観的な成果を特定し、次のアクションを信頼できるシステムに配置する必要があります。このストレスのない生産性のゲームで一貫してプレイすることは、その習得の特徴です。 **ホライズン2** これは「現在の職務責任」と「適切な基準で維持すべき私の生活の領域」のレベルです。あなたがどのような役割を果たしているのか、どのような役割を担っているのかを考えてみましょう。職業的には、これはあなたの現在の地位や仕事に関連します。個人的には、家族やコミュニティ、そしてもちろん自分自身としての機能する人間として引き受けている責任の領域を含みます。 自分の仕事が何かよくわからないと、常に圧倒されているように感じるものです。すでにいくつかの役割が定義され、書き出されているかもしれません。もし最近新しいポジションに就いたばかりで、自分の責任範囲についての合意や契約があるなら、それは確かに良いスタートになります。過去に個人的な目標設定や価値観の明確化に関するエクササイズを行ったことがあり、その際に作成した資料が残っているなら、それも活用しましょう。 次に、「フォーカスエリア」というリストを作成し、維持することをお勧めします。このリストは「プロフェッショナル」と「パーソナル」のサブリストに分けると良いでしょう。その場合、両方のリストを同じくらい活用し、一貫したレビューを行うことが重要です。これは自己管理のために作成できる最も有用なチェックリストの一つです。プロジェクトリストのように週に一度の再調整を必要とすることはなく、より長いサイクルで意味を持つでしょう。人生や仕事の中で重要な領域の変化のスピードに応じて、1〜3ヶ月ごとに新しいプロジェクトの可能性を引き出すきっかけとして活用するべきです。 仕事においては、責任のある重要な領域が4〜7つ程度あるでしょうし、個人的にも同様の数があるはずです。あなたの仕事には、スタッフの育成、システム設計、長期計画、管理サポート、顧客サービス、マーケティングなどが含まれるかもしれません。また、施設管理、業務遂行、品質管理、資産管理などの責任も考えられます。もし自営業であれば、特定の大企業で非常に専門的な役割を持つ場合よりも、注目すべき領域は多くなるでしょう。 私生活では、育児、パートナーシップ、精神的なコミュニティ、健康、ボランティア活動、家庭管理、個人の財務、自己成長、創造的表現などのフォーカスエリアが考えられます。そして、それぞれの具体的な領域は有用なサブカテゴリーに分けることができます。「育児」は子供ごとに別々のチェックリストを生成することができますし、「マーケティング」には「プログラム設計」、「リサーチ」、「ソーシャルメディア」などが含まれることもあります。 フォーカスエリアリストの運用目的は、すべてのプロジェクトと次のアクションを明確にし、責任を適切に管理できるようにすることです。これらを整理し、客観的に評価することで、現在行っていることと行うべきことに関して、プロジェクトリストに追加すべきものが見つかるでしょう。リストを見直す中で、いくつかの領域は問題なく管理されていると判断するかもしれませんが、逆に、ある領域で気になることがあり、それに対処するためのプロジェクトを作成すべきだと気づくこともあるでしょう。「フォーカスエリア」は、以前に触れたトリガーリストのより抽象的で洗練されたバージョンに過ぎません。私が過去30年間に関わったすべての人は、このレベルの議論で少なくとも2〜3の重要なギャップを見つけています。 例えば、マネージャーやエグゼクティブの一般的な役割の一つは「スタッフ」です。振り返ってみると、多くの人がその分野においてプロジェクトを一つか二つ追加する必要があることに気づきます。例えば、「サポートオフィスの手続きのアップグレード」、「チーフオブスタッフの採用調査」、「パフォーマンスレビューのプロセスのアップグレード」などです。また、自分の私生活の責任を明確にする際には、「ヨガクラスの調査」や「子供たちの夏のアクティビティの準備」などのプロジェクトが浮かび上がることがよくあります。優先順位についての議論は、あなたと他者との間の現在の合意のすべてのレベルを考慮に入れる必要があります。このプロフェッショナルな「職務内容」チェックリストを活用し、常に最新の状態に保つことで、あなたはおそらく私たちの文化の中で最もリラックスし、コントロールを保てるでしょう。ほとんどの人は、自分が雇われた仕事だけをしているわけではなく、新しい期待や変化する期待について明確に保つことは、常に更新されるべき会話です。また、家族や楽しみ、財政など、バランスの取れた生活のすべての関連分野について、一貫した客観的な概要を維持している人も少ないです。これらのレベルから思考やシステムを駆動させることは、必要な選択を行う際に「希望」から「信頼」へと移行するために大いに役立ちます。自分がどこに向かっているのか、何が本当に重要なのかがわからないと、いつが「十分」なのかもわからなくなります。 ホライズン3-5についてですが、下の3つのレベルは主に現在の状況—あなたの行動、プロジェクト、責任の範囲—に関係していますが、ホライズン3以上では、未来の要因やあなたの方向性、意図が主な焦点となります。これらの高いレベルでも在庫を取る必要があります（特に最上位の目的や原則は、活動や行動を監視し修正するための継続的な基準を示します）が、ここでの問いは「今、私が決めた方向に向かっていることと、そこに到達するための方法は何か？」ということです。これは、仕事における1年の目標（ホライズン3）から、キャリアや個人の純資産に関する3年のビジョン（ホライズン4）、さらには自分の人生の目的を直感し、その表現を最大化する方法（ホライズン5）にまで及びます。ここでは、状況がこれらのカテゴリーのいずれかに簡単に分類できないことが多いため、上位3つのレベルを一緒に扱っています。また、「Getting Things Done」は目標やビジョンの定義よりも、実行と実施の技術に関するものなので、ここで厳密な検討を行うつもりはありません。しかし、この調査は本質的に、ビジネス戦略、組織開発、キャリアプランニング、人生の方向性や価値観など、潜在的に深く複雑な領域に触れることができます。 「重要な戦いを選びなさい。大きすぎず、小さすぎず、勝てるものを。」—ジョナサン・コゾール 私たちの目的においては、現在の現実の中であなたにとっての動機が何であるかを捉え、それが今のあなたの仕事の在庫を決定する要因となることに焦点を当てています（その一部はあなたの高次のコミットメントや意図から生じているかもしれません）。あなたの方向性や目標がどうであれ、 変更や明確化が必要なことは、より深い思考、分析、直感に基づいて、別の議論になるかもしれません。それでも、今すぐにでも自分の仕事やその重要性についての考えを整理する手助けになることがいくつかあるはずです。もし、12か月から18か月後に自分が何をしているか、あるいはその時の仕事の性質がどのようになっているかを直感的に描くとしたら、それはどんなことを引き起こすでしょうか。このレベルでは、より微妙な側面があり、個人的に手放すべきものや、移行を可能にするために発展させるべき人やシステムがあるかもしれません。また、仕事自体が流動的であるため、最近のプロフェッショナルな世界の変化に伴い、あなたの分野での成果の持続可能性を確保するためにプロジェクトを定義する必要があるかもしれません。個人的な領域では、「自分のキャリアは、上司（または上司の上司）に自分の目標をより具体的に主張しない限り停滞するだろう」とか、「子供たちが今後数年で何をするのか、それに伴って自分は何を変える必要があるのか」とか、「最近発見した健康問題に対処できるように、どのような準備が必要か」といったことを考慮することが重要です。 長期的な視点からは、あなたのキャリアはどう進んでいるのか、私生活はどうなっているのか、あなたの組織は環境の変化に対して何をしているのか、それがあなたにどのような影響を与えているのかを評価することができます。これらは1年から5年の視野に関する質問であり、私がこれを尋ねると、誰もが異なる重要な答えを引き出します。私は大手国際銀行でコーチをしていた方が、数ヶ月間この方法論を実践し、日々の業務をコントロールするようになった後、自分のスタートアップのハイテク企業に投資する時が来たと決断したことを知っています。最初はその考えがあまりにも intimidating で手を付けられなかったのですが、基礎から考えることで、よりアクセスしやすく、自然な結果として受け入れられるようになったのです。最近、彼の新しい取り組みでの素晴らしい成功を耳にしました。 もしあなたが1年以上の未来を持つ何か（結婚、子供、キャリア、会社、芸術形式、生涯の情熱）に関わっているなら、その方向性に沿って物事を管理するために何をする必要があるかを考えることが重要です。考えるべき質問は以下の通りです： - 自分の組織における長期的な目標や目的は何で、それに関連するプロジェクトをどのように整備すれば責任を果たせるか？ - 自分自身に設定した長期的な目標や目的は何で、それを実現するためにどのようなプロジェクトを整備すればよいか？ - 自分の行動に影響を与える可能性のある他の重要な出来事は何か？ ここで強調したいのは、新しい目標を設定したり、基準を引き上げたりすることが私が特に提唱していることではないということです。むしろ、あなたの現在の現実の中でこれらの状況に本質的に真実であるかもしれないことに焦点を当てています。 もしそれらが明白または微妙な形で存在するなら、それに適切に対処することが、自分自身の明確なスペースに入るために重要です。ここでは、このレベルの会話で現れる問題のいくつかの例を挙げます。 会社の優先順位の変化に伴う仕事の性質の変化。自社内で自分のトレーニングプログラムを管理する代わりに、外部の業者に委託することになります。キャリアにおいて進むべき方向。今から1年後には異なる種類の仕事をしている自分を想像しており、現在の仕事からの移行を行いながら、転職や昇進の選択肢を探る必要があります。グローバリゼーションと拡大を考慮した組織の方向性。あなたには多くの国際的な出張が迫っており、ライフスタイルの好みを考えると、キャリアプランを再調整する必要があります。ライフスタイルの好みと変化するニーズ。子供たちが成長するにつれて、彼らと一緒にいる必要性は減少し、投資や退職計画への関心が高まっています。 思考の最も高いレベルでは、いくつかの根本的な質問を自問する必要があります。あなたの会社はなぜ存在するのか？あなた自身はなぜ存在するのか？あなたの選択を促す、個人的または組織的な存在の核心的なDNAは何か？これは、数百冊の本や専門家、モデルがあなたが取り組むのを助けるために捧げられている大きな視点の問題です。なぜなら、これは私たち全員が苦しむ偉大な問いだからです。あなたの人生や仕事の他のすべてのレベルが整然としていても、最も深いレベルで望んでいることや呼ばれていることから少しでも外れているなら、不快感を感じることになります。 優先思考を心から取り除く もしまだしていないなら、少なくとも数分間を取り、この記事を読みながら思いついたことについての非公式なメモを取ってみてください。内なるレーダーのより高いレベルで浮かんだことを、書き留めて頭の中から出してしまいましょう。ニュートラルとは、あまりにも早く進みすぎたり、遅すぎたりしない状態です。ニュートラルは、非活動的、自己満足、または受動的であることを意味しません。それは、新しい情報や新しい可能性が現れるのを許す落ち着いた姿勢のことです。ニュートラルな状態にいると、実際に感受性や直感的な知性が高まります。ニュートラルは新しい可能性が育つ肥沃な土壌です。—ドク・チャイルドレ そのメモを処理しましょう。書き留めたことが本当に進めたいことなのかどうかを決めてください。 もしそうでないなら、そのメモを捨てるか、「いつかやるかもしれないリスト」や「夢と目標」というフォルダーに入れておいてください。もしかしたら、こうした未来の考えをもっと積み重ねたいと思っているかもしれません。その場合、パートナーと一緒に新しいビジネスプランを作成したり、配偶者と理想の生活について考えをまとめたり、今後3年間のキャリアマップをより具体的に作成したり、あるいはそうした議論や思考プロセスを導いてくれるパーソナルコーチをつけたりすることを検討してみてください。その結果をプロジェクトリストに追加し、次のアクションを決めましょう。そして、それを実行するか、他の人に任せるか、適切なリストにアクションのリマインダーを追加してください。それが終わったら、特定のプロジェクトについての発展的な思考に焦点を移すことを考えてみると良いでしょう。これらのプロジェクトは特定されているものの、十分に具体化されていないかもしれません。そのため、そのような縦のプロセスに備える必要があります。 **プロジェクトを管理するために** 第4章から第9章では、頭をすっきりさせ、何をいつするかについて直感的に選択するために必要なトリックや方法をすべて提供してきました。それが横のレベルです—あなたの人生の横の風景において、注意と行動を必要とするものです。最後のピースは縦のレベルです—深く掘り下げ、夢のような思考を行うことで、あなたの創造的な脳力を活用することができます。さまざまなプロジェクトや状況について成果や次のアクションステップを明確にしているかもしれませんが、時にはそれらの関係をより創造的に考え、詳細な実行方法を開発することが求められることもあります。これが、私たちのプロジェクト計画を洗練させ、活性化させることに戻る理由です。 **より非公式な計画の必要性** 成功するプロジェクトの中間は、まるで災害のように見えます。—ロザベス・モス・カンター 何千人ものプロフェッショナルと共に働いてきた経験から言えるのは、私たちのほとんどがプロジェクトや生活について、もっと非公式に、もっと頻繁に計画を立てるべきだということです。そして、もしそうすれば、心の圧力を大いに軽減し、最小限の努力で膨大な創造的成果を生み出すことができるでしょう。私が発見したのは、計画における最大の改善機会は、プロのプロジェクトマネージャーが時折使用するような高度に複雑なプロジェクト整理の技術（ガントチャートなど）ではないということです。そうしたものが必要な人々のほとんどは、すでにそれを持っているか、少なくともそれについて学ぶためのトレーニングやソフトウェアにアクセスできる状態にあります。本当に必要なのは、私たちが行っている、あるいは行うことができる創造的で積極的な思考をもっと捉え、活用することです。あなたは、プロジェクトや状況についてもっと頻繁に、もっと簡単に、そしてもっと深く考えるためのシステムやトリックを整える必要があります。 この種の効果的な付加価値思考が不足している主な理由は、結果として現れる可能性のある無限の詳細を管理するための、簡単に構造化され使いやすいシステムが欠如しているからです。そのため、私のアプローチはボトムアップ型になりがちです。現在の実行可能なコミットメントに対してコントロールを失っていると感じている場合、集中した計画を行うことに抵抗を感じるでしょう。無意識のうちに反発が起こります。しかし、これらの方法を適用し始めると、膨大な創造的かつ建設的な思考の余地が生まれることに気づくかもしれません。アイデアを活用するためのシステムや習慣が整っていれば、生産性は指数的に拡大することができます。第3章では、アイデア段階から物理的現実に移行するためのプロジェクト計画の5つのフェーズについて詳しく説明しました。以下は、私が推奨する自然で非公式な計画プロセスを促進するための実用的なヒントとテクニックのまとめです。これらの提案はすべて常識に基づいていますが、ほとんどの人はそれを十分に実践していません。大きな正式な会議のために考えを温存するのではなく、できるだけ頻繁に活用してください。 どのプロジェクトを計画すべきか？あなたのプロジェクトリストに挙げた成果のほとんどは、次のアクションを思いつくために頭の中で素早く自然に行うような前段階の計画を必要としません。例えば、「車の検査を受ける」というタスクに必要な計画は、最寄りの検査場所をインターネットで調べて、時間を設定することだけです。しかし、少なくとも何らかの計画活動が必要なプロジェクトは2種類あります：（1）次のアクションを決定した後でも注意を引き続けるプロジェクト、（2）有用なアイデアやサポートとなる詳細がアドホックに現れるプロジェクトです。最初のタイプは、他に決定し整理すべきことがあることがわかっているプロジェクトで、次のアクションを特定するだけでは不十分です。これらには、目的と原則、ビジョン/成果、ブレインストーミング、または整理といった自然な計画モデルの他の4つのフェーズのうちの1つ以上を具体的に適用する必要があります。2番目のタイプは、ビーチや車の中、会議中にアドホックにアイデアが浮かぶプロジェクトで、これらの関連アイデアをキャッチするための適切な場所が必要です。そうすれば、必要に応じて後で利用できるようにそこに保管できます。 次のアクションが必要なプロジェクトについての計画 今すぐ思いつくプロジェクトがいくつかあるかもしれません。それらは、より具体化し、肉付けし、コントロール下に置きたいと考えているものです。重要な会議が近づいていて、そのためのアジェンダや資料を準備しなければならないことを知っているかもしれません。または、年次アソシエイツ会議の調整の仕事を引き継いだばかりで、重要な部分を委任できるようにできるだけ早く整理しなければならないかもしれません。 あるいは、家族との今後の休日の計画について考えたり、手配したりする必要があります。まだ行っていない場合は、計画プロセスを始めるための次のアクションを今すぐ決め、それを適切なアクションリストに追加してください。その後、さらなる計画ステップに進みましょう。 ### 一般的な計画ステップ 計画に関連するアクションの最も一般的なタイプは、自分自身のブレインストーミングや整理、会議の設定、情報収集です。 #### ブレインストーミング 現在注目しているプロジェクトのいくつかは、自分自身で自由に考える必要があります。特に、決定を下したときに次のアクションが明確でなかった場合はそうです。これらにはすべて「Xに関するアイデアを草案する」といった次のアクションが必要です。そのアクションをどこで、どのように行うかを決める必要があります。そうすることで、どのアクションリストに追加するかがわかります。コンピュータで考えるのが得意ですか、それとも紙に手書きするのが得意ですか？私は直感に応じてどちらかを選ぶことがあります。私にとって、この次のアクションは「コンピュータで」リストか「どこでも」リストに入ります（ペンと紙さえあれば、どこでもマインドマップを描いたり、ラフなメモを取ったりできますから）。 #### 整理 すでにメモやさまざまなサポート資料を集めているプロジェクトがあるかもしれません。それらを整理して、より構造化された形にする必要があります。この場合、次のアクションは「プロジェクトXのメモを整理する」となるでしょう。それを行うためにオフィスにいる必要がある場合（ファイルがそこにあり、持ち運びたくない場合）、そのアクションは「オフィスで」リストに追加すべきです。プロジェクトのメモをフォルダーやデジタルデバイスで持ち運んでいる場合、手書きで行うなら「どこでも」リストに、ワードプロセッシングやアウトライン作成プログラム、プレゼンテーション、マインドマッピング、またはプロジェクト計画ソフトウェアを使用するなら「コンピュータで」リストに追加します。 組織的（および家族の）生産性に対する最大の障害の一つは、何かを進めるために誰かが会議の必要性や参加者について決定しないことです。 #### 会議の設定 プロジェクトの思考を進めるための次のステップは、ブレインストーミングや意思決定に関与してほしい人々との会議を設定することです。通常、これはグループ全体またはアシスタントにメールを送ってカレンダーに入れてもらうか、主要な人物に電話をかけて日程を確定することを意味します。 #### 情報収集 時には、プロジェクトの思考における次のタスクは、さらにデータを集めることです。誰かに話をしてその意見を聞く必要があるかもしれません（「ビルにマネージャー会議についての考えを聞くために電話する」）。あるいは、昨年の会議から引き継いだファイルを見直す必要があるかもしれません（「アソシエイト会議のアーカイブファイルを確認する」）。 あるいは、ウェブをサーフィンして新しいトピックについての情報を得たいと思うかもしれません（「大学の奨学金について調べてみてください」）。ランダムなプロジェクト思考についてですが、役立つかもしれないプロジェクトのアイデアを失わないようにしましょう。多くの場合、プロジェクトとは無関係な場所にいるときに、忘れたくないアイデアが浮かぶことがあります。例えば、店に向かう途中で次のスタッフミーティングの素晴らしい始め方を思いついたり、キッチンでスパゲッティソースをかき混ぜているときに、今度の会議の参加者に素敵なトートバッグを配りたいと思いついたりします。また、夕方のニュースを見ているときに、あなたが組織している諮問委員会に加えたい別の重要な人物を突然思い出すこともあります。これらが具体的な次のアクションとして直接アクションリストに載せられない場合でも、どこかに整理して記録しておく必要があります。もちろん、何も失わないために最も重要なツールは、あなたのコレクションシステム—受け皿、ペンと紙、またはスマートフォンです。すべてのアイデアを保持し、後でそれらをどうするか決める必要があります。 プロジェクト思考をサポートするツールと構造 プロジェクトのアイデアがどのレベルで現れても、発生したときにそれらをキャッチするための良いツールを常に手元に置いておくことは素晴らしいことです。一度キャッチしたら、必要なときにそれらにアクセスできることが有用です。 思考ツール 運はすべてに影響を与えます。常にフックを投げ続けてください。最も予期しない流れの中に魚がいるでしょう。—オウィディウス アイデアを得て生産性を高めるための大きな秘密の一つは、機能が形に従う現象を利用することです—優れたツールは良い思考を引き出すことができます。（私は、新しいソフトウェアアプリケーションを探求しているときに、データを生成しキャッチするための興味深いまたは楽しい方法を見つけたときに、最も生産的な考えを思いつくことがありました。） 何も書き留めず、デジタルデバイスに入力しない場合、特に一人でいるときは、何かに集中し続けるのが非常に難しいです。しかし、物理的なツールを使って思考を固定し保存することで、数時間にわたって建設的に関与し続けることができます。 筆記具 機能はしばしば形に従います。思考をキャッチするための文脈を自分に与えると、まだ自分が持っていることに気づいていない思考が生まれます。良い筆記具を常に手元に置いておくことで、キャッチするための道具がないために思考に対する無意識の抵抗を感じることがありません。もし書くものやテキストを入力するものがなければ、プロジェクトや状況について前向きに考えることに対して、あまり快適ではないことを知っています。逆に、素晴らしい感触の滑らかな書き心地の万年筆やジェルペンを使いたいと思っただけで、素晴らしい思考や計画を行ったこともあります！あなたが私のようにクールな道具にインスパイアされないかもしれませんが、もしそうであれば、自分に良い筆記具に投資することをお勧めします。 各ステーションに良いペンを置いておくことをお勧めします。メモを取りたいと思う場所、つまりデスクやキッチン、ブリーフケース、サッチェル、ハンドバッグ、バックパックなどです。 **紙とメモ帳** あなたの近くにある書き込み用のメモ帳はどこですか？もっと近くに置いておきましょう。書き込みツールに加えて、常にその機能的な代替品—紙のメモ帳—も手元に置いておくべきです。切り離し可能な紙は、固いノートよりも好ましいです。アイデアやメモを書いたページを切り取って、処理する機会が来るまでインボックスに投げ込むことができるからです。また、初期の非公式なマインドマップやメモ（オリジナルまたはスキャンしたもの）を適切なファイルに保管しておくことも価値があります。手書きの痕跡は、後で役立つ豊かな文脈の記憶を呼び起こすことが多いです。 **イーゼルとホワイトボード** 「自分が何を考えているかは、自分の言葉を聞くまでわからない。」—E. M. フォースター スペースがあれば、ホワイトボードやイーゼルパッドは時々使う非常に機能的な思考ツールです。アイデアを書き留めるための十分なスペースを提供し、トピックについて考える間、目の前に置いておくと便利です。ホワイトボードはオフィスの壁や会議室にあると素晴らしく、サイズが大きいほど良いです。一部の企業は、ブレインストーミングや即興の視覚コミュニケーションを促進するために、内部の壁全体を消去可能な書き込み面として設計しています。子供がいる場合は、彼らの寝室に1つ設置することをお勧めします（私ももっと多くのアイデアを持つことを奨励されて育っていればよかったのに！）。新しいマーカーをたくさん用意しておくことを忘れないでください—乾いた無駄な書き込みツールほど、創造的な思考を妨げるものはありません。 2人以上が集まって会議をする際には、誰かが他の人が見える場所に何かを書き始めるべきです。数分後に考えを消去しても、書き留める行為自体が建設的な思考プロセスを促進します。（時には、レストランで紙のテーブルクロスやプレースマット、さらにはナプキンに非公式な図やメモを描くことが非常に役立つことがあります。手元に自分のメモ帳がない場合などです。） **デジタルツールでの思考** 多くの場合、私はラップトップ（そして、あまり頻繁ではありませんがタブレット）で、ワードプロセッシング、マインドマッピング、アウトライン作成、プレゼンテーション、またはスプレッドシートプログラム内で考えるのが好きです。後で自分の考えを使ってやりたいことがたくさんあり、すでにデジタル形式で編集や他のアプリケーションへの切り取り・貼り付けができるのは素晴らしい気分です。起動して画面が目の前に表示されると、思考が自動的に始まることがわかります。これは、コンピュータとの対話が少なくとも簡単で、場合によっては楽しいものになるように、タイピングやキーボードスキルが十分であることを確認するもう一つの良い理由です。 大きなホワイトボードがより創造的なつながりや思考の幅を広げるのと同様に、私もまた、大きなコンピュータースクリーンや追加のスクリーンが同じように役立つことを発見しました。世界が急速にデジタル化し、モバイル化する中で、人々はますます小型化するデバイスを使って、アクセスや効率の大幅な向上を経験しています。しかし、私はスマートフォンなどの価値は、創造的な思考を生み出すためではなく、思考の結果を実行するためにあると考えています。そのためには、より広いスペースが必要です。 **サポート構造** 良いツールが常に手元にあることに加えて、プロジェクトの思考を整理するためのアクセスしやすいフォーマットを持つことも生産的です。良いペンと紙がブレインストーミングをサポートするように、プロジェクトの詳細を整理するための良いツールや場所があれば、多くのプロジェクトに必要なより線形な計画を促進します。 **必要に応じてファイルフォルダーやルーズリーフページを作成する** 悪いアイデアを保存するための良いシステムがないのであれば、良いアイデアを整理するためのシステムもおそらく存在しないでしょう。手元にあり、使いやすい一般的なファイリングシステムは、一般的なワークフローを管理するために重要であるだけでなく、プロジェクト思考にも非常に機能的です。プロジェクトは、関連するデータやメモ、さまざまな資料によって引き起こされることが多く、そのため、何かを入れるものができたらすぐにトピック用のフォルダーを作成したいと思うでしょう。ファイリングシステムがあまりにも形式的（または存在しない）であれば、プロジェクトの焦点を十分に早く生成する機会を逃すことになるでしょう。最初の会議から戻ったら、すぐにそのトピックに関する初期のメモをファイルに保存してください（もちろん、次のアクションを確認した後で）。クライアントを指導しているとき、トピックのためのファイルを作成し、ランダムなメモや関連する資料を整理することで、彼らのコントロール感が大幅に向上することがよくあります。これは、物理的に、目に見える形で、心理的にも「それを把握する」方法です。 ルーズリーフノートやプランナーを使うのが好きな場合は、テーマやプロジェクトに合わせてページを設定するための新しいノート用紙や方眼紙の在庫を持っておくと良いでしょう。いくつかのプロジェクトは後に専用のタブ付きセクションやノートブック全体を必要とするかもしれませんが、最初からそうなるわけではありません。ほとんどのプロジェクトは、追跡するために必要な数少ないアイデアを保持するために、1ページか2ページだけで十分です。 **紙とデジタル** デジタル志向が強まっている人々にとって、紙を完全に排除しようとするのは魅力的です。理論的には、すべてのデジタルノート取り、スキャン、文字認識ツールが利用可能であるため、問題ないはずです。しかし、実際には、紙はほとんどの人にとって依然として高い価値を提供しています。 手書きのノート取りは、さまざまな理由から消えることはありません。その中でも特に重要なのは、ツールの普遍性や多様なグラフィック表現が可能であることです。異なる道具を使って表現することで、私たちは異なる考え方をする傾向がありますし、多くの人々は手で書いたり描いたりすることで、より広いアイデアのパレットを引き出せると感じています。また、紙ベースの資料は、コンピュータの画面で一度に見ることができる情報よりも、情報や関係性、視点を思い出しやすくしてくれます。私自身、デジタルに精通した多くの人が、思考やリマインダーを整理するのが簡単だと感じて、紙のプランナーやノートに戻っていることを知っています。私はしばしば、人物やプロジェクト、トピックに関連する文書を印刷し、それを物理的なファイルフォルダーに入れて会議や自分の執筆、研究に使用します。その多くの紙はリサイクルされ、更新された情報はデジタルの場所に戻されるでしょうが、その間、物理的な資料はコンピュータだけではまだ実現できない機能を果たしています。デジタル技術は間違いなく今後も進化し、低技術の資料やツールではできない方法で思考、計画、意思決定の支援に大いに貢献するでしょう。しかし、ペン、ノートパッド、ポストイット、物理的なフォルダー、印刷された文書が何かより良いもので置き換えられるまでは、これらはあなたの個人管理システムの中で何らかの役割を果たす必要があります。 ソフトウェアツールについてですが、私はまだ完璧なプロジェクト管理ツールを見つけていません。その機能を果たすと主張するアプリケーションは、通常、私たちが管理するために必要なものには過剰すぎたり、単純すぎたりします。また、私が指摘したように、同じプロジェクトでも必要な詳細や構造は異なるため、ほとんどの人にとって十分なアプリケーションを作成するのは難しいでしょう。私たちの多くは、よりカジュアルでプロジェクトに優しいアプリケーションの断片を見つけることが多いです。それを踏まえると、非常に役立つデジタルツールは複数存在します。ほとんどのプロフェッショナルは、ワードプロセッサ、スプレッドシート、プレゼンテーションプログラムに精通しており、これらはプロジェクト計画やその一部を構造化するのに最適な方法となることがあります。特に目的、ビジョン、ブレインストーミングの段階が終わった後には、これらのツールが役立ちます。非公式な計画やブレインストーミングに特に役立つソフトウェアの2つのタイプは、マインドマッピングとアウトライン作成アプリケーションです。私は個人的に、ほとんどすべてのプロジェクトに対してデジタルマインドマッピングツールを使用しており、集中したブレインストーミングを行ったり、プロジェクトに関する突発的な考えをキャッチしたりしています。ほとんどの場合、最終的なマインドマップ自体が私にとってプロジェクトをコントロールしているという安心感を与えてくれます。ブレインストーミングの別の選択肢は、アウトライン作成プログラムで、見出しや小見出しを限られた詳細または拡張された詳細で作成することができます。 ほとんどの優れたワードプロセッサプログラムは、この機能を提供しています。これらのプログラムの良い点は、パーティーの準備に関する簡単な箇条書きから、執筆中の本全体の構造を生成するまで、幅広い複雑さに対応できることです。アウトライン作成やワードプロセッシングプログラムは、より構造的な思考をサポートする傾向がありますが、デジタル環境ではテキストの切り取り、貼り付け、再配置が容易なため、創造的な思考の発展も十分に可能です。 デジタルアウトライニングの最上級には、複雑なプロジェクト管理ソフトウェアがあります。非常に特定のニーズを持つプロフェッショナルや組織は、これらのアプリケーションが管理する厳密さや詳細が必要なため、すでにこれらのツールを使用しています。そして、これらのツールは通常、会社特有のプロジェクトにカスタマイズされています。このソフトウェアは、火星探査機の発射、建設の調整、航空機や医薬品の納品に使用されます。 デジタルプロジェクト管理の最も基本的な形は、タスク項目のノートセクションにアイデアを書き留めたり、一般的なノート生成・整理ソフトウェアを使用してプロジェクトに関連する考えをまとめたノートを作成することです。コンピュータに慣れている方は、プロジェクト計画や関連資料を開発・記録するために、これらの手法をいくつか利用することでしょう。アプリケーションに慣れ親しむことで、ソフトウェアに気を取られることなく、プロジェクトの思考に集中できるようになります。また、どこにあってもこの内容を定期的に見直し、更新し、常に最新の状態に保つことも重要です。コンピュータは少しブラックホールのようなもので、記憶容量やストレージ容量が拡大し続け、新しい便利なアプリケーションが次々と登場する中で、すべてを保持することが容易になり、アクティブなものの整合性を失うことがあるからです。 では、これを自分の世界にどう適用するかというと、次のアクションリストが最新の状態である必要があるように、プロジェクトリストも同様に最新の状態に保つ必要があります。それが終わったら、理想的には1〜3時間の時間を確保し、各プロジェクトについて縦の思考をできるだけ多く行いましょう。デッキをクリアにし、コンテキストを作り、創造的なプロジェクト思考を行います。そうすれば、ほとんどの人よりも大きく先を行くことができるでしょう。 少なくとも今すぐ、あるいはできるだけ早く、現在最も関心を持っているプロジェクトのいくつかを取り上げ、それについて考え、情報を集め、整理を行ってください。その際には、適切と思われるツールを使ってください。私たちの先行する不安を、先行する思考と計画に変えていきましょう。—ウィンストン・チャーチル 各プロジェクトに一つずつ、上から下へと焦点を当ててください。その際に、自分に問いかけてみてください。「このことについて、何を知りたいのか、記録したいのか、思い出したいのか？」 思いついたことを紙にマインドマップとして書き出したり、ファイルを作ってその紙を入れたりするかもしれません。シンプルな箇条書きの見出しを作成して、デジタルまたはモバイルの整理ツールにメモとして添付することもできます。または、ワードプロセッシングの文書を作成して、アウトラインを始めることもできます。重要なのは、自分のアイデアを持ち、それを使うことに慣れることです。そして、意図した結果や未解決の問題に対して、自分のエネルギーを建設的に集中させる習慣を身につけることです。 **鍵となる原則の力** **キャプチャリング習慣の力** 内部および外部の合意を適切に管理することで、すべての関係が最適化されます。これらのシンプルな技術やモデルには、初めて見るときには見えない多くのことがあります。実際、これらは心を気晴らしから解放し、高い効率と効果を確保するための体系的な方法を提供します。それ自体が、これらの実践を導入する十分な理由となります。しかし、ここで働いている基本的な原則には、さらに大きな意味があります。次の3章では、過去30年間の私の経験を通じて、これらの基本原則の実施から生じる微妙でしばしばより深い影響について説明します。長期的な結果は、個人としてのあなたに大きな影響を与える可能性があり、より大きな組織文化にも良い影響を与えることができます。 あなたが関わる人々が、あなたとのやり取りや合意を確実に受け取り、処理し、整理していることに気づくと、彼らはあなたを特別な方法で信頼し始めます。さらに重要なのは、あなたが自分の世界との関わりの中で、金銭では買えないレベルの自信を取り入れることです。これは、あなたの人生において未完了または未処理のもののためのプレースホルダーをキャプチャする力です。それは、あなたのメンタルウェルビーイングを明らかに向上させ、個人的にも職業的にもコミュニケーションや関係の質を改善します。 そして、組織がこのベストプラクティスを期待し、強化することで、何もコミュニケーションの隙間に落ちることがないようにし、すべての人が結果に対して責任を持ち、コミットメントが適切な人によって明確にされ追跡されると、文化の生産性が大幅に向上し、ストレスが軽減されることがあります。 **個人的な利益** 収集やダウンロードの活動を通じて、どのように感じましたか？ほとんどの人は、悪い気分でありながらも、同時に良い気分だと言います。それはどういうことでしょうか？ もしあなたがフルキャプチャプロセスを経た多くの人々のようであれば、おそらく何らかの不安を感じたことでしょう。「圧倒される」「パニック」「フラストレーション」「疲労」「嫌悪感」といった表現が、セミナー参加者にこの手続きを少し体験してもらった際に彼らの感情を説明してもらうときによく出てきます。そして、その中であなたが先延ばしにしていると思うことはありますか？もしそうなら、それに対して罪悪感が自動的に伴います。「もっと早くやっておくべきだったのに」と。 同時に、あなたはその作業を行う中で、何らかの解放感や安心感、あるいはコントロール感を感じましたか？ほとんどの人が「はい」と答えます。これはどういうことなのでしょうか？一つのエクササイズを行っている最中に、まったく逆の感情状態が同時に現れるのです—不安と解放感、圧倒されているのにコントロールしている。これは一体どういうことなのでしょう？あなたの物に対する否定的な感情の源を理解すれば、私がそうしたように、それを取り除く方法を見つけることができます。そして、もしあなたが物を整理することで何らかのポジティブな感情を感じたのであれば、実際に自分自身でその否定性を排除するプロセスを始めたのです。 ### 否定的な感情の源 不安や罪悪感の感覚は、やるべきことが多すぎるからではなく、自分との約束を破った結果として自動的に生じるものです。では、あまり良くない感情はどこから来るのでしょうか？やるべきことが多すぎるから？いいえ、常にやるべきことは多すぎるのです。もしあなたができること以上にやるべきことがあるから気分が悪くなるのであれば、その感情は決して消えません。やるべきことが多すぎることが否定的な感情の源ではありません。それは別の場所から来ています。 誰かがあなたとの約束を破ったとき、例えば「木曜日の午後4時に会う」と言っておきながら、現れなかったり連絡がなかったりしたら、あなたはどう感じますか？フラストレーションを感じるでしょう。人々が約束を破ったときに支払う代償は、関係における信頼の崩壊です—これは自動的に生じる否定的な結果です。しかし、あなたの受け皿にあるものは何でしょうか？それは、あなたが自分自身に対して何らかの形で対処すべきだと暗黙のうちに受け入れた約束です。あなたの否定的な感情は、これらの約束を破った結果に過ぎません。それは自己信頼の崩壊の症状です。戦略的計画を立てるよう自分に言い聞かせて、それを実行しなければ気分が悪くなります。整理整頓するよう自分に言い聞かせて、それができなければ、罪悪感とフラストレーションが待っています。子供たちともっと時間を過ごすと決意し、それを実行しなければ—はい、不安と圧倒感がやってきます。 ### 自分との約束を破らないためには？ 否定的な感情が破られた約束から来るのであれば、それに対処し、否定的な結果を排除するための選択肢は3つあります： - 約束をしない。 - 約束を果たす。 - 約束を再交渉する。 これらのいずれも、不快な感情を取り除くために効果的です。 契約を結ばない 古いものを整理して、もう使わないと決めて、シュレッダーにかけたり、リサイクルしたり、ゴミ箱に捨てたりするのは、きっと気持ちが良かったでしょう。未完了のことを処理する一つの方法は、単に「ノー」と言うことです。基準を下げれば、ずっと気が楽になるでしょう。もし、育児や学校制度、チームの士気、ソフトウェアのコードなど、何かを特定のレベルに保つことにそれほどこだわらなければ、やるべきことや注意を向けるべきことが少なくなるはずです。あなたが基準を下げることはないと思いますが、結果を本当に理解すれば、契約を結ぶことが少なくなるでしょう。私もそうでした。以前は、人々の承認を得るために多くの契約を結んでいましたが、それを守らなかったことで支払っていた代償に気づいたとき、結ぶ契約についてずっと意識的になりました。私が一緒に働いたある保険会社の幹部は、このシステムを導入したことで得た大きな利点をこう説明しました。「以前は、やるべきことがどれだけあるのか分からなかったので、みんなに『もちろん、やります』と言っていました。しかし、今は在庫が明確で完全になったので、自分の誠実さを保つために、『ごめんなさい、それはできません』と言わざるを得なくなりました。驚くべきことに、私の拒否に対して不満を持つのではなく、みんなが私の規律に感心してくれました。」 自分の仕事の客観的かつ完全な在庫を維持し、定期的に見直すことで、誠実に「ノー」と言うのがずっと簡単になります。別のクライアントである個人コーチングの起業家は、仕事の在庫を作成することで、人生から大きな不安とストレスを取り除くことができたと最近話してくれました。彼が注意を向けているすべてのことを「インボックス」に入れるという規律が、彼が本当に何をしたいのかを再考させるきっかけになったのです。もし「イン」に関するメモを捨てることを躊躇うなら、彼はそれを手放しました！私はそれを非常に成熟した考え方だと考えています。この方法の最も良い点の一つは、自分の心にあることを捕らえ、追跡する責任を本当に引き受けると、内面的に本当に必要ない、またはしたくない約束をすることについて二度考えるようになることです。多くの人々とプロジェクトのリストを明確にし、最新の状態に保つために働いてきた私の経験から、すべての人が自分がコミットしていると思っていたことの中で、実際にはやる価値がないものがあると決断しています。やるべきことをすべて把握していないことは、残高や限度額が分からないクレジットカードを持っているようなもので、約束に対して無頓着になるのがずっと簡単です。 契約を完了させる もちろん、物に対するネガティブな感情を取り除くもう一つの方法は、それを完了させて「完了」とマークできるようにすることです。実際、何かを完了させたという感覚を得られれば、物事をするのが好きなのです。もし、生活の中で出てきたことに対して2分以内の行動を取るようになったなら、その心理的な利点を実感できることでしょう。ほとんどの人がそう感じるはずです。 私が一緒に働いている人たちは、ほんの数時間の間に自分の積み重なった仕事を処理することで、素晴らしい気分になります。それは、二分ルールを使って多くのことを達成するからです。やるべきことから解放され、完了したことの平穏に入るのです。 —ジュリア・ルイーズ・ウッドラフ あなたの良い週末の一つは、家や私生活に積もった小さな用事やタスクを片付けることに費やされるかもしれません。すべての未完了のループを、小さなものから大きなものまでキャッチし、それを目の前のリストに見ると、あなたの中の一部がインスパイアされたり（あるいは創造的に嫌悪感を抱いたり、十分に圧倒されたりして）それらをリストから消していこうとするでしょう。私たちは皆、勝利を求めているようです。それを満たすためには、簡単に始めて終わらせられるタスクを自分に与えるのが良いのです。リストに最初は載っていなかったことを終わらせて、それを書き留めてチェックを入れたことはありますか？そうであれば、私の言いたいことがわかるでしょう。しかし、ここには別の問題があります。もしあなたのリストや積み重なったタスクが完全に、そして成功裏に完了したら、あなたはどう感じるでしょうか？おそらく、天井を跳ね上がるほどの創造的なエネルギーに満ち溢れるでしょう。もちろん、3日以内（場合によっては3分以内）に、何が待っていると思いますか？そう、また別のリストができ、さらに大きなものになり、より daunting なタスクが増えるのです！すべてのことを終わらせたことに満足して、より大きく、野心的なことに取り組む気持ちになるでしょう。それだけでなく、もし上司（または取締役会）がいるなら、あなたが示している高い能力と生産性に気づいた後、彼らは何をすると思いますか？そう、あなたにもっとやるべきことを与えるのです！これはプロフェッショナルな成長の皮肉です。あなたが上手くなればなるほど、さらに上手くならなければならないのです。したがって、基準を大幅に下げたり、やるべきことを減らしたりするつもりがないのなら、ストレスを感じないためには、第三の選択肢に慣れておく必要があります。 合意の再交渉 もし私があなたに「木曜日の午後4時に会う」と言った後、私の世界が変わったとしましょう。新しい優先事項を考慮して、木曜日の午後4時にあなたに会うのをやめることに決めました。しかし、単に現れないのではなく、関係の誠実さを保つために何をすべきでしょうか？正解は、電話をかけて合意を変更することです。再交渉された合意は、壊れたものではありません。それは、未来について創造的に考える唯一の方法を開く許しの行為です。 —デズモンド・ウィルソン神父 あなたは、なぜ自分の頭の中のすべてのことを外に出し、目の前に置くことで気分が良くなるのか理解できましたか？それは、あなたがそれらを見て、考え、今すぐ行動するか「今はいいや」と言うことで、自動的に自分との合意を再交渉するからです。ここに問題があります：あなたが忘れてしまった合意を自分と再交渉することは不可能です！自分との合意を忘れてしまったからといって、それに対して責任を負っていないわけではありません。 心理学者に尋ねてみてください。あなたの心の中で、過去や未来を感じる部分はどれくらいあるのかと。その部分は、あなたが捨てたリストを保存していた部分です。答えはゼロです。そこにあるのはすべて現在形です。つまり、何かをしなければならないと自分に言い聞かせた瞬間、それを短期記憶にだけ留めておくと、その部分は常にそれをやるべきだと思ってしまいます。そして、もしあなたが二つのことをやるべきだと自分に言った場合、それを頭の中だけで処理していると、瞬時に自動的なストレスと失敗を生み出してしまいます。なぜなら、同時に二つのことをすることはできないからです。そして、その（重要そうに見える）心の部分は、あなたに責任を持たせ続けます。 もしあなたがほとんどの人と同じなら、家のどこかに収納スペースがあるでしょう。たとえば、地下室。あなたは昔、もしかしたら10年前にでも、「この地下室を掃除して整理しなければならない」と自分に言い聞かせたかもしれません。そうであれば、あなたの中には、過去10年間、24時間地下室を掃除すべきだと思っている部分があるかもしれません！だから人々は疲れているのです！そして、そのエリアを通り過ぎるたびに、あなたの心の中の小さな声が聞こえませんか？「なぜ地下室を通り過ぎるの？掃除するはずじゃなかったの？」そのうるさい、しつこい自分を我慢できないので、できるだけそのエリアには近づかないようにしているのではないでしょうか。 その声を静めたいなら、自分との約束に対処するための3つの選択肢があります： 1. ガレージに対する基準を下げる（すでにそうしているかもしれません）。「私のガレージはひどいけど…誰が気にする？」 2. 約束を守る—ガレージを掃除する。 3. 少なくとも「ガレージを掃除する」を「いつか/多分」リストに入れる。そのリストを毎週見直すとき、その項目を見て「今週はやらない」と自分に言い聞かせることができます。次にガレージの前を通り過ぎるとき、心の中で聞こえるのは「ハハ！今週はやらない」という声だけです。 私はこれについて非常に真剣です。私たちの意識の中には、地下室を掃除するという約束と、会社を買うことや個人の財政を改善することの約束の違いがわからない部分があるようです。そこでは、すべてが約束です—守られたものもあれば破られたものもあります。もし何かを内部だけで抱えているなら、その瞬間に行動を起こさなければ、それは破られた約束となります。 伝統的な時間管理からの根本的な脱却 この方法は、伝統的な時間管理のトレーニングとは大きく異なります。ほとんどのモデルは、あなたが自分にやるべきだと言ったことがそれほど重要でない場合、それを追跡したり管理したりする価値はないという印象を与えます。しかし、私の経験では、それは正確ではありません。少なくとも、私たちの意識があまり働いていない部分の動きに関してはそうです。しかし、私たちの意識的な心の働き方はそうであり、すべての約束は意識的に行われなければなりません。それは、捕らえられ、明確にされ、客観的かつ定期的に完全な意識の中で見直される必要があります。そうすることで、自己管理の領域に適切に配置することができるのです。それが行われない場合、実際には時間を奪ってしまいます。 自分の内なるエネルギーを、実際以上に消耗してしまうことがあります。私の経験から言うと、頭の中だけに留めていることは、実際の重要度以上に注意を引くことが多いです。すべてを集める理由は、すべてが同じように重要だからではなく、実際にはそうではないからです。未完了のことや、記録されていないことは、プレッシャーを生み出し、注意を奪うことで、退屈な同じような状態を作り出します。 どれだけの情報を集める必要があるのでしょうか？まだ記録していないことを集めることで、気分が良くなるでしょう。「ああ、そうだ、次に店に行ったときにバターを買わなきゃ」と思い、それを買い物リストに書き込むと、気分が良くなります。「信託基金についてファイナンシャルアドバイザーに電話しなきゃ」と思い、それを見える場所にメモしておくと、また気分が良くなります。しかし、すべてを把握しているときとは、まだ大きな違いがあります。自分の頭の中にどれだけのことが残っているかを知るのは、何も残っていないときだけです。もしあなたのどこかに、すべてを把握していないという認識があれば、どれだけのことを集めたのかを正確には知ることができません。何も残っていないとどうやってわかるのでしょうか？それは、心の中に他のリマインダーが何も浮かばないときです。心の中にある唯一のことが、あなたの心の中で唯一のことになったとき、あなたは「今ここ」にいて、「ゾーン」に入っており、仕事と遊びの区別がなくなります。 これは、あなたの心が空っぽになることを意味するわけではありません。意識がある限り、心は常に何かに焦点を合わせています。しかし、もしそれが一度に一つのことだけに集中しているなら、あなたは「ゾーン」にいるのです。私は、物事を考えるために心を使うことをお勧めします。プロジェクトや状況について考えるときに価値を加えたいのです。ただ存在を思い出すだけでストレスを生むのではなく、それに対処する必要があることを思い出すだけではなく。より生産的な状態を実現するためには、すべてを把握する必要があります。自分自身との小さな合意を心の中で作り出すときに、それを認識し、記録するためには、集中力と習慣の変更が必要です。できる限り完全にキャプチャプロセスを行い、新しいことが出てきたときにそれを集める行動を取り入れることは、想像以上に力強く生産的です。 関係や組織がキャプチャ習慣を持つとどうなるでしょうか？チーム、結婚、部署、スタッフ、家族、会社のすべての関係者が、何も見逃さないと信頼できる場合、何が起こるでしょうか？正直に言うと、それを達成すれば、人々がボールを落としているかどうかを考えることはほとんどなくなります。もっと大きくて良いことに注意を向けることができるからです。漏れのあるボートで水をくみ出さなければならないことは、ボートを操縦し、前に進める能力を損ないます。しかし、コミュニケーションのギャップがまだ問題であるなら、関係や文化には何らかの層のフラストレーションや一般的な緊張感があるでしょう。ほとんどの人は、そう感じています。 常にベビーシッティングや手取り足取りのサポートが必要な状況では、システム内で物事が消えてしまい、いつでも問題が起こる可能性があります。彼らは、自分たちがこのように感じているのは、長い間この状況に置かれてきたためであり、それを重力のような永続的な法則として捉えていることに気づいていません。しかし、必ずしもそうである必要はありません。私はこのことに何年も気づいてきました。これらの行動を取り入れていない良い人たちが私の環境に入ってくると、彼らは目立ってしまいます。私は30年以上にわたり、明晰な思考と整理された受信トレイの基準で生活してきました。誰かの受信トレイにメモが未処理のまま放置されていたり、会話の中で「はい、やります」と頷いても、それを何らかの形で記録しない場合、私の「うわっ」という警鐘が鳴ります。これは私の世界では受け入れられない行動です。システムの漏れを心配するよりも、もっと大きな問題に取り組む必要があります。私がメールやボイスメール、会話、書面で伝えたリクエストや関連情報が、相手のシステムに入って処理され、整理されて、行動の選択肢としてレビューできる状態になることを信頼する必要があります。受取人がボイスメールは管理しているが、メールや紙の文書を管理していない場合、私はその人の信頼できる手段に制約されてしまいます。これは、物事が最小限の努力で実現されることを重視する組織において、受け入れられない行動であるべきです。変化が求められるとき、その変化のための取り組みが適切に扱われるという信頼が必要です。どんなに整ったシステムでも、最終的にはその最も弱いリンクの質に依存します。そして、そのアキレス腱は、システム内のコミュニケーションに対する重要な人物の鈍い反応であることが多いのです。私は、受信トレイが存在しないか、あふれかえっていて明らかに長い間処理されていない組織を歩き回るとき、特にこのことに気づきます。これらの文化は、コミュニケーションをシステムに入れることを信頼できないため、深刻な「中断病」に悩まされることが多いです。私は、カレンダーが異常に埋まっている経営者に出会いますが、彼らがメールにタイムリーに返信し始めると、そのプレッシャーから劇的な解放を感じることがあります。スタッフや他の人々が、適切なフィードバックや意思決定をその仮想的な手段を通じて得られると、以前は会議で得ようとしていた対面の時間が必要なくなります。文化がしっかりとしたシステムを持っている場合、低テクレベルの紙のコミュニケーションに至るまで、その明確さは明らかです。それはほとんど意識的な関心ではなく、みんなの注意がより集中しています。受信トレイを設置している家庭でも同様です。親、子供、ナニー、家政婦、または家族のメンバーと頻繁にやり取りする他の誰かがいます。私が妻とお互いの受信トレイに物を入れると言うと、彼らはしばしば顔をしかめます。私たちが数フィートの距離にいるときでさえ、それは冷たく機械的に思えるようです。 礼儀として他者の作業を中断しないための行為であるだけでなく、この実践は私たちの間により多くの温かさと自由を育むものです。なぜなら、機械的なことがシステム内で処理されることで、私たちの注意が人間関係に縛られることがないからです。組織は、誰もが自分の能力を超える仕事を抱えていることが許容され、何をしていないかについての合意を再交渉することが安全である文化を築く必要があります。残念ながら、個人のシステムを法律で定めることはできません。誰もが自分自身のやり方で対処する必要があります。しかし、結果に対して人々に責任を持たせ、彼らのもとに来るすべてのことを追跡し管理することは可能です。そして、この本の情報を提供することもできます。そうすれば、少なくとも何かを見落とす言い訳はなくなるでしょう。これは、全員がすべてを行う必要があるという意味ではありません。私は、知識ベースの世界に対して、誰もが自分の能力を超える多くのことを抱える余地を提供する関係のあり方を説明できたと思っています。重要な課題は、関係者全員との間で常に再交渉のプロセスを促進し、彼らが何をしていないかについて気にかけられるようにすることです。それが、より洗練されたレベルでの本当の知識労働です。しかし、確実なキャプチャシステムが機能していなければ、そこに到達する希望はほとんどありません。自分がしたことを忘れてしまった合意を再交渉することはできませんし、他者との間で失念した合意を再交渉することもできません。人々が集団で100％キャプチャ基準を採用すると、彼らはしっかりとした船を操縦することになります。それは、彼らが正しい方向に進んでいることや、正しい船に乗っていることを意味するわけではありません。ただ、彼らが乗っている船が、進んでいる方向において最も効率的なエネルギーで航行しているということです。 次のアクションの決定の力 文化が「次のアクションは何か？」を標準的な運用質問として採用すると、自動的にエネルギー、生産性、明確さ、集中力が向上します。私は「次のアクションは何か？」を私たちのグローバルな思考プロセスの一部にするという個人的な使命を持っています。私は、どの会議や議論も、またどの相互作用も、何らかのアクションが必要かどうか、必要であればそれが何であるか、あるいは少なくとも誰がその責任を持つのかが明確に示されない限り終わらない世界を思い描いています。私は、誰かの意識の範囲に入ったものはすべて、必要なアクションを評価され、その結果の決定が適切に管理されるという基準を採用する組織を想像しています。これにより、人々や組織がより大きな問題や機会に注意を集中できる自由が提供されることを想像してみてください。これまでの数年間、個人やグループが「次のアクションは何か？」を基本的かつ一貫して問う質問として導入するたびに、エネルギーと生産性に驚くべき変化が見られることに気づきました。 一見シンプルな問いのようですが、それが必要な場所で完全に機能しているのを見つけるのは、まだ少し珍しいことです。あなたが直面する最大の課題の一つは、「次の行動は何か？」という問いに慣れてしまった後に、それを尋ねない人々と関わることが非常にフラストレーションを引き起こすことです。この問いは物事を迅速に明確にするため、これを使わない人々や環境と接するのは悪夢のように感じられることがあります。私たちは皆、他者や自分自身と関わる中で、何を実現することにコミットしているのかを定義する責任があります。そして、私たちが内面的に完了することにコミットしている結果については、次に必要な物理的行動を決定しなければなりません。しかし、物事が発生したときにその決定をすることと、物事が爆発したときにそれを行うことには大きな違いがあります。 技術の源 始まりと終わりのある明確なタスクを行うことは、私の人生の他の部分でしばしば悩まされる終わりのない複雑さをバランスさせてくれます。神聖なシンプルさ。—ロバート・フルガム 私はこのシンプルでありながら驚くべき次の行動技術を、30年以上前に長年の友人であり経営コンサルタントのメンターであるディーン・エイチェソン（元アメリカ合衆国国務長官とは無関係）から学びました。ディーンは、彼らが関与しているプロジェクトや状況に関して多くの経営者と相談し、彼らの停滞を解消するために必要なことを研究してきました。これにより、彼らの組織で必要な重要な変化のためのエネルギーを解放し、活性化することができました。ある日、彼はある経営者のデスクの上にある各個別の書類を手に取り、次に何をすべきかを決定させることを強制しました。その結果は即座に現れ、経営者にとって非常に深いものであったため、ディーンはその後何年もその同じ問いを使って受け取った書類を処理する方法論を磨き続けました。それ以来、ディーンの洞察を基に私が発展させたものを用いて、数十万人の人々がこの重要な概念でトレーニングを受け、指導を受けてきました。そして、それは今でも確実な技術として残っています。 この思考プロセスは、私たちが生まれながらにして行うものではなく、自然に身についてくるものでもありません。あなたが生まれたとき、母親に「ここで何をしていて、次の行動は何で、誰がそれを持っているの？」と尋ねることはおそらく思いつかなかったでしょう。これは、思考、意思決定、そして意識的に焦点を合わせることを学ぶ技術です。危機のように状況が明らかにそれを要求する場合や、上司、クライアント、子供、または予期しない状況からのプレッシャーが痛みを伴う結果を避けるための次の行動の決定を強いる場合には、自動的に行われるでしょう。しかし、状況がそれほど明白でなく、行動が即座に必要とされる前に、これを積極的な行動として取り入れることは、習得された実践です。 これをあなたの個人的および組織的な生活の一部にすることは、あなたの生産性と心の平穏を向上させることに失敗しません。 選択肢を作ること 「次のアクションは何か？」というシンプルな問いが、どうしてこんなにも強力なのか。これに答えるために、あなたの「マインドスイープリスト」（115ページ参照）をもう一度見直してみるか、あるいは頭の中にあるプロジェクトについて考えてみてください。それらのプロジェクトの中で、どれかが思うように進んでいないと感じることはありませんか？おそらく、いくつかは少し行き詰まっていると認めるでしょう。もし、次に何をすべきか、電話をかけるべきか、メールを送るべきか、誰かと話すべきか、何かをネットで調べるべきか、あるいは店で何かを買うべきかがはっきりしないままだったら、それは実行されていないのです。皮肉なことに、リストにあるほとんどの項目について、次のアクションが何であるかを考えるのに必要なのは、たった10秒ほどの思考です。しかし、その10秒の思考と意思決定を、多くの人はリストのほとんどのことについて行っていないのです。例えば、誰かが「タイヤ」という項目をリストに持っているとします。そこで私は「それはどういうこと？」と尋ねます。彼は「車のタイヤが新しく必要なんです」と答えます。「じゃあ、次のアクションは何？」と聞くと、彼はたいてい額にしわを寄せ、数秒考えた後に結論を述べます。「ウェブでタイヤの店や価格を調べる必要があります。」これが、ほとんどのことについて「行動」がどうなるかを決めるために必要な時間と認知的投資の量です。ほとんどの人がまだ未完了のことについて行っていないのは、ほんの数秒の集中した思考なのです。前に進む秘訣は、始めることです。始める秘訣は、複雑で圧倒されるようなタスクを小さく管理しやすいタスクに分け、最初の一つを始めることです。 — マーク・トウェイン おそらく、タイヤが必要なその人は、かなり前からそれを意識していたことでしょう。また、彼はコンピュータの前に何度も座り、その行動を取るのに十分な時間とエネルギーを持っていた可能性が高いです。なぜ彼はそれをしなかったのでしょうか？その時の彼の心の状態では、タイヤを含むすべてのプロジェクトや次のアクションを考えることが、最もやりたくないことだったのです。その瞬間、彼は全く考えたくないと感じていました。彼が必要としていたのは、すでにそれらのことを考え終えていることでした。もし彼が次のアクションを考え終えていれば、会議の前に15分の時間ができたとき、コンピュータの前にいて、エネルギーが10点満点中4.2の状態であっても、やるべきことのリストを見て「新しいタイヤを調べる」という項目を見つけて喜ぶことができるでしょう。「これは私ができて、成功裏に終わらせることができることだ！」と思い、実際にそのことについてウェブを調べる気になり、今の時間とエネルギーの中で何か有益なことを成し遂げる「勝利」を体験することができるのです。 この文脈では、彼はクライアントのために大規模な提案書の草案を始めることができないが、インターネットで情報を検索し、簡単な情報を迅速に得るための十分なリソースを持っています。彼はある時点で自分の車の新しいタイヤを見て、世界の頂点に立ったように感じる可能性が高いです。最も基本的なレベルで「本当に行動する」とは何かを定義し、信頼できるプレースホルダーのリマインダーを整理することは、生産性向上とリラックスした内面的環境を作るためのマスターキーです。次のアクションがなければ、現在の現実とやるべきことの間には無限のギャップが残ります。しばしば、最も単純なことさえも、次のアクションについて最終的な決定を下していないために行き詰まっています。私のセミナーに参加する人々は、「車の点検を受ける」といったことがリストに載っていることがよくあります。「『点検を受ける』は次のアクションですか？」それは、レンチを手に持ち、汚れる準備をして車に向かって歩いているのでなければ、そうではありません。「では、次のアクションは何ですか？」 「えっと、車をガレージに持っていく必要があります。ああ、ガレージが受け入れてくれるか確認しなきゃ。ガレージに電話して予約を取る必要があると思います。」 「その番号は持っていますか？」 「うーん、持ってない…ガレージの名前と番号がわからない。フレッドがそのガレージを勧めてくれたけど、その情報がない。何かが方程式から欠けていることはわかっていました。」これが多くの人々にとってよくあることです。プロジェクトをちらっと見ると、どこかの部分が「ここからそこまでのすべてのピースが揃っていない」と感じます。何かが欠けていることはわかっているけれど、それが何かはわからないので、諦めてしまいます。「では、次のアクションは何ですか？」 「名前と電話番号を取得する必要があります。フレッドから聞けるかもしれません。」 「どうやってそれをしますか？」 「フレッドにメールを送ります！」だから、次のアクションは「ガレージに関する情報を得るためにフレッドにメールを送る」になります。 このプロジェクトの本当の次のアクションにたどり着くまでに、どれだけのステップを逆にたどらなければならなかったか気づきましたか？これは典型的なことです。ほとんどの人は、リストや心の中にそのような多くのことを抱えています。 なぜ賢い人々が最も先延ばしをするのか 実際、最も賢く敏感な人々が、人生やリストの中で未決定のことが最も多いのです。なぜでしょうか？私たちの心に抱くイメージに対する身体の反応を考えてみてください。神経系は、よく想像された思考と現実の違いを区別できないようです。賢い人々は、誰よりも早く、劇的にパニックになる能力を持っています。これを自分で証明するために、食料品店に入って明るく照らされた果物や野菜のコーナーに近づく様子を思い描いてみてください。そこにいますか？では、柑橘類のコーナーに行きましょう—オレンジ、グレープフルーツ、レモン。大きな黄色いレモンの山を見てください。その隣にはまな板とナイフがあります。その大きな黄色いレモンを一つ取り、縦に半分に切ってみてください。その柑橘の香りを嗅いでみてください！本当にジューシーで、レモン汁がまな板に滴り落ちています。 まず、半分のレモンを取り、それをさらに半分に切ります。そうすると、手の中に四分の一のレモンのくさびができるわけです。さて、子供の頃にこれをやったことを思い出してください。その四分の一のレモンを口に入れて、かじってみてください！シュクシュク！もし私と一緒にやったなら、口の中の唾液の量が少しでも増えたことに気づいたかもしれません。実際、あなたの体はクエン酸を処理しようとしていたのです！これはただの思い込みでしたが。もしあなたの体が与えられたイメージに反応するなら、例えば、税金の申告を考えたときに、身体的にどのように感じるでしょうか？「簡単だ、やろう、完了、成功、私は勝者だ！」というポジティブなイメージを自分に送っていますか？おそらく、そうではないでしょう。そのため、そういったプロジェクトを思い出すことに最も抵抗を示すのは、どんな人たちでしょうか？つまり、最も先延ばしにするのは誰でしょうか？もちろん、最もクリエイティブで敏感で知的な人たちです。彼らの敏感さと創造性は、プロジェクトを進めることに伴う恐ろしい悪夢のシナリオを心の中で描く能力を与えます。そして、完璧にやらなければならないというプレッシャーから、すぐにパニックになってしまうのです。マーク・トウェインの言葉にあるように、「私は多くの問題を知っているが、そのほとんどは実際には起こらなかった。」 誰が先延ばしをしないのでしょうか？しばしば、無神経な鈍感者が何も考えずに前に進んでしまいますが、他の人たちはさまざまなことに引っかかってしまいます。税金の申告？ああ、そんなに簡単にはいかないでしょう。今年は違うに違いない。フォームを見たら、違って見えました。新しいルールを理解しなければならないかもしれません。あの面倒な資料を全部読まなければならないかも。長いフォーム、短いフォーム、中くらいのフォーム。パートナーと一緒に申告する？別々に申告する？新しい控除を申請したいけれど、そうするとそれを裏付ける必要があり、つまりすべての領収書が必要になります。ああ、神様—本当に必要な領収書が全部揃っているか分からないし、もし領収書が足りないのに控除を申請して、監査されたらどうしよう？監査？ああ、いや—税金詐欺！刑務所！だから、多くの人が心理的に自分を監獄に閉じ込めてしまうのです。税金のフォームをちらっと見るだけで—彼らはとても賢く、敏感で、創造的だからです。私が多くの人を指導してきた中で、このパターンは数え切れないほど繰り返されてきました。通常、最も優秀で洗練された人たちが、オフィスや自宅、メール、頭の中に最も多くの未処理のプロジェクトを抱えています。私が関わる経営者たちは、少なくともいくつかの大きくて複雑なプロジェクトがファイルキャビネットの上や心の中の棚に積み重なっています。彼らの中には、「プロジェクトを見たり考えたりしなければ、静かにしていてくれるかもしれない」というような不安な考えが潜んでいるようです。 ネガティブなイメージをやめることは、常にあなたのエネルギーを増加させます。では、解決策は何でしょうか？いつでも飲み物を用意することです。麻痺させる。単純化する。 多くの人が少しアルコールを摂取すると、どのようなことが起こるかに注目してみてください。アルコールは抑制剤なので、すぐにエネルギーが低下するはずですが、実際には初めのうちはエネルギーが高まることがよくあります。なぜでしょうか？アルコールは何かを抑圧しているのです。それは、彼らの心の中で行われているネガティブな自己対話や不快なビジョンをシャットダウンしているからです。もちろん、何かをうまく処理できないという圧倒的なイメージで自分を抑圧するのをやめれば、エネルギーは増加します。しかし、麻痺させる解決策はせいぜい一時的なものです。その問題は消えません。そして残念なことに、私たちが麻痺させるとき、選択的に行うことはできません。インスピレーションや熱意、個人的なエネルギーの源も麻痺してしまうようです。 **知的な単純化** どんなに大きくて厄介な問題であっても、解決に向けて一歩踏み出すことで混乱を取り除くことができます。何かを行動に移しましょう。—ジョージ・F・ノーデンホルト もう一つの解決策は、次に取るべき行動を考えることで、頭を知的に単純化することです。あなたが変えたいことややるべきことに対して、次に必要な物理的な行動を決定すると、必ずそのことに対するプレッシャーが軽減されるのを感じるでしょう。世界の何も本質的には変わりません。しかし、あなたの心が実行可能なタスクと認識する何かに焦点を移すことで、ポジティブなエネルギー、方向性、モチベーションが実際に増加します。もし、心の掃除で注意を引くすべてのことをしっかりと捉えたなら、今一度そのリストを見直し、それぞれの項目に対して次に取るべき具体的な行動を決めてみてください。あなたのエネルギーに何が起こるかに注目してください。リストやスタックにあるすべてのものは、あなたにとって魅力的か反発的です—あなたの物事に関しては中立的な立場はありません。リストにあるものに対して、あなたは魅力を感じるか、拒絶感を抱くかのどちらかです。行動を完了させることに対して前向きに引き寄せられるか、それについて考えることに対して消極的で関与することに抵抗を感じるかのどちらかです。しばしば、次の行動を決めることが、二つの極端の違いを生むのです。考えることや決定することにはエネルギーが必要です。そして、あなたの世界に未完のものがあることに気づくが、次の行動がまだ決まっていないと、疲労感や圧倒されている感覚を思い出す傾向があります。そのため、ほとんどの人が自分のリストや整理ツールに対してネガティブな反応を示すのは、内容そのもののせいではなく、十分な適切な思考がまだ適用されていないからです。この方法論を実施し始めた人々とのフォローアップを通じて、彼らが陥りがちな微妙な落とし穴の一つは、行動リストがタスクやサブプロジェクトのリストに戻ってしまうことだと気づきました。 彼らはまだ多くの人々よりも先を行っています。なぜなら、実際に物事を書き留めているからです。しかし、彼らはしばしば行き詰まり、先延ばしにしてしまいます。なぜなら、アクションリストに以下のような項目が含まれているからです。 「宴会委員会との会議」 「ジョニーの誕生日」 「受付」 「スライドプレゼンテーション」 小売業は治療できるが、卸売業は予防できる。 — ブロック・チズホルム 言い換えれば、物事はアクションレベルから始まるのではなく、「ただの物」に戻ってしまったのです。ここには明確な次のアクションがなく、このような項目でいっぱいのリストを持っていると、見るたびに脳がオーバーロードしてしまいます。これは余分な作業でしょうか？あなたのコミットメントに対する次のアクションを見つけることは、必要のない追加の努力ですか？もちろん、そんなことはありません。例えば、車の調整が必要な場合、いつかはその次のアクションを見つけなければなりません。問題は、多くの人が次のアクションが「自動車クラブに電話してレッカー車を呼ぶ！」になるまで待ってしまうことです。 では、ほとんどの人が自分の物事に関する次のアクションの決定を本当に行うのはいつだと思いますか？それが現れるとき、それとも爆発する時ですか？もし彼らがこの知識作業を前もって処理したら、彼らの生活の質に違いが出ると思いますか？あなたは、人生を進む上でどちらの方法がより効率的だと思いますか？プロジェクトがあなたのレーダースクリーンに現れたときにすぐに次のアクションを決定し、それを特定の均一な文脈で実行するアクションのカテゴリに効率的にグループ化すること、または、何を正確にする必要があるのか考えるのを避け、やらなければならなくなるまで待ってから、追いつこうとして行動をもたもたすることですか？最後の瞬間のプレッシャーまでアクションの決定を避けることは、大きな非効率と不必要なストレスを生み出します。それは誇張に聞こえるかもしれませんが、私が人々のグループに彼らの会社でほとんどのアクションの決定がいつ行われるかを推定するように頼むと、例外はあるものの、彼らは「物事が爆発したとき」と答えます。私たちのグローバルな企業クライアントの一つは、文化におけるストレスの源についてその従業員に調査を行い、最も多かった不満は、適切な決定を前もって行わなかったチームリーダーによって常に促進される最後の瞬間の危機的な作業でした。 次のアクションの決定基準の価値 私は、いくつかの洗練されたシニアエグゼクティブから、「次のアクションは何か？」を組織の運用基準として導入することが、測定可能なパフォーマンスの向上において変革的であったと聞きました。それは彼らの文化を永続的かつ大きく改善しました。なぜでしょうか？その質問は、明確さ、責任、効率、生産性、そしてエンパワーメントを促すからです。 明確さ あまりにも多くの議論は、人々が何を決定し、何をするつもりかについての漠然とした感覚だけで終わってしまいます。しかし、次のアクションがあるという明確な結論がなければ、それが何で、誰がそれを担当しているのかもわからず、多くの物事が宙に浮いたままになってしまうことが多いのです。 私は頻繁に会議のファシリテーターを頼まれます。会話がどんなに進んでいても、合意された終了時刻の20分前には必ず「次のアクションは何ですか？」と問いかける必要があることを、苦い経験から学びました。私の経験では、答えを出すためには通常、さらに20分の明確化（時には厳しい決断も含む）が必要です。「話してもご飯は炊けない」という中国のことわざがあります。 これは根本的な常識です—根本的である理由は、人々が快適に感じないレベルでの深い議論を促すことが多いからです。「私たちはこれに真剣ですか？」、「本当に何をしているのか分かっていますか？」、「このために貴重な時間とリソースを割く準備はできていますか？」こうしたより重要な思考レベルを避けるのは非常に簡単です。次のアクションについての決定を強いることで、これらの問題が曖昧なものに流れ去るのを防ぎます。トピックを終わらせるためには、さらなる会話、探求、熟考、交渉が必要なことがよくあります。最近の世界は予測不可能であり、結果についての仮定を許す余裕はありません。私たちは物事を明確にする責任を持つ必要があります。これを本当に理解するには、ある程度の経験が必要です。もしあなたがその経験を持っているなら、「そうだ！」と思っているでしょう。もし何を言っているのか分からない場合は、次の会議で「次のアクションは何ですか？」という質問で会話を締めくくることをお勧めします。そして、何が起こるかを観察してください。 **責任** 協力的な文化の暗い側面は、誰もが責任を持つことに対してアレルギーを持つことです。「私のものか、あなたのものか？」という問いは、残念ながら多くの組織の共通語彙にはありません。それは失礼だと感じられるからです。「私たちは皆一緒にいる」というのは立派な感情ですが、実際の厳しい日常業務の中ではあまり現実的ではありません。多くの会議は、何かが起こるべきだという漠然とした感覚と、それを自分の責任ではないという希望の中で終わります。私の見解では、実際に失礼なのは、議論から人々が不明瞭なまま離れていくことを許すことです。グループの真の一体感は、実行すべき具体的なことと、それを担当する特定の人々を定義する責任を全員が持つことで反映され、全員が未決定の行動に対する不安から解放されます。再度、もしあなたがその経験を持っているなら、私が何を言っているのか分かるでしょう。もしそうでないなら、試してみてください—次のスタッフ会議や家族の夕食の会話の中で、各議題の終わりに「次のアクションは何ですか？」と尋ねてみてください。 **生産性** 行動プログラムにはリスクとコストがありますが、それは快適な無行動の長期的なリスクとコストよりもはるかに少ないです。—ジョン・F・ケネディ 組織は、フロントエンドの次のアクションの意思決定をモデル化し、訓練することで自然に生産性が向上します。これまで述べた理由から、次のアクションを決定することが重要です。 必要なリソースを物理的に割り当て、結果が明確になった時点で何かを実現するための準備を整えることは、より早く、より少ない労力で結果を生むことにつながります。生産性は、個人がその運用の応答性を高めるときにのみ向上します。そして、知識労働においては、それは行動を前もって明確にすることを意味します。活動を凍りつかせるような洗練された創造的思考の障壁を打破すること、つまり私たちが織りなす複雑な思考の網を解きほぐすことは、優れたスキルです。「生産性」は、数十年にわたり、組織で改善すべき望ましいものとして称賛されてきました。出力を最大化するために役立つものは何でもそれを実現します。しかし、知識労働の世界では、関与する個人が運用の応答性を高めない限り、地球上のすべてのコンピュータや通信の改善、リーダーシップセミナーはこの点において何の役にも立ちません。そして、それには、何かがあなたの世界に降りかかる前に考えることが必要です。 次の行動アプローチを採用する最大の利点は、物事を実現する能力が劇的に向上し、それに伴って自己肯定感や建設的な展望が高まることです。「必要なことを始め、次に可能なことを行い、突然不可能なことを成し遂げる。」—アッシジの聖フランシス 人々は常に何かをしていますが、通常は自分自身や他者からの圧力に迫られたときだけです。彼らは勝利感やコントロール感、そして自分たちや世界との協力感を得ることができません。人々はそのような体験を切望しています。未完のものを定義し、それを完成させるために必要な行動を変える必要があります。外部からの圧力や内部のストレスに迫られる前に、自ら進んで物事を始めることは、自己価値のしっかりとした基盤を築き、それがあなたの人生のあらゆる側面に広がります。あなたは自分の船の船長です。その視点から行動すればするほど、物事はうまくいくでしょう。「次の行動は何か？」と自問することは、被害者意識を打破します。それは変化の可能性があること、そしてそれを実現するためにできることがあるという前提を含んでいます。それが行動における前提の肯定です。そして、このような前提の肯定は、何度も「私は力強く、効果的な人間であり、私の人生で物事を実現している！」と繰り返すよりも、より根本的にポジティブな自己イメージを築くのに役立つことがよくあります。人々は常に自分の状況を責めていますが、私は状況を信じていません。この世界で成功する人々は、自ら立ち上がり、自分が望む状況を探し、見つからなければそれを作り出す人々です。—ジョージ・バーナード・ショー あなたの文化には不満が多すぎるでしょうか？次に誰かが何かについて不平を言ったとき、「次の行動は何ですか？」と尋ねてみてください。人々は、現在よりも良くなる可能性があると仮定していることについてのみ不満を言います。 行動に関する問いは、問題を明確にします。もし状況が変えられるのであれば、それを変えるための行動が存在します。逆に、変えられないのであれば、それは戦略や戦術に組み込むべき風景の一部と見なされなければなりません。不満を言うことは、誰かが変化可能な状況に対して動くリスクを取ることを望んでいないか、あるいは自分の計画において不変の状況を考慮しようとしないことの表れです。これは一時的で空虚な自己確認の形です。私の同僚たちと私は、このように自分たちの仕事を宣伝することはほとんどありませんが、次の行動技術を適用する際に人々が本当に自分を力づけているのを毎日目にしています。それは彼らの目に光を与え、足取りを軽くし、思考や態度に輝きをもたらします。私たちはすでに力強い存在ですが、物事を前に進めるために必要な物理的な行動を決定し、効果的に管理することは、その力を発揮し、私たちの本質のよりポジティブな側面を引き出すようです。物事を実現し始めると、自分が物事を実現できると信じるようになり、それが実現を促します。 成果に焦点を当てる力 私たちの精神的および想像的なプロセスを変化を生み出すために導く力は、初期の「ポジティブ思考」書籍から最近の高度な神経生理学の発見に至るまで、数千の文脈で研究され、推進されてきました。私自身の関心は、この原則を実際の現実に適用することにあります。それは物事を進めるのに役立つのでしょうか？もしそうなら、私たちの生活の仕事を管理する上で、どのように最も効果的に活用できるのでしょうか？私たちは本当にこの情報を使って、より少ない努力で望む結果を生み出すことができるのでしょうか？その答えは明確な「はい」です。 焦点を合わせて迅速に進む これまでの数年間、私はこの本で紹介されている方法が、日常生活の中で人々に深い結果をもたらすのを目の当たりにしてきました。この方法を習慣的に、すべての状況に対処するための主要な手段として使い始めると、メールの処理から家や会社の購入、会議の構成、子供との会話に至るまで、個人の生産性は飛躍的に向上します。私がこの方法を取り入れた多くの専門家たちは、今や新たな仕事やキャリア、ライフスタイルを体験しています。これらのプロセスは、私たちが日々対処しなければならない普通の事柄、つまり仕事の本質において本当に機能します。「 trenches」で物事を成し遂げる能力が高まることを自分自身や他者に示すと、同じ「trenches」に長く留まることはないでしょう。もちろん、「Getting Things Done」を実施しようとする人々は、通常すでに自己成長の道を歩んでおり、今やっていることを1年後も続けるとは思っていません。しかし、彼らはこの方法がより早く、より簡単に目的地に到達させてくれることを喜んでいます。この方法論が最も必要ない人々が、通常最も早く、最も積極的に関わることは興味深い点です。これはしばらく私を悩ませましたが、私は気づきました。 その実施の最も重要な結果の一つは、抵抗（「遅延力」とも言われる）の軽減です。それに最も関心を持っているのは誰でしょうか？それは、自分自身を迅速かつ容易に前進させたいと強く願っている人々です。私は、現実の厳しさに対処する方法を学び、他の人に指導することができたことに感動しています。そして、ポジティブなイメージの力を私たちの日常生活の実体験に結びつける方法を学ぶことができました。ここで言及されている「ファストトラック」は、少し誤解を招く表現です。ある人々にとっては、スピードを落とし、忙しい日常から抜け出し、自分自身を大切にすることが、この方法論によってもたらされる大きな変化かもしれません。 要するに、この方法はあなたをより意識的にし、より集中させ、望む変化や結果を実現する能力を高めます。「娘ともっと時間を過ごす方法を考える」というのも、具体的なプロジェクトとして十分に重要であり、次に何をすべきかを決める必要があります。娘との関係について「何かをしなければならない」という漠然とした不安を抱えながら、実際には何も行動を起こさないことは、非常にストレスになります。私は、人生の現実を「未完了」として認識し、それを書き出し、具体的なプロジェクトを定義し、次の行動を決定することを望む人々とよく仕事をします。そして、ゴールラインを越えるまでそのプロセスを続けます。それが本当の生産性であり、最も素晴らしい形での表れかもしれません。 **応用成果思考の重要性** 今、私が強調したいのは、私たちの仕事や生活の詳細をこの明確で一貫したシステムで処理することが、私たち自身や他者に予想外の重要な影響を与える可能性があるということです。具体的なプロジェクトや次の行動を定義し、実際の生活の質に関わる問題に対処することが、最も優れた生産性です。私が言ったように、次の行動を決定することは、明確さ、生産性、責任感、そしてエンパワーメントをもたらします。あなたが望む本当の結果を特定するという規律を自分に課すと、まったく同じ結果が得られます。それはすべてつながっています。あなたが望む結果を知るまで、正しい行動を定義することはできませんし、実現するために物理的に何をする必要があるのかが明確でなければ、あなたの結果は現実から切り離されています。どちらの方向からでもアプローチできますし、物事を成し遂げるためには両方のアプローチが必要です。全脳学習の専門家であり私の友人であるスティーブン・スナイダーが言ったように、「人生には二つの問題しかない： (1) あなたが何を望んでいるかは分かっているが、それをどうやって手に入れるか分からない；または (2) あなたが何を望んでいるか分からない。」もしそれが真実であれば（私はそう思います）、解決策は二つだけです： - 作り上げること。 - 実現すること。 私たちは常に創造し、実現しています。これは、陰陽、右脳/左脳、創造者/破壊者、ビジョナリー/実行者などのモデルから解釈できます。あなたにとって最も適したフレームワークを使えば良いのです。 実際のところ、人間としての私たちのエネルギーは二元的で目的論的な現実を持っているようです。私たちは、まだ現実ではないものを創造し、それに同一化します。そして、その際に、現在の世界を再構築して新しい世界に変える方法を認識し、それを実現しようとする衝動を感じます。あなたの注意を引くものには、あなたの意図が必要です。「これは私にとって何を意味するのか？」、「なぜここにあるのか？」、「これについて真実であってほしいことは何か？」（「望ましい結果は何か？」）あなたが不完全だと感じるすべてのことには、「完全」の基準点が必要です。 何かを変える必要があると決めたら、「どうやってこれを実現するのか？」または「これを実現するためにどのリソースを割り当てる必要があるのか？」（「次のアクションは何か？」）と自問します。この時点で、あなたは「Getting Things Done」が新しい技術や発明ではなく、私たちが無意識に行っていることの原則を明示化したものであることに気づいているでしょう。しかし、その認識を持つことで、あなたはその原則を意識的に活用し、より洗練された結果を生み出すことができます。人生には、困難を乗り越え、一つの成功から次の成功へと進み、新しい願望を形成し、それが満たされること以上の喜びはありません。 —サミュエル・ジョンソン あなたの人生と仕事は、あなたが意識的または無意識的に関与する結果と行動で構成されています。それらが単なる無意識的な反応であるのか、より意識的な焦点の結果であるのかは、常にあなたの選択です。もし、世界に翻弄されるだけでなく、経験や表現を広げたいという意図があるなら、物事を成し遂げる技術を認識し、発展させ、習得する機会はあります。この技術の二つの重要な要素、すなわち「完了とは何か」を定義し、「行動とは何か」を明確にすることを適用することが常に課題となります。これは、特に人生のより微妙で崇高な領域に関わるときには、必ずしも簡単ではありません。しかし、挑戦がなければ、あなたは決して学び成長することはできません。知恵とは、最終的に何をすべきかを知ることよりも、次に何をすべきかを知ることにあります。 —ハーバート・フーヴァー 良いニュースは、あなたの行動が、すべてのレベルでやってくるものに関与するように調整されているとき、深い調和が生まれ、素晴らしいことが現れるということです。あなたは非常に生産的になります。あなたは物事を創り出し、それを実現します。 日常をマスターする魔法 人々は、私が彼らのデスクに座り、何時間もかけて引き出しを空にし、未処理のメールを unpackし、彼らが心や物理的・仮想的な空間に蓄積してきた細かな事柄を丹念に整理するのをどうしてできるのか不思議に思います。彼らが無責任に扱った詳細の量に対する共通の恥ずかしさを除けば、彼らは私が退屈でたまらないはずだと考えています。全く逆です。 自分でも驚くほど、私は人々と関わる中で最も魅力的な仕事の一つだと感じています。これらの問題に効果的に対処することで得られる解放感や自由を知っています。私たち全員が、これらの問題を乗り越えるために練習とサポート、そして明確な焦点を必要としていることも理解しています。そうすることで、私たちはそれらに対処するために必要な基準や行動を身につけていきます。クライアントが自分の環境や心の中で自分を引っ張っている何かを特定し、それを数分で静寂に処理するのを見かけるたびに、彼が重要な行動パターンを深めていることを実感します。そして、これらの人々がその後数時間、（私たちが望むように）数日、数年の間に、上司やパートナー、配偶者、子ども、自分自身との関係においてどれほど大きな変化を経験するかを知っています。それは退屈なものではなく、私が行う中で最も素晴らしい仕事の一つです。 **多層的成果管理** 課題は、高い理想的な焦点を日常生活の平凡な活動に結びつけることです。最終的には、両者は同じ思考を必要とします。私は焦点を当てるビジネスに携わっています。コンサルタント、コーチ、教育者として、私はシンプルな質問を投げかけます。それはしばしば他の人（そして自分自身）から非常に創造的で知的な反応を引き出し、結果としてその状況や仕事に価値を加えます。これらのセッションの後、人々が以前よりも賢くなるわけではありません。彼らはただ、自分の知性をより生産的に活用するようになるのです。理想主義者は短期的な結果は重要でないと考え、皮肉屋は長期的な結果は重要でないと考えます。一方、現実主義者は短期的に行われたことや行われなかったことが長期的な結果を決定すると信じています。—シドニー・J・ハリス GTDの実践的な焦点のユニークな点は、これらの方法があなたの現実のあらゆるレベルに効果と効率をもたらすことができる点です。「目的、価値、ビジョン」といった高次の思考に関するインスピレーションの源はたくさんありますが、電話番号やアポイントメント、買い物リストなどの小さな詳細を把握するための平凡なツールも数多く存在します。しかし、両者のレベルに等しく関連し、結びつける実践は、これまであまり存在しませんでした。「これは私にとって何を意味するのか？」「それについて真実であってほしいことは何か？」「それを実現するために必要な次のステップは何か？」これらは、私たちがすべてのことについていつか答えなければならない基礎的な質問です。この思考とそれを支えるツールは、あなたがまだ想像していない方法で役立つでしょう。 **自然な計画の力** 自然なプロジェクト計画の価値は、あらゆる状況を考え抜くための統合的で柔軟、かつ整合性のある方法を提供することです。基本的な5ステップのプロセスである「キャプチャ、明確化、整理、反映、関与」は、あなたの人生全体にわたって安定性を達成するための一貫した方法ですが、自然な計画はより具体的な領域でリラックスした集中したコントロールを生み出します。何かを行う目的に挑戦することは、健全で成熟した行為です。 成功のビジョンを明確な方法がわからないうちに自由に描けることは、強化すべき素晴らしい特性です。良いアイデアでも悪いアイデアでも、すべてを判断せずに表現し、捉える意欲があることは、創造的な知性を十分に活用するために重要です。複数のアイデアや情報を特定の成果に向けた要素、順序、優先順位にまとめることは、必要な精神的な訓練です。そして、実際に次の行動を決定し、物理的な世界で何かを動かすことが生産性の本質です。自分の望むことを明確に知っている人を私は尊敬します。世界の多くの悪事は、人々が自分の目標を十分に理解していないことから生じます。彼らは塔を建てようとし、簡易小屋を建てるのに必要な労力以上のことを基礎に費やそうとはしません。 — ヨハン・ヴォルフガング・フォン・ゲーテ これらの要素を適切なタイミングとバランスで組み合わせることが、この新しい千年における能力の主要な要素かもしれません。しかし、まだ多くのプロフェッショナルや個人の行動の基準にはなっていません。それを自分の生活のすべての側面に適用するのは依然として難しい課題です。自然な計画モデルは自然ですが、多くの場合、自動的ではありません。しかし、モデルの一部だけを取り入れても、驚くべき利益が得られます。このモデルを使ってきた中で得たフィードバックは、自然な計画の使用がわずかに増えるだけでも大きな改善をもたらすことを裏付けています。多くの人々が自分の生活のほぼすべての側面についてブレインストーミングを行うことが標準になっているのを見るのは素晴らしいことです。このモデルを使って重要な会議や議論の枠組みを作り、それによって大きな価値を得たという経営者の声を聞くのは嬉しいことです。私たちの心が自然に働く方法に焦点を当てることが、物理的な世界で何かを実現するために必要なことだと再確認させられます。このモデルは、私たちが仕事と考えるすべての成果と行動を決定するための基本的な原則に過ぎません。これらの2つの重要な焦点が日常生活の中で標準となると、生産性の基準は新たなレベルに引き上げられます。ブレインストーミングの追加は、アイデア、視点、プロジェクトの詳細を表現し捉える最も創造的な手段であり、リラックスしながら物事を成し遂げるための優れた行動のセットを作ります。 ポジティブな組織文化へのシフト グループの生産性基準を向上させるためには、大きな変化は必要ありません。少数のキーパーソンによる少しの実施で、すぐに物事がより早く、より簡単に進むようになるというフィードバックを常に受け取っています。活動、資産配分、コミュニケーション、方針、手続きの建設的な評価を目的や意図した成果に照らして行うことは、私が知っているすべての組織にとってますます重要になっています。 私たちの企業が直面する課題は増え続けており、最近ではグローバリゼーション、競争、技術、変化する市場、不安定な経済の動き、そして生産性やパフォーマンスの基準が引き上げられることから圧力がかかっています。このような状況では、結果や行動を重視する思考が21世紀の必須の行動となっています。「この会議で何を達成したいのか？」、「このフォームの目的は何か？」、「この仕事に理想的な人は何ができるべきか？」、「このソフトウェアで何を達成したいのか？」といった質問は、まだ多くの場面で不足しています。大きな会議では良い響きの言葉が飛び交っていますが、「なぜこれをやっているのか？」や「成功したときはどのように見えるのか？」といった質問をし、その答えを日常の業務レベルで適用することが重要です。これが深い結果を生むのです。 私たちが関わる企業の上層部で表現される生産性の問題は、主にメールと会議に集中しています。両方が多すぎて、戦略的でない事柄に対処するために多くの時間を費やさなければならないのです。これらのコミュニケーション手段は、エネルギーを奪う非生産的な渦に変わりやすいです。焦点の定まらない会議は不必要なメールを生み出し、それがさらに明確化のための会議を必要とし、またメールが増えるという悪循環に陥ります。メールと会議は組織の生活にとって重要ですが、目的や望ましい結果に対する厳密さが欠けているため、必要悪と見なされがちです。「タスクのないビジョンは夢に過ぎず、ビジョンのないタスクは単なる苦役である。ビジョンとタスクがあれば、それが世界の希望である。」—1730年頃、イギリス・サセックスの教会より 個人が不満や被害者意識から、方向性を持った結果や行動に移行することで、自然とエンパワーメントが生まれます。それがグループの標準となると、雰囲気や成果に大きな改善が見られます。他にも心配すべき問題や機会はたくさんありますので、ネガティブな態度や受動的抵抗は、適切な視点で望ましい結果に焦点を当てることに常に譲る必要があります。人々が自分の受信トレイやメール、他者との会話にどのように対処するかのミクロコスモスは、彼らの文化や組織のマクロな現実に反映されます。もしボールが落ちたり、何をすべきかの決定が最初に抵抗されたり、すべてのオープンループが責任を持って管理されなければ、それはグループ内で拡大し、文化はストレスの多い火事や危機の包囲状態を維持することになります。対照的に、個人が「やるべきことを終わらせる」原則を実践している場合、文化は新たな高いパフォーマンスの基準を期待し、体験することになります。問題や対立は消えません。何かを変えたり維持したりする際には、常に内在するものです。 この本の運用行動は、最も生産的な方法でそれらに取り組むための焦点と枠組みを提供します。「この方法論はどのように組織を改善できるのか？」とよく尋ねられますが、私が提唱しているすべての原則は、個人に対してだけでなく、企業にも同様に適用可能です。グループの注意を引き、望ましい結果や必要な行動について明確にし、定期的に状況を見直し、新たな現実を取り入れ、リソースを一貫して再調整・再配分することは、どのチームや会社にとっても核心的なベストプラクティスです。しかし、組織に読み書きを教えることができないのと同様に、「組織を改善する」ことを『Getting Things Done』だけで期待することはできません。知識経済において機能するためには、ほとんどの組織が読書をする人々を必要とします。その文化がそのようなトレーニングやサポートを提供することで、それが実現されるのです。また、今世紀に求められる新たなレベルで機能するためには、効果的に物事を成し遂げる技術を習得した人々も必要です。それが企業の期待やトレーニング、モデルを通じて上から下へと具現化されると、組織の成果において深い影響をもたらすことができます。 『Getting Things Done』の初版が出版されて以来、社会心理学や認知心理学の分野での重要な研究が、この方法論の基盤となる原則の有効性を文書化し、検証してきました。最近まで、これらの実践は経験的または逸話的にしか確認できませんでした。GTDの技術を用いて、キャプチャ、明確化、整理、そしてその結果の在庫を振り返ったことのある人は、同じ結果を認めています。それは、より大きな明確さ、コントロール、集中力、そしてそれに伴う個人および組織の利益です。私がこれまで提唱してきた実践をどの程度実施し始めたとしても、あなた自身の態度に何らかのポジティブな変化を感じていることでしょう。認知科学の専門家によってまとめられた厳密な研究は、個人から組織の側面に至るまで、この方法論を支える基礎的なデータを提供し、その改善がどのように生じるのかを示し始めています。ある意味では、私たちが意識して以来ずっと経験し、対処してきた重力の存在を誰かが証明しているように思えるかもしれません。しかし、別の視点から見ると、ここで提唱したワークフローの習得に関するアドバイスに必要な信憑性を与え、なぜ『Getting Things Done』で説明される一見単純なプロセスや行動が、これほどまでに説得力のある結果をもたらすのかを理解する手助けとなります。支援する研究は、いくつかの枠組みやカテゴリーの中で浮かび上がっています： - ポジティブ心理学 - 分散認知：外部の心の価値 - 未完了の認知負荷の軽減 - フロー理論 - セルフリーダーシップ理論 - 実施意図による目標追求 - 心理的資本（PsyCap） GTDとポジティブ心理学 2000年、マーティン・セリグマンはアメリカ心理学会の会長に就任しました。彼の会長講演では、心理学の専門家に対して、人間の状態のネガティブな側面を単に記述、研究、診断することから焦点を移し、人間であることのポジティブな側面にもっと注意を向けるよう挑戦しました。もちろん、彼のメッセージは、20世紀中頃のアブラハム・マズローの自己実現に関する考えをより主流的に体現したものでした。しかし、セリグマンの行動を促す呼びかけ以降、ポジティブ心理学はこの分野の重要な要素として花開きました。この視点の変化から生まれた研究は、基礎的なレベルと応用的なレベルの両方で行われ、多くの心理的構造の理解を深め、多くの人々の生活を改善するために活用されています。ポジティブ心理学は広範な学問分野ですが、その関連する側面の一部には、幸福、心理的健康、フロー/最適体験、意味、情熱、目的、真のリーダーシップ、強み、価値観、性格、徳などが含まれます。これらの分野における大学院教育プログラムは世界中に広がり続けています。 では、これが「GTD（Getting Things Done）」にどのように関連しているのでしょうか？GTDは単なるタスクやプロジェクトの管理方法以上のものです。多くの点で、効率や生産性を追求するための方法を提供することよりも、意味のある仕事、マインドフルな生活、心理的健康といった根本的な問題に関心を持っています。私たちが直面する事柄に関する成果思考の強調（および要求）や、結果をキャッチし、明確にし、整理し、評価する機能的な方法を達成することは、私たちがより明確に考えるための核心的な実践を示しており、実際の生活体験をより良くするものです。そうは言っても（もし経験したことがあれば）、私たちの心理、幸福、パフォーマンスの関係に焦点を当てたさまざまな理論や研究を検討することは非常に興味深いことです。これらはすべて、GTDの原則や実践と密接に関連しています。 分散認知：外部の心の価値 あなたの心はアイデアを持つためのものであり、それを保持するためのものではありません。2008年、ベルギーの二人の研究者が発表した興味深い論文「GTD：ストレスフリーな生産性の背後にある科学」では、私の方法論を検証可能なデータと認知科学の理論の観点から分析しました。彼らの素晴らしく詳細な評価と結論は、私がここで十分に説明するにはあまりにも広範で（この論文は何度も読む価値があります）、要するにその主張は深いものです。あなたの心はパターン認識に基づいてアイデアを持つように設計されていますが、何かを記憶するようには設計されていないのです！心の発達の仕方から、認識には優れていますが、想起には非常に弱いのです。 今日のカレンダーをちらっと見るだけで、数秒のうちにその日の内容や文脈を把握することができます。しかし、次の14日間のカレンダーの内容を単に記憶だけで思い出そうとすると、非常に苦労するでしょう。ダニエル・レビティンの著書『整理された心』では、情報時代における私たちの限られた認知能力と、関連データを管理・維持する必要性、さらには「外部脳」を構築し活用することの重要性について、素晴らしい解説がなされています。要するに、ほとんどの人が生活を管理するために依然として記憶を組織システムとして使っている限り、心は効果的に圧倒され、無能になってしまいます。なぜなら、それに対して十分に備わっていない過酷な作業を要求しているからです。しかし、もし適切かつ効率的に注意を向け、後の思考や行動のための最適なトリガーを作り出すことができれば（例えば、メールを読み、その問題や機会に対処するためにカレンダーに会議を設定するなど）、心はリラックスし、特定のことに焦点を当てる際に自動的かつ優雅な思考を行うことができます。あなたは、その会議がカレンダーに十分前に表示されることを信頼し、準備を整えることができるのです。GTD（Getting Things Done）は、集中すべき事柄を特定し、効率的に前段階で適用し、適切なタイミングでの思考のためのトリガーを整理するための方法論を提供します。ベルギーの研究者たちは、私たちの心が得意なことと不得意なことを効率的に最大化するための科学を優雅に解説し、最小限の思考で深い結果を生み出すためのフレームワークを作り上げました。 **未完了の負担を軽減する** 今世紀の初めに、ロイ・バウマイスター博士らによって、未完了の項目（目標、プロジェクト、成果など）が意識に与える影響について多くの有益な研究が行われました。彼の結論は、私が何十年も経験してきたことを裏付けるものです。未完了のタスクは心の中にスペースを占有し、それが明瞭さや集中力を制限します。しかし興味深いことに、GTDの実践と一致して、バウマイスターはそのような項目を完了することが心の負担を軽減するために必須ではないことも証明しています。必要なのは、前向きな関与が行われることを保証する信頼できる計画です。バウマイスターのモデルでは、コミットメントを果たすための次のアクションを決定することが「計画」の十分な結果であり、そのトリガーやリマインダーが、私たちが合理的な時間内に見ることを信頼できる場所に置かれている限り、成立します。 私の考えやモデルは、彼の素晴らしい著書『意志力』の中で多く引用されており、特に知識労働において私たちが常に活用しなければならないメンタルの「筋肉」を管理する豊かな文脈の中に位置づけられています。 **フロー理論** この分野で人気のある概念の一つは、「フロー」という状態で、これはしばしばGTD（Getting Things Done）と関連付けられています。フローとは、最適なパフォーマンスと没入感の状態を指します。アスリートが「ゾーンに入る」と表現する状態であり、これは私が第一章で紹介した「水のような心」という考えとも密接に関連しています。フロー体験は、いくつかの明確な要素によって特徴づけられ、その中のいくつかはすでにGTDアプローチによって実施されています。フローを体験するためには、特定のタスクにおけるスキルがその課題に見合っている必要があります。もし課題が必要なスキルレベルを超えると、不安を感じることになり、逆にスキルが課題を上回ると、活動中に退屈を感じることが多いです。フローは通常、与えられたタスクに対する完全な集中を伴い、自己コントロールを感じ、明確な目標が見えています。フロー状態にある人々は、次に何が来るかの予測ができ、タスクの進行中に即時のフィードバックを受け取ります。また、行動と意識が融合する体験をし、その際には自己意識や時間の感覚を失います。彼らは通常、内発的な動機付けを持ち、外部の報酬のためではなく、その活動自体のために行動しています。フロー状態にある人々は、最適なレベルでパフォーマンスを発揮し、自分が行っていることに完全に没頭しています。一度フローを体験した人々は、その体験を可能にした活動を繰り返したくなることが多いです。 意識的な注意を向けられるのは一度に一つのことだけです。それがあなたの注意を引いているのなら、あなたはフローの状態にいると言えます。フローはもともとレジャー活動（例：ロッククライミングや絵画）を調査することで概念化されましたが、チクセントミハイとルフェーブルは、個人が仕事で高いスキルと高い挑戦を伴う活動に従事することが、レジャーよりも頻繁（54％対18％）であることを発見しました。チクセントミハイは、多くの仕事にはフローを体験するための目標やフィードバック構造が本質的に含まれていると説明しており、これは主観的な幸福感の向上に関連しています。GTDアプローチは、フロー体験のいくつかの条件、すなわち明確な目標を持ち、フィードバックを受け取ることを含んでいます。GTDが一度に一つのタスクに注意を集中させることを強調することは、フロー体験の核心に密接に関連しており、限られた刺激の中で一つの活動に完全に没頭することを意味します。GTDを採用することで、個人は仕事や私生活においてフローをより容易に見つけることができます。タスクを心の中から外部のシステムに移すことで、進捗をより簡単に把握し、追跡することができ、これがフィードバックの一形態となります。 仕事や生活における自分のコミットメントを完全に把握することは、個人がその瞬間に何に注意を向けるべきかについてより良い判断を下すのに役立ちます。これにより、目の前のタスクにより完全に取り組むことができ、フロー状態が生まれやすくなります。 **自己リーダーシップ理論** 自己リーダーシップは、1980年代中頃に自己管理の概念を拡張する形で生まれました。NeckとManzによれば、「自己リーダーシップとは、個人が自らの行動をコントロールし、特定の行動的および認知的戦略を用いて自分自身に影響を与えるプロセスです」。自己リーダーシップの人気は、実務者向けの書籍、理論的および実証的な学術誌の出版、マネジメントやリーダーシップの教科書への掲載、自己リーダーシップトレーニングプログラムの増加を通じて急上昇しています。 自己リーダーシップを構成する戦略は、一般的に行動に焦点を当てたもの、自然報酬、建設的思考パターンの3つのカテゴリーに分けられます。行動に焦点を当てた戦略は、個人の自己認識を高め、行動管理を促進することを目的としています。仕事の文脈では、これらの戦略は必要だが不快なタスクを行うことに重点を置くことが多いです。この戦略群には、自己観察、自己目標設定、自己報酬、自己罰、自己キューイングが含まれます。 自然報酬戦略は、個人が活動そのものによって動機付けられたり報酬を得たりする状況を作り出すことを目的としています。これらの戦略は、不快なタスクや活動をより楽しいものに再構築し、活動の本質的に報酬をもたらす側面に意識を集中させることに関連しています。適切なタイミングで適切なことについて自分に合ったキューを提供することは、ストレスのない生産性の核心的な実践です。 建設的思考パターン戦略は、パフォーマンスにポジティブな影響を与える思考方法を作り出すことに特に関連しています。これらの戦略の例には、自己対話、メンタルイメージ、機能不全な信念や仮定の置き換えが含まれます。 GTD（Getting Things Done）には、自己リーダーシップの3つの全体的なタイプそれぞれに関連する側面があります。その中で最も明白なのは、自己キューイングの概念です。よく構築されたGTDシステムは、将来の行動を促す物理的なアーティファクトを提供します。また、GTDの方法論は自然報酬戦略の要素も体現しています。小さくて煩わしいタスクを特定し、それを処理することには喜びがあります。これは、徹底的なメンタルRAMダンプと少しの自由な時間があれば可能になります。 最後に、GTDの重要な要素は、仕事を単なる大きなプロジェクトの連続ではなく、より具体的な次のアクションとして考えるというメンタルコンポーネントです。この敗北感や圧倒された気持ちから、前進できるような動機付けの状態へのシフトは、ポジティブな方法でマインドセットを変える素晴らしい例です。 自己リーダーシップ戦略を活用することで、人々の自己効力感が向上することが示されています。自己効力感は、組織心理学において最も研究が進んでいる概念の一つです。これは、従来の従業員や起業家の両方において、仕事の満足度や業務パフォーマンス、その他のポジティブな組織行動と関連しています。 目標達成のための実行意図 目標（望ましい結果）は人生において重要な要素であり、GTD（Getting Things Done）は個人および職業上の目標を促進する役割を果たします。ゴルウィッツァーとオエッティンゲンは、目標達成に関する重要な研究を行い、「実行意図」という概念を取り入れています。要するに、彼らは目標に向かって行動を起こす（目標に向かって努力する）最良の方法は、特定の目標関連行動をいつ行うかについて、因果関係を自分の中で明確にすることだと主張しています。事前に計画（実行意図）を立て、どの状況でどの行動を取るかを決めることで、適切な行動がほぼ自動的に実行され、限られた意志力を使わずに済むのです。言い換えれば、何かを自動的に行うことで、目標に向かうための十分な方向性とエネルギーを得られると信じることができれば、そのエネルギーは必要なときに確保されます。常に何をすべきか、いつすべきかを考えたり心配したりすることで消耗することはありません。GTDと実行意図は、結果に向けた行動を取るためのトリガーや促しとしてシステムを利用することで結びついています。例えば、「オフィスにいて、1時間以上の自由時間と高いエネルギーがあるとき、タスクリストを見て、挑戦的で重要な作業を選ぶ」といった実行意図を設定することができます。また、「日曜日の午後には、ウィークリーレビューを行う」とか、「気が動転して圧倒されているときには、メンタルRAMダンプを行う」といった具合です。このような実行意図の数は本当に無限です。 心理的資本（PsyCap） 心理的資本（PsyCap）は、組織心理学者が労働者の全体的な資源状態とその影響を評価し始めている比較的新しい枠組みです。これは、自己効力感、楽観主義、レジリエンス、希望という4つの明確な側面から成り立っています。 - 自己効力感は、挑戦的なタスクに成功するために必要な努力を引き受け、捧げる自信です。 - 楽観主義は、現在および将来における成功についてポジティブな帰属を行うことを含みます。 - 希望は、目標に向かって努力し、必要に応じてその目標への道を再設定することを意味します。 - レジリエンスは、逆境や問題に直面した後に元の状態、あるいはそれ以上の状態に回復することを含みます。これらの変数はそれぞれ、さまざまな結果をある程度予測することができます。例えば、ある人の楽観主義の度合いは、特定の結果や行動と統計的に相関することがあります。 しかし、心理学者たちが現在「PsyCap」と呼ぶこの4つの要素を一緒に考慮すると、その構成要素の効果の単なる合計以上のことを予測できるようになります。PsyCapは比較的短い歴史の中で、仕事のパフォーマンスや心理的健康など、多くの個人および組織のポジティブな成果と関連付けられてきました。PsyCapは特性そのものというよりは状態の説明に近いものであり、つまり、気分の例のように、変化したり、発展したり、損なわれたりすることができるものです。身近な言葉で言えば、良い日を過ごすか悪い日を過ごすかの違いを反映しています。あなたは自分の調子が良いと感じていますか、それとも圧倒されていますか？良いニュースは、そのような状態は柔軟であり、自分自身の本質的な側面を変えることなく、それらを変えたり改善したりするためにできることがあるということです。 「Getting Things Done（GTD）」は、高いPsyCapの4つの要素とその意図された結果に直接関連しています。人々が自分自身や他者へのコミットメントの全体像を作成し維持することを可能にすることで、瞬時に何をするべきか（またはしないべきか）について良い判断を下すことができるようになり、それによって自信とコントロール感（自己効力感）が自動的に高まります。すべての未解決のタスクを特定し、それらを記憶から外部の思考に移し、具体的で実行可能な次の行動を体系的に特定することは、自己制御と方向性の純粋なエクササイズです。GTDを利用する個人は、利用可能な時間、エネルギー、文脈的制約の制限を考慮しながら、何をする必要があるのか、そしてそれを達成するためにどのような行動を取ることができるのかを正確に把握しています。 GTDを採用することで、人々はより大きな楽観主義を持つことができます。なぜなら、プロジェクトの成功裏な完了と、自分自身の目的意識的で目標指向の努力との関連を見出すことができるからです。個人は意味のあるプロジェクトを特定し、それを完了するために必要な次のステップを明確にし、理想的にはプロジェクトが完了するまでそのプロセスを追い続けます。各「勝利」を達成することで、より多くのポジティブなコミットメントを行うための能力が高まります。 さらに、GTDにおける前段階の意思決定への焦点—「仕事を定義するための作業を行うこと」は、希望の両面（目標設定とその目標への道筋の特定）を実践するエクササイズと見なすことができます。この前段階の意思決定プロセスでは、個人は目標を設定し（「完了とはどのような状態か？」）、その目標を達成するために必要なタスクを特定します（「次の行動は何か？」）。GTDを利用する個人が失敗からの回復（レジリエンス）においてより成功しているというアイデアに対する実証データはまだ存在しませんが、私にとっては、地球上の最高の頭脳たちからの数多くの証言によって確かに裏付けられています。深刻な家族の緊急事態や仕事やキャリアの激変に対処する中で、人々はGTDの実践を利用することで保持した精神の安定性や生産性について豊富な証言を提供しています。 この方法論は、個人に対して困難な状況において冷静さとコントロール感を与え、目の前の課題に対処するために思考能力を活用し、必要に応じて複数のベクトルをリアルタイムで調整できるようにします。ストレスやその他の逆境の時期において、最も明晰に考え、結果を効率的に処理できる人々は、そうでない人々よりもストレスからより良い状態で抜け出す可能性が高くなります。また、PsyCapモデルは、GTD（Getting Things Done）を文化的標準として統合したグループが、組織の反応、相互作用、成果に対して「食物連鎖の上昇」を経験する理由を理解するための枠組みを提供します。PsyCapが組織心理学において明確で検証可能な発展の場としてさらに発展するかどうかは別として、GTDを使用することで得られる精神的、感情的、反射的、さらには身体的な利点を説明する素晴らしい方法です。今後数年間で、私がこのモデルとの経験の初日から真実だと知っていたこと、そして無数の他者が共有してきたことを裏付ける新しい科学的データの流れが続くことは間違いありません。私たちの潜在的に重要な事柄がすべて捉えられ、明確化され、整理され、反映されると、私たちの本質的に成熟した、洗練された、知的な部分がテーブルに現れることができます。これにより、他に類を見ない体験と結果が生まれます。 GTDマスタリーの道は、実際には複数のレベルの習得を伴う生涯にわたる実践です。これは、バイオリンのような楽器を演奏することや、テニスのようなスポーツ、チェスのようなゲームに非常に似ています。数学、陶芸、美術史、さらには子育てにも似ています。これらすべての取り組みは、特定の動きや技術を学び、適用することを含み、どれだけ上達できるか、また探求できる微妙な点がどれだけあるかに終わりはありません。GTDは、人生の仕事や関わりの流れを扱う技術であり、それ自体が私たち全員にとって常に進化しています。年齢や立場に関係なく、信頼と流れの状態から自分のコミットメントや興味を特定し、ナビゲートすることが重要です。あなたの仕事や焦点は、時間とともにしばしば劇的に変わります。しかし、それらすべてに巧みに関与することは、学び、洗練されることができる明確な実践です。マスタリーは、山の頂での禅のような平穏や啓発の最終的な状態を指すものではありません（それがオプションとして素晴らしい表現である可能性はありますが）。むしろ、それは、望ましいまたは必要なときに明確さ、安定性、焦点を達成する手段として、生産的な行動に一貫して関与する能力を示すものです。あなたがその能力をどれだけ発展させたかは、あなたの世界の変化に伴う不明瞭で不安定、そして気を散らすものに直面したときに試されます。「水のような心」という考え方は、水が常に静かであるとは想定していません。 逆に、水は適切に混乱に対処し、それに対抗するのではなく、うまく関わります。人生の中で、そうした混乱は、小学校6年生の宿題をこなすことから、新しい仕事の要求、さらには退職後に何をすべきかという漠然とした不安感まで、さまざまです。GTD（Getting Things Done）の習得は、そのさまざまなベストプラクティスを学び、取り入れ、それらを全体的に統合することを含みます。これにより、単なる要素の合計以上に、よりダイナミックな体験が生まれます。テニスを学ぶとき、バックハンド、フォアハンド、ロブ、サーブなど、特定の動作に焦点を当てます。実際にテニスの試合をするときには、それらをすべて組み合わせます。習熟度が上がるにつれて、焦点は全体的な戦略を含むように成熟します。同様に、GTDをマスターすることは、そのセグメント、技術、ツールの初期的な習得を含み、それらを人生や仕事のゲーム全体に取り入れることを意味します。あなたの専門知識は、最適に統合されたシステムとアプローチを無意識に使うことで反映されます。 ### 習得の三段階 GTDの手法を採用している人々と長年関わってきた中で、彼らがこのモデルを使用する際に示す成熟度の段階が大きく分けて三つあることに気付きました。 1. ワークフロー管理の基本を活用すること。 2. より高度で統合されたライフマネジメントシステムを実施すること。 3. スキルを活用して明確なスペースを作り、物事を成し遂げることで、ますます広がる表現と具現化を実現すること。 ここでの良いアナロジーは、車の運転を学ぶ経験です。最初の段階は、基本をコントロールできるようになることです。そうすれば、自分自身や他の人を傷つけることなく、機械を扱えるようになります。動きはぎこちなく、しばしば直感に反するものです。しかし、運転免許を取得するのに十分な技術を身につけると、あなたの世界は劇的に良く変わります。なぜなら、以前は行けなかった場所に行けるようになるからです。そして、運転する行為を意識せずに道路を走れるようになる時が来ます—それはほぼ自動的な生活の一部となります。最後に、あなたは本当に高性能な車に乗り換えることを決めます。その際の主な挑戦と機会は、どれだけ前方に集中できるかということです。自分自身が車と一体となり、運転に対する満足感と充実感を高めることが求められます。 これらの各段階は、あなたの焦点の広がりと特定の技術の適用によって表されます。最初は小さくぎこちない動きに見えますが、実際には非常に短い範囲に焦点を当てた滑らかな動きです。プロセスに慣れてくると、次の交差点や高速道路の出口に焦点を広げます。そして、より意識的で方向性のある焦点を持ち、町を横断しながら完全な状況認識を持って運転できるようになります。 同様に、「Getting Things Done」の技術が次第に自然なものになってくると、あなたはシステムのメカニズムからその結果へと注意を移していきます。 基本をマスターする 最初はシンプルに見えるかもしれませんが、「Getting Things Done」の基本的な要素に習熟するには時間がかかることがあります。その概念や原則を理解し、同意するのは簡単ですが、それを完全に実践するのは必ずしもスムーズで自動的なプロセスではありません。これは、車を運転することや、空手のパンチを打つこと、フルートを演奏することなど、どんな洗練された技術にも共通することです。最初の動きは慣れないし、快適でもありません。しかし、何千回もそれを繰り返すと、他の方法では得られない優雅さや力強さ、流動性を発揮できるようになります。GTDを学ぶことについても同じことが言えるかもしれません。たとえば、意味のあるすべての情報を信頼できる外部のバケットに取り込むことで、頭の中に何も残らないようにすることは、車のマニュアルシフトを簡単に学ぶのと同じくらい daunting（困難）な行動です。GTDモデルのほとんどの側面と同様に、物事を書き留めること自体は新しいスキルではありませんが、努力に見合わないように思えたり、逆に直感に反するように感じられることもあります。（「それがすぐに重要でないなら、なぜ気にする必要があるのか？」）そのような思考を外部化する必要性に敏感になり、必要な行動を例外なく手元にある普遍的なツールを使って実行する習慣を身につけることが、本当の課題です。 他の基本的な実践には、たとえ最初に実施したとしても、すぐに不完全で古くなり、したがって機能不全に陥るものがいくつかあります。これには以下が含まれます： - 「やるべきこと」に関する次のアクションの意思決定を避けること - 「待機中」カテゴリーを完全に活用し、他者からの期待される成果物をすべて在庫として管理し、適切なタイミングでフォローアップすること - アジェンダリストを使用して他者とのコミュニケーションをキャッチし、管理すること - シンプルでアクセスしやすいファイリングおよび参照システムを維持すること - カレンダーを純粋な「ハードランドスケープ」として保ち、余分な入力でその信頼性を損なわないこと - 週間レビューを行い、自分のシステムを機能的かつ最新の状態に保つこと 軌道を外れるのは簡単です... 「Getting Things Done」を実践することに真剣であれば、実際に始めるのはそれほど難しくありません。これは、書籍の前のセクションでお伝えした通りです。しかし、ある時点で、あなたの現実の残りの部分が一気に押し寄せてきます。そして、新しい実践がまだあなたの行動パターンに根付いていなければ、簡単に道を外れてしまうことがあります。ほとんどの人は、物事を頭の中に留めておくことに慣れているため、その馴染みのあるパターンに戻るのは非常に簡単です。次のアクションを決定するには、認知的な努力が必要ですが、特定の状況が重要なモードにない場合、その努力を避けることが魅力的に感じられることがあります。 時間を作ること 「ウィークリーレビュー」の時間を作ることは、習慣として定着していない場合、 daunting（困難）な挑戦となることがあります。その結果、個人のシステムは不完全で古くなり、リストが全体像を示してくれなくなります。システムが本当にプレッシャーを軽減していないため、もはや続ける価値がないと感じ、頭の中に戻してしまうかもしれません。そのような状況では、誰かが急速に軌道を外れることは珍しくありません。 ...そして、元に戻るのは簡単です 良いニュースは、元の生産的な状態に戻るのが、外れてしまうのと同じくらい簡単だということです。基本に立ち返ることが必要です：ペンと紙を用意して頭を空にし、行動リストやプロジェクトを整理し、新しいプロジェクトや次のアクションを特定してリストを最新のものにし、システムの外に漏れ出たものを整理します。この軌道を外れたり戻ったりするサイクルは、ほとんど全ての人に起こります—特にこのゲームの基本をマスターする最初の段階では。私の経験では、この実践の段階を完全に生活や仕事のスタイルに統合し、一貫して維持するまでに、簡単に2年かかることがあります。 もう一つの良いニュースは、たとえその人がこの資料からわずかにいくつかの概念を得ただけでも、またはシステムを定期的に実施していなくても、顕著な改善をもたらすことができるということです。もし「2分ルール」だけでも理解できれば、それは金の価値があります。以前よりも少し多くのことを頭に書き留めるだけで、より良い睡眠が得られます。たまにでもメールをゼロに整理すれば、大いに祝う理由があります。そして、もし自分自身や他の誰かに「次のアクションは何か？」と尋ねるだけで、ストレスのない生産性が向上します。もちろん、これらのテクニックが全体として、体系的かつ一貫して機能し始めるほど、リラックスした集中したコントロールの体験が劇的に増加します。基本をマスターすることは、それを達成したほとんどの人にとって変革的です。その段階に達すれば、より多くのことを、より早く、より簡単にこなし、生活の運営に関する詳細を扱う自信が大いに高まります。このGTD（Getting Things Done）マスタリーの最初の段階では、一般的に自分をコントロールし、時間単位、日単位で集中している状態を保つことができるでしょう。 卒業レベル — 統合的ライフマネジメント この段階に達すると、次のレベルに進む準備が整います。週単位、月単位（さらにはそれ以上）の生活を自分の手で操ることができるようになります。これは、より微妙なレベルの意識と実践を必要とします。先ほども述べたように、車の運転が上手くなるにつれて、視野を広げることができ、動きがスムーズになり、目的地に向かうことにより集中できるようになります。 同様に、GTDプロセスにおいて一定の成熟度に達すると、システムそのものやその運用方法にあまり焦点を当てず、より柔軟でカスタマイズされた方法でそれを活用するようになります。これは、長期的かつ大規模な範囲でのコントロールと集中を促進するための信頼できるツールとしての役割を果たします。最初の習熟度では、受信トレイ、会議、メール、電話、議題、待機事項、参照システム、リスト管理、適切なツールの取得などが関わりますが、次の段階では、基本レベルの内容を駆動するより大きな問題に厳密に取り組むことが求められます。これらの具体的な行動や情報は、それ自体よりも大きなものに関連して存在しています。つまり、私たちが完了しなければならないプロジェクト、解決しなければならない問題、複雑な生活の中での焦点や関心の領域です。なぜそのメールを受け取っているのか？その会議の目的は何で、なぜ出席しなければならないのか？次の四半期に何が待っていて、今から対処し始める必要があるのか？どの「プロジェクト」を「いつかやるかもしれない」にしなければならず、その逆は何か？これらは、進行中の大きな変化に基づいています。基本を習得することは、効果的かつ効率的な実行の基盤を提供するだけでなく、より高いレベルのコントロールと集中を扱う能力と余地も与えます。プロジェクトは、互いに、また私たちが活動するより大きな枠組みの中でどのように識別され、管理され、理解されるかに関連しています。外部の思考に慣れることで、認知能力が解放され、統合された自己管理システムのより創造的で生産的な利用が可能になります。 GTDの次の成熟度の特徴は以下の通りです： - プロジェクトの完全で最新かつ明確なインベントリ - 自分の役割、責任、関心を示す作業マップ（個人的および職業的） - 現在のニーズと方向性に合わせてカスタマイズされた統合的なライフマネジメントシステムで、日常を超えて動的に舵を取るために利用される - 課題や驚きがこの方法論の活用を促し、逆にそれから外れることがない プロジェクトがあなたの運営システムの心臓部になるとき、この方法論を習得する道を進む中で、プロジェクトリストが次のアクションリストの反映ではなく、むしろそれを駆動するものになり、プロジェクト自体があなたの役割、焦点、関心をより真に反映するようになります。この時点で、自己管理システムの重心は、地面レベルの地平線から地平線1と地平線2の間のどこかに移動します（第2章の55ページを参照）。ストレスのない生産性の継続的な体験にとって中心的な要素であるにもかかわらず、GTDに何年も関わっている人々の中でも、実際に自分のプロジェクトの完全なインベントリを客観的かつ定期的にレビューしている人は非常に少数です。 このレベルに到達する人々は、その力を理解し、それをナビゲートのための基本的なリストとして活用します。私のプロジェクトの定義は広範であり（1年以内に達成することを約束した複数のステップを要する成果）、それらを明確にしてリストアップするのは難しいかもしれません（「新しいタイヤを購入する」、「プリンターを修理する」、「新しいベビーシッターを見つける」など）。しかし、ここでの成熟度の真の表れは、実行可能なイベントとして定義できるより微妙な望ましい成果を含めることです（「フランクのチーム内での新しい役割を明確にする」、「ベッティーナの数学の成績を改善するための選択肢を調査する」、「隣人との境界問題を解決する」など）。この段階でのGTD（Getting Things Done）マスタリーの指標は、自分の注意を引くもの（関心、心配、問題、課題、緊張）を認識し、それを達成可能な成果（プロジェクト）に変換し、具体的な次のアクションを実行することです。ほとんどの人は、問題や機会を認識することを避けがちですが、それを成功裏に処理できると確信するまで気づかないことが多いです。しかし、探求したり、調査したり、あるいは解決策がないために何かを受け入れたりすること自体が適切な成果（プロジェクト）であることを理解していないのです。隣人の境界問題や娘の数学の成績、新しいチームメンバーの役割に対して、実現のための道筋がどれほど曖昧であっても、内在するプロジェクトを特定し、それを解決するためのステップを踏むことができるのは、非常に素晴らしく成熟した自己管理の実践です。 ### プロジェクトリストの評価と充実 私たちが行うすべてのことは、私たちが引き受けた役割や責任、または私たちの生活における関心や関与のいずれかの側面に役立っています。私は「家族関係」が私にとって意味があるため、ただ様子を見たり挨拶をしたりするために兄に電話をかけます。私は「健康と活力」を重要視しているため、食料品を購入します。私は会社での役割において「企業の監視」を維持する必要があるため、取締役会の議題を作成します。人々がこの視点—自分が特定できる職業的および個人的な焦点の領域—のためにチェックリストを作成する際、彼らは必ず追加すべきプロジェクトがもっとあることに気づきます。また、彼らは通常、自分の仕事や私生活のいずれか、または両方の側面に適切な注意を払っていなかったことに気づき、プロジェクトリストにもっとバランスと全体性をもたらそうとする動機を持ちます。 ### 統合されたトータルライフマネジメントシステム このマスタリーの段階の第三の側面は、あなたのシステムがさまざまなリスト、情報、アプリケーション、ツールの寄せ集めではなく、すべてのコンポーネントが協力して、発生するあらゆる状況に効果的に対処するための一貫した「コントロールルーム」となっていることです。 あなたは、自分のリストやカテゴリをカスタマイズし、それをどのように活用するかを、周囲の変化や自分自身の洗練された可能性に応じて調整できる能力を身につけています。これは、GTD（Getting Things Done）の機能的な理解を反映しています。あなたはその本質を理解し、モデルのさまざまな要素の価値を認識しているため、それらをどのように実装するかを自由に調整し、自分のニーズに最も適した形で活用することができます。必要であれば、自分の手元にあるツールを使って、GTDシステムの独自のアプリケーションをゼロから構築することも可能です。あなたは、特定の状況に応じて適切に集中できるように、必要な「地図」を作成し、それに取り組むという原則に導かれています。 あなたは、ランチミーティングで集めた名刺や、今朝目覚めたときに思いついたプロジェクトのアイデア、予期しないプライベートの大規模イベントへの招待状、あるいは最近の健康診断の血液検査結果など、何をどうすればよいか迷うことはありません。あなたは、潜在的に意味のあるデータのために適切なプレースホルダーを作成できます。また、次の旅行の優先事項を簡単に把握したり、次に行うウェビナーのために必要なものをすべて手元に揃えたり、銀行向けの会社概要をまとめるのに最小限の労力で済ませたり、家族との今後2年間の計画についての会話のために豊かな文脈を迅速に作成したりすることができます。あなたは、家庭、職場、移動中など、ほぼすべての状況において、シームレスに機能する動的な作業ダッシュボードを持っています。 プレッシャーは、これらの実践の利用を減少させるのではなく、むしろ増加させます。GTDプロセスを取り入れたものの、あまり進展しなかった人々からよく聞くのは、連続したビジネストリップや長引くインフルエンザ、大口顧客との予期しない危機、通常の仕事に加えて大規模なプロジェクトを任されるなどの理由で、GTDから離れてしまったということです。一方で、この手法を成熟させてきた人々からよく聞くのは、GTDを適用することが、こうした緊張した状況をより効果的に、そしてストレスを少なく交渉することを可能にしたということです。したがって、この段階での習得の進展の重要な特徴は、問題や機会がGTDの実践を活性化させる転換点であり、ユーザーがそれを放棄するのではなく、むしろ活用することです。新たな問題が職場で発生したとき、すぐに新しいマインドスイープを行うことで再びコントロールを取り戻すことができ、すべてを頭の中に戻す必要はありません。あなたは、起こったことをただ心配するのではなく、この状況に関する望ましい結果、プロジェクト、次のアクションをできるだけ早く特定します。 あなたは実際に週の真ん中に「ウィークリーレビュー」を行います。なぜなら、そのような高い集中力が必要だからです。そうすることで、最新の情報や大声で叫ぶような優先事項に戻るのではなく、自分の仕事を再調整することができます。このレベルのGTD（Getting Things Done）マスタリーを達成することは可能であり、本当に洗練されたものです。それを実現できる人々にとって、その経験は繁栄するための条件を整えることに他なりません。24歳のロックミュージシャンにとっての「繁栄」がどのようなものであるかは、54歳の弁護士で子供が3人いる人にとってのそれとは大きく異なるでしょうが、GTDを通じてそこに至るまでの拡張された経験とプロセスは同じです。 ### 大学院生：集中、方向性、創造性 「Getting Things Done」の基本要素を取り入れ、生活と仕事のより高次のコミットメントを信頼できるカスタマイズされた体系的アプローチに統合した後、次のフロンティアが開かれます。それは、明確な内面的なスペースを利用して、無限にあなたの経験を最適化することです。このマスタリーのレベルには、2つの重要な側面があります。 - 解放された集中力を利用して、あなたのコミットメントや価値観のより高次の側面を探求すること - 外部の思考を活用して、新しい価値を生み出すこと ### 最も意義のあることに取り組む自由 あなたが自分の受け取ったものを効果的に実行できると本当に理解し、信頼できるようになると、次のクレイジーなアイデアや研究したい新しい技術、書きたい本、涙が出そうになるほど感動したNGOのウェブサイトなど、何でも自分の受け取り箱に投げ込む自由が得られます。生み出す力は、強力な可能性を生み出します。そして、この本全体を通じて明らかにしたいことは、あなたの人生や仕事のより微妙で高次のレベルに注意を向ける能力は、適切に関与しなければ、簡単に気を散らし、創造的な集中力を消耗させる必然的に必要な運営的で平凡な側面を「片付ける」ことができるかどうかに大きく依存しているということです。私は、未回答のメールやクラッシュしたコンピュータ、提出すべき税金、結婚式のプログラムに対する義母の不満、必要な銀行の信用枠の延長など、さまざまな問題が心に影を落としながらも、映画の脚本を作成したり、NGOのビジョンステートメントを作成したり、結婚の誓いのための完璧な詩を書くことができる人々を称賛します。もしこれらの問題がGTDの観点から適切に関与することで静まれば、より創造的な活動のためのスペースとインスピレーションは大いに高まることを私は知っています。このようなオープンループの認知的負荷が集中力やパフォーマンスに与える悪影響は、すでに文書化されています。多くの人々は、仕事を仕事として切り離し、興味のある創造的な追求に集中するためにすべてを放り出す能力を証言していますが、私の経験では、それは最初からそのプレッシャーがなければ自分の人生がどうなるかの基準点を持っていないからに過ぎません。 日常生活の細部に対する広範な不安がないことは、本当に重要な経験の方向性や質に注意を向けるのをずっと容易にします。第2章で示したように、焦点の上位の地平線—目標、ビジョン、目的、原則—は、あなたの優先事項を定義する基準です。しかし、多くの人は、それらに集中し、効果的に実行する能力を持つことが難しいと感じており、最悪の場合は避けることになり（そして罪悪感を生むことも！）、その結果、思考が妨げられます。気が散らない心は、単独では未来の5年間における成功シナリオを考える助けにはなりませんが（それに意識的に注意を向ける必要があります）、そのようなエクササイズに生産的に取り組むことを無限に容易にします。 外部の思考を活用する このレベルの習熟度で定期的に機能するようになると、「GTD」を実践する創造的な推進力は、日常生活の入力や固有の要求に対処する最も効果的な方法を実行することから、自己創造した文脈やトリガーを最適に活用して、通常は思いつかない創造的なアイデア、視点、行動を生み出すことにシフトします。考えるべきことについてあまり悩まずに済むのは素晴らしいことではないでしょうか？たとえば、もしあなたが連絡先管理を整理し、最新の情報に更新する必要があったとしたら、古い、あるいは潜在的に古くなったエントリーを見直す中で、「ああ、今のビジネスを考えると、彼女に再度連絡を取るべきだな」と自分に言い聞かせるようなアイテムに出くわすことがあるでしょう。そのような触発された思考が何らかの形で価値のあるものに変わったことがあるなら、あなたは無限に活用できる可能性の一端を味わったことになります。もし私たちが、意識的に正しいことに焦点を合わせ、現れるかもしれないものを捉える能力を持っていたなら、今日、私たちが持つことができたかもしれないアイデアはどれほど多かったでしょうか。それは、私たちの人間関係、仕事、創造的な表現のいずれかの側面に価値を加える可能性があったのです。 この非常に創造的で生産的な反省活動は、過去と未来のカレンダー項目をちらっと見る（「ああ、それを思い出させてくれる…！」）ときや、プロジェクトや次のアクションリストを更新する（「ああ…今はこれをしなければならない！」）ときに、自動的に発生します。定期的に「いつか/もしかしたら」の内容を再評価することは、さらに広範な余地を提供します（「そうだ、絵画のクラスを受けるつもりだ！」）。しかし、同じような反省のトリガーで、あなたの経験や人間関係の他の側面をどれだけ向上させることができるでしょうか？一貫して見直すことで、どのような他の内容が価値のあるアイデアを明らかにするかもしれませんか？定期的にキャッチアップする行動を取り入れることは十分に難しいですが、それを超える可能性は無限です。これは、GTDの習熟の道における成熟の段階であり、チェックリストのシンプルなアイデアが崇高な意義を持つようになります。 認知科学者たちが証明しているように、私たちの心は突然の思い出しには非常に弱いですが、目の前にあるものを評価するための創造的思考には素晴らしい能力を持っています。記憶の機能から解放されると、心は「ドアの前に物を置く」ことで、何を考えるべきかをあまり深く考えずに済む素晴らしいメカニズムとなります。あなたは、重要な家族のメンバーについて考えるようにどれくらいの頻度で思い出したいですか？パートナーや息子、妹について考えるとき、具体的に何を思い出すことが良いでしょうか？あなたのプロフェッショナルネットワークの中で、最も影響力があり、価値のある人々は誰ですか？そのリストをどれくらいの頻度で見直すべきでしょうか？再接続するために役立つアファメーションやインスピレーショナルな文章は何で、どのくらいの間隔で見直すべきでしょうか？ 私たちが自分の世界に価値を加えるために利用できる機会は無限にありますが、それを実現するためには、心が得意でない仕事から解放され、得意なことを活かすための適切な構造を確立する必要があります。しかし、それは自動的には起こりません。この高度なGTD（Getting Things Done）マスタリーの特徴は、そのダイナミクスを認識し、自分の知性を活用することです。制約なしにアイデアを生み出し、発展させる自由を持ち、それらのメモや考えを適切に処理し整理する実践を利用することです。最も賢い人々は、自分の「賢さ」やインスピレーションがランダムであることを理解しています。彼らは、私たちが住む厳しい世界に対処するために必要な鈍さの背後に眠っている才能を活かすために、賢くシステムやプロセスを構築する人々です。 このGTDマスタリーの道は、基本を取り入れ、高度で統合されたシステムを利用し、創造的な方向性を活用することを含んでいますが、実際には私が示したように限られた順序ではありません。ほとんどの人は、自分の実践の中でこれらのレベルの側面や部分を表現しており、私はしばしば特定の分野で非常に高度な動きを持つ初心者に出会います。しかし、私の経験から言うと、ストレスのない生産性の全体像を考慮に入れると、ショートカットのない確固たる進行が必要です。メールが混乱していると、週ごとのコントロール感を維持することはできません。現在の現実、つまり75のプロジェクトの実際の状況を把握していなければ、長期的な計画やビジョンに自由に関与することはできません。 あなたはこれらすべてのレベルに、意識的または無意識的、明示的または暗示的に関与しています。あなたにはアポイントメント、プロジェクト、アクション、目標、価値観があり、プロフェッショナルとしては、自分の仕事が運営する必要のある独自のコミットメントのセットを持っていることに気づくでしょう。 「Getting Things Done」のマスターは、あなたがそれらすべてに対して持つ優雅な平静さを反映するものです。突然届いた大きな問題を含むメール、今週のマルサおばさんの誕生日、会社の戦略の潜在的な変更、そして新しく欲しいと思った調理器具—それぞれを迅速かつスムーズに、適切な文脈で対処し、今この瞬間に存在すること以外は何も心に残さないのです。 結論として、この本が役に立ったことを願っています。より少ない努力とストレスで多くのことを成し遂げる喜びを感じ始めていることを願っています。そして、「水のような心」の自由や、これらの技術を適用することで得られる創造的エネルギーの解放を体験していることを本当に願っています。GTDの方法を実践し始めた人々は、常に目に見える以上のものがあることを発見し、あなたもすでにその独自の体験を始めているかもしれません。「Getting Things Done」は、あなたがすでに知っていることや、個人や職業生活の中である程度実践してきたことを裏付けていると私は賭けてもいいです。しかし、この本が、ますます複雑で強烈な世界の中で、その常識をより体系的に適用する手助けをしてくれるかもしれません。 私の意図は、成功するための現代の理論やモデルの洪水に新たに加えることではありません。むしろ、特定の流行に左右されない基本的な方法を定義し、それを適用すれば常に効果があることを示そうとしました。重力と同様に、基本的な原則を理解すれば、何をしていてもより効果的に行動できるのです。これは、基本に立ち返るための最前線かもしれません。「Getting Things Done」は、あなたの最も生産的な状態を特徴づけるポジティブでリラックスした集中力を達成するためのロードマップです。必要なときにそこに戻るための参照ツールとして、このロードマップを活用することをお勧めします。 ここで、前進するためのいくつかの最終的なヒントを紹介します： - 個人的な物理的整理のためのハードウェアを整えましょう。 - 作業スペースを整理しましょう。 - 受信トレイを用意しましょう。 - 仕事と家庭のための実用的でアクセスしやすい個人参照システムを作成しましょう。 - 楽しんで使える良いリスト管理オーガナイザーを手に入れましょう。 - 作業環境を改善するために考えていた変更を行うことを自分に許可しましょう。写真を飾ったり、ペンを買ったり、不要なものを捨てたり、作業スペースを再配置したりして、新たなスタートをサポートしましょう。 - オフィスの一つのエリアを丸ごと取り組む時間を確保し、その後、家の各部分に取り組みましょう。すべてをシステムに集め、「Getting Things Done」のプロセスを進めてください。 - ここから得た価値あることを誰かと共有しましょう。（それが最も早く学ぶ方法です。） - 3か月から6か月後に再度「Getting Things Done」を見直してください。最初の時に見逃したことに気づくでしょうし、まるで全く新しい本のように感じることを保証します。 - これらの行動や基準を発信し、反映している人々とつながりを持ち続けてください。 - 残りの人生が素晴らしいものでありますように！